淺析精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

劉園園

摘 要：醫(yī)院檔案指的是在醫(yī)療服務(wù)過程中對其進(jìn)行全過程、詳盡的病情記錄以及診治方案。記錄醫(yī)院檔案能夠逐步提高醫(yī)療水平、推動各項工作的有序展開，也是檢驗醫(yī)療服務(wù)工作是否合法合規(guī)的重要依據(jù)。現(xiàn)階段，在醫(yī)療水平提升的背景下，醫(yī)院檔案的數(shù)量日益增多，醫(yī)院綜合檔案管理作為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)管理中的重要組成部分，如何對醫(yī)院檔案進(jìn)行科學(xué)有序的管理引發(fā)管理者的思考，并提出精細(xì)化管理模式的想法。在管理檔案中實現(xiàn)精細(xì)化，不僅能夠有序地將檔案進(jìn)行分類、快速便捷地提供給醫(yī)護(hù)者所需檔案，還能夠在醫(yī)患糾紛事件發(fā)生時提供確切的證據(jù)，有利于建設(shè)和諧的醫(yī)療環(huán)境。本文主要以醫(yī)院綜合檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理模式為中心展開闡述，對目前在醫(yī)院綜合檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理的重要性做出簡要總結(jié)，提出醫(yī)院綜合檔案管理工作中存在的問題，從而有針對性地提出運用精細(xì)化管理模式管理醫(yī)院檔案的方法策略，旨在能夠改善目前管理工作的質(zhì)量，推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案管理;精細(xì)化管理模式;應(yīng)用措施;重要性;問題分析

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展時代，人們越來越重視身體健康，一定程度上推動了我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。精細(xì)化管理檔案的模式是一種創(chuàng)新性的管理方式，能夠體現(xiàn)出管理新理念，能夠提高醫(yī)護(hù)工作人員的日常工作效率，帶給醫(yī)療消費者以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。現(xiàn)階段，醫(yī)療消費者的自我保護(hù)意識日益加重，因此對醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和水平提出了更高要求，在檔案管理工作中積極應(yīng)用精細(xì)化管理模式能夠提高醫(yī)院整體管理能力，促進(jìn)醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、應(yīng)用精細(xì)化管理模式管理醫(yī)院檔案的重要性

醫(yī)院檔案是將醫(yī)院的日常工作以文字或影音形式全程進(jìn)行詳盡、全面的記錄，是各科室工作人員開展醫(yī)療服務(wù)工作的重要依據(jù)，醫(yī)院檔案管理工作的開展是醫(yī)院管理中十分必要的部分，這一管理任務(wù)不僅關(guān)乎完成日常工作的質(zhì)量，對提升醫(yī)護(hù)人員的工作效率，使其能夠高效有序地完成醫(yī)療服務(wù)工作息息相關(guān)，因此檔案管理人員必須高度重視其對醫(yī)院發(fā)展的重要性，將信息資源妥善管理，使醫(yī)院與外界能夠進(jìn)行有效溝通，促進(jìn)醫(yī)護(hù)工作者能夠方便快捷地調(diào)用檔案。對醫(yī)院檔案實行精細(xì)化管理能夠?qū)⒐ぷ髫?zé)任落實到個人，并將復(fù)雜的整理、歸納檔案的工作進(jìn)行細(xì)分，能夠有效避免在管理檔案時出現(xiàn)丟失、損壞等問題，這一模式貫徹嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、細(xì)致的工作態(tài)度，是符合醫(yī)院發(fā)展要求的創(chuàng)新型管理理念。在現(xiàn)代社會專業(yè)化分工趨勢增強(qiáng)的情況下，實現(xiàn)精細(xì)化管理實際上是在順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，并且與傳統(tǒng)管理模式相比具有極大的優(yōu)越性。隨著醫(yī)療消費水平的日益增長，精細(xì)化管理能夠明確個人的工作職責(zé)，使醫(yī)療服務(wù)的全過程都能有跡可循、有據(jù)可查，從而對其進(jìn)行有效管理，隨后將各類檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)整合和統(tǒng)計，在醫(yī)院內(nèi)部形成強(qiáng)大的信息數(shù)據(jù)庫，支撐醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行日常工作的順利展開，使其服務(wù)質(zhì)量和水平得到有效保障和提升。在醫(yī)院綜合檔案管理工作中融入精細(xì)化管理理念，不斷提高醫(yī)療服務(wù)水平，能夠帶動醫(yī)院獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益，開展實施醫(yī)院制訂的一系列科學(xué)合理的戰(zhàn)略規(guī)劃能夠鍛煉醫(yī)護(hù)人員的工作能力，全面提升醫(yī)院整體運作水平，推動醫(yī)院運營朝著穩(wěn)中向好的趨勢發(fā)展。

二、醫(yī)院綜合檔案管理模式的問題分析

1.檔案管理人員專業(yè)水平較低

目前，依然有一部分醫(yī)院及工作人員缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，受傳統(tǒng)觀念影響較深，醫(yī)院工作重心主要放在如何經(jīng)營醫(yī)院、提升運營績效方面，在管理部門中設(shè)置檔案管理只是浮于表面而無法發(fā)揮其實效，檔案意識的缺乏使這類信息資源無法被有效開發(fā)利用，造成檔案管理工作的落實不足。在醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理工作人員大多是非檔案管理專業(yè)的人員，在各個部門之間流動工作，沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過專業(yè)的檔案管理知識和技能，自身不具備專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理能力，使檔案管理工作與醫(yī)院發(fā)展實況相脫節(jié)。在社會日益進(jìn)步的情況下，人們越發(fā)重視身體健康，醫(yī)療消費者不只是患病人群，其中也包括了許多預(yù)防疾病發(fā)生、檢查身體的市民，加之醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的深化改革，在農(nóng)村合作醫(yī)療的實行下，醫(yī)療消費人群數(shù)量越來越多，醫(yī)院檔案的儲存數(shù)量和種類越來越龐大，檔案管理工作人員的工作量日益增加，自身綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的局限性使其無法高效保質(zhì)地完成巨大的工作量。另外，檔案管理工作人員的不穩(wěn)定性無法保證檔案得到嚴(yán)密的保管，在交接工作時可能會產(chǎn)生檔案丟失或泄密情況，致使醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量和管理水平得不到明顯提升。

2.檔案管理體制落后

在當(dāng)前醫(yī)院管理工作中運用傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，但仍有部分醫(yī)院延續(xù)以往落后的檔案管理體制，工作人員素質(zhì)以及體制的局限性造成了一系列管理問題，如檔案丟失、檔案內(nèi)容記錄混亂等。落后的管理體制嚴(yán)重制約醫(yī)護(hù)人員的工作效率及服務(wù)質(zhì)量，使其醫(yī)療工作無法順利展開。例如，在對病人進(jìn)行會診時先要檢索到病人的病歷，在落后的管理系統(tǒng)中無法及時準(zhǔn)確地查找到會診病人的病歷，嚴(yán)重降低了服務(wù)質(zhì)量和效率，給病人帶來效果不佳的醫(yī)療消費體驗，容易造成醫(yī)患關(guān)系緊張。檔案管理體制的落后還使信息資源無法充分發(fā)揮其利用價值，醫(yī)生無法通過挖掘其內(nèi)在價值進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究，制約了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

3.粗放化的檔案管理模式

在目前大多數(shù)醫(yī)院綜合檔案管理工作中沒有制訂出科學(xué)合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏系統(tǒng)性的檔案管理制度體系。在相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理工作時，由于自身缺乏職業(yè)精神、責(zé)任感以及專業(yè)能力，再加之沒有強(qiáng)有力的制度規(guī)范其工作行為，極易造成工作人員面對大量復(fù)雜的檔案整理工作時出現(xiàn)管理方法不恰當(dāng)、工作效率低下、檔案收集率低、檔案管理雜亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響信息資源的可利用率。粗放化的檔案管理模式會使工作人員忽視檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要性，檔案管理人員缺失對檔案的查詢和排序能力，導(dǎo)致大量檔案立卷和歸卷內(nèi)容混亂或使檔案丟失，這些問題的存在嚴(yán)重降低醫(yī)院的整體管理水平。

4.硬件投入不足

醫(yī)院檔案數(shù)量龐大、種類繁多決定了保存檔案環(huán)境的特殊性，但根據(jù)目前醫(yī)院空間配置情況看，醫(yī)院對檔案管理的不重視使得保存檔案的空間較小且環(huán)境較差，醫(yī)院將大部分空間設(shè)置用于開展醫(yī)療工作或進(jìn)行科學(xué)研究，硬件投入欠缺使檔案容易損失或遭到破壞。在現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，大多數(shù)醫(yī)院積極運用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理工作，但仍存在部分醫(yī)院只將信息化管理模式用于醫(yī)院經(jīng)營方面，而未投入到檔案管理工作中，這也是醫(yī)院綜合檔案管理水平得不到提升的一大阻礙因素。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用措施

1.明確定位檔案管理目標(biāo)

為凸顯精細(xì)化管理模式的優(yōu)勢，先要確立明確的檔案管理目標(biāo)，確定其歸納檔案的定位。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實際情況制訂出不同階段的發(fā)展目標(biāo)以及逐步發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，在確立目標(biāo)時應(yīng)采取短期目標(biāo)和長期目標(biāo)相結(jié)合的方式，將醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)劃分為若干個子目標(biāo)，并將劃分的子目標(biāo)分配給檔案管理部門以及各個科室。雖然醫(yī)院檔案管理工作從屬于行政部門，但將檔案管理分配到各個科室開展有利于促進(jìn)醫(yī)院管理水平專業(yè)化的整體提升，并呈現(xiàn)出階梯式的發(fā)展趨勢。在設(shè)定目標(biāo)完成結(jié)束時間時應(yīng)對各科室進(jìn)行考核和檢查，并實行獎懲制度，對定期完成任務(wù)且完成質(zhì)量較高的科室給予一定獎勵，鼓勵其繼續(xù)保持工作熱情和積極性，激勵其他工作人員繼續(xù)認(rèn)真工作，樹立起高度的職業(yè)責(zé)任感;對在規(guī)定期限內(nèi)未完成工作任務(wù)的科室也要給予一定的懲罰，做到賞罰分明，使全體員工能夠以此為戒，認(rèn)真履行工作職責(zé)。在完成目標(biāo)任務(wù)的過程中，醫(yī)院各科室應(yīng)做好本科室的檔案整合分類工作，由專業(yè)水平較高的檔案管理工作人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作能夠高效保質(zhì)的完成，確保醫(yī)療服務(wù)工作能夠順利展開。

2.運用信息技術(shù)完善精細(xì)化檔案管理

在信息化時代，管理醫(yī)院檔案的應(yīng)用模式也逐漸趨向于信息化發(fā)展，加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理的信息化建設(shè)能夠更好實現(xiàn)精細(xì)化管理。傳統(tǒng)檔案管理信息雜亂且工作量較大，檔案管理工作人員的精力有限，在記錄信息時容易產(chǎn)生錯誤，從而導(dǎo)致檔案信息的不完善。隨著計算機(jī)的廣泛普及，在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中必不可少地要對其加以合理運用，信息化的檔案管理能夠建立起豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫，降低人為因素造成記錄失誤的發(fā)生率，不僅能有效節(jié)省人力，還能避免信息資源的不合理浪費，提高資源的合理配置。加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理信息化能夠不斷促進(jìn)全體醫(yī)務(wù)人員對信息的整合能力，提高醫(yī)院整體檔案管理水平。檔案管理人員應(yīng)提高自身運用計算機(jī)技術(shù)的能力，掌握連接不同信息系統(tǒng)的技能并通過檔案管理系統(tǒng)獲取信息、使用信息的技能，逐漸摒棄傳統(tǒng)管理檔案模式，將精細(xì)化管理融入其中。運用信息技術(shù)精細(xì)化管理醫(yī)院檔案必不可少的需要計算機(jī)硬件設(shè)備以及信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)，這是開展信息化管理必備的物質(zhì)條件，只有不斷完善軟硬件設(shè)施才能形成龐大的信息管理數(shù)據(jù)庫。因此，醫(yī)院上級部門應(yīng)加大對檔案管理部門的資金投入，給予其資金支持，檔案管理部門應(yīng)將所需設(shè)施種類列出詳細(xì)清單，按照審批制度上報給上級部門，在得到上級部門的許可后與醫(yī)院采購部進(jìn)行溝通，將所需的軟硬件設(shè)備配置到位。醫(yī)院建立健全信息管理數(shù)據(jù)平臺必不可少，能夠在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的運用下為醫(yī)護(hù)工作者提供完整準(zhǔn)確的信息資源，是實現(xiàn)精細(xì)化管理醫(yī)院檔案的體現(xiàn)。

3.做好精細(xì)化檔案整理和歸檔工作

做好檔案匯總和歸類工作是提高檔案管理水平的必然要求，檔案管理人員必須確保收集檔案的完整性和真實性，并按照醫(yī)院制訂的檔案整理方法按照檔案的類型進(jìn)行歸檔工作。例如，將檔案分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案、實物檔案等，在進(jìn)行歸檔工作時不僅要以專業(yè)化程度較高的工作人員為基礎(chǔ)，還要求建立起專門的文件夾，并將建立的文件夾做好分類和編號，將不同類型的檔案放置在不同區(qū)域內(nèi)保存，做到歸類清晰有序，這是將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到歸檔工作中的必然要求。通過對檔案進(jìn)行合理分類能夠減少檔案的丟失或破壞，為以后醫(yī)護(hù)人員調(diào)用檔案提高便捷性和準(zhǔn)確性，方便其查找和使用，在改進(jìn)完善中逐步提高檔案管理水平，為醫(yī)護(hù)人員開展日常工作提供扎實的基礎(chǔ)。

4.完善檔案管理制度，實行責(zé)任制

在人們對醫(yī)療服務(wù)要求日益提高的情況下，醫(yī)院綜合檔案管理人員必須積極轉(zhuǎn)變管理理念，摒棄以往落后管理模式，高度重視運用精細(xì)化管理檔案的重要性，增強(qiáng)檔案意識，通過學(xué)習(xí)創(chuàng)新檔案管理方法不斷提高自身檔案管理水平，適應(yīng)時代進(jìn)步的要求。醫(yī)院全體工作人員都應(yīng)認(rèn)識到精細(xì)化管理醫(yī)院檔案的重要性，并通過有效管理積極挖掘并發(fā)揮信息資源的使用價值，通過完善檔案管理責(zé)任制度融入精細(xì)化管理理念，將具體任務(wù)落實到各個部門，使全體工作人員都能明確自身職責(zé)，提高其管理意識及能力，使醫(yī)院檔案能夠得到科學(xué)有效的管理。在對檔案管理制度進(jìn)行更新和完善時，必須明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法，使工作人員能夠規(guī)范履行檔案管理職責(zé)，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理體系的完整性。

5.引進(jìn)專業(yè)化檔案管理工作人員

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中人才是促進(jìn)其發(fā)展的必要條件，只有選擇綜合素質(zhì)較高、專業(yè)水平過硬的工作人員才能推動醫(yī)院整體管理水平的進(jìn)一步提升。對于醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步，人才培養(yǎng)是其保障，引進(jìn)專業(yè)水平較高、具有高度責(zé)任感和職業(yè)精神的專業(yè)人才，能夠盡快掌握檔案管理的方法，充分實現(xiàn)資源的合理配置。這類工作人員能夠全面深入地掌握精細(xì)化管理的方法及對醫(yī)院發(fā)展的重要性，在進(jìn)行相關(guān)工作時能夠保持長期的精細(xì)化管理檔案意識并實現(xiàn)其高水平的檔案管理技能。在醫(yī)院加大資金投入、不斷完善軟硬件設(shè)施配置、優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的同時，檔案管理工作人員應(yīng)該具有掌握運用信息技術(shù)完成檔案記錄工作的技能，保證良好的工作質(zhì)量及效率，按照工作流程規(guī)范科學(xué)地管理醫(yī)院檔案，標(biāo)準(zhǔn)化完成工作任務(wù)。因此，醫(yī)院必須加強(qiáng)對專業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其在學(xué)習(xí)中不斷精進(jìn)自身的工作能力。另外，就目前醫(yī)患糾紛頻繁出現(xiàn)的現(xiàn)狀而言，檔案管理人員應(yīng)將醫(yī)患糾紛案件的實例與處理措施進(jìn)行整合納入檔案管理中，對醫(yī)療工作發(fā)揮重要作用。在開展檔案精細(xì)化管理工作時，相關(guān)工作人員必須結(jié)合《檔案法》，保證工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

四、結(jié)束語

經(jīng)過上述分析總結(jié)，我們能夠看到在新時代應(yīng)用精細(xì)化管理模式管理醫(yī)院檔案能夠滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展需求，使檔案管理人員的工作能力在應(yīng)用精細(xì)化管理過程中有所提升，帶動了醫(yī)院整體管理水平的提高，使醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平和質(zhì)量能夠滿足廣大人民群眾需要，進(jìn)一步緩解醫(yī)患之間的緊張關(guān)系。在當(dāng)代社會，充分利用信息技術(shù)是實現(xiàn)精細(xì)化管理的重要途徑，促進(jìn)精細(xì)化管理模式與醫(yī)院綜合檔案管理工作的進(jìn)一步融合、完善相關(guān)管理制度、落實責(zé)任制、保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，從而推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：駐馬店市中醫(yī)院）