“互聯網+”視野下高速公路數字檔案收集機制研究

韓青芮

摘 要：在大數據背景下，隨著高速公路現代化建設進程的不斷推進，加快其檔案信息化建設不僅為行業轉型升級提供了規劃指導，同時在提升行業市場競爭力、提高檔案利用價值以及提高辦公質量和效率等方面也發揮了重要作用。“互聯網+檔案”新思維的樹立，是保證高速公路檔案服務社會價值最大化發揮的重要基礎。為此，本文主要系統化剖析了網絡時代高速公路數字檔案收集工作規范化開展的意義，并就檔案管理信息化建設問題及其有效性處理對策展開深入探討。

關鍵詞：高速公路;“互聯網+檔案”;數字檔案;收集機制

引言

2020年，政府工作報告中再次強調了要全面推進“互聯網+”，打造數字經濟新優勢。2020年新冠肺炎疫情，全球人流、物流、資金流受到嚴重沖擊，信息流卻出現爆發性增長。在“舊信息社會”中，人們通過分析信息創造價值;而在“新信息社會”中，人工智能會分析大量數據，并將結果通過機器人等反饋給人類，從而把以前無法實現的新價值帶入工業和社會。人工智能、大數據、物聯網等新技術、新應用、新業態方興未艾，從國家層面到各地各部門，再到各行業，危中尋機加快數字化轉型正在成為共識。我國數字經濟發展全面提速，數字經濟發展是大趨勢，作為高速公路檔案管理人員，我們認識到，要順應國內外趨勢，及早推進高速公路檔案數字化、智能化轉型[1 ]。

網絡時代下，傳統紙質檔案管理工作的展開在消耗大量人力資源的同時，也無法滿足新時期高速公路發展需求，道路交通運輸行業的服務效益也勢必大打折扣。伴隨科學技術的不斷發展以及“互聯網+”技術在各個領域中的滲透，為全面提高檔案管理質量以及管理水平，健全高速公路數字檔案信息資源收集機制的同時加快檔案信息化建設，對于推動國家可持續發展而言具有重要意義。再者，伴隨網絡化、數字化發展進程的不斷加快，為確保檔案功能價值的充分發揮以及實現資源共享，基于高速公路網絡時代依托“互聯網+”形式對管理模式進行不斷調整，在一定程度上不僅為行業發展注入新動力，同時也是促進交通運輸業良性發展的有效渠道。

1 網絡時代高速公路檔案管理信息化建設意義剖析

作為互聯網發展的新業態，“互聯網+”強調互聯網與各個傳統行業的融合。其中在高速公路檔案管理領域，相較于傳統人工檢索以及管理模式，“互聯網+檔案”是一項系統化轉變工程，自2014年被提出后，社會各界對檔案信息化建設工作的關注度在逐年提高，與傳統依靠手工檢索的模式相比，它主要依托于信息技術，通過充分發揮技術優勢在不斷提高檔案管理工作質量的同時，在其它方面也表現出突出優勢，即：

1.1 有利于提高企業辦公質量和效率

在以往檔案管理中，面對企業產生的大量信息資料，人工作業管理手段的實施在增加工作量的同時，也極易導致資料漏寫、漏抄等問題的發生，再加之紙質檔案服務形式的單一化（收集、整理、鑒定）和收集過程的繁瑣化，檔案準確性和時效性勢必大打折扣。伴隨社會網絡化、數字化的快速化發展，借助信息化管理平臺進行檔案管理，在一定程度上不僅有效簡化了管理工作流程、降低了管理工作量，更在規避“三力”大量消耗的前提下提高了信息查閱的便捷性，為真正資源共享目標的實現創造了良好條件。

1.2 有利于提高檔案的再利用價值

檔案作為重要的原始數據資料，由于傳統信息資料大多是紙質媒介，在查閱時部分文件需要靠郵政系統進行傳遞，不僅傳遞時間較長且增加了檔案丟失概率，在影響信息利用價值的同時也不利于行業的轉型和升級。在網絡時代，企業可通過傳輸電子文檔進行信息傳遞，在降低管理成本以及規避資源浪費的同時，給予使用者舒心的服務體驗，具體而言就是信息需求用戶可登錄信息數據庫下載所需文件，傳統信息傳遞時間和空間限制被打破，文件傳遞信息安全性、時效性也大幅提升[2-3 ]。

1.3 有利于保證信息保存的安全性和完整性

相比傳統紙質資料，“互聯網+”視野下高速公路數字檔案收集機制的創建顯著優勢在于儲存時間的久遠性。在很大程度上，紙質載體保存時間取決于纖維素性質和保存的外部環境，在某些惡劣環境下，紙質資料信息破損和丟失問題十分普遍化。反觀電子文檔不僅有效提高了查閱便捷性，同時檔案受外界因素的影響程度較低，具有很強的穩定性，網絡時代高速公路檔案管理工作人員通過及時進行檔案歸檔，計算機儲存、備份，極大地提高了信息儲備的安全性和完整度。

2 網絡時代高速公路數字檔案管理現狀剖析

2.1 檔案信息化管理中技術性人員缺失

檔案由于涉及聲像視頻資料格式轉化和數字化信息轉化，在管理時需要專業技術人員進行操作。目前來講在網絡時代高速公路數字檔案管理中，從事檔案管理的人員雖然具備檔案管理的專業素養和經驗，可由于專業能力的欠缺，在影響整體管理質量和效率的同時也阻礙了交通運輸行業的成功轉型和升級。在網絡時代，高速公路檔案管理工作的實施往往需要專業技術人員借助軟硬件平臺，在確保信息采集、保持、量化和編碼作業有效落實的同時對其進行數字化處理。再者，在管理工作從“案卷級、單途徑、對檔案外部特征管理”到“文件級、體系管理、內外部特征合并管理”轉變的時代，對高速公路檔案管理工作人員的專業能力也提出了新要求，工作者信息技術操作熟練度不足、技術應用技能偏弱等問題的普遍存在，不僅增加了管理工作難度，檔案完整性也由此受到了一定影響。

2.2 原始數據資料損失現象較為嚴重

原始數據作為行業轉型和升級的指導依據，數據完整度以及信息利用率的高低，是影響行業可持續發展目標能否達成的重要因素。在網絡時代背景下，由于技術手段更迭速度較快，信息資料丟失問題較為嚴重。除此之外，在大數據時代，企業管理中“檔案數據”生成量以及生成速率在不斷增加，為取得預期的管理成效，需要借助各種先進的現代化管理設備開展管理工作，可高速公路在數字檔案管理時，由于管理人員自身管理意識的局限性，管理重心始終集中于企業“經濟管理”，未能從根本上提高對“檔案管理”的重視度，并錯誤地認為檔案管理工作只保存相關資料，因此未引進先進的設備和投入大量的管理資金，導致管理工作的開展仍采取傳統化管理手段，檔案信息泄露、遺失現象較為嚴重。再者，雖然目前有的企業建立了完善的檔案管理平臺，可由于“重建設輕使用”理念的存在，檔案信息化管理工作形式化問題仍較為嚴重，資料信息利用率也始終處于低迷化狀態，信息建設效能也由此受到了一定影響。

2.3 檔案管理體制的不健全以及工作模式滯后性

在高速公路“數字檔案管理”中，管理體制是管理工作者管理工作開展的依據，其完善度對于管理工作質量和效率的影響力是十分巨大的。相比其它管理工作，繁瑣性和復雜性是檔案管理工作的顯著特點，加之目前在管理體制建設過程中，高速公路管理部門間缺乏有效溝通交流，導致管理制度和體制在制定時存在一定局限性和滯后性，管理工作形式化十分嚴重的同時，資源流失和浪費現象也未能得到有效處理。在如今經濟飛速發展以及管理環境不斷變化的信息化產業時代背景下，滯后性管理手段的實施不僅嚴重影響和制約了管理工作的規范化開展，也導致檔案管理職能難以充分發揮，最終對行業發展造成了十分不利的影響[4-5 ]。

3 網絡時代高速公路數字檔案管理問題的優化處理對策

3.1 強化檔案信息管理人員的“互聯網+檔案”新思維

檔案管理工作人員作為檔案信息管理工作的實操者，自身檔案信息化管理意識的強弱，對于高速公路數字檔案管理整體工作成效的影響是十分巨大的?！皵底謾n案管理”是企業管理體系中的重要一環，在網絡時代，為確保高質量管理目標的實現，企業需首先提高管理人員的選拔標準，確保聘用者職業素養、專業能力和計算機操作水平均滿足管理工作的標準化要求，并通過加強與高校的合作交流來引入與之相關的專業人員，由此在保證管理團隊專業性的同時為后期各項管理工作的高效化開展創造良好條件。現階段為不斷增強管理人員的使命感、責任感，企業還要建立健全完善的培訓機制、考核制度，通過對管理者的再培訓、再教育，以便于在強化檔案管理者“互聯網+檔案”新思維的基礎上，打破固有檔案信息管理模式，以此為后期各項工作的高效化實施提供保障。

3.2 不斷提高檔案信息化管理技術水平

在高速公路網絡時代下企業在數字檔案管理中，信息化水平的高低是影響管理工作成效的重要因素之一。為改善當前整體管理現狀，不斷提高檔案信息化管理技術水平現已迫在眉睫。檔案信息化建設工作開展過程中，為全面提高數字化技術水平以及保證信息化建設目標的達成，首先，企業需對管理技術進行不斷更新，打造集計算機（軟硬件）技術、Internet技術、計算機電話集成技術（CTI）、客戶關系管理（CRM）技術、交換機（PBX）通信技術等多方面技術的成熟、統一、高效的服務工作平臺，在保證儲存格式和設備（計算機、路由器、掃描儀等）先進度的前提下，確保各項工作的高效化實施。其次，為便于管理以及提升企業與用戶之間的銜接性，在當前的網絡時代下，企業還需要在檔案信息化建設中引入大量資源、資金和人才，以便于在保證系統軟件開發和完善工作規范化實施的同時建立起一個龐大的數據庫，選用先進、成熟、可靠的前端設備，引入先進安保技術，搭建可升級、可擴展、可兼容的系統，構建數字化、網絡化和智能化電子檔案管理平臺。在建設中以現實需求為導向，以有效應用為核心，以技術建設與工作機制的同步協調為保障，根據業務需要，基于系統存儲及獲取數據，進行電子檔案保存、生成，數據統計，檔案分類，檔案排序，形成各類統計報表。或根據工作需要，填報各類電子檔案業務信息，系統自動將保存內容形成表格，能夠打印存檔。數據統計分析系統是基于基礎數據，綜合系統功能，實現系統數據分析、業務報表分析、路網運行分析、車輛行駛異常情況分析、數據可視化圖表展示。通過電子檔案數據需求分析，開展整體的數據資源規劃和建設。支持即時信息交互能力，包括全系統廣播、點對點、點對多點交互。實現電子檔案數據資源的集中管理、實時更新與交換共享。同時，依托數據資源管理體系實現數據資源的統籌管理，數據庫才有集群方式，確保電子檔案數據的可靠性性、安全性、應用性。由此，在保證檔案中心目錄數據化的前提下全面提升數字化檔案管理媒介的交互性。

3.3 建立健全完善的檔案管理規章制度

在檔案信息化管理中，管理目標達成的重要前提是管理規章制度的標準化和規范化。企業檔案信息化管理從形成到歸檔中間的環節構成較為復雜，因此在檔案信息管理制度完善過程中，除了要秉承“合理化、科學性以及契合性”等原則外，同時還要保證制度的可操作性、便捷性和指導性，由此在對各項管理工作進行有效約束的同時推動檔案的標準化、信息化。在構建檔案管理服務體系時，“數字檔案管理”體系的規范化構建是預期管理高質量目標實現的重要保證。但由于近年來，很多企業在發展和管理過程中，工作重心始終集中于“提高企業經濟效益”，未能從根本上提高對“數字檔案管理”工作的重視度，各管理人員缺乏對“檔案管理和統計”工作的正確認知，管理盲目性和隨意性較為嚴重，加之管理模式的一成不變，致使很多管理工作始終未能落實到位。因此，為保證體系應用效益的最大化發揮，企業需做好如下工作——安排專門檔案管理員來收集和分類各類材料，將整理后的資料及時上傳到檔案室的共享平臺中;制定相關制度來規定檔案管理部門、使用部門與形成部門的權責，保證彼此之間的相互監督和管理;建立完善的電子檔案管理標準化制度，保證管理工作順利實施;完善企業考核指標，做到責任到人。

再者，在以往信息管理中，檔案信息來源不清晰及統一標準化格式的缺失，是影響信息化管理工作質量的重要因素。為避免出現“信息孤島”，在檔案信息化管理時管理工作人員需根據信息來源對其進行系統化分類，之后通過建立健全完善的統一化標準管理體系來將信息數據化，設置層級權限并通過采取“雙套制保存”的方式，結合當前網絡時代行業轉型升級發展要求，對檔案管理形式進行不斷調整，借由“上網信息加密儲存”來全面提高信息的安全性，制定嚴密的安全管理機制，確保信息安全、系統安全、數據庫安全和設備安全。系統的數據錄入、數據傳輸和數據保存各個階段都可制定相應的數據安全措施。

4 結語

概而言之，在網絡時代，“互聯網+檔案”在全面提升行業的市場核心競爭力和發展力的同時，也確保了行業的成功轉型和升級。檔案是企業的原始數據資料，檔案管理工作的高效化開展對于促進行業自身長遠發展而言具有重要意義?，F階段為改善當前數字檔案管理現狀，加強對檔案管理人員的培訓力度、不斷提高檔案信息化管理技術水平以及建立健全完善的檔案管理規章制度，已迫在眉睫。電子檔案不斷升級將會造就一個新興電子檔案信息產業，并帶動傳統產業以及電子信息、通信、計算機等高新技術產業的蓬勃發展，由此提升高新技術產業在結構中所占比例，改善傳統檔案管理手段的結構布局，促使新型檔案管理結構向高科技、低能耗、重環保的技術密集型轉變，為以新型檔案管理手段實現可持續發展提供一個契機。

參考文獻：

[1]周麗霞，劉元霞，陳金國.檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策[J].黑龍江交通科技，2015，12（01）：122—123.

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（作者單位：吉林省交通運輸綜合行政執法局）

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