信息化檔案管理的安全與保密研究

劉璐

摘要：檔案信息化的發展，使檔案管理工作發生了根本性的變化。隨著經濟社會和網絡信息技術的發展，信息化檔案管理安全面臨一些隱患，需要引起我們足夠的重視，采取有效的防范措施，排除所面臨的隱患，確保檔案安全。

關鍵詞：檔案保密;信息化發展;實踐探究

1信息化檔案管理的優勢

1.1搜索速度快，精準度高

信息化檔案管理以電子檔案為主要管理模式，期間只需要通過搜索引擎即可完成對檔案的精準調用和處理，因而其搜索速度極快，精準度極高。同時，在無紙化的辦公模式下，既減少了對紙張的浪費，提高環保性能，也提升了檔案的利用率，促進經濟與環保和諧發展。近些年來，我國經濟發展迅猛，對資源能源的需求量也與日俱進，在市場導向的刺激之下，各行各業產生的數據如井噴式爆發，傳統紙質保存法已經難以滿足當前發展需求，而虛擬數據庫、信息化技術的應用則完美契合了發展需求，為經濟發展帶來環保保障，促進兩者協同發展。

1.2傳輸共享更便利，失誤偏差大大縮小

信息化檔案管理在數據傳輸與共享方面擁有得天獨厚的優勢，不僅為各行各業帶來極大的便利，同時也可以節省時間，提高服務質量。特別是在遠程調取方面，檔案信息化管理能夠以網絡、通信等技術實現對資源的檢索，并利用其完成有效空間轉移。即使是不同部門、不同單位、不同省市甚至是不同國家，只要獲取調取權限，就能消除空間、時間上的約束和限制，完成遠程工作與服務。

1.3節省人力，優化資源配置

海量數據的持續增加擴大了檔案管理人員的工作量，以往很多單位為了確保檔案管理的時效性，不得不大量聘用專業人才，這樣不僅浪費人力資源，也對單位資源配置有一定的不利影響。如今，隨著信息化技術的應用和滲透，檔案信息化管理之下，單位只需要聘用有信息化能力與素養的職工來完成相關作業即可，既提高了檔案存儲和管理質量，也節省了資源，優化資源配置，為其良性發展奠定基礎。

2信息化檔案管理安全保密存在的問題

2.1缺乏領導的重視和技術的加持

由于檔案工作的領頭人對檔案的重視程度不夠，對檔案管理的相關法律法規也不夠了解，檔案意識過于淺薄，所以導致檔案管理工作人員消極怠工，而且檔案管理人員更換頻繁，在這樣的工作環境當中，很難培養出具有責任心的、優秀的檔案工作人員。在現階段，即使有優秀的信息技術人員，但是卻缺乏相關的檔案管理工作經驗，所以我國的檔案管理工作就缺乏了信息技術人員和管理人員，整體看來就呈現出了缺乏技術加持和專業技術人員的特征[2]。同時，因為我國的檔案管理信息化起步較晚，相關的信息管理軟件普遍率較低，技術不夠成熟，在一定程度上，嚴重影響了我國檔案管理信息化進程的推進。

2.2信息化檔案傳輸過程中的安全問題

在信息化的檔案管理中，計算機系統的不一致使得檔案管理也有著不一樣的管理方式。而有些檔案信息隨著時間的推移，也會增加數據的占比，構成形態也變得各式各樣，以及檔案管理工作人員在電子檔案保存時的格式不統一，加上檔案信息的來源比較廣，而檔案管理不同軟件所生成的電子檔案格式也不一定相同，從而增加了檔案的安全風險。而網絡又有開放性特點，因此在對電子檔案的管理過程中要注意計算機系統的不足和漏洞，才能有效避免網絡病毒和黑客的非法攻擊，否則會導致檔案信息管理系統遭到破壞，使信息泄漏。但是當前的信息安全技術的發展還存在著不足，不能很好地保證信息化檔案管理的安全。加上我國的一些信息化管理設備仍依賴于進口設備，安全隱患更大。

2.3檔案管理工作人員對于檔案的重要性認知不夠

檔案工作一直以來都是我黨、政府、社會、企業等的重要工作之一。所以做好檔案安全保密信息化管理的工作十分重要。它不僅是管理者的事，也是是政府、社會、國家的大事。檔案管理工作一直以來都是一項默默無聞的事情，工作者需要具備強大的包容力和忍受力，這是一份功在當代，利在千秋的偉大事業。但是卻很難在短期之內做出業績和成果，所以

大多數的檔案管理工作人員對自己的事業并不是十分熱愛，要么不想干，要么不愿意干，方設法的調離現在的崗位。

3信息化檔案管理的安全保密措施

3.1提高檔案管理工作人員的保密意識

時代賦予了檔案特殊的政治、經濟、軍事色彩，有些涉及到國家機密。如此一來就需要檔案管理人員確保機密檔案的安全，形成嚴謹，負責、保密的意識。保證檔案管理工作人員有足夠的時間和精力放在檔案保密的工作上來。同時，應該加強對檔案管理工作人員保密意識的培養和加強檔案管理訓練，保證所有的檔案管理人員都能及時全面的了解行業檔案資料安全保密的形式和手段，循序漸進的，不斷提高檔案管理工作人員的保密技術水平以及良好的保密意識。除此之外，一些單位和檔案管理機構應當實施工資與保密水平相掛鉤的獎勵機制，創建科學合理的獎懲體系。如果檔案管理人員消極怠工，出現不良行為，其工作效率低下，不達標。針對以上情況[3]，相關機構和單位就應該采取強有力的懲罰措施，做到嚴格把關，嚴格監督，嚴格要求。如果檔案管理工作人員恪盡職守，盡心盡力，并且檔案管理效果良好，應當給予一定的獎勵，無論是精神上的還是物質上的都有利于促進檔案工作的有效管理，激發檔案管理工作人員的積極性、主動性，顯著提高檔案工作的安全性和保密性。

3.2以多樣化技術手段防范，保證檔案信息的可靠性

（1）利用加密技術完成保護。加密是提升檔案信息化安全的重要舉措，也是限制職工隨意操作的有效手段。通過加密文件將信息轉換為密文，提高信息的安全性，同時由指定人員來保管密匙，做好保密工作，既能提高檔案信息化管理的安全性，還能為單位提供完整服務。（2）利用 正確文件簽署技術來提升效果。手寫簽名、證書簽名都是體現信息文件真實性、可靠性的保障，利用這兩種技術有效驗證相關文件的合法性，對杜絕他人隨意篡改文件有極大的幫助。另外，使用權限限制技術還能限制用戶訪問權限，防范無權限人士非法訪問[3]。（3）完善監控技術，發揮防火 墻作用。單位還需大力完善監控技術，將本地網絡與外界網絡隔離開來，禁止外網隨意訪問。另外，通過設置防火墻來保證信息不被入侵、盜取或篡改，增加信息管理的安全可靠性[4]。單位還需加大對信息技術資金支持投入，以先進設備、技術等來完成對信息化技術的規范和安全保障。

結束語：綜上所述，在信息化時代，檔案管理逐漸向電子化演變，并為社會經濟發展建設提供信息依據，保密工作可有效保障個體隱私，因此在檔案管理過程中，應實現一體化管理建設，并明確規范信息保密密級，借助網絡安全技術增強檔案信息保障，輔以保密監督管理制度促進實現全方位約束，以此保障檔案的信息安全保密。

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