科技期刊青年編輯自我管理中的“要事第一”原則

譚桂麗 葉海敏

科技期刊編輯日常工作相對繁雜，每天除了選題策劃、組約稿件、審理稿件、編輯加工稿件等不同階段的工作流程外，還要與作者、審稿專家、領(lǐng)導(dǎo)同事、排版印刷單位等多方協(xié)調(diào)、合作。尤其是青年編輯，除了完成日常基本的編輯工作外，還要兼顧個人職業(yè)規(guī)劃，不斷學(xué)習(xí)編輯學(xué)知識，廣泛閱讀專業(yè)文獻(xiàn)，利用有限的時間參加編輯出版專業(yè)課題研究并撰寫相關(guān)學(xué)術(shù)論文，為職稱晉升及個人綜合能力提升做好儲備。然而，一個人的時間有限，要想平衡個人發(fā)展、日常工作及家庭生活等多個角色任務(wù)，事項(xiàng)眾多，根本無法做到面面俱到。要想在有限的時間內(nèi)處理好各種角色或任務(wù)的轉(zhuǎn)變，就需要青年編輯有效實(shí)施自我管理，根據(jù)個人職業(yè)規(guī)劃及編輯工作的實(shí)際情況，以“要事第一”為原則，把時間優(yōu)先用在有助于提升個人職業(yè)發(fā)展或期刊良性發(fā)展的重要事情上，提高辦事效率和能力。

對于如何運(yùn)用時間管理提高科技期刊編輯效率討論［1-4］有很多，而關(guān)于“要事第一”原則很多書籍都提及過，比如《高效能人士的七個習(xí)慣》［5］《別輸在時間管理上》［6］等，但是講得最透徹的是史蒂芬·柯維的《要事第一》［7］這本書，筆者也是踐行這本書所述“要事第一”原則的受益者。現(xiàn)結(jié)合自己的一些膚淺經(jīng)驗(yàn)，談一談科技期刊青年編輯自我管理中的“要事第一”原則，以期助力科技期刊青年編輯的自我管理和個人職業(yè)發(fā)展。

一、什么是“要事第一”原則

《要事第一》［7］這本書將每天要處理的事情大致分為四類：第一類既急迫又重要；第二類重要但不急迫；第三類急迫但不重要；第四類既不急迫又不重要。要事第一，就是要優(yōu)先做最重要的事情并確保在特定情況下始終堅(jiān)持，不屈服于一時的沖動和欲望，先主后次，把事情的目標(biāo)意義分清楚，重要的先做，不重要的后做甚至不做。而在實(shí)際編輯工作中發(fā)現(xiàn)：一些青年編輯經(jīng)常把第三類急迫但不重要的臨時性、常規(guī)性的事務(wù)當(dāng)成是每天的工作重點(diǎn)，誤認(rèn)為越急迫的事情就越重要，而對于第二類重要但不急迫的事情，往往因?yàn)闆]有時間和精力導(dǎo)致想做卻做不成。

因此，要使用“要事第一”原則，首先要找準(zhǔn)什么是科技期刊青年編輯職業(yè)規(guī)劃中的要事。根據(jù)《要事第一》中的時間安排法則［7］，將科技期刊編輯日常工作內(nèi)容劃分為四類（表1）。

表1 科技期刊編輯日常工作類型及內(nèi)容

對科技期刊青年編輯個人發(fā)展來說，所謂“要事第一”原則就是緊密圍繞第二類“重要不急迫”的事開展，優(yōu)先發(fā)展選題組稿、課題研究、撰寫論文、參加培訓(xùn)及學(xué)術(shù)會議等“要事”。這些“要事”是自我管理中的第一要務(wù)，決不因臨時性工作、常規(guī)性工作、急迫性工作而沖淡對“要事”的執(zhí)行力。

二、為什么要做到“要事第一”

（一）編輯日常工作瑣事繁多，臨時性事件時有發(fā)生

我們經(jīng)常說，工作要有計劃性，這樣可以未雨綢繆，更好地分配時間。科技期刊青年編輯每天除了要處理日常編輯事務(wù)外，還要承擔(dān)部分編務(wù)工作，瑣事繁雜。實(shí)際工作中，一些青年編輯常常被一些臨時性事務(wù)打斷，導(dǎo)致自己該做的事情沒做，臨時性工作做了一大堆。比如，有時正在專注地修改稿件，可能會不時被意外的電話或領(lǐng)導(dǎo)安排的急辦事務(wù)打擾；有時正在專心地校對稿件，可能會被突如其來的拜訪或各種會議打斷；有時正在通過網(wǎng)站搜索課題研究進(jìn)展，可能會被QQ、微信等彈出的對話框擾亂。此外，青年編輯每天可能還會面對很多意想不到的誘惑和沖動。

（二）期刊出版任務(wù)緊迫，急迫性工作馬不停蹄

作為科技期刊編輯，每天的工作目標(biāo)是加快稿件處理速度，縮短論文發(fā)表周期，形成良好的工作循環(huán)，提升期刊的影響力［3］。然而，不少科技期刊編輯部的人員編制緊張，編輯尤其是青年編輯往往身兼多職，面對緊迫的出版任務(wù)，常常眉毛胡子一把抓，陷入“茫盲忙”的狀態(tài)［3］。尤其對于出版周期較短的科技期刊編輯，若不合理安排時間，每天將時間和精力全部用于急迫待處理的出版及編輯工作上，則容易長期處于馬不停蹄的超負(fù)荷工作狀態(tài)，不僅無法抽出時間做編輯學(xué)方面研究，促進(jìn)個人職業(yè)發(fā)展，而且可能導(dǎo)致編輯自身亞健康，引發(fā)多重職業(yè)病［8］。

（三）編輯工作周而復(fù)始，常規(guī)性工作永不停歇

期刊出版要求有很強(qiáng)的時間連續(xù)性，編輯常常感到工作節(jié)奏快，時間緊迫，編輯工作處于周而復(fù)始、永不停歇的狀態(tài)。長此以往，如果期刊編輯只注重完成常規(guī)性編輯工作，就會沖淡自己對職業(yè)生涯規(guī)劃中“要事”的執(zhí)行力。此外，人的本能會傾向于做那些自己熟悉的常規(guī)性工作，而忽視真正重要的事。

因此，在日常的編輯工作中，要避免因臨時性工作、急迫性工作、常規(guī)性工作而沖淡對“要事”的執(zhí)行力。青年編輯要時刻提醒自己注意時間觀念，分清主次，抓住重點(diǎn)，避免將寶貴的時間浪費(fèi)在不能左右的臨時性事件上，消耗自己的精力和資源；不應(yīng)每天應(yīng)付緊迫的編輯任務(wù)或滿足于完成日常的常規(guī)性編輯工作，而是要對自己的職業(yè)生涯做好充分規(guī)劃，堅(jiān)持每天把一定的時間優(yōu)先用在促進(jìn)個人或期刊發(fā)展的“要事”上，提高工作效率，有效實(shí)施自我管理。

三、怎樣做到“要事第一”

（一）改變心態(tài)，養(yǎng)成積極主動的工作作風(fēng)

編輯工作干久了難免會感覺枯燥乏味。如果每天拖拉、懈怠、不積極主動，那么積累的退修、編輯、校對等工作會變得越來越多；每天忙于眼前拖欠的工作，那么也就無法顧及有利于自身發(fā)展的要事。如果堅(jiān)持積極主動的心態(tài)，堅(jiān)定積極的信念，每天抽時間做一些朝著目標(biāo)邁進(jìn)的“要事”，就能離目標(biāo)越來越近。要不斷強(qiáng)化編輯工作的動力，關(guān)注科技期刊發(fā)展趨勢，多與編輯同行交流，提升責(zé)任感與價值感，從現(xiàn)在的工作做起，養(yǎng)成積極主動的工作作風(fēng)。

（二）心中有數(shù)，提升對要事的執(zhí)行力

知道什么重要而且堅(jiān)持去做，不只應(yīng)對緊迫的事務(wù)，這是要事第一原則的根基［7］。在與一些青年編輯同行交流職稱晉升問題時，很多青年編輯認(rèn)為平時工作太忙了，抽不出時間撰寫論文。在參加期刊編輯培訓(xùn)會議時，也常常看到不少青年編輯利用休息時間校對紙質(zhì)稿件或在電腦上處理稿件。的確，忙碌讓人感到充實(shí)，也是不用處理我們職業(yè)生涯中“要事”的絕好借口。但做事“多而快”代替不了做該做的要事。因此，要不斷明確自己職業(yè)規(guī)劃中的要事，做到心中有數(shù)，努力提升對要事的執(zhí)行力。每年列出兩到三項(xiàng)你認(rèn)為有助于提升個人發(fā)展的重要事項(xiàng),比如編輯學(xué)研究積累、撰寫學(xué)術(shù)論文、職稱評審準(zhǔn)備工作等。可以利用辦公電腦的桌面助手，添加要事提醒管理，電腦每天會按時提醒優(yōu)先做這些重要事項(xiàng)。通過不斷強(qiáng)化要事第一，從而堅(jiān)持對要事的執(zhí)行力。

（三）善于總結(jié)編輯工作，培養(yǎng)研究習(xí)慣

對青年編輯來講，撰寫學(xué)術(shù)論文不論對個人發(fā)展還是對期刊編輯工作都是要事。通過撰寫學(xué)術(shù)論文，青年編輯不僅可以實(shí)現(xiàn)編輯實(shí)踐到出版理論的升華，而且在閱讀文獻(xiàn)的過程中，還會不斷發(fā)現(xiàn)一些值得參考或借鑒的辦刊舉措，從而更新工作理念，實(shí)現(xiàn)工作與寫作的良好互動。如果將學(xué)術(shù)論文比喻成一塊大骨牌，只能從更小的骨牌入手。在日常編輯工作注意積累編輯經(jīng)驗(yàn)，查閱編輯學(xué)文獻(xiàn)，隨時收集素材，有了感想后馬上記錄。當(dāng)有足夠的編輯素材后，再將素材串起來，一篇內(nèi)容豐富的學(xué)術(shù)論文就出來了，那么就推倒了這塊大骨牌。

四、遵循“要事第一”原則應(yīng)注意的問題

（一）警惕編輯工作中“容易做的事”

有句話說：“真正的上坡路，通常都不好走。”青年編輯自我成長中要意識到，一些容易做的事，往往可能都不是要事。一方面，真正的要事，因?yàn)橥度牒褪找嫒狈磿r、明確的反饋，很難長期堅(jiān)持；另一方面，人的本能會傾向于做更容易的事情，而忽視真正重要的事。如果青年編輯發(fā)現(xiàn)最近的期刊工作一直很順手、很簡單，不妨給自己提個醒：是不是陷入了“容易的事”，而忽略了“重要的事”？

（二）抓好關(guān)鍵細(xì)節(jié)，善用時間四象限

細(xì)節(jié)決定成敗。但是如果所有的事情都抓細(xì)節(jié)，事情也做不完。因此，抓好關(guān)鍵細(xì)節(jié)才是做好“要事”的根本。在日常的編輯工作中，不是每日列好各項(xiàng)待辦事項(xiàng)清單，然后逐條做完就算完成任務(wù)，而是應(yīng)該善用時間，按照事情的重要程度列待辦清單，知道哪件事應(yīng)該先做，哪件事應(yīng)該集中精力做，哪件事可以在碎片化時間下完成。

（三）要事第一，不能忽略急迫性的臨時事務(wù)

對于領(lǐng)導(dǎo)或同事安排的臨時性工作任務(wù)，科技期刊青年編輯需要首先確認(rèn)這項(xiàng)任務(wù)是否急迫且重要。如果是急迫且重要的任務(wù)，則需要立馬放下手頭正在處理的工作，即刻處理急迫重要的事務(wù)；如果是重要但不急迫的任務(wù)，則可以按照原定計劃處理工作安排；如果是急迫但不重要的事務(wù)，則需要及時調(diào)整計劃，盡快辦完急迫性事務(wù)后再開始處理計劃中的要事；如果是與工作無關(guān)的事務(wù)，則可以利用空隙時間辦理。

五、結(jié)束語

要事往往不是容易做的事，不是緊急的事，不是非做不可的事，也不是立竿見影的事，因此更容易被忽略。青年編輯在日常工作中要堅(jiān)持“要事第一”原則，讓自己學(xué)會拒絕在不重要的事情上消耗時間。不僅僅是拒絕別人，也要試著拒絕自己被瑣碎的、不重要的事情占據(jù)著自己的時間。

青年編輯要有效實(shí)施自我管理，結(jié)合日常編輯實(shí)踐，制定合理的工作計劃，提高工作效率和自我管理能力，確定個人使命和長期的職業(yè)生涯規(guī)劃；優(yōu)先安排和執(zhí)行職業(yè)生涯規(guī)劃中的“要事”，不斷提升對要事的執(zhí)行力，完善個人職業(yè)發(fā)展歷程。這不僅有助于個人長期發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提升自我管理能力和水平，還能避免終日默默無聞地忙碌卻收獲甚微。