淺析武警院校教學檔案管理

◇武警后勤學院 李翠艷

教學檔案是武警院校教育事業的重要組成部分，科學合理地管理教學檔案具有十分重要的現實意義。本文通過對武警院校教學檔案的形成者、教學檔案的內容以及教學檔案的形成時間等特點的分析，提出了武警院校在教學檔案的收集、鑒定、整理和利用等環節的具體操作方法。

教學檔案是武警院校教育事業的重要組成部分，《軍隊院校教育條例》明確規定：“軍隊院校應當加強教學檔案建設，及時收集整理教學活動資料，定期鑒定歸檔，妥善保管利用。”武警院校的教學檔案是在教學活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，它真實、深刻地反映了各項教學活動的原貌，能夠衡量出院校的教學定位是否準確，教學目標是否明確，教學過程是不科學，教學內容是否符合新時代軍事教育思想，所以科學合理地管理教學檔案具有十分重要的現實意義。

1 武警院校教學檔案的特點

1.1 教學檔案形成者的多樣性

武警院校教學檔案是由教學文件材料轉化來的，教學文件材料形成者，多數是單位機關，比如中央軍委和武警部隊的教學管理機構等上級機關、本單位教務部門、教學保障部門、教學考評中心及各部系等；有些教學檔案材料的形成者是個人，比如教員的個人教學實踐活動材料，學員的畢業論文、典型實驗報告等。所有這些教學文件材料以“自產或者自用”為主，形成者類型多樣，文件材料來源分散。

1.2 教學檔案內容的周期性與延續性

武警院校教學工作的周期性決定了教學檔案材料內容的周期性，院校學員從入學到畢業的這個教學周期內的教學檔案材料是有機聯系在一起的，比如學籍表、成績登記表等；院校每屆學員的教學內容在相同的教學階段是延續性，比如軍事訓練大綱、教學大綱、教材、教學計劃、課程分配等是歷年延續發展形成的。

1.3 教學檔案形成時間的特殊性

武警院校的教學工作是按學年或者按學期安排的，所以教學檔案形成時間有的是按學年形成的，比如課程教學計劃、考試安排等；有的教學檔案是按教學周期形成的，比如學籍表、成績登記表等；有的教學檔案是按自然年形成的，比如教學管理的文件、院校規劃等。從整體上看，武警院校的教學檔案材料大部分按學年形成的，教學檔案形成時間的特殊性要求檔案管理人員針對不同教學文件材料的形成時間，采用不同的管理方法。

2 武警院校教學檔案的管理

2.1 武警院校教學檔案收集環節的管理

武警院校教學檔案特點，決定了教學檔案收集范圍廣，難度大。收集范圍包括：教學組織，涵蓋教學工作規劃、制度，教學工作會議，上級視察檢查教學工作等教學內容；教學實施；招生畢業；學籍管理；學科建設；教員管理；研究生工作；函授教育；教學保障；外訓、院校協作等其它教學工作的重要文件。另外，教員的教學方案、準備實驗、調查研究等教學實踐活動中形成的教學文件材料和“教學輔助”類的檔案材料，這些檔案分散在院校不同的處室，數量多而且分散，不容易收齊、收全、收完整。

武警院校做好教學檔案收集，需要做好三個結合。一是部門積累收集與定期接收相結合。教學文件材料形成于武警院校教學科研管理等各個相關部門，僅靠檔案人員難以收集齊全，在教學檔案室定期收集制度的前提下，各職能部門負責收集本部門的檔案文件材料，根據本部門的工作特點，工作計劃、各項制度等及時收集，按規定移交教學檔案室。二是集中收集與分散收集相結合。這種方法適用于教學科研類教學檔案的收集，武警院校的教學科研檔案是按課題、分階段形成的，這類檔案應該在課題鑒定驗收后集中收集。三是會前與會后收集。武警院校每年都要召開教學會議、黨委議教會議等各類服務教學的會議，檔案人員行要收集活動安排材料，掌握活動的情況，提前做好計劃，會上不便收集的，會后及時收集教學會議文件材料。

2.2 武警院校教學檔案鑒定環節的管理

武警院校教學檔案的鑒定是確定其價值的關鍵步驟，決定著教學檔案的存與毀，關系到教學檔案工作的效率，所以對教學檔案的鑒定工作，既要考慮教學單位的主體需求，又要用歷史與發展的觀點進行檔案價值的鑒定，同時還要保證教學檔案的系統性和整體性。

武警院校教學檔案的鑒定以“教學檔案歸檔范圍及保管期限參考表”為依據，結合教學管理工作的需要和檔案自身的價值，采用直接鑒定法，逐份逐卷確定其價值。武警院校在鑒定教學檔案時，要正確處理教學檔案數量與質量的關系，保證有價值教學檔案的完整、系統；同時，對本單位以外的且與校教學活動密切相關的文件材料，準確鑒定其價值，確定保管期限，進行保存。

2.3 武警院校教學檔案整理環節的管理

武警院校教學檔案的整理就是使教學檔案材料有序化的過程，是檔案分類、組卷、編目、排列的統稱。在遵循教學檔案形成規律和教學活動特點的前提下，采取以下步驟進行教學檔案的整理。

第一步是教學檔案的分類。方法一：按照學員的屆或者期，教學檔案進行分類整理。屆，指學歷班學員的檔案按照從入學到畢業作為一個整理周期；期，指短期培訓班學員的檔案從培訓開始到結束作為一個整理周期。方法二：以學年（以新學員入學到第二年新學員入學前的時間）為單位，教學檔案進行分類整理。

第二步是教學檔案的組卷。第一種方法是按教學檔案反映的“問題”進行組卷；第二種方法是教學檔案形成的“單位”進行組卷；第三種方法是按教學文件材料的名稱組卷。

第三步是卷內教學檔案材料的排列。可以按教學檔案材料形成的時間排列，也可以按檔案材料的重要程度排列，還可以按教學檔案材料的形成單位排列。

2.4 武警院校教學檔案利用環節的管理

教學檔案利用工作是教學檔案部門的重要工作內容，主要服務對象以本校官兵為主，占到80%以上，利用的針對性很強，如教員主要是利用教學實踐材料，教務人員主要利用教學組織、教學工作規定等檔案材料；本校以外的人員利用教學檔案目的很明確，主要以升學、晉級、查詢成績等。所以，武警院校的教學檔案管理人員要根據教學檔案的內容、構成及本院校的教學需求，編制檢索工具，編寫具有特色的專題數據庫，開展編研工作，為全校官兵提供方便快捷的檔案利用途徑，比如教學檔案的查借閱、教學檔案的復制、開具檔案證明等。

3 結語

武警院校的教學檔案是衡量教學水平深度和廣度的尺子，教學檔案的內容對武警部隊教育事業的發展和改革有著借鑒作用，特別是在武警部隊編制體制的調整之后，教學檔案為武警院校辦學定位、教育教學的轉型發展提供檔案信息資源。同時，教學檔案還可以幫助院校用歷史的、全面的觀點分析當前教學工作的得與失，為院校教育、訓練等實戰化教學，為教學改革及教育創新提供智力支持，起到“智囊團”的作用。無論從哪個方面來說，武警院校的教學檔案與武警院校的教育發展都是密不可分的。所以，我們應該時刻重視教學檔案管理中的每一個環節。