淺析企業采購合同管理存在的問題與對策

張雋

摘要：隨著社會經濟的迅猛發展，企業采購合同的管理在企業的經營管理中越來越重要，若企業擁有完善的采購合同管理制度，并高效地組織實施，可以為企業帶來市場競爭的優勢。

關鍵詞：企業采購合同;合同管理;采購合同管理存在的問題

一、采購合同管理概念

采購合同是采供雙方在進行正式交易前為保證雙方的利益，對采供雙方均有法律約束力的正式協議。合同管理是指對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、資料保管、監督檢查等全過程的管理。

二、物資需求計劃、采購計劃的管理

在簽訂采購合同前，物資的使用單位根據物資需求提報物資采購計劃，物資計劃管理是對物資需求信息的調研、搜集，并對需求計劃進行審核、匯總，編制、下達物資采購計劃及計劃執行情況的全過程進行管理。維護物資計劃的及時性、準確性、計劃的預見性、嚴肅性是至關重要的。

（一）物資需求計劃分類

按照使用單位報送需求計劃的周期劃分為年度物資需求計劃、月度物資需求計劃、追加物資需求計劃。

1. 年度物資需求計劃，是以會計年度為周期，依據使用單位年度生產經營情況，編制的物資耗用計劃。相關業務部門根據使用單位提報的年度需求計劃和上一年度物資消耗規律，編制下一年度需求計劃。

2. 月度物資需求計劃，是指在年度需求計劃內，依據月份實際需求，編制的月份分解計劃。

3. 追加物資需求計劃，是年度、月度需求計劃以外，根據生產的需要、生產情況的突變而臨時提出的物資需求計劃。

（二）物資需求計劃內容

1. 主要內容包括：物資編碼、物資名稱、規格型號、材質、圖號、計量單位、數量、計劃價格、用途或使用地點、資金渠道、交貨時間、主機廠（品牌）和主機型號，物資屬性、非標設備、配件或有特殊要求的附詳細的技術要求等。

2. 物資需求計劃要求及時、準確、完整。

（三）物資需求計劃接收

業務部接收使用單位提報的物資需求計劃，有技術要求的物資，使用單位在提報計劃的同時與相應技術要求一同上報，避免因無技術要求影響采購流程的進度。需要相關資質的物資（MA、Ex、LA等），計劃提報前，要求提報單位認真核對計劃的準確性，確保型號準確，在相關網站可以查詢。

（四）物資需求計劃審核

業務員要對使用單位提報的物資需求計劃進行審核。

1. 物資需求計劃須經使用單位物資管理部門的審核確認，并加蓋單位公章。

2. 物資需求計劃須要素齊全，內容準確，采購周期合理，資金渠道明確，如生產費用、內部投資、安全費用等。

3. 使用單位填報物資需求計劃時，如果因生產需要，需要指定采購渠道，須出據書面申請，說明指定采購渠道的原因。

4. 使用單位編制的物資需求計劃，要綜合考慮物資采購周期，包含采購計劃核實和審批時間、采購決策和合同簽訂時間、供應商生產加工和運輸時間等，確保需求物資能夠滿足供應需求。

如購買汽車，雖然汽車的生產周期很長，但是汽車銷售一般都是4S店銷售成品汽車，所以要求的采購時間就很短，只考慮采購計劃審批時間、采購決策和合同簽訂時間就行;購買軸承，雖然軸承的生產周期也很長，但是軸承是標準件，購買時可根據所需型號或批量確定不同的需求時間;而有一些配件，是某種設備獨有，且該設備就是為某個公司單獨設計的，生產企業需要按訂單安排生產，就要根據采購批量，加工生產周期、運輸時間合理提出需求時間。

5. 具有國家標準或行業標準的物資，可直接提供配件所對應的國家標準編號，無需提報技術要求。若因生產需要，使用單位提報非標設備、配件及有特殊要求的物資需求計劃，須提供詳細的技術要求，還需經公司技術主管部門認定確實無法提供圖紙或技術要求的，按定向議標組織采購。

6. 需要相關資質的物資（MA、Ex、LA等），業務員接到計劃后要審核物資型號是否準確，在相關網站是否可以查詢。如不合格要及時原渠道退回，并與使用單位溝通，修改、核實后盡快上報。

（五）物資需求計劃變更或取消

原則上物資需求計劃一經提報不得更改。如果因信息提報錯誤、生產變更等情況的，需變更或取消物資需求計劃，使用單位應及時提出變更、取消物資需求計劃申請，并說明原因。

需求計劃發生變更或取消時，已訂貨的，與供應商協商停止生產和發貨;已到貨的，在公司內部予以調劑或與供應商協商退貨;無法調劑經協商又不能退貨的，只能與使用單位協商由使用單位按原始需求計劃支領結算。

（六）物資需求計劃的整理、匯總

業務部門按照業務分工，對各級使用單位報送的物資需求計劃進行整理、匯總，作為編制物資采購計劃的基礎。業務部門對接收的需求計劃進行整理、審核、匯總，平衡利庫等，并按公司招標管理辦法的要求，確定物資采購方式。

三、采購合同的簽訂

簽訂合同的業務流程包括：對合同對方當事人的調查、合同文本擬定、合同審核、合同的簽訂、合同登記編號、合同履行登記、備案、公證等有關手續。

（一）簽訂采購合同前的調查

簽訂采購合同前要對合同對方當事人進行調查，合同主管部門也應對合同對方進行持續全面地盡職調查，搜集相關合同材料，確保其具有合同主體資格和合法資質。

1. 查驗對方的營業執照并留存復印件，并注意查詢企業的年報及公示信息。

2. 相關許可資質證件（例如MA、Ex、LA證等）。

3. 法人授權代表的授權委托書，證明其代理事項、權限和期限。

4. 資信情況，對方的資產規模、財務狀況及銀行信用、企業信用、生產經營范圍、生產規模、履行合同能力等。

通過加強了解、審核可以保證所簽合同能正常履行。

（二）合同文本

1. 合同文本要做到內容合法、主要條款完備、權利義務明確、雙方責任分明、語言文字規范。

2. 采購合同內容包括單位名稱、簽訂時間、簽訂地點、標的物名稱、數量（包括數量、單位、計量方式）、質量條款（包括技術規范、質量標準、規格型號、品牌等）、價格、運輸、付款方式、交貨地點、檢驗標準、保險、違約責任、解決爭議方法、法人授權代表簽字、蓋章、合同份數、生效日期等。

（三）合同審核

對于技術條件復雜，合同條款風險較高，金額特別巨大的合同文本，合同管理部門組織公司主管領導、計劃業務部門、采購部、財務部等部門專業人員共同審此類合同。

合同內容的審核要求內容合法、條款齊全、表述準確、形式完備。

1. 內容合法。指合同的訂立內容不得違反國家法律和集團公司的規章制度，不得利用合同損害國家的利益、社會的公共利益和企業利益。合同的簽訂、履行、變更、解除等行為合法有效。不能簽訂無效的采購合同（采購合同違反法律規定，國家不承認其法律效力的合同）和可撤銷的采購合同（重大誤解、顯失公平、欺詐、脅迫的采購合同）。

2. 條款齊全。指合同文本應符合合同法規定的條款，經雙方協商一致，其它條款填寫清楚、齊全。

3. 合同對方委托代理人的審核。合同對方委托代理人必須經過法定代表人或負責人的授權，授權委托應包括委托事項、權限、期限，并由委托代理人簽字（預留簽字樣）。法定代表人授權的代理人需審核委托或授權的原件，并留存復印件及其他相關資料的復印件。杜絕效力待定的采購合同（無代理權人以他人名義或限制行為能力的人簽訂的采購合同）。簽訂招標采購合同時，委托代理人應與供應商投標時一致，不能更換委托代理人。

4. 合同簽訂采用合同各方均簽字并蓋章的方式。合同簽字蓋章后交由相關的合同管理人員負責編號，蓋章。

四、采購合同的履行、變更、解除

（一）合同履行的基本要求

1. 合同生效后，應全面適當履行。

2. 合同堅持書面履行的原則，禁止口頭履行合同的行為。合同履行期間，雙方當事人協商一致的有關修改合同的文書、傳真、往來憑證、電子郵件等一律采用書面形式。

3. 履行期限較長的合同，承辦部門要對合同對方當事人的履行情況進行動態跟蹤，采取有效措施解決合同履約過程中出現的非正常履約情況，控制和降低合同風險。

4. 合同承辦部門應建立合同履行情況臺賬，對合同履行情況進行記錄。按月或者按季度，對歷史合同履行情況、未履行情況、未履行合同的分布年份和原因及風險較高的合同進行統計分析，并上報相關管理部門和公司主要領導。對歷年未完全履行的合同，結轉到下一年度合同，繼續執行，并在月末分析時一并分析。

（二）采購合同的管理

采購合同的管理還包括業務員要按合同約定的交貨時間，及時與供應商溝通，掌握生產進度及合同履行情況，督促供應商按時交貨。如供應商交貨不及時，業務員要及時與使用單位溝通反饋，一方面了解使用單位真正需求時間，另一方面告知使用單位供應商可能延遲交貨，減少因延遲交貨造成的影響。

（三）履行或者不全面履行合同

對方不履行或者不全面履行合同（或對方提出異議）時，合同承辦部門應及時向合同管理部門反映情況，采取緊急措施，并盡快以法定或約定的方式向對方提出書面異議，最長不得超過法定或約定的期限。異議書須經合同管理部門審查，必要時應會同合同承辦部門和相關職能部門對合同履行中出現的特殊情況進行分析研究。

（四）合同期間發生重大變化

合同對方發生合并、分立、改制、破產或其他重大變化時，合同承辦部門應及時通過合同主體變更等方式確認新的合同主體。

（五）合同內容變更

合同內容變更的，應由合同承辦部門以書面形式向合同管理部提交合同變更的原因，變更合同的協議在未批準之前，原合同仍有效，仍應繼續履行。合同變更包括對合同內容的補充和修改。

（六）合同中止

合同承辦部門發現必須中止合同的情況（或對方提出中止合同的要求）時，應將相關情況報單位主管領導批準后，以公司名義向對方發出書面中止合同的通知。合同承辦部門認為需要中止合同的情形已經消除，經單位主管領導批準繼續履行合同。

（七）合同解除

合同雙方協商一致約定解除合同的，應當簽訂解除合同的書面協議，解除合同的協議在未批準之前，原合同仍有效，仍應繼續履行，但特殊情況經雙方一致同意的除外。

五、采購合同糾紛的協調解決

（一）合同糾紛處理的責任機構為合同承辦部門

合同承辦部門對發生爭議的合同應及時做出反應并進行處理，以防止超過訴訟時效。任何人不得以任何方式隨意放棄追究對方當事人的違約責任的權利。

（二）合同發生爭議時

1. 因各種原因合同發生爭議時，應首先采取協商、調解方式解決，達成一致的，經合同管理部門審核并報單位主管領導批準后，與對方訂立書面協議。

2. 協商、調解方式無法解決的爭議，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。合同承辦部門應立即向單位主管領導匯報，同時主動會同法律管理部門和其他相關職能部門，研究解決糾紛的辦法，并形成書面報告。

3. 以仲裁或訴訟方式解決糾紛時，合同承辦部門應指定相關人員參與處理，并提供全部相關資料。法律管理部門統一辦理合同糾紛案件的登記、審查。

物資組織到貨后，業務員還要及時與供應商催要發票，及時掛賬、結賬。尤其是有預付款的合同，業務員更要及時關注、追蹤預付款付款后情況，主管業務員要按合同約定的時間節點督促供應商發貨，催要增值稅發票。有的供應商因為各種原因（主要是經濟原因），不能及時開具增值稅發票的，業務員要及時匯報，并與供應商多溝通，跟蹤供應商增值稅發票開具情況，直至掛賬完成。

六、結語

結合上述內容，企業要加強企業采購合同管理，企業采購合同管理是企業生產經營管理的一項至關重要的內容，采購合同管理好壞一定程度上影響著企業的經營狀況。加強采購合同管理，結合法律法規構建科學完善的采購合同管理體系，促進企業穩步發展。

（作者單位：開灤集團有限責任公司物資分公司）

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