事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考*

文/張海春（興隆縣發展和改革局）

人事檔案所涉及的個體信息是龐大的，涵蓋了個體從出生到最后死亡的整個過程所產生的數據信息。對于事業單位來講，人事檔案是全面考察、正確選拔優秀干部的主要依據。在這樣的背景下，人事檔案的系統性、完整性、正確性對其個體的發展起著至關重要的影響和作用，同時，檔案的完整性、正確性也是人事檔案管理工作是否達到相關標準的重要依據?；诖?，必須深入分析人事檔案管理工作的重要現實意義，提出現實可行的管理策略、管理模式，這樣才能為人事檔案的作用發揮奠定良好的基礎。

一、事業單位人事檔案管理工作的重要現實意義

事業單位的人事檔案管理工作本質上是對所有從業人員在工作過程中產生的不同的個人材料進行有效的收集整理，并根據現實需求及發展需要，鑒別分析個人材料的準確性和可靠性，最后采取切實可行的方法將上述檔案進行保存的過程，能夠為后期人事管理工作的高效開展奠定良好的基礎，提供可靠的數據支持。在這樣的背景下，我們可以從以下兩個方面分析事業單位人事檔案管理工作的重要性：

一方面，人事檔案管理能夠為事業單位的人事管理工作提供相應的數據支持，一旦內部人員出現人事變動，包括離職、退休、考核、崗位調整等，能夠利用檔案系統對數據信息進行有效的整合匯總，使得單位的管理人員能夠快速了解人員發展的現狀，根據其在不同崗位的表現情況科學合理地定崗，并作出相關決策。

另一方面，人事檔案具有真實性和實時性的特征，所有記錄在案的人事資料都必須真實可靠。對于事業單位而言，內部員工的學習情況、進步情況、獎項獲取情況、培訓情況、能力提升情況、職稱評定情況以及違規違紀情況都會如實記錄在檔案中，因此，一旦開展干部的考核任免都可以以人事檔案信息作為基礎和前提。與此同時，人事檔案是單位內部人員信息的集中體現，這對于單位人才結構的調整及體系的優化都具有一定的推動作用。

二、事業單位人事檔案管理存在的主要問題

（一）轉型過程中產生的歷史遺留問題

隨著現在社會科學的不斷發展，事業單位也在此背景下實現了創新改革，但每一次轉型發展，單位內部的發展體系、人事結構、管理制度都會發生一定的變化，新的機構要配置全新的崗位人員，也會對人員的聘用培訓、能力提升、考核評價等相關的制度進行調整優化，因此，原有的檔案管理模式已經無法滿足現實需求。但事業單位在每一次轉型升級的過程中，如果沒有第一時間對涉及的人事檔案內容進行調整，那么隨著時間的推移，積累的工作就會日益復雜，大量的遺留下來，成為歷史問題。

（二）缺乏先進的管理硬件，信息化水平偏低

事業單位的人事檔案管理工作并不是獨立存在的，其涉及的內容形式是多元化的，因此也是一個龐大的管理體系。檔案管理部門掌握著企業長期以來經營發展的重要人事檔案資料，但受環境條件、制度的限制，大多數事業單位并沒有一個屬于自己的辦公場地及資料管理庫，甚至部分偏遠的事業單位連檔案管理和加濕器都無法購置，導致檔案管理工作無法有效開展，也不能保證質量水平。與此同時，現代信息技術的飛速發展為檔案管理工作效率的提升提供了渠道和途徑，部分事業單位檔案管理工作人員只是利用計算機技術實現了信息的錄入、檢索和調閱，無法充分發揮其價值作用，導致檔案管理工作與無紙化辦公仍存在較大的差距，整體管理水平滯后。

（三）缺乏健全的人員配置，專業能力及素質有待提高

根據相關的實踐調查研究我們可以看出，目前我國大多數事業單位對人事檔案管理工作并沒有引起足夠的重視，從業的人員也大多是兼職，由于專業性不強、綜合能力不高，其本身檔案管理水平就無法保障，加之不是專人管理，會由于工作時間的原因無法及時開展歸檔工作，大量的檔案資料沒有第一時間進行更新歸檔，久而久之，使得事業單位的人事檔案失去了準確性和時效性。

（四）缺乏完善的管理制度，管理力量薄弱

隨著事業單位的不斷改制，內部科室、人才結構都已經發生了翻天覆地的變化，科室重組不再以資歷為上，人員晉升大多采用競聘上崗的方式，導致過去的人事檔案管理員出現了一定的崗位調動，事業單位也沒有定期對工作人員進行檔案知識的培訓，導致其認知不足，無法系統全面地了解檔案管理的流程、模式，對收集、歸檔、裝訂等業務不熟練。與此同時，大多數檔案管理工作人員僅僅是將相應的材料放到人事檔案盒中即可，沒有進行歸檔處理，導致管理水平無法得到顯著的提升。對于設備設施的購置來講，大多是將辦公場地、信息查閱場、地庫房集為一體，沒有相應的防護措施，安全管理設備不足，防火、防潮、防盜等要求流于形式。而造成這一現象的主要原因在于事業單位的管理人員沒有根據現實需求制定出切實可行的管理制度及管理條款，管理力量十分薄弱，仍然采用的是手工調閱檔案的模式方法，而正是由于反復使用，部分紙張出現了發黃、字跡模糊、褪色等不良現象，直接危害到人事檔案的完整性和安全性。

（五）人事檔案收集工作力度不足

第一，部分事業單位并沒有制定出切實可行的、健全完善的人事檔案收集、歸檔工作制度，在實際操作中沒有有效的貫徹落實，工作過程過于滯后、過于被動，尤其是對于一些無專職人員的事業單位，上述問題尤為突出；第二，對收集、歸檔的材料沒有進行系統全面的分析，缺乏連貫性和全面性；第三，歸檔材料的真實性、可靠性、準確性無法得到有效的保證。眾所周知，人事檔案必須保證其客觀性和真實性，連續地記載干部本人的實際情況，但根據實際調查研究我們發現，事業單位人事檔案中的年齡、工齡、黨齡、學歷虛假現象十分嚴重，不同的干部在部分材料上所體現出的內容形式基本一致，例如，對于一些考核評價類的材料，大多都是套話、空話，千篇一律，無法客觀公正、全面系統地體現出不同干部的實際情況，這些內容都直接影響了人事檔案的準確性，導致利用率不斷下降。

三、提高事業單位人事檔案管理工作效率及質量的主要對策方法

（一）正確看待人事檔案管理工作的重要性，及時解決歷史遺留問題

人事檔案管理并不是由檔案管理部門獨立完成的，必須加強與其他相關部門之間的溝通協作，建立健全完善、高效、良好的交流機制及互助機制。與此同時，不同的管理部門相關領導都要加強對人事檔案工作的正確認知，重視檔案建設，切實解決在人事檔案管理中遇到的一系列問題和困境，根據現實需求建立健全完善的檔案從業人員培訓機制，定期對其進行技能培訓及能力提升，同時利用切實可行的獎懲機制，激勵員工，引導員工約束自身的言行舉止，激發工作熱情及工作主動性。另外，如果事業單位進行改革時，內部的人事變動較大，必須第一時間組織檔案管理人員及各部門負責人，快速高效地對個人檔案進行調整梳理，確保所有的歷史遺留問題能夠及時解決。值得注意的是，人事檔案每一次調整都應當做好相應的記錄，不僅包括問題的描述，還要對解決問題的方法進行梳理，為后期人事檔案管理工作的有效開展提供可靠的支持。

（二）有針對性地增加硬件設備設施的資金投入

要確保人事檔案日常管理工作的有序開展，事業單位應當對人事檔案管理工作所需要的經費進行有效的預留，同時，要將檔案管理的經費落到實處，有針對性地購置先進的檔案管理硬件設備設施，留出足夠的場地進行檔案資料的存放，并且確保存放空間滿足三室分離的基本條件，對防鼠、防盜、防火等防護措施引起足夠重視，增加消防安全警報等相關設備，通過這樣的方式確保檔案的安全性和可靠性。與此同時，檔案管理人員還應當靈活利用現代信息技術及新媒體技術，對原有的人事檔案管理模式進行改革創新，對應當向社會公眾公布的檔案數據，利用網絡平臺進行共享，同時向社會提供人才檔案信息服務功能，通過這樣的方式實現信息資源的高效共享。這在一定程度上提高了人事檔案管理的效率，同時也為事業單位的管理人員提供了可靠的信息數據，提高了檔案的使用效率，逐步向無紙化辦公邁進。

（三）切實提高管理人員的綜合素質，搭建高水平的管理團隊

隨著國家的不斷發展，經濟體系也在原有基礎上實現了深化改革。對于事業單位來講，職位的晉升、干部的任命都必須以連續的、專業的人事檔案作為支撐和體現，因此，這在一定程度上增加了檔案管理人員的工作內容及工作量，同時也對從業人員提出了更高的要求和標準。從一定意義上來講，基本信息的收集、整理、歸納是檔案管理工作的第一環節，也是最為重要的環節，一旦這一環節出現任何問題，后期要改動資料難度較大，也無法保證檔案數據的真實性、可靠性和準確性。在這樣的背景下，檔案管理人員必須不斷提高自身的專業能力和綜合素質，樹立責任心和責任意識，對檔案管理的各個步驟、各個環節加強審核把控，按照“三齡一歷”的原則和標準對人員信息進行有效處理，而在思想上則應當鼓勵所有員工遵守事業單位的規章制度，樹立為人民服務的理念，甘于付出，嚴于律己，寬以待人。

（四）建立健全完善的管理制度，實現檔案建設的制度化發展

眾所周知，人事檔案工作具有一定的復雜性，涉及的內容形式較多，如果缺乏一定的規章制度進行約束，就會導致整個工作混亂無序。在這樣的背景下，事業單位的人事檔案管理人員應當根據單位發展實際情況及社會需求建立起健全完善的檔案管理制度，并且在日常工作中有效地貫徹落實。尤其是對于計算機輔助管理制度的建設而言，必須引起足夠的重視，嚴格要求檔案的收集、整理、歸納環節，并對檔案的轉出轉入工作足夠重視，這樣才能確保檔案中的資料真實準確，杜絕虛假材料的出現。另外，還應當根據現實需求制定出切實可行的人事檔案案卷整理工作細則，對整理環節明確規定，這樣才能使得檔案信息科學完整、全面系統，便于上級主管部門對干部進行客觀公正、真實有效的考察任用。

（五）加強人事檔案材料的收集整理，提高管理水平

人事檔案材料是開展檔案管理工作的基礎，隨著事業單位的改制，單位內部所產生的人事檔案資料不斷增加，包括干部制度的改革、考察培訓、人員的晉升、聘任等都需要在人事檔案中記載，導致入檔材料增加，對于檔案材料的收集管理工作提出了更高的要求和標準。一方面，相關的從業人員應當第一時間收集與人事檔案相關的材料數據，按照相應的標準制度進行整合歸納，分辨其真偽，從真正意義上實現取之有據；另一方面，如果材料不符合歸檔要求，那么應當退回原部門進行及時處理，通過補辦、修訂等方式方法確保檔案的連續性和完整性，同時手續應當完備，以此實現事業單位人事檔案的權威真實性。

四、結束語

綜上所述，事業單位人事檔案管理應當正確看待人事檔案管理工作的重要性，及時解決歷史遺留問題，有針對性地增加硬件設備設施的資金投入，切實提高管理人員的綜合素質，搭建高水平的管理團隊，建立健全完善的管理制度，實現檔案建設的制度化發展，加強人事檔案材料的收集整理，提高管理水平。