基于ERP系統環境的企業內部控制研究

武文嬌

摘要：伴隨著企業的迅速發展，對于企業內部控制水平的要求越來越高。信息化的不斷迭代，給企業經營帶來極大的挑戰，為規避經營風險，提升企業運營效率，確保企業的長期穩定發展，借助信息化系統管理工具做好企業內部控制是現代企業管理的必要途徑。本文闡述了企業建設ERP系統的作用，以及ERP系統與企業內部控制的關系，分析了ERP系統環境下企業內部控制存在的不足，并結合HJ公司實際情況，提出企業完善內部控制的思路和策略，以期有助于實現企業管理的進一步優化，為實現戰略目標奠定基礎。

關鍵詞：ERP系統;內部控制;經營風險

隨著企業發展的不斷規模化、集團化以及管理的精細化，對內部控制的要求日益加強，而內部控制的有效執行離不開信息化系統的支撐，只有將兩者深度融合、有效結合，才能不斷提升企業運營效率，實現管理進一步優化，從而保證企業的長期穩定發展。

一、企業ERP系統建設的重要作用

（一）提升企業內部管理效率，與新時代企業管理思想接軌

隨著企業產品生命周期的不斷變化，經營的壓力也越來越大，快速反應和及時應對成為企業當下面臨的重大課題。ERP系統作為建立在信息技術基礎之上，運用系統邏輯和現代企業先進的管理理念結合，為企業管理決策提供手段和方法的管理平臺，發揮了整合企業全面數據和信息、及時反映數據信息變動趨勢的強大功能，從而提升企業數據的存儲量和精準度，為企業迅速應對內、外部環境變化提供思路和方向，同時推動企業進一步適應新時代企業生存發展的管理思想。

（二）規范企業內部控制流程，規避企業經營風險

ERP系統集結現代企業先進的管理理念，將銷售、采購、生產、庫存、財務等各模塊的功能進行邏輯串聯和整合，疏通各個業務環節，規范各崗位職責，加強內部控制監督實施，減少人為因素，實現數據信息實時共享，促進業務流程標準化，提升企業整體的反應速度，拓展經營指標監控和預警提示，提高決策效率，規避企業運營風險。

（三）提升企業信息化程度，為實現戰略目標奠定基礎

運用ERP系統的企業資源整合功能，與OA辦公系統集成，為企業提供全新的集成化數據信息管理平臺，實現物流、資金流、信息流的有機結合并優化運行。通過實時反映進貨、生產、銷售等各環節的運作過程，不斷完善財務核算機制及提升各環節的業務處理能力，從而提高應對市場變化的反應能力，進一步促進企業快速決策與計劃，以適應在新的競爭環境下不斷調整的戰略目標。

二、企業ERP系統與內部控制的關系

（一）ERP系統是內部控制的工具和對象

內部控制運用一系列的方法和手段對財務、人力資源、資產、工作流程進行全方位監督、管理，從而合理保證企業正常、有序、合法經營。內部控制的有效落實離不開高效、先進的管理工具，ERP系統能夠更加精準且有針對性的依照內部控制標準設計、制定操作流程，并快速讓企業內部控制得到有效實施，而內部控制又能借助ERP系統，不斷改善相關控制活動，提升企業的風險防范水平和整體的運行管理能力。

（二）ERP系統是內部控制信息與溝通的媒介

ERP系統使內部控制制度和流程得到有效執行，過程中又能不斷發現內部控制的缺陷，促使企業逐步改進、完善內部運作流程，加強各部門的溝通協調，合理配置企業資源，及時對運作過程中容易出現的風險做好防范措施。

（三）ERP系統是提升內部控制效率的手段

ERP系統運用信息技術手段，將內部控制監控點劃分為最小顆粒度植入到日常業務流程中，對易錯點、風險點進行自動控制，不斷發現異常、解決異常，有效提升內部控制效率，促進業務流程標準化、正規化，明確責任人員的各自職能。

三、企業ERP系統的應用對內部控制的影響

（一）導入ERP系統，可以改善企業內部控制流程

ERP系統導入的過程，也是企業梳理流程、完善內部控制的過程。依照ERP各模塊的系統邏輯，企業梳理現行工作流程，在遵循企業管理文化與內部控制原則的前提下，企業流程盡量向ERP流程靠攏，進一步明確、清晰各崗位權責。針對一些個性化的需求，在不影響ERP系統邏輯完整性的情況下，進行系統修正，滿足企業需求，從而實現企業內部結構的立體化，減少各部門之間的摩擦，提升企業整體管理水平，推進企業內部控制實現。

（二）ERP系統與內部控制的融合，可以提升企業內控質量

通過ERP系統與內部控制的融合，企業可設計出較為合理的作業流程，企業將內部控制的管理目標、作業程序、作業方法需要達到的要求及內控監督要點，設置、錄入在ERP系統中，運用系統功能自動進行整合處理，企業通過系統可隨時提取所有流程及信息的實施情況，讓所有流程、崗位職責透明化，有效減少了徇私舞弊及推卸責任的情況，從而有效提升內部控制質量。

（三）ERP系統有助于內部控制范圍不斷擴展

在ERP系統下，各崗位基礎性工作均由系統進行處理，企業內部控制的重點和范圍也將會隨著不斷轉移和擴充，控制的重點將由原來的切實保證財務數據準確、完整、提升財務工作效率和分析能力，保證公司資金、資產安全，防止浪費和舞弊行為等。不斷擴展至對系統開發過程、系統權限、網絡及系統安全、系統維護等的控制。

四、HJ公司ERP環境下完善企業內部控制的案例分析

（一）HJ公司ERP系統目前運行情況

HJ公司隸屬于國內鋁壓鑄行業最大的原材料生產型集團企業。主要致力于優質鋁合金錠的生產，以及優質鋁合金液的配送和服務，集團具備25年以上的經營經驗且已形成6家規模性的子公司。

公司現有信息化系統管理僅覆蓋企業部分業務，現場管理及經濟業務均在線下進行，多以手工與紙質單據形式處理。

銷售端數據與信息不透明，分析監控預警管理難;生產前端材料分選工廠產量計量取數難度大，過程數據不透明，材料驗質不客觀;倉庫庫存賬務數據滯后;財務報表統計以手工編制為主，IT組織職能薄弱。

（二）HJ公司內部控制存在的主要問題

1.內部控制環境欠缺

目前ERP系統在企業內部未形成比較理想的信息化管理環境，在日常經營過程中，公司的戰略目標、經營方針仍然掌握在總經理、分管副總手中，雖建立了內控制度，但沒有總體規劃，未形成體系，導致各部門之間溝通缺失。大家各自為政，未形成良好的控制環境，對公司的經營活動不能起到關鍵的規范作用。公司雖在不斷擴展信息化建設，同時也加強對員工培訓，但管理層及員工對ERP系統的認識仍然欠缺，未理解到ERP系統深層次含義以及對提升內部控制甚至對經營管理的重大意義。

2.企業內控崗位職責分工欠優化

不相容職務分離，不相容崗位之間形成良好的監督、制約機制，并能夠有效制衡，是內部控制要素中對內部控制活動的要求。反映在ERP系統中，明確區分不同崗位職責權限的設置，如業務經辦與業務審批、業務經辦與會計記賬、會計記賬與財產保管、業務經辦與審計檢查，不得由同一人來完成，目的是控制風險。事實上，企業在實際運營中，因考慮經濟效益及總體用人限制等因素，無法詳細設定職責及崗位，崗位職責也較為模糊，這也就使得內部控制風險的有效性大打

折扣。

3.企業缺少內部控制復合型人才

隨著ERP信息化不斷擴充，對企業內部控制人員的綜合能力也提出了新的要求，不僅要有過硬的專業知識并不斷積累工作經驗，還要具備熟知系統相關運行邏輯的能力。企業目前人員大多顧此失彼，或因ERP未使用好甚至未能替代掉一些手工工作而產生抵觸情緒，致使ERP與內部控制未能有效結合，而未發揮其應有的效果和效力。

（三）HJ公司完善內部控制的策略

1.完善內控架構，建立良好的內部控制環境

考慮企業實際運營，內部控制的質量、內部控制實施效果、企業整體的運營效率，均受內部控制整體的運行環境影響。ERP系統作為企業管理的信息化工具，應為企業運營、管理發揮應有的作用。公司應該在對組織架構進行調整和優化的基礎上，運用ERP工具在考慮企業自身行業特性及長期戰略目標的基礎上，打造具有企業自身特色的企業文化及內部控制環境，同時提升全員的綜合素質和能力。

（1）完善內控架構

首先，公司考慮實際發展需要，嫁接和完善現行的扁平化組織管理架構，適當替換、整合或刪減內部控制過程中的個別環節，提升企業運行效率。其次，高層領導應重視內部控制構建和實施的相關工作，積極參與到其中并給予支持和適當的指導，增進不同層次員工間的溝通和信任，通過反復的歷練來增強企業的向心力和凝聚力，打造良好獨特的個性化企業文化，從而提升企業的核心競爭力。最后，通過不斷學習內部控制理論知識與實際結合的精髓，達到穿透式理解，促進員工對內部控制以及ERP系統更深層次的認識，塑造影響員工控制意識的文化氛圍，以促進企業實現發展戰略。

同時，企業內部控制在完善、加強的過程中，也不能把風險放置在一邊，企業內部控制與風險管理本身是協調統一的整體，兩者共同的目標都是將風險控制在可承受的范圍之內。因此，要對企業業務流程標準化，明確業務流程的關鍵控制點，定期對業務流程進行審核是非常必要的。應借助ERP系統在業務流程關鍵點控制過程中，對監督業務前期、中期以及業務完成之后的各項風險指標進行風險的評估，盡可能預測出在未來會出現的各種風險，制定出預防風險的方式方法，規避ERP系統在設計、運行中出現的與內部控制相沖突的一系列問題。

（2）信息化系統升級

引進與企業發展相適應的信息化系統，是企業良好內部控制環境的基礎。企業發展至成熟期，需配備大型的、能夠覆蓋全領域、先進的且具有協同性的信息化管理工具。一方面，應構建各模塊前端配套設施的信息化，例如，連接稱重設備，裝運工器具數據實時準確采集;運輸設備車牌自動識別，送貨自助登記，車輛排隊叫號等的實時數據采集;出貨移動條碼，掃碼登記，標簽標識掃碼點貨、驗貨、裝車數據采集;設備全線聯網，辦公網絡集成，整體布局，服務器分開應用部署等。另一方面，引入大型ERP軟件，覆蓋企業整體業務鏈，實現快速制單、審批、快速交付，從而達成業務協同、過程管控、預警提示、數據評價。

2.優化業務流程，明確崗位職責，完善不相容職位分離

內部控制制度與業務流程是企業各部門、各崗位作業的行為規范和作業指引，對防范企業經營風險有著重大意義。導入大型ERP系統前，企業應整合、優化各級業務基礎性工作，需進一步加強制單、審核、擬定、批準各不相容崗位明確區分，達到基礎數據的客觀、真實、完整，嚴格按無訂單不收貨，無手續不發貨，不符合流程退單等制度執行，確保ERP系統內部控制工作與企業經營中各業務環節緊密結合，將關鍵控制點和風險點控制在可接受范圍之內，將合理并且貼合各工段實際運作的內部控制業務流程，嵌入到ERP系統當中，運用系統做好日常管理和控制，最終使內部控制的執行力得到有力加強。例如，加強對應收賬款管理，建立月、季、半年度、年度以詢證函方式與客戶對賬確認應收賬款余額，并將應收賬款回款情況與銷售人員獎金掛鉤;詢證函實行編號管理，依客戶回款及時情況，將客戶劃分為 A、B、C、D 四個等級，用等級判定客戶是否按月、季、半年度或年度進行詢證等等。

ERP系統助力內部控制制度執行，各工段業務流程逐步梳理后得到進一步優化，整體工作效率提升。加強ERP信息系統維護和風險防范成為當下工作重中之重，為了確保ERP系統與內部控制能夠有效協作，需加強對ERP信息系統的風險防控。

3.完善信息系統風險防范工作

ERP系統作為企業數據信息的集散地，以及企業內部各部門溝通的基礎和橋梁，它的重要程度不言而喻。企業在實際運營過程中，應指定專業團隊對ERP信息系統進行全方位維護，以保證ERP信息系統的安全、正常運行。

（1）硬件設施維護

為保證系統數據實時受到保護，應安裝防病毒軟件并加裝多重防火墻做好全方位防控。根據“一個中心”管理下的“三重保護”體系框架，構建安全機制和策略，形成安全保護環境。首先應遵循網絡等級保護，結合功能進行分級分域，劃分出互聯網出口區域，辦公區域，生產區域，數據中心區域，安全管理中心區域，分廠區網絡等。加強網絡設備滿足業務高峰期需要能力，新增通信線路、關鍵網絡設備和關鍵計算機設備的硬件冗余要求，加強密碼技術的應用，分級分權做好管理員密碼權限設置。此外，要做好入侵防范，新增漏洞發現及修補功能，加強重要節點入侵行為的檢測及入侵報警，做好異地數據備份以及數據恢復，按數據重要性等級對號入座，進行數據備份，進一步加強重要數據處理系統的熱冗余要求，保證系統的高可用性。最后，分別對電腦環境、區域邊界、通信網絡體系進行管理，實施多層隔離分層保護，以防止某薄弱環節影響整體安全，最終實現整體防御、分區隔離;積極防護、內外兼防;自身防御、主動免疫;縱深防御、技管并重。

（2）軟件運用維護

嚴格按照企業內控制度要求，在ERP系統中設置各崗位職責、權限，并形成權限授權審批制度，對于涉及一些敏感性數據的報表，將一些報表輸出功能或核心字段進行屏蔽，需要經過特批授權才可輸出或查閱，并形成相應查閱輸出記錄，同時做好日常數據備份，分時間段導出至移動設備按設定管理權限分人保管。

4.培養復合型人才

作為新時代的內部控制執行人員，應不斷自我完善，熟練掌握信息化系統的應用邏輯，理論結合實際將內部控制相關知識運用到企業中。企業也應有計劃地安排一些關于信息化、內部控制培訓及搭建與行業標桿企業學習交流的平臺，來提升相關職員的綜合能力，在不斷歷練中逐步成長為全面復合型人才。

五、結束語

企業隨著業務面的不斷擴展，整體的管理水平須進一步升級，做好內部控制，防范經營風險是必須的，為提升企業整體的運營效率，離不開ERP信息化系統的支持，只有運用信息化系統堅定不移的做好內部控制，才能保障企業長遠穩定發展，從而實現企業長期戰略目標。

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