職業教育改革背景下高職院校教師業務檔案管理系統風險控制思路探討

摘?要：近些年，國內職業教育改革逐步推進，高職院校有了不小的發展，師資隊伍建設取得穩步發展，相關的教師業務工作檔案也日趨多樣，這給高職院校教師業務檔案管理系統帶來了不小的壓力。可以說，在職業教育改革背景下，探尋高職院校教師業務檔案管理系統中存在的風險，并提出具體的應對策略，就成為高職院校提升教師素質所面臨的重要任務。

關鍵詞：職業教育改革;高職院校;教師業務檔案管理系統;風險控制

高職院校是我國教育體系中不可或缺的一部分，其在我國人才培養體系中扮演著至關重要的角色。高職院校教師業務檔案管理工作是院校教學、管理、人才培養等工作的重要記錄，在高職院校自身建設與發展中扮演著重要的角色。對于高職院校而言，克服教師業務檔案管理系統風險，積極做到教師業務檔案資料管理與師資隊伍建設的科學化、規范化，已經成為高職院校在新時期面臨的重要工作要求。因此，深入分析高職院校教師業務檔案管理系統風險及其應對思路，對于高職院校在師資隊伍的建設過程中起到至關重要的作用。

一、高職院校教師業務檔案管理系統風險應對的重要意義

（一）為院校教師業務提供詳細記錄依據的內在要求

檔案是企業在對內部各項工作進行信息收集、匯總、整理的基礎上形成的資料，是單位對自身各方面工作進行的以文字、數據等為主要表現形式的記錄。對于高職院校師資隊伍建設的過程中，需要對教師自身業務工作進行記錄，而對高職院校教師業務檔案管理系統風險進行識別和應對，能盡可能地實現檔案資料的完整性，幫助院校對教師業務歷程、結果進行記錄，從而直接反映高職院校師資的管理以及建設等業務的具體情況，這能為院校人才管理及發展提供真實、詳細的反映和依據，反映真實的業務記錄，為學院對師資的培養提供重要參考依據。

（二）院校開展內部監督的必然要求

教師業務檔案在院校師資建設及管理中承擔著重要作用，這就要求高職院校要加強內部監督與管理，保證自身的業務管理水平。加強高職院校教師業務檔案管理系統風險的應對，能夠讓院校教師業務檔案資料真實、全面地反映院校教師的工作情況，從而幫助院校借助檔案資料對教師各項業務工作進行檢查，全面了解教師業務進展和具體內容，根據反映的信息發現教師培養過程中所存在的不足，幫助院校更好地掌握教師個人發展方向，為院校專業建設、課程建設的發展提供助力。因此，高職院校教師業務檔案管理系統風險就成為高職院校內部監督和改進的必然要求。

（三）院校提升內部管理水平的必然趨勢

教師業務檔案管理是院校內部管理不可或缺的一部分，高職院校加強教師業務檔案管理系統風險控制，能夠幫助院校將業務檔案管理工作規范化、制度化，幫助單位更加客觀、全面、及時地記錄自身發展情況，從而針對自身需求建立適當的檔案管理體系，為自身管理水平的提升提供更多支持。與此同時，教師業務檔案管理系統的完善與風險控制能夠幫助院校更好地彌補師資建設管理中的漏洞，從而對院校師資隊伍建設及教學單位對教師管理和培養過程提供幫助。可以說，教師業務檔案管理水平的提升逐漸成為高職院校提升內部管理水平的必然趨勢。

二、職業教育改革背景下高職院校教師業務檔案管理系統風險分析

（一）技術風險

目前來看，雖然職業教育改革如火如荼，但很多高職院校管理系統并未得到相應的改進，教師業務檔案管理也是如此。一些高職院校對云計算和信息化歸檔缺乏足夠的掌握，使得教師業務檔案管理系統面臨一定的技術風險。一方面，很多高職院校教師業務檔案管理系統僅僅是一臺服務器掛接一個檔案信息管理系統，很多時候由于中心處理器、存儲設備等方面存在故障，導致院校檔案管理系統面臨一定的服務中斷的現象，數據處理系統、網絡系統、硬件設施等很難獲得先進的技術支持和運行管理，從而給數據信息的計算、存取和服務帶來了不小的阻礙;另一方面，很多高職院校并未針對教師業務檔案數據設置獨立、固定的存儲區域，現有檔案資料得不到有效的保障，有時會由于黑客、木馬等攻擊而出現檔案丟失或被竊取的情況，從而給教師業務檔案資料的有序歸檔與保管帶來一定的風險。

（二）安全保密風險

職業教育改革對高職院校的師資隊伍建設工作提出了新的要求，這就要求院校對教師業務檔案的管理逐步信息化。院校在利用信息化手段對檔案資料進行歸納、形成數字化檔案資料時，往往會涉及相對復雜的環節，而檔案管理系統中各種信息化手段的安全壁壘不像物質形式的保管條件那樣有實體的保障，因此，檔案資料數字化建設對安全保密和檔案歸檔、管理過程中的風險監控有極大的要求。在職業教育改革的背景下，高職院校在教研活動、人才培養、素質提升等方面的工作日益繁雜，需要歸檔和管理的檔案資料及相關環節也越來越多，業務檔案管理系統大容量、高密度等特點也日趨明顯，這就容易給系統帶來更多的漏洞，能夠復制、竊取檔案的機會也隨之增多，這就為全過程、全方位的安全保密管理帶來了壓力。

（三）管理風險

很多高職院校在教師業務檔案的管理細節方面存在諸多不足，使得教師業務檔案管理系統面臨一定的管理風險。在職業教育改革的背景下，網絡逐漸成為教師業務檔案的承載體，但一些院校并未針對線上教師業務檔案管理平臺進行針對性的建設和管理，現有的業務檔案歸檔與保管更多的是著眼于當下，很少結合未來院校的發展對檔案空間、檔案歸檔制度、檔案審核、檔案利用等進行針對性的規劃。一些高職院校并未結合不斷擴大的教師業務檔案規模制定針對性的電子文檔歸檔制度、檔案數據維護制度、電子檔案保管制度、檔案資料審核制度以及電子檔案利用制度等制度條例，與教師業務檔案有關的制度規劃和管理落實還存在很大的不足。很多時候院校在對教師業務檔案資料進行歸檔時缺乏明確的加工和整理，檔案歸檔、保管、利用混亂的現象并不少見，信息化的管理系統與平臺并未真正落實到院校檔案管理工作體系中。

（四）資料完整性風險

一般而言，高職院校在對教師業務檔案資料進行歸檔和管理時，往往需要經歷相對復雜的環節，包括業務檔案的整理與歸類、資料掃描、納入電子檔、檔案檢查等，這些工作往往需要不同部門緊密合作才能完成。但是，在對各類文書檔案進行錄入或數字化處理時，各類業務檔案資料往往由不同的院系或部門負責匯總上交，涉及的范圍相對較廣，不同部門、不同環節間可能存在較大差異，比如計算機掃描或設置拍照參數指標不同，或為適應新的計算機軟硬件平臺而實施數據的統一與轉移，從而導致數字化檔案信息不能得到正確的處理和保存，處理后的檔案存在被生硬地錄入或修改的風險，加之當下各類數字檔案信息本身存在轉移方便的特點，使得院校業務檔案資料面臨錄入不完整的風險。

三、職業教育改革背景下高職院校教師業務檔案管理系統風險應對策略

（一）革新教師業務檔案管理技術

隨著職業教育改革的逐步深入，各高職院校教師業務檔案資料管理系統面臨的壓力越來越大，技術方面的風險也越來越多，因此，高職院校應立足自身業務檔案管理現狀，提升檔案管理系統的可靠性和穩定性，保證系統的物理安全、網絡安全和信息存儲安全。一方面，院校應針對自身的教師業務檔案管理系統設置針對性的保護措施和災難恢復機制，定期對中心處理器、存儲系統進行檢查，并積極推進檔案資料系統與單位OA系統實現數據交換，并和同級數字檔案系統之間實現在線數據移交和查閱共享，并對業務檔案資料進行針對性的采集、顯示和監控，同時在調取檔案、檔案拆裝卷、目錄審核、頁碼重新編號、錄入系統、信息校對與處理、數據資料備份、服務器掛接等環節做好檔案圖像數據、目錄數據及元數據的比對和核查;另一方面，院校應在對教師業務檔案資料進行數據化處理的基礎上，合理規劃業務檔案資料在線上、線下的存儲空間，針對檔案管理設置相應的信息資源管理平臺與輸出、輸入機制，幫助院校自身對教師業務檔案資料進行針對性的保管、監督和檢查，為高效、統一的外部風險控制提供相應的基礎。

（二）完善信息化風險監控體系

1.構建教師業務檔案資源安全監測平臺

在職業教育改革逐步推行的背景下，各類技術和系統逐漸在高職院校內得到推廣和使用，院校的檔案管理系統往往容易受到其他軟件或系統的沖擊，導致教師業務檔案資料面臨安全保密風險。因此，高職院校應結合自身需求，及時構建相應的信息平臺來監測教師業務檔案資源的管理活動，針對教師業務檔案資料管理需求確定安全檢測平臺的規劃，構建教師業務檔案集成管理與監測系統，以此作為電子檔案接收管理系統的核心部分，使教師業務檔案目錄數據與實體檔案同步接收進系統的目錄數據，隨時動態反饋系統接收的業務檔案及數據，幫助工作人員能夠隨時監測業務檔案變動情況，并且隨時使用對院校業務檔案信息庫的存儲狀態進行審核，依照具體的保存計劃和應用要求，加強對各個環節的安全審核，從而為部門加強文書檔案安全管理提供相應的支持。

2.完善教師業務檔案資源安全評估

教師業務檔案管理系統建設是一項長期的任務，而在教師業務檔案管理系統建設過程中，各種程序、硬件、系統平臺往往會持續更新迭代，因此，高職院校應結合教師業務檔案管理系統發展趨勢，完善檔案資管安全技術評估，從而為檔案資料的安全與保密提供更多支持。高職院校應及時對教師業務檔案管理工作系統和相關程序進行更新，并及時確定針對性的安全技術體系與工作標準，以此為基礎，對教師業務檔案資料的歸檔與管理過程進行相應的對比和評估，加強對信息化教師業務檔案工作平臺、工作環節要求和安全管理技術進行相應的審核，借此來為教師業務檔案的安全管理提供重要支持。

（三）優化教師業務檔案管理模式

高職院校應積極順應職業教育改革下教師業務檔案資料規模日益擴大的趨勢，加強教師業務檔案工作系統管理模式的改進。除了要進一步完善電子文檔歸檔制度、檔案數據維護制度、電子檔案保管制度、檔案資料審核制度以及電子檔案利用制度等制度條例外，院校還應結合自身教師業務檔案工作規范化的要求，積極推進教會業務檔案匯總工作與檔案管理系統間的銜接，努力實現檔案提供和管理系統之間的協調統一，從而為高效的教師業務檔案管理提供重要基礎。院校應立足于教師業務檔案資料整理和歸檔的要求，對文書資料的書寫、整理提出相應的要求，根據歸檔和后續利用的具體要求加強文書的整理和收集，從而針對文書檔案管理建立共享機制，加強院校內檔案局域網與其他查詢終端的銜接，有效推進檔案信息共享。

（四）拓展教師業務檔案管理系統覆蓋范圍

在進行教師業務檔案管理信息化建設時，院校應立足于教師管理的實際，不斷拓展檔案資料的收集范圍，結合不同院系、不同部門、不同時期的業務開展情況，制定針對性的業務檔案資料整理范圍。職業教育改革背景下的高職院校處在擴張和建設階段，院校教師業務檔案的內容、文本結構、背景信息等都相對繁雜，如科研檔案、教學檔案、培訓培養檔案、人事關系檔案、工作要求等都應進行數字化處理，并制定針對性的掃描、歸檔流程與要求，努力提升教師業務檔案歸檔與管理的完整性。教師業務檔案管理人員也應努力保證文書資料書寫與整理的全面性和規范性，及時做好整理和登記，并對其中不合理或丟失的內容進行追查，做好整改或補充，從而形成正確的教師業務檔案分類整理規范，做好教師業務檔案資料的分類匯總和掃描入庫。

結語

隨著職業教育改革的逐步深入，高職院校各項業務及相關工作日益繁雜，教師業務檔案資料也越來越多，很多院校不可避免地面臨一定的檔案管理風險。從目前來看，越來越多的高職院校結合職業教育改革的趨勢逐步加強了業務檔案管理系統建設，但在風險管理技術、風險監控體系等方面依然存在一定的問題，在這一背景下，高職院校必須對教師業務檔案資料進行科學管理，加強教師業務檔案管理系統風險控制，這樣才能幫助院校快速提升業務檔案資料管理水平，做好檔案資料的利用與服務，為院校的師資隊伍建設和發展提供持久的支持。

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項目：寧夏工業職業學院科研項目資助

作者簡介：周東奉（1982—?），女，漢族，寧夏鹽池人，本科，講師，研究方向：高職學院計算機基礎教學與科研。