信息化時代背景下高校檔案館信息服務升級研究

邊媛

摘要：在信息化時代背景下，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”規劃的出臺，高校檔案館的功能定位與信息服務方式也將隨之改變。高校檔案館的功能定位從高校專屬向高校專屬和公共性兼容、個性需求與社會化增值相結合轉變，信息服務也由校內單一性向多元化校內外信息開發與利用的開放模式、個性需求開發與遠程服務個性化信息服務轉變，高校檔案館服務制度體系將面臨全面升級。

關鍵詞：信息化時代 高校檔案館 信息服務 升級研究

高校檔案館在高校各級行政管理部門中已經占據重要的地位，檔案管理工作也成為高校各類管理工作的重要組成部分。在以計算機和網絡技術為標志的信息化時代，隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”開局，在高校檔案館功能定位轉型的前提下，其信息服務面臨升級擴容問題。本文在闡述高校檔案館功能轉型的前提下，針對我國高校信息服務的現有狀況，提出信息化時代背景下，高校檔案館信息服務升級策略。

《高等學校檔案管理辦法》中規定了高校檔案館的各項職能，[1]可總結為行政管理、業務管理、檔案研究、檔案利用四個方面。上述功能是圍繞學校工作展開，具備自身的鮮明特點，服務于學校本體，展現出高校的專屬性。近年來，高校檔案館成為愛國愛校的教育基地，它既展現著學校的歷史沿革，又傳播著精神文化，展示出其公共屬性，在功能定位方面正在進行轉型。

（一）高校專屬與公共性兼容

高校檔案記錄著學校的辦學歷史，承載著深厚的校園文化，具備自身的鮮明特征，同時又展現出高校的專屬性。在面向社會公眾提供檔案服務時，高校檔案館會受到專屬性的制約，但其專屬性與公共性必然同時存在，呈現兼容模式。高校檔案館發展既要服務于高?！笆奈濉卑l展的需要，做好專屬定位，同時也要考慮到高校的社會化公共性屬性。宋竹在實地調研的基礎上，從專屬化、一體化和公共化等三個方面提出了高校檔案信息化服務策略。[2]專屬化即個性化定制服務，指高校檔案館針對不同的個體需求打造專屬個人的服務，優勢在于服務品質上的大幅提升，可能產生的影響是在一定程度上增加時間消耗。公共化既包含服務對象的擴大，也包含服務內容的擴展，讓高校檔案成為社會公共服務的一部分，推動服務型社會的轉型。

（二）個性需求與社會化增值相結合

對于檔案利用服務，既有共性的需求，也有個性的需求。在發掘潛在用戶群的同時，高校檔案館要提前預測出不同類型的檔案用戶可能需要的相關服務，從所掌握的數據中分析用戶的個人習慣或檔案需求方向，積極主動提出相關的檔案服務內容供用戶自主選擇。將個性需求與社會化增值有效結合，改變傳統的檔案信息服務模式，這不僅是高校檔案館，還將是未來檔案服務行業的主流模式。

高校檔案館具備多元化的特性，集展覽館功能、資料室功能、研究室功能、倉庫保管功能、文化教育功能、學生實踐基地功能于一體。高校信息公開立法進程相對滯后，法律制度供給不足，造成高校信息形式化、不規范化、封閉化、不對等化的現象較為嚴重。[3]2010年我國頒布了《高等學校信息公開辦法》，之后一系列規章制度的出臺盡量平衡了高校信息的不對等現狀。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設”專章，對檔案工作數字化的轉型起到指導作用。目前，我國高校檔案館呈現出校內信息開發與利用模式單一、校內外信息互通與利用方式滯后、遠程服務無法滿足個性化需求的現狀?？尚行?、操作性強的高校檔案信息服務策略并不多，且大多停留在表面。由此看來，兼具實用性、高效性、操作性的高校檔案信息服務模式亟須出現。

高校檔案館是高校重要信息的聚集地，金暢等[4]認為高校數字檔案館檔案信息服務是根據用戶的需求提供數字檔案信息和檔案信息服務業務的工作模式。因此，有效開發與利用高校信息，加深社會對高校的理解，激發師生對校務活動的積極性，都是高校檔案館信息服務的目標。

（一）完善校內信息開發與利用的高校專屬信息服務

1.優化校內信息資源結構。高校檔案館以突出展現本校的辦校理念為基礎，開展多種方式的檔案征集工作，同時對海量的檔案資源進行優化整合，打破上下級數據不通的壁壘，增強館藏檔案的利用率。為展現高校專屬信息，除了收集校內各部門在固定時間移交的部門檔案以外，高校檔案館還可以與招生就業部門聯合開展畢業生照片檔案收集活動，與科研及學工部門開展高水平證書、獎杯、獎牌征集活動，與宣傳部門合作開展校內重大活動視頻、音頻照片檔案收集工作，與網絡管理部門實現網絡資源共享，與人事部門實現人事數據端口對接以簡化人事檔案工作等。

2.打造特色檔案館、校史館。高校中保存著豐富的實物檔案，如光盤、獎狀、獎牌、證書、印章、牌匾、字畫、紀念品等，它們大小不一、形態各異，產生年代不同、保管條件也不相同。高校檔案館可以選取典型實物檔案，采用三維掃描技術，將實物檔案利用計算機技術制作出相應的個體電子檔案，在互聯網上開放性展示。高校檔案館還可以利用三維掃描技術、VR技術、數據挖掘技術、5G技術、虛擬三維動畫及視頻、遙感技術等多種高科技技術打造特色展覽，同時使檔案數字化保護更加多元、立體與持久。

3.全方面開展檔案編撰工作。傳統的年鑒、校史、大事記的內容大多以文字和表格展現出來，大篇幅的文字讓人讀起來疲憊又抓不到重點，更無法突出學校的個性化特點。在信息化時代背景下，高校檔案館可以改變檔案文獻的呈現方式，突破紙質檔案的形式，利用計算機技術與互聯網技術，增加彩色圖片、視頻、音頻等內容；也可在網站上設置讀者意見板塊，及時獲取大眾的反饋，督促檔案編撰的質量提升，擴大服務人群。

（二）拓展校內外信息開發與利用的開放性信息服務

1.高校數字檔案館建設。建設高校數字檔案館、校史館可以將文化遺產有序分類，對高校信息資源進行有效保護，更有利于文化的傳承與利用?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》[5]提出：加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。建設高校數字檔案館不能盲目跟風，首先必須認真梳理本校的檔案類型及數量，結合平時檔案資源利用率，合理規劃設計出高校數字檔案館的基本功能板塊，摒棄華而不實的操作模塊。我們只有以科學技術為載體，以檔案資源為基礎，以社會大眾為對象，以開放性信息服務為目標，才能創建出智能化的高校檔案館。程瑤[6]提出，隨著技術的發展和漏洞的彌補，高校檔案館的智慧體系建設將更加精細化、高效化、互聯化、智能化、人性化。

2.檔案微媒體服務管理?！皟晌⒁欢恕奔次⑿?、微博、客戶端的微媒體服務方式，是新型的、大眾接受度高且成熟的信息獲取方式。微媒體參與檔案服務，可以調動檔案用戶的參與熱情，挖掘檔案用戶的潛在需求?！皟晌⒁欢恕敝形⑿殴娞柲壳霸诟咝n案館中的使用比例較高，兼具辦理業務、發布公告、宣傳教育、咨詢互動、特色展覽等功能于一體。各高?？山Y合自身的實際情況，充分挖掘高校檔案的館藏資源、主動公開校內信息，將被動的服務模式轉變成主動的推送模式。如不定期推送在線校園檔案展、檔案法律法規、檔案小知識、檔案小視頻、檔案專業術語、檔案編研成果等，在豐富校園文化的同時充分發揮檔案的文化育人功能，促進高校檔案利用。

3.搭建高校與校友會互動平臺。高校的發展離不開校友的支持，校友畢業后從事不同的行業，如何將散落的個人力量有效凝聚在一起，鑄造推動高校發展的橋梁，也將成為高校檔案館的主要工作之一。2015年，國務院下發了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，羅志敏[7]發表觀點：世界一流大學建設需要培育“支持型校友”。在信息化時代的背景下，如何為校友設計個性化的活動、增強校友間的凝聚力、提高校友的參與度、擴大校友文化活動的覆蓋面，已不再只是校友會的工作，同時也是高校檔案館的工作內容。高校檔案館可以將不同層次、不同類別的校友群體聯系起來，不定期發布學?？蓪ν夤_的檔案信息以及即將開展的學術或文化活動，激發他們深層次的愛校情結。輔助校友會，搭建高?；悠脚_，這將是高校檔案館一項長期而又艱巨的工作。

4.組織編寫本校信息公開目錄。高校檔案館具備整合校內資源的優勢，可聯合校辦等部門組織編寫本校信息公開目錄、年度信息公開報告、年度工作匯編等。高校檔案館可以根據信息內容，制定公開的范圍與時長，剔除敏感信息、涉密信息，擴大信息種類和數量，進一步方便社會大眾獲取與學校相關的信息。

（三）實現個性需求的開發與遠程服務的個性化信息服務

檔案信息的網絡呈現方式可以兼具趣味性、互動性、美觀性、易讀性等，信息的可視化能夠從不同角度展現檔案的魅力。高校檔案館可以抓住不同個體的需求特點來進行項目的開發，以用戶的需求為業務的核心內容，開展針對性的服務。例如，高校檔案館可以上線高校檔案信息網、門戶網，開發以學生學籍檔案為主體的檔案利用系統，建立以科研信息為主體的數據庫或以校友信息為主體的數據庫，開設實物檔案、照片檔案展示模塊，針對不同的用戶群體制作不同類型的數據庫；還可以與不同部門相互配合，對接其他部門的數據端口，達到信息的共享，避免出現信息孤島。另外，各高校檔案館之間也要加強交流與合作，達到信息間的互通、互補。

在檔案利用的遠程服務方面，除了滿足個性化定制需求以外，高校檔案館還可以開展交互式檔案信息服務，及時而準確地獲取用戶建議，從而快速解答疑問和改進不足，且不定期向用戶推送檔案服務的相關信息。此外，高校檔案館還可以根據用戶注冊時的個人信息如年齡、教育程度、畢業年份等進行服務欄目的個性化推薦。

高校檔案信息服務是社會服務的重要環節。以信息化發展促使高校檔案管理部門建立多元化、立體化的服務體系，將“一站式”服務與個性化設置相結合，在彰顯高校檔案館服務特色的同時提升高校檔案館的社會服務水平，以滿足大眾的精神文化需求。

*本文系江西省高校人文社會科學研究項目“信息化時代背景下高校檔案館的定位與信息服務研究”（項目編號：TQ18114）研究成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]中華人民共和國教育部.高等學校檔案管理辦法[EB/OL].[2008- 09- 09].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/ A02/s5911/moe_621/200808/t20080820_81841.html.

[2]宋竹.基于互聯網的高校檔案館信息服務策略研究[D].哈爾濱：哈爾濱工業大學，2017.

[3]韓彬彬.高校信息公開背景下高校檔案館職能轉型研究[J].檔案學通訊，2013（4）：94-97.

[4]金暢，倪西鈞，魏扣.高校數字檔案館信息服務策略研究[J].北京檔案，2021（10）：29-30；33.

[5]中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》[EB/OL].[2021-06-08].https：//www.saac.gov.cn/ daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[6]程瑤.智慧檔案館在高校檔案工作中的應用[J].蘭臺世界，2018（9）：103-107.

[7]羅志敏.世界一流大學建設需要培育“支持型校友”.[EB/OL].[2015- 12- 01].https：//epaper.gmw.cn/gmrb/ht？ ml/2015-12/01/nw.D110000gmrb_20151201_1-14.htm.

作者單位：南昌大學人文學院