高校維修改造項目工程檔案管理存在的問題及優化措施

徐超

摘要：高校在發展的過程中，校園設施的維修改造必不可少，其中在維修改造項目的管理過程中，檔案管理又是關鍵組成部分。完整的檔案可以清晰準確地記錄項目的進程，可以為后續的改擴建工作提供重要的依據。在此背景下，本文對先進維修改造項目檔案管理存在的問題進行剖析并提出相應的對策，旨在促進高校檔案管理工作的科學性。

關鍵詞：維修改造;檔案;信息化;制度

高校維修改造項目工程檔案的整理范圍從工程前期規劃立項到完成竣工驗收、交付使用整個過程的多種原始資料記錄、文件，具體包括項目的立項申請及批復文件、設計方案及設計圖、勘察設計資料、施工質量造價進度資料、竣工資料及招投標資料、各類合同文件[1]。由于工程檔案涉及的內容多、期限長，這給檔案整理的完善程度帶來一定的難度與挑戰。利用現代化檔案信息管理手段，對檔案進行高質量的歸檔與管理。做到紙質與電子相結合，為后續項目的檢修、新建及時提供真實有效的原始資料，進而提升高校基建管理的效率與水平。

一、維修改造項目檔案管理特點

1、復雜性

高校維修改造項目檔案管理復雜性主要體現在內部與外部兩個方面，其中外部復雜性體現在改造工程從開工到竣工，涉及到校方、設計、施工、代建、監理、審計等多方主體，且各個單位的檔案管理人員素質參差不一，給規范化整理檔案帶來難度[2]。工程項目通常周期較長，過程中會產生大量的檔案資料。內部復雜性體現在高校改造項目校內牽涉部門較多，項目的審批與流轉中也會形成諸多文字資料，也要歸入項目檔案中。

2、專業性

工程項目的管理需要較強的專業性，檔案管理同樣需要具備一定的專業性。改造工程涉及土建、裝飾、給排水、強電、弱電、暖通等各個專業，則檔案也需要分門別類進行整理。如土建檔案包含地質情況、各類檢測報告、過程檢查檢驗資料及相關驗收材料。項目從開始到結束，涉及到的全過程資料，這要求檔案管理人員具備相應的專業知識，對施工過程較為熟悉，保證檔案不出現混亂。

二、維修改造項目檔案管理現狀問題

1、思想認識不足

工程檔案的管理是工程建設的重要一部分，是工程完整性的重要體現，也是隱蔽工程是否合格、工程質量是否合格、施工實際情況的重要依據。但是實際情況中，工程建設受到多方主體尤其是業主單位的重視，卻對檔案管理忽視，也就造成了主抓施工安全、工期、造價質量幾項目標，而輕視過程資料管理。完全沒有認識到檔案管理的重要性，嚴重影響到工程建設的完整性，為以后的檔案查閱存在較大的隱患[3]。

2、制度不夠完善

許多高校現在存在對維修改造項目重視不夠，存在誤區。傳統的認為維修改造項目技術難度低、重要程度差，而對項目的檔案就更為忽視。現在許多高校存在未配備專職基建檔案管理人員狀況，多數由兼職人員整理，基建項目從前期管理到施工管理到決算資料較為復雜，這類人員往往缺乏相關專業知識，這就嚴重影響了檔案整理的質量。

3、信息化管理程度弱

工程項目檔案查閱頻率較高，需要面對各方審計監督、信息核對等內容，查閱范圍也較廣。紙質版的材料一般整理后集中分類裝訂歸進檔案室，由于材料多、年限久遠，查找起來耗時繁瑣，很難及時查詢到所需材料[4]。比如，某高校接受紀委監督，針對某幢樓的建設情況進行了解，牽涉到其中重大變更的決策程序資料，由于大樓建成年份長，經歷人員也變動，耗時很久才找到材料。

三、維修改造項目檔案管理優化對策

1、強化檔案管理重要性意識

首先，應該樹立起檔案管理重要性的意識，從頂層開始重視，各個環節加強管理，逐層逐步抓落實。學校領導應該轉變現有觀念，加大力度重視檔案管理工作，領導的重視可以在一定程度上帶動工作人員的工作積極性，進而可以為檔案管理工作的效率提高[5]。其次，應該加強對檔案管理工作的宣傳教育，可以聘請校外工程領域檔案管理人員到校進行關于工程檔案相關問題的專題講座，加強工程檔案管理人員的思想重視意識，形成從上到下都重視檔案管理工作。

2、完善科學的檔案管理制度

現在每年高校用于維修改造的項目投資數額較多，且隨著校區使用年限增長，帶來的問題越來越多。第一，維修改造項目不同于新建項目，因此各個高校要根據本校的實際情況來建立相應的工程檔案管理辦法。在制定相關制度的時候，要嚴格結合現今國家對于工程檔案規范化管理的相關要求，以做到與標準相統一[6]。第二，嚴格要求維修改造項目進度與檔案的整理工作同步。在實施過程中要及時要求各參建相關單位整理上交所需材料，避免時間久遠，資料難以搜集影響工程檔案的完整性。第三，明確相關責任人，針對維修改造項目所涉及的單位，要求其指定專人負責檔案整理工作。

3、建立信息化檔案管理模式

現在隨著信息化時代的不斷進步，信息化所帶來的便利性優勢充分體現。維修改造項目檔案管理如果實現信息化的管理，那么檢索使用的效率將會大大提高。高校可構建本校的檔案管理信息化平臺，其中針對維修改造項目的特點，建立統一的平臺，校方作為管理方，改造項目管理的幾方單位可通過專用賬號登錄平臺進行電子資料的上傳，最終形成完整的電子版檔案。這樣不僅可以提高了檔案的保存年限，還給使用帶來極大的便利性，也保證了檔案的真實性和完整性。

綜上所述，通過分析高校維修改造項目檔案管理的特點，剖析現階段針對檔案管理存在的思想認識不足，制度不夠完善，信息化落后等問題，提出具體解決的措施。以此為起點，在學校的各方努力下，不斷提高維修項目檔案管理的水平，進而為學校的基礎設施發展作有力支撐。

參考文獻：

[1]趙文偉.基建檔案管理中的常見問題及對策分析[J].城建檔案，2021（07）：93-94.

[2]李潤斌，柳貝貝.高校基建修繕項目問題與對策[J].福建建材，2021（03）：103-104.

[3]李曉秋，沈慧.高校對標《建設項目檔案管理規范》的合理性與策略分析[J].安徽工業大學學報（社會科學版），2019，36（06）：105-107.

[4]趙宇.高校基建修繕工程管理問題及解決方案探討[J].中國設備工程，2019（15）：218-219.

[5]吳秋寧.高校基建修繕工程管理存在的問題及解決方案[J].高校后勤研究，2019（01）：38-41.