信息化背景下高校財務管理流程優化探析*

文/程穎 陳炳元（.江西科技師范大學；.中鐵二十四局集團南昌鐵路工程有限公司）

一、引言

隨著科技的進步與發展，互聯網技術成為我們工作和生活中重要的一部分。近年來大數據、云計算等概念的提出，使得互聯網技術在各個行業中得以應用和普及，高校的財務管理工作進入了信息化的時代，通過互聯網技術，高校的財務管理流程趨于更加便捷、更加效率，許多高校提出“智慧校園”“數字校園”建設，但在信息化發展的進程中，高校的財務管理工作也面臨著諸多問題與挑戰。

高校的財務管理工作要突破傳統的運作模式，從預算工作、核算工作、決算工作三方面著手，優化各個業務流程，以適應高校改革發展的需要。

二、財務信息化的內涵

財務信息化在高校的財務管理工作中屬于基礎性工作，無論從預算管理、財務核算還是決算分析哪個環節來說，都需要信息化的支持。高校財務信息化的發展可以追溯到20世紀90年代初，起步于會計電算化，經過了多年的發展和更新升級，大體可以歸納為四個階段：會計電算化階段、財務網絡化建設階段、財務集成化建設階段、財務智能化建設階段，高校信息化的發展未來還將面臨更多的機遇和挑戰。隨著信息技術的不斷發展和高校資金規模的不斷擴大，高校財務工作對信息化的依賴程度也會越來越高，隨著信息化水平的提高，高校財務工作的效率、財務管理水平以及財務監管能力都會愈來愈好。

三、信息化建設在高校財務管理工作中的重要性

在高校的發展過程中，財務工作至關重要。經濟基礎決定上層建筑，財務工作做好了，為高校開源節流創造條件，推動高校的高質量發展。在高校的財務管理工作中，推動信息化建設，一方面能提升財務管理工作的速度和效率，一定程度上減輕財務人員的工作強度，把財務人員從煩瑣的“做分錄”“錄數據”等工作中解脫出來，給財務人員留出更多的精力去學習和進行管理化工作；另一方面信息化建設能推動財務數據的統計及收集更加效率便捷，為財務數據提供給其他部門作為決策依據提供了便利，進一步推動了財務信息的共享。而高校財務人員，他們的素質和能力也影響了高校財務管理工作質量的好壞，因此在信息化的建設中，財務人員的專業技能和計算機水平以及信息化所需要的知識技能也要相應的提升，這樣才能高質量地推動高校財務管理工作的開展。

四、高校財務管理工作的現狀

高校的財務管理工作主要包括三大模塊：預算、核算、決算。三者之間既相互獨立、又相互反映、并相互促進。預算工作引領著核算工作，是會計核算的依據；會計核算工作是預算管理工作的基礎。決算工作是對年度預算執行情況和會計核算情況的總結，高校的決算報表綜合反映了高校財務狀況和年度預算收支執行情況。在目前的高校財務管理工作中，預算工作、核算工作、決算工作三者之間的銜接存在著許多問題。

（一）預算工作方面

由于預算的編制前準備不充分，高校的預算編制與業務部門的實際實施之間存在差異，預算的編制有一定的隨意性，而在預算的執行過程中，由于缺乏監督和考核機制，預算的執行率低，再者由于預算管理制度缺失，出現預算與實際工作相脫節等情況，甚至有的高校在預算調整方面不規范、不嚴謹。

（二）核算工作方面

目前高校普遍存在財務制度的更新和補充滯后問題，往往是經濟業務已經發生，但是按要求卻不能辦理核算。目前許多高校報賬需要報銷人去財務部門現場排隊完成，加上高校不同于企業，存在寒暑假，報銷的月份往往集中在3、6、9、11、12月份，因為3月份是上年度票據報銷的截止時間，6月份是暑假放假前期，9月剛開學許多教師學生假期發生差旅費、培訓費需報銷等，11月和12月因接近年底，許多資金如果未使用完要收回，加上年底涉及福利發放和各部門收入分配，以上時間段容易出現集中報銷的情況，這不僅使得財務人員工作量加大，也會使報銷人產生報賬難的抱怨。

（三）決算工作方面

決算工作需要預算數據和核算數據進行財務分析，由于目前預算工作和核算工作缺乏有效的銜接，可能會產生信息數據不完整、不準確的情況，從而影響了決算工作的嚴謹和規范性。

五、高校財務管理工作的現狀分析

（一）高校財務管理觀念落后

高校的財務管理要緊跟國家財政政策的變化，具有很強的系統性和專業性，高校屬于事業單位，其特殊性使得其盈虧壓力遠小于企業，這就導致高校容易輕視財務管理工作，高校的領導往往會不重視財務工作，甚至許多高校的基層財務人員也未能重視，簡單地認為做好財務工作就是做好記賬工作和轉賬工作。落后的財務觀念，會導致高校財務管理工作的停滯不前，甚至在信息化的時代，高校的財務管理工作有時落后于企業。

（二）信息化基礎設施薄弱

在高校的財務信息化建設中，需要軟硬件設施，以及完備的網絡環境和服務器等，以滿足信息化的基本條件，但許多高校財務部門的硬件設備落后，網絡信息化設備陳舊，不足以支撐信息化系統，如計算機軟硬件配置不高、網絡環境差、電腦運行速度慢等問題，這些都不能滿足實際工作需要，另一方面也使得信息數據的安全性得不到保障。許多高校在信息化這一塊資金投入不足、相關基礎設施建設不到位，甚至認為信息化的建設降低了財務人員的工作難度，沒有意識到信息化建設給教職工帶來的便利和對學校財務管理工作的意義。

（三）高校的財務信息化管理制度欠缺

由于高校領導的不重視，必然也會導致高校財務信息化管理制度的欠缺，許多高校沒有制定與信息化建設相匹配的財務制度，這就導致在實際的工作中很多業務沒有制度作為參照依據，就會出現在會計信息化管理的過程中，信息化的功能受限，不能發揮其作用。在傳統的財務管理工作中，往往只重視財務數據的真實性和準確性，在信息化發展的趨勢下，財務管理工作還要確保財務數據的及時性和安全性。高校財務信息化工作的重點不只是事后的業務核算，還應該將重心放在事前與事中的控制和監督上，發揮財務控制和監督的職能，肩負起對資金的監管職責，依托完善的制度，管好錢、用好錢。

（四）高校財務管理效率落后

目前許多高校財務管理的效率落后，報賬流程比較煩瑣且工作量大。有些高校還在使用手工報賬，有些高校才剛剛跟上信息化的步伐使用信息化。在目前高校的報賬流程中，往往是先由報銷人根據相關管理辦法準備報銷材料，請領導審簽，然后去財務部門辦理報銷手續，接著由會計人員對票據金額等進行審核并辦理報銷。如果沒有任何問題，則復核人員復核結束后交由出納轉賬；若出現問題在經辦會計或是復核人員處進行退回并反饋，請報銷人員進行修正后擇日報銷。如在財務人員進行報銷的過程中，經常會出現經費不足、預算不足等情況，這就需要退單給報銷人員。這類問題的出現往往會使得報銷人員對報銷充滿抱怨不滿情緒，報銷人員不理解甚至情緒激動，也會使得財務人員的工作陷入頻繁的解釋工作中，加上會計人員單據審核的業務量大，頻繁的退單和解釋工作也耗費了會計人員大量的時間和精力，導致會計人員疲于應付，也容易激化會計人員和報銷人員的矛盾。另一方面，高校領導的工作繁忙，由于出差、開會等原因不可能隨時在崗，這也導致了報銷人員出現領導難找、字難簽的情況。從報銷人員的角度來說，受預算下撥時間、科研結題、預算計劃未完成等客觀因素的影響，報銷往往集中在年中或年尾的時間段，集中在這個時間段報賬，人多擁堵，也會導致報賬人的不滿情緒。

（五）財務系統封閉

高校財務管理的預算和核算工作面臨巨大壓力。相對于其他信息而言，財務信息對保密要求較高，導致高校的財務系統比較封閉，不能與其他部門之間實現共享，這也就導致了核算時不能準確地將財務情況反映出來。比如資產管理部門與財務部門因為資料不共享、平臺使用不同，導致兩部門之間出現數據不一致的情況。高校的各個部門之間既相互聯系，又各自獨立，由于各個部門有自己的信息系統，并且相互獨立，信息口徑的不一致導致高校內各部門之間的信息不能有效互動，這些實際情況也導致工作效率和工作質量受到影響。再加上財務工作的特殊性，也使得財務信息數據處于封閉不共享狀態。

（六）財務人員職業技能水平不足

高校財務人員的技能水平不足。一方面，會計的信息化進程使得原手工做賬、對賬等工作逐漸被計算機取代，這就要求財務人員不僅要掌握財務知識，還要了解計算機信息化等技能；另一方面，由于高校一直以來都是實行預算會計制度，近年來隨著政府會計制度改革的推進，高校也要進行預算和財務相結合的改革，高校的會計核算要實行“雙分錄”，這就對財務人員的技能水平提出了更高的要求。

六、高校財務管理工作的優化路徑

（一）轉變財務管理觀念

隨著高校財務管理內外部的環境發生變化，高校領導人以及財務工作者必須轉變自己的觀念，重視高校的財務管理工作和信息化建設，最大限度提升高校的財務管理水平。在信息化的背景下，高校財務人員要將工作的重點轉變為利用財務數據分析學校的財務狀況，并及時作出管理決策，以有效利用學校資金。工作思路的轉變，需要財務人員有扎實的財務管理知識和對財務工作發展方向的高度敏感性。

（二）加大資金投入，提升硬件設備

高校財務信息化建設最重要的就是財務部門的基礎設施建設，一方面要加強財務部門的硬軟件設施建設和網絡環境的建設，另一方面也要加強網絡的安全建設，最大程度保障服務器工作的安全、可靠、穩定。高校財務部門的硬軟件設備及時更新升級，才能使信息化建設順利開展，更好地為高校財務管理的優化服務。

（三）制定科學合理的管理制度，優化管理流程

隨著社會的發展、科技的進步，一成不變的管理制度和模式已經不符合時代發展的需求，也不再適用于實際情況，許多矛盾就產生于實際情況的需要與制度流程的要求不匹配。因此，作為高校主體而言，在信息化的背景下，高校要結合相關文件的內容，根據自身的發展以及師生實際操作的需要，在不違反法律法規及國家政策的情況下，制定符合本高校實際情況的財務信息化管理制度體系。高校必須對原有的業務流程進行更新重組，對崗位設置進行調整，建立與信息化相匹配的激勵機制和管理制度。通過制度的建立和完善來明確職責的劃分，并在此基礎上進行崗位監督，確保高校的財務管理工作順利有效開展，從而避免一些因為制度缺失或者不清晰而引發的錯誤和矛盾。

（四）提升高校財務管理效率

高校要實現發展，就要緊跟信息時代的發展腳步，摒棄落后的財務管理觀念，轉變傳統的財務管理模式。在高校進行財務管理的過程中，秉著“為師生服務”的原則，優化管理流程，提升財務管理效率，讓師生少跑腿、不跑腿，解決簽字難、信息不對稱等難題。通過信息化手段，逐步實現網上流程審批、電子報賬影像系統，這樣報銷人可以在網上辦理審批流程，避免排隊難、簽字難，也能避免出現報賬單據不齊往返財務部門不停返工的問題。通過信息化系統的一站式處理，報銷人員可以足不出戶辦理報賬業務，同時，與其他部門之間的信息傳遞，也可以通過財務業務一體化系統實現直接授權提取數據。如通過信息化實現銀行和高校的信息互通，實現資產管理中的自動計提折舊等，以及通過信息化實現財務信息的自助查詢及共享。

（五）建立智慧校園，實現財務業務一體化

在互聯網高速發展的背景下，從高校的角度看，應該以網絡為基礎不斷推進智慧校園的建立，將高校的財務、招標、資產管理、科研以及其他管理部門的信息系統整合起來，建立一個統一的信息化平臺以實現數字化管理和信息的共享。在整個過程中，通過制度的建立，逐步規范信息收錄口徑，在互聯網的介入下，實現數據傳遞和信息交流的線上傳遞，將傳統的信息傳遞方式徹底改變，這樣就能夠避免辦事人員等待過久，提升辦事效率。通過建立智慧校園，能夠實現人事、資產、財務、招投標、收費等信息的整合，使得各項信息能夠方便快捷地查詢和獲取，這樣既能避免辦事人員重復收集處理數據，也方便了辦事師生能夠通過平臺實現信息自助查詢，提升了辦事效率，也提升了服務質量。通過智慧校園，能實現報銷系統和其他系統的無縫對接，壓縮了重復無效的管理環節，讓高校的財務工作和其他工作更加透明、更加有效率。當然，在智慧校園建立的基礎上，高校還需要對記錄信息系統進行定期的更換與升級，避免數據不準確、信息不完整等問題出現。

（六）重視財務人員的培養

重視財務人員的培養，提升高校財務管理人員的綜合素質，建立一支綜合素質強、水平高的信息化管理團隊，是實現高校財務信息化的基本條件。高校的財務人員不僅要有過硬的會計財務管理知識，還需要在豐富實踐經驗的基礎上，增強計算機以及網絡知識的儲備，這樣才能更好地提升管理水平，才能跟上時代發展的需求。對高校來說，一方面要積極引進多學科、跨學科人才，如財務知識和計算機網絡知識兼具的人才；另一方面也要提升現有財務職工的業務技能水平，創造再學習條件，開展繼續教育培訓，組織會計信息化專題學習，引導提高財務人員對信息化的重視程度，推動財務人員會計信息化的應用能力和處理能力。另外，高校在財務信息化的建設中，不能閉門造車，要同其他高校及上級部門溝通交流，遇到問題及時糾正。

七、結束語

本文梳理了在信息化發展的背景下，高校的財務管理的流程和現狀，通過對現狀的分析發現高校財務管理中存在的普遍問題，針對這些問題提出解決路徑。在信息時代，財務部門必將成為聯系高校其他管理部門的核心職能部門，通過信息化以資金運行的路徑作為脈絡，把高校其他各個職能部門緊密聯系在一起，高校的財務人員也必須樹立全局意識，成為搭建高校高水平、高效新型財務業務一體化平臺的主力軍，通過優化財務管理流程，推動高校改革創新發展。