基于知識管理的企業檔案信息化發展策略研究

陳藝偉 陳增成 邱衍森

【摘? 要】我國社會經濟正處于轉型和升級的關鍵時期，涌現出各種先進的技術與設備，為各個領域和產業帶來了新思路和新方向，于各個企業而言也是如此。基于知識管理的企業檔案信息化發展已經成為當前的熱門議題。企業相關人員應主動參與企業檔案管理的優化工作，旨在充分開發和利用信息化企業檔案，為企業創造更多的經濟效益。論文基于知識管理視角，簡要闡述知識管理和企業檔案的基本概念，分析知識管理對企業檔案管理的作用和當前企業檔案管理中存在的問題，最后提出具體的發展策略，旨在為企業管理層提供有效借鑒和思路。

【Abstract】China's society and economy are in a critical period of transformation and upgrading. The emergence of various advanced technologies and equipment has brought new ideas and new directions to various fields and industries， as well as to various enterprises. The informatization development of enterprise archives based on knowledge management has become a hot topic at present. Relevant personnel of the enterprise should actively participate in the optimization work of enterprise archives management， so as to fully develop and utilize informatization enterprise archives and create more economic benefits for the enterprise. Based on the perspective of knowledge management， this paper briefly expounds the basic concepts of knowledge management and enterprise archives， analyzes the role of knowledge management on enterprise archives management and the problems existing in the current enterprise archives management， and finally puts forward specific development strategies， so as to provide effective reference and ideas for enterprise management.

【關鍵詞】知識管理;企業;檔案;信息化發展;策略

【Keywords】knowledge management; enterprise; archives; informatization development; strategies

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?  【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）01-0010-03

1 引言

伴隨知識經濟時代的來臨，社會環境和政策規定不斷變化，社會發展趨勢和行業創新需求對企業發展提出了新的挑戰，同時，也提供了新的機遇。企業為及時把握機遇、勇于克服困難，應充分挖掘和利用搜集到的知識信息，以此來提升企業的核心競爭力。因此，企業應細致了解“知識管理”這一概念，即獲取、處理、存儲以及創新知識的管理過程，旨在提升組織中知識工作者的生產能力，提升組織者的應變能力，優化企業的商業模式，增加經濟效益。當前，如何在知識管理模式下依托信息技術來發展企業檔案成為亟待解決的問題之一，這就需要企業管理層積極投身其中，充分發揮檔案的效用，為企業內部管理和產品生產服務。

2 知識管理和企業檔案的概念

2.1 知識管理的概念

知識無論是在哲學領域還是科學領域都是重要的概念之一，通常，知識是人類結合生產和生活中的經驗積累對客觀事物進行的綜合評價，是在教育、實踐活動中得出的研究成果，同樣，也是對事實和信息進行的總結與提煉。由此可知，知識是人類進行主觀判斷和行為決策的重要基礎，其中涉及感知、推理等大量的思維活動。企業知識管理的定義可以從以下兩方面闡述：從狹義角度來講，知識管理能夠對知識的搜集、儲存、創新以及融合帶來至關重要的影響，進而對知識本身進行有效管理;從廣義角度來講，知識管理包含知識資源開發和利用方面的管理工作，完善知識管理理論體系、創新知識管理方式，對知識開發、利用和學習的完整閉環發揮重要的作用，最終能夠建立極具自主性和先進性的知識管理架構。

2.2 企業檔案的概念

企業檔案屬于檔案中的一種形式，具有檔案的通性和特征，一般而言，檔案是對人類生產與生活中產生的有效信息的原始記錄，這一點也反映了檔案的本質屬性。1988年正式施行的《中華人民共和國檔案法》對“檔案”進行了明確定義，即過去和現在的機關、團體、企業事業單位和其他組織以及個人從事經濟、政治、文化等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業檔案是在企業環境下對檔案的進一步細化，即對企業管理與生產過程中出現的各種信息進行的全面記錄，具有可塑性、多樣性以及價值性等特征。檔案管理工作中應秉承安全原則，不僅是對檔案資料的保護，避免其遭受損害，還是對檔案知識內容的保護，從而最大限度地保留檔案的真實性和原始性信息，避免在檔案管理工作中對檔案信息進行篡改，最終能夠充分彰顯企業檔案的價值。

3 知識管理對企業檔案管理的作用

企業檔案管理是企業內部管理的重要構成部分，因此，企業管理者應把握社會發展趨勢、認清行業局勢，強調知識的重要性，在檔案管理中依托知識來創新檔案管理機制、優化管理成效。基于此，知識管理對企業檔案管理的重要性主要表現為以下兩點：

第一，知識管理能夠提升企業檔案開發深度。傳統模式下的企業檔案管理僅僅是對重要文件的收納和儲存，多數材料在歸檔后并未進行開發和利用，文件是否具有服務價值也并未得到準確認證。知識管理要求對儲存的檔案信息進行分析和整合，對檔案中的重要知識進行進一步開發和利用，旨在促進企業創新發展。除此之外，借助知識管理機制有利于將信息轉化為企業發展所需的知識，提高整體收益率。基于知識管理機制的企業檔案信息化建設，不僅能夠創新檔案管理模式，充分發揮檔案的有效性，還能為檔案管理工作提供新路徑，大幅度提升企業的管理效率。

第二，知識管理能夠推動檔案管理的信息化進程。在現代化背景下，計算機技術蓬勃發展，企業應嘗試引進各種先進技術來創新檔案管理途徑。其中，企業應依托信息技術構建企業知識數據庫，從而最大限度地發揮企業檔案信息的服務價值。總體來講，在企業檔案信息化建設中應用知識管理，既可以提升企業檔案管理水準，還可以創造額外經濟收益，促進企業良性發展。

4 基于知識管理的企業檔案管理中存在的問題

4.1 管理人員的思想觀念亟待更新

在傳統的企業檔案管理模式下，很多管理人員深受傳統思維限制，沿用實體檔案保管方式，對于檔案信息的挖掘和檔案知識的利用并不關注和重視。一般而言，傳統模式下的企業檔案管理更注重存儲和保護，重點在于對檔案本身的管理。長此以往，便忽視了對檔案所含信息知識的開發和利用。在知識經濟時代，由于管理人員管理思想的落后和管理方式的單一，限制了企業檔案管理成效的提升。由于檔案管理人員并未及時轉變管理思維和方式并接納先進管理觀念，導致對檔案所含知識信息的探究上投入的時間、精力較少，并未借助先進技術與設備開發益于企業發展的知識。除此之外，很多管理人員并未在工作中建立發散視野與思維，并不關注日常生產經營和內部管理中所產生的有效信息，從而造成企業知識資產的缺失。

4.2 管理人員的綜合素質有待提升

結合實踐調研可知，企業檔案部門聘請的管理人員普遍存在學歷較低、專業性不足以及專業不對口等問題。基于以上因素，整體檔案管理成效較低，與此同時，限制了檔案知識管理的持續性發展。除此之外，很多檔案管理人員并不熟悉企業的項目進展和經營情況，與生產發展嚴重脫節，若管理人員不了解企業檔案信息的需求，則很難有效開發企業檔案中所包含知識與信息。一般而言，檔案是信息的載體，知識是對原有信息的加工和利用，為此，管理人員需要具有專業知識、熟練技能以及職業素養，結合企業經營現狀把握企業所需信息與知識，從而在日常工作中有針對性地搜集和挖掘有效信息，為企業提供優質的信息服務。

4.3 企業檔案管理信息化建設滯后

伴隨社會經濟和科學技術的發展，企業生產經營逐漸趨向于信息化和智能化發展。基于此，企業的項目開發、產品生產和服務辦公等方面都發生了質的改變，結合實踐調研可知，部分企業的檔案部門仍沿用滯后的管理技術，從而很難滿足社會發展和企業創新的需求。對傳統檔案管理模式進行深入剖析可知，這種管理方式多是對紙質檔案的手工管理，并未對檔案內包含的信息資源進行信息化開發和利用，此外，對檔案內容的挖掘不夠深入、對知識管理的要求不夠明確。現代化企業通常實行計算機辦公機制，部分企業已經開啟了智能化辦公模式，即便如此，很多企業對檔案管理方面仍不夠重視，特別是檔案管理部門未全面實現信息化管理，無法實現知識共享。

4.4 企業檔案部門的服務能力薄弱

企業檔案部門的服務能力薄弱是由各種因素導致的，第一，傳統企業組織架構層次較多，信息傳遞效率較低且容易失真，從而使得檔案服務質量無法得到有效保障;第二，檔案管理部門人員與其他部門人員的溝通交流不夠及時和全面，從而無法切實提升檔案部門的服務效率;第三，公司對檔案部門人員的架構設計和工作規劃不夠重視，缺乏知識管理人員，使得檔案知識服務水平受到限制。

4.5 企業檔案的知識開發不夠深入

企業檔案部門中保存了企業創業以來的各種資料，包含企業經營活動中產生的文檔資料。當前，部分企業實現了館藏資源的數字化，也有效地解決了檔案文件的保存問題、借閱檔案資料的安全問題，但是目前并未對原有資料、電子檔案以及數字化存儲信息進行深入挖掘。此外，知識內容一般有顯性與隱性之分，其中顯性知識指的是視覺所見且可以用語言表達的信息，而隱性知識指的是需要實踐經驗和專業知識來獲取的信息，無法通過語言進行傳遞。但是很多管理人員僅僅是對檔案本身的管理，并不注重檔案知識的管理，也并未側重于挖掘檔案中的隱性知識。

5 基于知識管理的企業檔案信息化發展策略

5.1 優化管理方式

在傳統的檔案管理模式下，企業檔案信息化建設工作的落實，需要檔案人員及時更新自身的思維觀念、積累管理經驗、提升先進管理技術水平，將檔案信息化工作視為檔案部門工作的重點。基于知識管理背景，檔案信息化管理內容包括負責搜集、歸納以及整理企業運營、管理過程中產生的各類信息資料，其全員性、全過程的特點尤為突出，能夠將不同區域、不同來源、不同形式的各類文獻資料進行有效歸納和整合，并對搜集的信息進行有效篩選，對有價值的知識進行組織、存儲以及處理，旨在滿足企業運行、管理工作所需，從而構建相對完善的企業檔案內容管理平臺，旨在共享和創新企業檔案知識，提高企業核心競爭力。

5.2 完善檔案分類管理機制

在企業檔案信息化建設的過程中，需要對檔案進行科學且合理的分類與管理，不僅要依據國家政策和行業規定來根據檔案來源進行分類，還要樹立整體化和科學化意識來對企業檔案進行整體管理，依據一定的邏輯規律構建系統且全面的資源體系，避免不必要的重疊和交叉。例如，企業在進行檔案分類整理時需要依據文書檔案按件裝訂，為后續檢索提供便利。與此同時，在設置檔號時應在保留原始功能的同時，直接體現文件的來源特征和管理特點。

5.3 提升管理人員專業素養

基于知識管理視角，檔案管理人員的職業素養、專業水準以及技術水平都與檔案信息化建設成效有著直接或間接的關系，因此，管理人員有必要在工作中強化自身的業務學習能力，提升檔案管理的規范性和專業性。通過提升檔案記錄的規范性，切實提升信息錄入的準確性;通過提高檔案分類的統一性，切實提升題目檢索的準確性。除此之外，管理人員應積極學習先進的信息技術，使得檔案管理趨于智能化和信息化，并且將規范的檔案工作準則、完善的檔案工作流程納入檔案管理體系。管理人員應高效解決信息管理系統與檔案管理系統之間的對接問題和管控矛盾，從而切實提升檔案資源建設的有效性。

5.4 提高檔案知識服務水平

企業檔案內容包含整個企業的創業史、發展史以及創新史，應得到企業管理層的重視與關注。基于此，為實現企業檔案的信息化建設，管理人員需篩選檔案中有效的知識，提升檔案知識服務水準，這樣不僅能夠發揮該部門的服務功能，還能夠推動企業發展進程。第一，檔案部門人員應充分意識到提升檔案知識服務水準的重要性，并將這一理念融入日常工作。同時，檔案管理部門人員應與其他部門人員及時進行溝通與交流，進而在分享、交流中提升檔案部門的服務質量。第二，應設計完善的部門工作流程，從而結合企業需求、依托信息技術為用戶提供自主查詢、自由借閱的服務，從而大幅度提升檔案知識服務水準。

5.5 深度挖掘利用檔案知識

在知識經濟時代，企業應充分意識到為適應社會發展趨勢和滿足行業創新需求，需注重實施知識管理，而企業檔案管理部門也應承擔起自身的管理重任。企業檔案管理部門應轉變傳統思維，對檔案知識進行深入挖掘和利用，積極扮演檔案知識管理開發者、監督者以及服務者的角色。為充分挖掘檔案包含的知識，提升知識管理效能，應做到以下三點：一是企業應制定統一的知識共享準則，從而在保障個人利益不受損的基礎上進行知識共享，鼓勵企業員工積極參與知識共享;二是管理層應充分意識到信息技術對企業創新發展的重要作用，檔案管理部門亦是如此，通過引進先進技術與高端設備來提升檔案知識的利用率;三是隱性知識具有顯著的特殊性、獨特性，屬于企業知識資產，為此，檔案管理部門應派遣經驗豐富且技術達標的管理人員參與隱性知識開發工作。

5.6 營造知識共享文化氛圍

檔案管理部門應充分認識到檔案資源信息化建設不僅要體現在對工作中顯性知識的搜集，還應對員工的工作經驗、靈感感悟等隱性知識進行整理與歸納。為確保隱性知識順利轉化為顯性知識，不僅要加大隱性知識檔案的宣傳力度，還應制定有效的激勵政策來鼓勵員工將自身的隱性知識通過經驗總結和評價活動進行顯性表現。其中，應借助檔案信息化管理設備與系統對隱性知識進行歸納、存儲和創新，以供企業其他員工借鑒和參考，提升檔案知識的共享性，提升員工的參與度，最終營造知識共享的文化氛圍，促進企業持續發展。

6 結語

總而言之，為適應社會發展趨勢和滿足行業創新要求，企業應基于知識管理背景，探尋依托信息技術推動企業檔案信息化建設進程的有效措施，其中，可以通過管理人員優化管理方式、完善檔案分類管理機制、提升管理人員專業素養、提升檔案知識服務水平、深度挖掘利用檔案知識、營造知識共享文化氛圍來滿足知識經濟時代的發展所需，通過加大檔案信息知識的挖掘、利用力度，為企業的內部管理和產品生產提供參考依據，最終有效推動知識管理模式的建設進程，完善企業檔案的信息化管理模式，提升企業的核心競爭力。

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