電子檔案管理的技術更新與制度建設

祝敏

摘 要：電子檔案真實客觀地記錄了單位的業務活動，也是單位業務工作的重要依據。新時代，應推進電子檔案管理技術更新與制度建設，進一步提升電子檔案管理水平，深入挖掘電子檔案信息資源，更好地為單位業務工作及未來發展服務。

關鍵詞：電子檔案;技術更新;制度建設;策略;內容

電子檔案是單位在發展和履職過程中通過計算機設備形成的各種數字格式的信息記錄，是業務流程和單位活動的重要憑證，也是單位業務活動開展的重要工具。相較于紙質檔案，電子檔案具有易篡改性、隱蔽性等諸多特征，導致其在管理過程中容易被刪改，有必要給予電子檔案管理足夠的重視，充分認識到電子檔案信息安全的重要性，推進技術更新，結合網絡環境制定有針對性的制度機制，引進先進的信息技術，進一步提升電子檔案管理質量[1 ]。

1 電子檔案管理中技術更新及制度建設的必要性

1.1 適應電子檔案特點的需要

一是電子檔案具有數字化特征。電子檔案需要以計算機作為條件，因此電子檔案以數字化形式存在，電子檔案可以在不同計算機媒介流通，電子檔案信息內容與載體是不能相分離的，這就要求在電子檔案管理過程中主動引進現代信息技術，對計算機系統進行更新，切實保護電子檔案信息安全，合理利用電子檔案。二是電子檔案對計算機具有依賴性。電子檔案從生成到最終銷毀都依賴于計算機環境，對于計算機環境的依賴既體現在對軟硬件層面的依賴，也體現在對現代信息技術的依賴，而現代信息技術正在不斷更新。三是電子檔案具有資源共享、存儲量大、使用便捷等特性。電子計算機系統具有運算和傳輸速度快等特征，相應地在計算機環境下對電子檔案進行管理可以實現電子檔案的共享開發，遠遠超過物理距離，實現檔案信息資源的共享。同時，計算機通過安裝高密度的存儲設備，可以容納海量的電子檔案信息，有效地節省存儲空間。

1.2 解決電子檔案管理安全問題的需要

電子檔案管理既需要對其信息資源進行開發和利用，進而為各項工作開展提供信息保障，同時也要確保電子檔案信息的安全。因此，在電子檔案管理過程中應將安全問題放在重要位置。而電子檔案安全管理必須與時俱進，既要對管理思路、管理理念進行更新，也要對安全技術進行更新，唯有如此，才能夠確保電子檔案信息的安全。隨著網絡信息技術的不斷發展，無論是病毒還是黑客技術也在快速發展變化，電子檔案管理系統一旦被新技術、新病毒所侵襲，勢必會影響電子檔案信息的安全。對于網絡空間的電子檔案安全管理，除了要保證電子檔案管理系統安全運行的同時，還要引進先進的信息安全防護技術，有效地抵御外部病毒和黑客侵襲，并定期對網絡環境進行檢測，對于出現的安全漏洞和隱患及時補救。同時，電子檔案保存也要考慮到磁場等物理環境因素，減少外部環境對存儲介質產生的不利影響。當前電子檔案存儲管理已經進入了云存儲時代，云存儲通過授權加密身份驗證、專用備份和端口數據加密等技術，可以提升電子檔案在網絡環境的安全保障水平。未來在電子檔案管理過程中也要主動地引進更為先進的信息技術，制定更為先進的網絡環境電子檔案保護措施和管理制度[2 ]。

1.3 解決電子檔案利用問題的需要

要想充分利用和開發電子檔案信息資源，就必須引入更為先進的大數據、云計算、人工智能等新技術、新方法。傳統檔案管理方式比較落后，一些管理人員掌握的現代技術較少，在電子檔案管理過程中難以進行深層次的檔案信息資源開發，也難以為日常業務工作開展和事業發展提供更多更有用的電子信息資源。而隨著現代信息技術的不斷發展，為電子檔案管理提供了更為多元化的技術手段，也為電子檔案信息資源開發利用提供了系統的技術保障。電子檔案信息資源具有數字化、易更改、依賴于系統設備等特點，因此就必須持續地給予電子檔案管理技術支持，相應地對電子檔案信息技術更新就顯得尤為重要。應采用大數據、云計算、人工智能等技術對電子檔案信息進行有效整合，并結合課題研究和業務工作開展對大數據信息進行提煉，形成系統的、更有價值的電子檔案信息，提升電子檔案管理價值。同時，云儲存也為電子檔案存儲提供了新的路徑。人工智能技術使電子檔案管理變得更為智能化。未來在電子檔案管理和開發過程中應采用越來越多的新技術，不斷提升電子檔案管理的智能化、現代化、信息化水平，促進電子檔案信息資源的開發利用。

電子檔案管理中技術更新的大力推進，必將使電子檔案管理的組織領導、管理體制、運行方式、運轉流程、質量標準等發生較大變化，原有的管理制度將不適應這種創新和變革的新情況、新要求，進一步推進電子檔案管理制度建設勢所必然。

2 電子檔案管理的技術更新策略

電子檔案管理的技術更新是一項持續性工作，特別是現代信息技術層出不窮，更為先進的技術必將改變電子檔案管理制度模式和機制，必將會對電子檔案利用和開發產生深刻變革。未來電子檔案如何管理，如何開發，人們很難預測，只有跟上技術的腳步，通過技術賦能電子檔案管理，實現信息技術與電子檔案管理的更好協同融合，才能促進電子檔案管理可持續發展。

2.1 加快構建電子檔案信息數據庫

能夠建設利用電子檔案信息數據庫是網絡信息技術發展的結果，通過構建系統的電子檔案信息數據庫，可以對電子檔案信息資源進行科學合理管理，并為后續的電子檔案信息利用和開發提供便利條件。電子檔案信息數據庫建設是一項系統而艱巨的工程，需要不斷的資金投入和技術引進，才能實現電子檔案信息技術由少量走向多元，由無序走向有序。電子檔案信息數據庫建設需要以電子檔案信息完整性、準確性、真實性作為前提，只有電子檔案信息真實可靠，才能將其納入數據庫，并按一定的技術標準實現對電子檔案信息的有效整合。在利用和開發過程中應充分發揮不同領域、不同部門電子檔案數據庫的優勢，主動樹立為用戶和業務工作服務的導向，對特色電子檔案數據庫進行開發和利用，通過深層次的資源挖掘，讓電子檔案信息真正地發揮其應有作用[3 ]。

2.2 加大對電子檔案生成、流通、使用、管理全流程安全信息技術的開發

現代信息技術與電子檔案管理的融合讓電子檔案管理變得更為便捷，但相應地帶來了一系列的安全問題，這些安全問題貫穿電子檔案管理的整個生命周期。因此，為了切實保障電子檔案信息安全，在電子檔案管理過程中應引進更為先進的安全信息技術，為電子檔案管理保駕護航。一方面，應加強對電子檔案業務系統安全技術的引進，設置防火墻，定期對電子檔案業務系統進行補丁修復和網絡維護，設置合理的訪問與管理權限，確保電子檔案信息安全。此外，還應持續地給予電子檔案業務系統建設以資金投入，確保電子檔案業務系統的軟硬件設備能夠及時地得到更新、維護和修繕，確保電子檔案業務系統的軟件設備不落伍、不落后，能夠適應現代信息技術發展的新要求。同時通過先進的身份識別、訪問控制等技術的運用，進一步提升電子檔案系統抵抗外部入侵的級別和能力。另一方面，應制定科學合理的電子檔案管理制度和技術標準。隨著信息技術的發展，電子檔案管理也出現了很多新情況、新問題，如果沒有統一的制度和技術標準，很容易因為系統或端口的不兼容造成電子檔案信息失真或丟失問題。因此，制定有約束力的電子檔案管理制度和技術標準，有利于實現電子檔案格式內容的統一，方便存儲、管理、后期利用和開發。

2.3 將區塊鏈技術融入到電子檔案管理全過程

區塊鏈技術憑借其去中心化、加密算法、時間戳等特征，能夠為電子檔案全過程管理提供可靠的技術支持，有效地防范電子檔案在管理和傳輸過程中被人偽造或篡改。應通過數字簽名技術與電子檔案管理的有機結合，確保電子檔案來源的真實可靠，通過哈希算法保障數據的完整性。還應將時間戳技術與電子檔案管理相結合，進而讓所有電子檔案形成環環相扣的數據集合。對于任何改動電子檔案數據的，都應有相應的時間記錄，任何數據篡改都會引起整體哈希值的變化。由于區塊鏈技術有去中心化的特點，能確保電子檔案在存儲過程中的一致性，同時也能夠對電子檔案形成、存儲、管理的整個過程進行全程追蹤溯源。智能合約技術在電子檔案管理領域的運用，能確保區塊鏈系統中合約執行過程的每一個步驟和最終結果都會被記錄，且執行過程和結果都會有簽名作為保證，從而確保電子檔案管理信息真實可靠[4 ]。

3 推進電子檔案管理制度建設的主要內容

電子檔案管理既要主動引進現代信息技術，提升電子檔案管理效率，同時也要結合電子檔案管理實際，完善相關制度機制，為電子檔案管理工作開展提供制度保障。為此，應嚴格按照國家相關部門出臺的有關法規及業務規定，結合各單位實際，制定電子檔案管理制度機制，明確電子檔案管理主體和具體責任，確保電子檔案管理工作有章可循，進一步提升電子檔案管理的規范化和標準化水平。

3.1 制定和完善電子檔案收集制度

電子檔案收集是電子檔案管理的基礎和前提。為此，有必要制定電子檔案收集制度，為相關工作開展提供扎實的制度依據。一方面，應明確電子檔案收集主體、收集范圍、具體責任人，確保電子檔案收集有具體專人負責，明確劃分何種電子檔案應該收集管理，何種電子檔案應及時上報。另一方面，通過電子檔案收集制度落實，可以提升電子檔案管理人員的主動服務意識，結合電子檔案管理的具體需求，對電子檔案的內容進行梳理，對相關格式進行優化，確保所形成的電子檔案符合管理制度相關要求，防止后續返工，浪費資源和精力。

3.2 制定和完善電子檔案移交歸檔制度

電子檔案收集完畢之后需要與電子檔案管理部門進行移交，這是電子檔案從生成部門過渡到管理部門的重要環節。通過完善電子檔案移交歸檔制度，可以明確電子檔案移交時間、移交頻率、移交范圍、移交與接收主體等;確定電子檔案歸檔方式、歸檔要求、歸檔程序等。電子檔案生成部門要與電子文件管理部門密切配合，合理商定移交時間、移交內容。應在移交基礎上由電子檔案管理部門對于移交檔案進行分類標注，按照電子檔案不同屬性進行編排，存儲到不同的電子檔案數據庫之中，為后續電子檔案開發利用提供扎實的電子檔案信息基礎[5 ]。

3.3 制定和完善電子檔案日常管理制度

電子檔案日常管理工作是電子檔案管理的重中之重。因此，應結合電子檔案日常管理工作的具體需求，對原有的制度機制進行認真梳理，對于管理制度存在的不足和缺陷及時地進行調整和完善，進一步提升電子檔案日常管理制度的科學性、系統性，更好地服務于電子檔案日常管理工作的開展。還應主動地適應時代發展需求，充分認識到大數據、云計算、人工智能技術對電子檔案日常管理產生的影響，并將現代信息技術與電子檔案日常管理所產生的問題作為制定管理制度的重要依據和重點考試的內容，進一步提升電子檔案日常管理制度的針對性。

3.4 制定和完善電子檔案開發和共享制度

要想真正實現電子檔案的價值，就需要對電子檔案所蘊含的信息進行系統深入的開發，有條件的單位還應從中心工作需求和大局出發，實現電子檔案信息資源的共享，進一步提升電子檔案信息的使用價值。為此，應完善電子檔案開發制度，明確不同屬性、不同類別電子檔案開發的具體流程、開發主體、開發信息適用范圍等，為電子檔案開發利用工作提供系統的制度保障。還應完善電子檔案信息共享制度。當前電子檔案信息共享已經成為電子檔案開發和利用的重要方向。為此，應結合電子檔案共享的相關問題，完善相關制度依據。通過制度完善，進一步明晰電子檔案信息共享主體、共享范圍、共享流程、共享過程中的電子信息安全措施和共享后的主體責任等。通過完善相應制度機制，既確保電子檔案信息資源得到合理開發和利用，也確保電子檔案信息安全[6 ]。

當前，隨著網絡信息技術的不斷發展，電子檔案管理也應該積極主動地運用現代信息技術，進一步提升電子檔案管理水平和能力。同時應制定和完善與電子檔案信息化管理相適應的制度機制，為電子檔案管理信息技術引進以及技術更新提供完善的制度保障，推進現代信息技術與電子檔案管理的有機結合，進一步提升電子檔案信息的安全性，為后續利用開發創造更為有利的條件。

參考文獻：

[1]錢毅.新技術環境下電子檔案管理縱深發展關鍵問題分析[J].檔案學通訊，2020（2）：4—9.

[2]周文泓，馬曉玥，王錦文，等.電子檔案全數字管理的實現框架研究[J].中國檔案，2020（3）：1.

[3]畢建新，李東，劉開強.在線政務服務視角的電子檔案管理對策研究——基于《國務院關于在線政務服務的若干規定》的分析[J].檔案學研究，2020（02）：114—118.

[4]李春艷，喬超.區塊鏈技術在大型企業集團電子檔案管理中的應用——以中國石化為例[J].檔案學通訊，2020（1）：8.

[5]林琳.政務電子檔案歸檔管理問題與對策研究[J].山西檔案，2020（3）：6.

[6]黃艷.未歸集到電子病歷系統中的紙質病案的管理[J].中國病案，2021（2）：3.

（作者單位：江蘇省南京旭洲電子科技有限公司）

3126501908256