人才流動背景下醫院人事檔案管理的完善對策

文/馬慧萍（山西醫科大學第一醫院組織統戰部）

現如今，我國醫療衛生水平顯著提升，醫院內部人才流動性增強，因此導致人事檔案管理變得更加繁雜，如果人事檔案管理工作效率比較低，將會對醫院的后期發展產生極為不利的影響。因此，為了更好地解決醫院人事檔案管理存在的問題，提高醫院服務水平，讓人事檔案管理朝著規范化、標準化的方向發展，就需要對現有人事檔案管理中存在的不足進行優化完善。

一、人才流動背景下做好醫院人事檔案管理對人力資源優化意義

（一）人事檔案管理是人力資源工作開展的依據

醫院作為國家發展建設的重要組成部分之一，其是在一名名醫護人員努力之下才建設起來的，如果沒有高素質的醫護工作人員好支撐，那么一系列工作都將會淪為空談。醫院工作雖然相對比較穩定，但是醫護人員通常都承擔著巨大的生理和精神壓力，各個醫院的福利薪資待遇也存在有較大差異，因此近些年來，醫院內人才流動相較于過去來說更加頻繁，這也對醫院的發展建設產生了一定的影響。做好人事檔案管理工作，可以幫助醫院管理者與決策者明確各個崗位人事情況，分析哪些科室的人事相對比較薄弱，人力資源不足，然后在此基礎之上對人力資源管理進行優化和調整，保證各個崗位人力資源均能得到有效調配，為醫院的發展建設注入更多活力。

（二）可以為醫院人力資源培訓等工作推進提供幫助

為了更好幫助醫院發展建設，提升醫院的影響力，我國各大醫院一直都十分重視人力資源培訓工作的實施。從長遠發展的角度來看，醫院實施人力資源培訓時不可過于盲目，需要立足于實際情況有規劃性、目的性地實施。比如說，各個科室和崗位人才的能力存在有顯著差異，其所需要的培訓內容也是不同的。醫院人事檔案管理工作的實施，可以幫助醫院管理者與決策者了解到各個崗位人才的能力水平、知識儲備等情況，在制定人才培訓計劃時，醫院也可以結合相關數據情況，有針對性、目的性實施，這樣既可以保證培訓效果與預期一致，同時還可以有效節約培訓成本和資金，避免培訓工作的實施過于盲目，保證培訓高質量推進。

（三）可以實現人力資源的動態化管理

人才流動背景下，醫院人力資源變動可以說是更加頻繁的。醫院內一旦出現人才流動，必須要第一時間對人力資源進行補充，以保證醫院各項工作順利開展。醫院做好人事檔案管理工作，可以對醫院人力資源進行動態化管理，第一時間了解醫院內各個崗位人才缺口情況，保證所安排的人力資源是符合醫院實際發展需要的，這樣可以規避醫院內人力資源安排過于隨意的問題，避免企業的發展建設受到干擾和影響，其對于醫院的可持續發展顯然是極為有利的，可以更好地解決醫院人力資源短缺問題。

二、人才流動下醫院人事檔案管理問題分析

（一）醫院缺少人事檔案管理意識

醫院工作可以說是極為繁雜的，各個科室每天需要接待大量病人，醫護人員長期處于高壓狀態下，精神以及心理均承受著巨大的壓力。這種情況下，醫院往往會將主要精力集中在如何提高醫護人員專業技術和綜合素質之上，人事檔案管理工作難以為醫院帶來直接性的效益，因此醫院對相關工作的重視度比較低。長此以往，就會導致醫院人員上交人事檔案不夠及時，或者是所上交的人事檔案信息不夠完整，因此，醫院人事檔案管理工作質量難以達到預期要求。

（二）醫院現有的人事檔案轉遞流程不規范

醫院內部工作人員的壓力相對來說是比較大的，因此就會導致部分醫護人員難以忍受工作壓力，在工作一段時間之后，希望進行崗位調動或者是辭職等，尤其是對于女職工來說，其不僅需要將大量精力投入到工作中，同時還面臨著生育和育兒的壓力，因此工作變動的可能性更高。在醫院內一旦出現人事關系變動，就會使得人事檔案在各個部門之間傳遞。但是就現階段來說，醫院內部現有的人事檔案轉遞流程并不是十分規范，因此對人事檔案管理工作產生了極為不利的影響。其具體主要表現在以下方面：一是醫院各個部門在進行人事檔案轉遞時，對于轉遞情況了解認識不夠深入，存在沒有按照規定進行人事檔案轉遞工作的情況，人事檔案登記不夠及時，登記遺漏情況經常性發生，因此導致后期查閱相應人事檔案難度增加。二是醫院各個部門在展開人事檔案轉遞工作時，為了有效節省轉遞時間和任務量，在對人事檔案進行轉遞時過于隨意，如盲目將檔案轉交給個人保管，這種情況下，人事檔案丟失的比例大幅度增加，導致人事檔案損毀或者是其他不良情況發生，這對于醫院的發展建設顯然是極為不利的。

（三）醫院對人事檔案管理重視度不足

人事檔案管理是一項極為特殊的工作，其關系到了醫院人力資源調配與管理，良好的人事檔案管理可以為醫院留住更多優秀的醫護人才，可以幫助醫院更好地在激烈的市場競爭中站穩腳跟，使得醫院獲得更好發展，提升醫院的影響力，更好地為廣大人民群眾服務。當前，醫院雖然在大刀闊斧地開展改革，并將現代化管理理念融入醫院管理工作之中，但是結合實際情況來看，在人事檔案管理方面相關工作的實施效果并不盡如人意，醫院對人事檔案管理的工作重視度不足，管理方式方法不夠科學，其存在的問題主要表現在以下方面：一是醫院中沒有確定專職人事檔案管理人員，而且人事檔案管理人員的培訓機制缺乏，人事檔案管理人員存在有頻繁的人事變動，人事變動相對頻繁的情況下，就會導致管理人員對于業務流程內容不夠熟悉，難以勝任人事檔案管理工作。二是醫院現有人事檔案管理人員綜合素質不是很高，其普遍沒有接受過正規的培訓，對于流動人才背景無法做出準確客觀的判斷和評價，導致人事檔案管理效率相對比較低。

三、人才流動背景下醫院人事檔案管理對策

（一）提高思想認識，強化服務水平

當前我國醫院在人事管理工作中存在的突出性問題之一，就是對于人事檔案管理的重視度不足，導致人事檔案管理質量不高，人力資源工作執行效果不佳。為了有效解決該問題，首先醫院應當積極轉變落后思想認識，明確人事檔案管理對于醫院各個科室人力資源調配及管理的重要性，強化服務水平，其具體可以從以下方面著手：一是醫院應當注重人事檔案有關法律法規宣傳工作，在宣傳工作中可以通過宣傳欄、宣傳手冊、醫院專題網站、QQ群以及微信公眾號等多種手段進行宣傳，保證每一位人事檔案管理人員都可以提高人事檔案管理意識，能夠按照規定要求開展人事檔案管理工作，保證人力資源管理朝著更好的方向發展。二是醫院人事檔案管理人員應當注重人事檔案管理理論知識學習，要結合醫院當前的發展走向，立足實際構建人事檔案管理人員的長期培訓機制，定期展開人事檔案管理人員培訓，要保證每一位人事檔案管理人員都具備較高的信息技術知識、網絡知識、軟件知識以及檔案管理信息、人力資源管理知識等，使得人事檔案管理工作朝著更好的方向發展，提高人力資源管理質量，更好地滿足醫院用人需求。三是醫院需要對自身現有的人事檔案管理人員的管理制度進行優化和完善，嚴格落實各項管理制度，保證人事檔案管理的作用充分有效發揮出來，提高醫院人力資源管理水平，促使醫院更好地發展建設。

（二）醫院規范建檔，保證人事檔案依法管理

我國是一個法治化國家，在人事檔案管理方面出臺了多項法律法規，為檔案管理工作的執行提供更多依據。對于醫院來說，人事檔案管理是人力資源管理的基礎所在，醫院做好人事檔案管理工作，優化管理質量效率，可以更好地推進醫院發展建設。要真正落實好相關工作，可以從以下方面著手：一是醫院要盡快形成內部檔案材料，并安排專職人員對人事檔案進行管理，保證醫院內部檔案資料得到嚴謹、高效的管理，不會出現遺失或者是其他不良情況，進而為醫院人力資源管理工作提供有效保障。二是醫院應當注重外部檔案材料的審核工作，對每一位醫護人員人事檔案中所包含的資料都需要認真核對，保證人事關系、學歷身份、工作經歷以及職稱晉升等資料沒有任何失誤存在，這樣后期醫院各個科室才能更好地結合檔案資料進行人才調配，使得醫院各項人力資源管理工作更加高效順暢實施。三是負責醫院人事檔案管理的工作人員應當提高自身的責任意識，明確人事檔案管理的重要性，提高自我責任意識，在平時的工作中需要加強對檔案的管理，保證檔案管理的收集、歸檔、保存等高效率實施，為人力資源管理提供行之有效的支持。

（三）做好信息化建設，實現人事檔案的動態管理

隨著科技的不斷發展和進步，當前人們的日常生活中信息技術應用頻率可謂是越來越高，將信息技術融入人事檔案管理工作之中，可以為一系列工作的實施提供行之有效的支持，使得人力資源得到更加科學合理的調配。當然，要想切實有效發揮信息技術的作用與價值，還需要從以下方面落實醫院信息化建設工作：一是醫院需要做好人事檔案信息化平臺的建設工作，對人事檔案管理信息化平臺的功能進行優化完善，保證相關平臺具備檔案分類、檔案編號、檔案統計、檔案檢索等多方面的功能，能夠為醫院的人力資源管理調配提供有價值的支撐。二是醫院需要對人事檔案管理材料及時地進行補充和完善，保證每一位醫護人員的醫德醫風、臨床業務、科研獲獎、職稱晉升等材料均比較齊全，對相應材料進行加密處理，這樣可以保證檔案的全面性、安全性，使得醫院人力資源管理工作更加優質推進，降低資源流失發生率。三是醫院應當結合實際的人才流動狀況與人員變化完善人事檔案管理平臺，盡快建立人事檔案管理機制和實踐能力比較強的人事檔案資料，建立人事檔案管理機制和實踐能力比較強的數據庫，保證可以有效提高醫院人事檔案信息化管理質量，解決人力資源管理中存在的缺陷與不足，提高醫院的核心競爭力。

（四）做好醫院人事檔案管理人員培訓工作

醫院人事檔案管理是一項極為復雜的工作，尤其是在人才流動背景下，醫院人力資源變動頻繁，檔案管理也需要做出相應的調整和變化，在此背景下，對人事檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求。實際工作中要切實有效提升人事檔案管理人員綜合素質需要從以下方面著手：一是要加強對人事檔案管理人員的培訓，要借助專業化的培訓，提高工作人員的責任意識，使得他們充分認識到人事檔案管理工作的重要性，認識到人事檔案是醫院科學合理調配各個崗位人力資源的基礎，通過專業化人事檔案管理，可以更加深入了解認識醫院人力資源能力水平情況等，避免人力資源安排不夠科學合理的情況發生，可以更好地對人力資源進行調配。同時要保證醫院相關領域的工作人員，對各類信息化技術有充分的了解和認識，能夠運用自己所掌握知識靈活處理工作中存在的各類問題，保證檔案的安全性與可靠性。二是要做好優質人事檔案管理人員招聘工作。除了要對醫院現有人事檔案管理工作人員進行專業系統化培訓之外，還需要對外招聘優質復合型人才，即相關領域人才，不僅需要掌握人事檔案管理知識、信息化技術知識，還應當對人力資源管理等方面知識有深入的了解和認識，同時還應當掌握醫院各個科室工作情況，了解各個科室對于人力資源以及人事檔案管理的要求，保證一系列工作更加高效順暢的實施。

總之，人才流動背景下，醫院更應當加強人事檔案管理，積極采取措施解決問題，明確人事檔案管理的重難點，發揮信息技術的作用與價值，實現對人事檔案的動態化管理，這樣才能更好地推進醫療行業發展和進步，為廣大人民群眾提供更加優質的醫療衛生服務。

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醫院信息系統是指利用計算機軟硬件技術和網絡通信技術等現代化手段，對醫院及其所屬各部門的人流、物流、財流進行綜合管理，對在醫療活動各階段產生的數據進行采集、存儲、處理、提取、傳輸、匯總，加工形成各種信息，從而為醫院的整體運行提供全面的自動化管理及各種服務的信息系統。

醫院信息系統的組成主要由硬件系統和軟件系統兩大部分組成。在硬件方面，要有高性能的中心電子計算機或服務器、大容量的存儲裝置、遍布醫院各部門的用戶終端設備以及數據通信線路等，組成信息資源共享的計算機網絡；在軟件方面，需要具有面向多用戶和多種功能的計算機軟件系統，包括系統軟件、應用軟件和軟件開發工具等，要有各種醫院信息數據庫及數據庫管理系統。

從功能及系統的細分講，醫院信息系統一般可分成三部分：一是滿足管理要求的管理信息系統；二是滿足醫療要求的醫療信息系統；三是滿足以上兩種要求的信息服務系統，各分系統又可劃分為若干子系統。此外，許多醫院還承擔臨床教學、科研、社會保健、醫療保險等任務，因此在醫院信息系統中也應設置相應的信息系統。

醫院信息系統應具備以下基本功能：（1）收集并永久存儲醫院所需全部數據。（2）由于醫院信息尤其是病人信息具有動態數據結構和數據快速增加的特性，醫院信息系統應具有大容量的存儲功能。（3）數據共享。（4）要能快速、準確地隨時提供醫院工作所需要的各種數據，支持醫院運行中的各項基本活動。（5）具有單項事務處理、綜合事務處理和輔助決策功能。（6）具備數據管理和數據通信的有效功能，確保數據的準確、可靠、保密、安全。（7）為了保證醫療活動和醫院動作不間斷地運轉，系統應具備持續運行的功能。（8）具有切實有效的安全、維護措施，確保系統的安全性。（9）具備支持系統開發和研究工作的必要軟件和數據庫。（10）具有良好的用戶環境，終端用戶的應用和操作應簡單、方便、易學、易懂。（11）系統具有可擴展性。