高職院校圖書館檔案管理工作面臨的問題與對策研究
——以湖北科技職業(yè)學(xué)院圖書館為例

阮 芳

（湖北科技職業(yè)學(xué)院，湖北 武漢 430073）

湖北科技職業(yè)學(xué)院是由湖北省人民政府舉辦的全日制職業(yè)高等學(xué)校。它由湖北廣播電視大學(xué)創(chuàng)辦，實行“一套班子、兩塊牌子”的辦學(xué)管理模式。湖北廣播電視大學(xué)于1979年成立，2007年創(chuàng)辦湖北科技職業(yè)學(xué)院，2021年4月更名為湖北開放大學(xué)。圖書館也由最早的圖書室發(fā)展成如今的圖書館，現(xiàn)有藏書30多萬冊，電子圖書5萬余冊，訂閱各類紙質(zhì)期刊310余種，并且購買了中國知網(wǎng)、讀秀等文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。

截至2022年1月，湖北科技職業(yè)學(xué)院在校生規(guī)模1萬余人，按照高職院校辦學(xué)評估標(biāo)準(zhǔn)計算，學(xué)校生均圖書未能達(dá)標(biāo)。近兩年來學(xué)校陸續(xù)購置新書，在新形勢下，圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)迫在眉睫，圖書館檔案管理工作的重要性愈加凸顯。現(xiàn)有的管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前圖書館的發(fā)展。檔案管理工作的最終目的就是有效地開發(fā)和利用圖書館檔案信息資源，最大限度地服務(wù)教學(xué)、科研及學(xué)生。然而，現(xiàn)實情況不盡如人意，圖書館檔案管理工作在管理制度、工作創(chuàng)新、文獻(xiàn)備份方面存在諸多問題。檔案管理工作如何做到規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化是當(dāng)前亟待解決的重要難題。

1 圖書館檔案管理工作存在的問題

1.1 圖書館檔案管理意識淡薄，檔案管理制度不完善

學(xué)校在校辦設(shè)立檔案館（副處級單位），圖書館僅是學(xué)校檔案管理的二級單位。2019年學(xué)校制訂《檔案管理分類方案、歸檔范圍、保管期限》（表1）。

表1分類方案中一級類共13項，二級類共47項，下分歸檔范圍共計299條，未涉及圖書館檔案歸檔內(nèi)容。圖書館很多有價值的文獻(xiàn)資料，如近年來全國高職院校舉辦的信息素養(yǎng)大賽資料，它是學(xué)生在校期間學(xué)生學(xué)習(xí)過程、比賽參與過程的記錄，體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)過程，具有保存價值。另外，圖書館未對文獻(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和歸檔，校檔案館缺乏與二級單位檔案工作良性互動，導(dǎo)致很多有價值的文獻(xiàn)數(shù)字資源未能有效保存和利用。

表1 檔案管理分類方案、歸檔范圍、保管期限

教育部印發(fā)的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》（教高〔2015〕14號）第七章第四十二條明確規(guī)定：圖書館應(yīng)建立文書和檔案管理制度，制訂管理規(guī)范，妥善收集、整理和保存文書檔案資料。湖北科技職業(yè)學(xué)院圖書館沒有檔案管理整理收集的規(guī)章制度，未將圖書館檔案管理列入學(xué)校的工作發(fā)展規(guī)劃中，學(xué)校檔案館與圖書館檔案管理職責(zé)不清，檔案管理工作不受重視，還停留在傳統(tǒng)管理的思維模式。

《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》第五章第二十三條明確規(guī)定：圖書館在文獻(xiàn)信息資源建設(shè)中應(yīng)統(tǒng)籌紙質(zhì)資源、數(shù)字資源和其他載體資源，保持重要文獻(xiàn)、特色資源的完整性與連續(xù)性，注重收藏本校以及與本校有關(guān)的各類型載體的教學(xué)、科研資料與成果，形成具有本校特色的文獻(xiàn)信息資源體系。這條規(guī)定為圖書館檔案工作指明了方向，圖書檔案管理工作要面向數(shù)字化服務(wù)，實現(xiàn)文獻(xiàn)資源共享，而湖北科技職業(yè)學(xué)院圖書館檔案管理工作還僅僅停留在傳統(tǒng)的工作模式。

1.2 圖書館檔案管理隊伍專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

目前，圖書館工作人員共16人，其中具備圖書專業(yè)中級職稱的5人、初級職稱的3人，具備檔案管理專業(yè)職稱的1人。年齡結(jié)構(gòu)上：45歲以上的13人，30歲以上的3人。年齡結(jié)構(gòu)老化，沒有既懂檔案專業(yè)知識又懂圖情專業(yè)知識的人員。《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》對圖書館工作人員要求：專業(yè)館員一般應(yīng)具有碩士研究生及以上層次學(xué)歷或高級專業(yè)技術(shù)職務(wù)，并經(jīng)過圖書館學(xué)專業(yè)教育或系統(tǒng)培訓(xùn)；輔助館員一般應(yīng)具有高等教育專科及以上層次學(xué)歷。專業(yè)素質(zhì)成為圖書館檔案管理工作中的“短板”，圖書館檔案專業(yè)知識培訓(xùn)少之又少，專業(yè)能力不強(qiáng)，檔案管理的專業(yè)知識欠缺，導(dǎo)致圖書館檔案管理工作受到了制約，阻礙了圖書館檔案管理工作的有效開展［1］。

1.3 圖書館檔案運行經(jīng)費不足，檔案管理工作開展缺乏資金支持

湖北科技職業(yè)學(xué)院圖書館運行經(jīng)費中2021年公用經(jīng)費10萬元（包括差旅費、辦公電話費、期刊裝訂費），中國知網(wǎng)采購費29.5萬元左右，讀秀采購費5萬元，系統(tǒng)發(fā)布費4.8萬元，圖書館檔案經(jīng)費為零。圖書館庫房設(shè)施落后，珍本書庫和其他部門共用房間，庫房與公共衛(wèi)生間相連，衛(wèi)生間墻角滲水流入庫房內(nèi)，庫房缺少通風(fēng)，空氣中散發(fā)霉味。基礎(chǔ)設(shè)施資金投入不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，珍本圖書霉變現(xiàn)象嚴(yán)重，對有害生物缺乏應(yīng)有的防范措施。由于圖書館資金缺乏，未建立電子信息檔案庫，購買的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫如中國知網(wǎng)、讀秀等文獻(xiàn)數(shù)據(jù)未進(jìn)行歸檔、備份。假設(shè)同方公司由于運營原因，造成用戶無法登錄，學(xué)校購買的電子文獻(xiàn)無法再次使用，將遭受嚴(yán)重?fù)p失。

1.4 圖書館檔案信息化建設(shè)有待進(jìn)一步提升

《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》第五章第二十七條規(guī)定：圖書館應(yīng)注重建設(shè)數(shù)字信息資源管理和服務(wù)系統(tǒng)，參與校園信息化建設(shè)和學(xué)校學(xué)術(shù)資源的數(shù)字化工作，建立數(shù)字信息資源的長期保存機(jī)制，保障信息安全。在信息時代背景下，圖書館檔案實現(xiàn)信息化管理，是發(fā)展的必然趨勢。高校圖書館的檔案信息資料可以為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)論文的撰寫提供可靠的文獻(xiàn)保障。高校圖書館檔案管理的主要工作內(nèi)容是收集豐富的文獻(xiàn)信息資源，對數(shù)字信息資源進(jìn)行分類，使圖書館的數(shù)字檔案資源更好地為在校師生提供一體化信息資源服務(wù)。圖書、檔案都是為社會提供文獻(xiàn)信息服務(wù)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，把傳統(tǒng)的圖書館與檔案館推向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化新境界，文獻(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化便于各類文獻(xiàn)信息資源向一體化方向整合。而湖北科技職業(yè)學(xué)院從行政管理職能上看，檔案館、圖書館、信息技術(shù)中心三部門各自為政，無業(yè)務(wù)溝通，造成各自擁有的數(shù)字資源無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，沒有進(jìn)行數(shù)字資源整合，缺乏館藏信息溝通。

2 優(yōu)化圖書館檔案管理工作的對策

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視

重視檔案信息化建設(shè)對學(xué)校未來的發(fā)展具有重要意義。首先，改變傳統(tǒng)觀念，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變對圖書館檔案管理工作的觀念，盡管圖書館是服務(wù)部門不是創(chuàng)收部門，但是圖書館在學(xué)校教學(xué)和科研中具有非常重要的地位。增加經(jīng)費投入，方便圖書館利用現(xiàn)代化設(shè)備收集整理文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)，讓圖書館開展更多的服務(wù)項目。其次，要把學(xué)校檔案信息化建設(shè)列為學(xué)校發(fā)展的重點項目，從硬件上購置設(shè)備，建立現(xiàn)代化、信息化的高校檔案管理平臺。引進(jìn)高素質(zhì)、具有專業(yè)水平的人才，組建優(yōu)秀的圖書檔案管理團(tuán)隊。

2.2 資金投入

圖書館檔案管理工作看似不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，但在傳播知識、提供文獻(xiàn)服務(wù)方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。當(dāng)前，學(xué)校圖書館檔案信息化管理程度不高的主要原因是缺乏技術(shù)和資金支持。通過創(chuàng)建良好的檔案管理軟件環(huán)境，提高計算機(jī)的利用效率，建立電子檔案室，為檔案查找提供便捷的服務(wù)。將圖書館多種類型的檔案如圖片、視頻、文字等信息進(jìn)行整理分類，從而滿足不同用戶的不同需求。增加檔案管理的經(jīng)費、解決硬件設(shè)備、改善庫房條件，并優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境和工作條件，從而促進(jìn)檔案工作的有效開展［1］。

2.3 隊伍提升

圖書與檔案都屬于文獻(xiàn)家庭成員，發(fā)揮了憑證價值與參考價值，實現(xiàn)了在社會活動中信息資源提供利用、信息與知識傳播、文化交流、科學(xué)教育等功能［2］。圖書館工作人員既要有豐富的圖書學(xué)專業(yè)知識，還需要有檔案學(xué)專業(yè)知識，因此需要培養(yǎng)其具有廣博的文化知識，成為一專多能的技能型人才。首先，業(yè)務(wù)素質(zhì)上，圖書館工作人員要樹立學(xué)習(xí)觀念，加強(qiáng)對圖書檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，能適應(yīng)當(dāng)前專業(yè)崗位。其次，圖書館工作人員不僅要掌握圖書館學(xué)、檔案學(xué)方面的專業(yè)知識，同時還要了解辦公自動化、人文歷史、計算機(jī)科學(xué)的相關(guān)知識，具備扎實的文字功底，樹立終身學(xué)習(xí)觀念，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，只有這樣，才能適應(yīng)瞬息萬變的信息社會，適應(yīng)本崗位工作。注重館員素質(zhì)的培養(yǎng)，通過學(xué)科教育、在崗培訓(xùn)增強(qiáng)圖書館員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。學(xué)校“十四五”規(guī)劃中網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)不斷深入，構(gòu)建一個現(xiàn)代化的信息服務(wù)中心的目標(biāo)，沒有專業(yè)人員無法實現(xiàn)。根據(jù)《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》第十三條：鼓勵圖書館工作人員通過在職學(xué)習(xí)和進(jìn)修，提高知識水平和業(yè)務(wù)技能。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。增強(qiáng)館際交流與協(xié)作，分期分批次組織骨干力量到有關(guān)高校及檔案館參觀學(xué)習(xí)，以達(dá)到解放思想、更新觀念、取長補(bǔ)短的目的，推進(jìn)圖書館檔案工作不斷進(jìn)步。最后，開展學(xué)術(shù)研究活動，并積極申報科研課題和論文。

2.4 加快圖書檔案數(shù)字化建設(shè)

在信息時代背景下，實現(xiàn)圖書館檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的必然要求［3］。隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，圖書館檔案正在以數(shù)字化的形式收集、存儲，是今后圖書館的檔案工作開展的必然趨勢［3］。圖書檔案數(shù)字化管理模式能夠提升圖書檔案綜合管理水平與質(zhì)量，確保圖書檔案信息資源安全，這也是實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化管理的直接彰顯。

學(xué)校持續(xù)推進(jìn)職業(yè)教育提質(zhì)培優(yōu)行動計劃，加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，綜合辦學(xué)實力進(jìn)入全省高職院校前列。圖書館新館項目建設(shè)正在進(jìn)行，圖書館數(shù)字檔案管理勢在必行，新館建成后圖書館檔案數(shù)字化是圖書館工作的重中之重，圖書館對數(shù)字檔案進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)、利用及分類，需要圖書館工作人員提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識水平及業(yè)務(wù)技能，做好檔案資源信息管理，使圖書館的檔案資源由傳統(tǒng)逐步推向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化［3］。另外，引進(jìn)計算機(jī)信息技術(shù)和圖書情報專業(yè)人才，對數(shù)字信息資源進(jìn)行分類，對文獻(xiàn)數(shù)字資源進(jìn)行整合，使圖書館的數(shù)字檔案資源更好地為師生提供信息資源服務(wù)。

2.5 建立健全圖書檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，明確管理人員工作職責(zé)。應(yīng)以《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》為依據(jù)，結(jié)合學(xué)校的實際情況，制定圖書館檔案管理制度，明確檔案管理人員的崗位目標(biāo)責(zé)任，制訂考核方案并與年終考核掛鉤，如年終評先、評優(yōu)、職稱評定。最大限度地調(diào)動圖書館工作人員的積極性和創(chuàng)造性，將圖書館的檔案管理工作提高到一個新水平。

圖書館檔案管理工作是一項長期、全面而具體的工作，檔案管理工作規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化的實現(xiàn)不是圖書館某一個部門的工作，也不是單靠幾個計算技術(shù)人員、館員就能實現(xiàn)的，它需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、經(jīng)費支持、圖書館全體人員的積極參與及學(xué)校檔案部門的配合，圖書館檔案是“圖書館歷史文明之母”“高校文化之母”，只有圖書館與時俱進(jìn)地進(jìn)行檔案管理改革，提高管理效率及檔案利用率，才能更好地服務(wù)教學(xué)、科研，服務(wù)師生。