我市社保檔案管理工作的現狀及對策

摘要：隨著社會保障的發(fā)展進步和逐步完善，社會保障檔案資源的社會價值逐漸為公眾所認知，作為社會保障體系建設的基礎性工作，社會保障檔案管理是建設規(guī)范化、制度化社會保障體系的重要內容，對實現我國社會保障體系的整體化、共享化、信息化發(fā)展有著重要的推動作用。

關鍵詞：檔案管理;社保;信息化建設

為加強和規(guī)范社保基層經辦單位業(yè)務檔案管理，維護民生檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案服務民生的基礎性作用，推進檔案管理工作規(guī)范化、制度化、信息化建設，促進檔案管理工作與社保業(yè)務工作同步發(fā)展，2021年6月至7月底，我們會同相關部門對我市社保局、城鄉(xiāng)居保局和14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心業(yè)務檔案管理現狀進行了摸底調查和分析，主要采取實地查看、座談了解、調查問卷等方式開展調研。

一、我市社保檔案管理工作的現狀

（一）檔案室建設情況

我市社保經辦單位都具備檔案管理的基本條件，但是，有相當基層單位存在庫房資源緊張、缺乏專門的檔案管理人才的問題。

1.檔案庫房設立情況。經統計，市社保局、市城鄉(xiāng)居保局檔案庫房現狀。有12個鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心設立有專門的社保檔案庫房，占我市社保經辦單位總數的86%，只有一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心因辦公場所搬遷，臨時租賃場所辦公，沒有設立專門的檔案庫房;安裝有檔案密集架的只有3個基層單位，有2個單位既無專室也無專柜存放檔案，其余9個鄉(xiāng)鎮(zhèn)均使用四節(jié)檔案鐵皮柜保管檔案、資料。除新市街道、溫泉新區(qū)、雁門口鎮(zhèn)、羅店鎮(zhèn)等鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心檔案庫房面積相對較大并且安裝有檔案密集架外，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心囿于辦公用房條件所限，設置專門的社保檔案庫房面積過小、資料雜亂堆積、信息化程度低等情況，檔案庫房面積承載量滿足不了日益增長的社保業(yè)務檔案數量。

從調研的情況來看，我市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心均意識到檔案庫房面積承載量不足的問題，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)增加了檔案庫房面積，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)將檔案鐵質柜或木質柜換成了密集架來緩解檔案存放空間不足的問題。

2.配備專兼職檔案管理員情況。經統計，我市社保局、城鄉(xiāng)居保局均配備有專職檔案管理員，14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心中，有11個設有專兼職檔案管理員，其余3個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，沒有配備專職檔案管理員。配備專兼職檔案管理員所占全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心總數的78.5%。配備的專兼職檔案管理人員中，有大專及以上學歷的人數僅有4人，占全部專兼職檔案管理人員總數的27%，而且大部分社保專兼職管理人員未經過檔案專業(yè)培訓，缺乏檔案管理知識和業(yè)務技能。總體來看，除社保局、城鄉(xiāng)居保局情況較好外，絕大多數鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心急需建立檔案管理體系和專兼職檔案管理隊伍。

（二）檔案管理情況

由于歷史原因，我市各社保經辦機構均把業(yè)務檔案歸入文書檔案管理范疇，檔案管理情況參差不齊。

（1）檔案規(guī)范化情況。市社保經辦機構以抓檔案，促業(yè)務規(guī)范工作為切入點，開展了檔案達標升級活動。經過幾年的努力和辛勤工作，檔案管理工作機制、人員素質、檔案管理設備、檔案保密、保管及庫房基礎建設日益完善。

為加大檔案管理的硬軟件建設，市社保經辦機構專設了3個檔案庫房室，購置了20多套密集架及文件柜，在檔案庫房室配置了防盜門、電子監(jiān)控系統、溫濕度表、除濕機、消防設施等，各種設備設施運轉正常。

在逐步對離退休人員人事檔案進行整理歸類的同時，加強了對離退休人員數據庫的建設，主要內容包括姓名、性別、出生年月、參加工作時間、退休前工作單位、養(yǎng)老金待遇、歷次調待情況、家庭住址、聯系方式等等，為離退休人員檔案管理規(guī)范化奠定了基礎。市局各業(yè)務股室按照檔案管理規(guī)定和工作流程，規(guī)范了業(yè)務檔案的管理，對歸檔材料進行規(guī)范的分類、排列、編號和編目。各業(yè)務檔案按編碼方案在庫房內統一保管，各類檔案按照永久、100年、50年、30年、10年保管期限依次排列，同一保管期限的業(yè)務檔案，做到了同年度、同險種、同環(huán)節(jié)集中存放。目前查閱一份檔案，從目錄索引到實現查閱，時間不超過3分鐘。

經調研，我市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心積攢了近幾年社保業(yè)務經辦產生的大量資料，所有鄉(xiāng)鎮(zhèn)都對社保檔案資料進行了歸檔整理。其中：編制了檔案檢索目錄的有13家，占總數的81%;只對部分業(yè)務檔案資料進行歸檔整理的有11家，占總數的69%。新市人社服務中心把歷年來形成的業(yè)務檔案資料進行收集整理，比較規(guī)范健全;宋河人社服務中心、永隆人社服務中心等9個鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心對社保業(yè)務檔案進行集中統一存放，但還需要進一步系統規(guī)范整理;有2個鎮(zhèn)人社服務中心由于數次“搬家”，其業(yè)務檔案沒有集中歸口整理?？傮w來看，我市各社保經辦機構檔案管理、保管情況差異較大，缺乏統一、規(guī)范的工作標準和管理辦法。

（2）檔案開發(fā)利用情況。經過調研，全市除社保局、城鄉(xiāng)居保局由專職檔案管理員提供利用服務外，其余鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心一般由窗口業(yè)務經辦工作人員按照各自經辦業(yè)務自行查找檔案并提供利用;絕大多數鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心未建立保管、借閱等檔案工作管理制度，日常檔案借閱、利用沒有相應的借閱登記和利用效果登記;各鄉(xiāng)鎮(zhèn)都沒有意識到建立本單位的大事記制度和對各類業(yè)務基礎數據進行系統匯編。

二、我市社保檔案管理工作中存在的主要問題

（一）缺乏統一的社保檔案管理標準。我市各社保業(yè)務經辦單位社保檔案管理標準不統一，主要體現在兩個方面，一是歸檔的范圍、管理的形式和檔案交接流轉等方面存在脫節(jié)現象。二是社保檔案的完整性，檔案存放地點不一致、以及跨區(qū)域性的檔案。例如某參保人員未退休時，部分人事檔案可能在組織部、人才交流中心、參保者自己單位或主管局、檔案局等以上某一單位。社保經辦機構則只存放了一張參保者第一次投保時所填的紙質加蓋各相關單位的參保表。跨區(qū)域性是指參保者之前在一個地方工作后調入或轉移到另一個城市工作之后的社保檔案，由于各個地方情況不同，政策不一致，導致社保檔案的歸檔資料各異。

（二）社保檔案管理的手段落后。受經辦機構人員經費、體制機制等條件限制，很多經辦機構業(yè)務檔案仍未實現電子信息化管理，未設?？茖Ｈ?，使得業(yè)務檔案難以進行合理的歸納，使檔案的查閱變得困難。又由于軟、硬件設施及人員專業(yè)技能沒有很好的結合，并缺乏相應的專業(yè)人才，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)仍然用過去的手工操作和陳舊的管理方法。

（三）經辦機構檔案先進技術設備不夠。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)經辦機構雖有檔案庫房、專用的檔案軟件等基礎設施，但缺乏開發(fā)和使用檔案管理信息的工具，比如各項業(yè)務經辦時同時掃描資料共享到檔案管理信息系統，從而實現與業(yè)務信息系統的鏈接，統一數據格式，以達到利用檔案管理先進技術設備來提高經辦工作效率。

（四）缺乏檔案管理專業(yè)人才。社會保險檔案種類多、數量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識和技術支撐。從調研情況來看，我市社會保險專業(yè)檔案管理人員普遍缺乏。一些經辦機構沒有專職檔案管理人員，兼職的檔案管理人員因身兼幾崗，檔案管理經驗交流不多;檔案知識培訓少;投入檔案管理的精力和時間不夠，加上經辦機構經費不夠，很少聘用專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理人才的缺乏在很大程度上影響了社保檔案管理的規(guī)范化。

三、加強我市社會保險檔案管理的對策

（一）增強社保檔案管理意識。社會保險檔案管理工作政策性強、專業(yè)性強，對從事檔案管理的工作人員的素質要求也很高。應增強領導干部和檔案管理經辦人員的管理意識，加強對業(yè)務人員的檔案法制教育和專業(yè)業(yè)務培訓，嚴格檔案從業(yè)人員準入制度，建立業(yè)務過硬、責任心強的社會保險檔案管理隊伍，督促單位負責人依法履行對本單位檔案工作負有的職責，并建立定期監(jiān)督檢查制度，建立檢查結果公告制度，使違法單位與個人及時整改，以推進社會保險檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標準化

（二）建立健全社保檔案管理責任體系。一是要分工明確、齊抓共管，建立起市人社局、社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人社服務中心“三位一體”的檔案工作聯管責任體系;二是要理順規(guī)范檔案工作管理機制。在人員經費、機制體制上實行創(chuàng)新管理，將社保檔案管理納入統一的社保業(yè)務體系，統一管理，統一監(jiān)管，統一考核。

（三）加強檔案管理技術基礎設施建設。購置社保檔案管理工作必須的硬件設備，如快速掃描儀，計算機等。研發(fā)和購置檔案管理軟件，進行電子檔案管理。在電腦公司協助下，優(yōu)先從靈活就業(yè)人員社保檔案掃描存儲起步，自主開發(fā)簡單的管理軟件，用移動硬盤構建的數據庫，存儲參保人基本信息（如身份證號、檔案號、就業(yè)時間、繳費情況等）和人事檔案信息。

（四）建立合理的檔案管理規(guī)劃。以統一模式，統一標準，統一要求為原則規(guī)范我市企事業(yè)單位的人事檔案教據化，企業(yè)年度繳費核定表，人員增減變化表，繳費發(fā)票進入系統教據庫：退休人員電子檔案匯集一處，按居住地建立電子檔案庫參，參保人社保檔案可以通過互聯網的方式供本人查聞、核對。

（五）加強社會保險檔案人員業(yè)務培訓。要求各經辦機構培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人員，掌握一定的計算機技術，為實現社保檔案微機化管理打好基礎，便于檔案信息的開發(fā)與利用，指定專人從事檔案管理服務，杜絕工作人員身兼多職的現象。檔案管理人員配備專用辦公室，提供全時不間斷服務。對檔案管理人員制定專門指標，進行年度考核。組織社會保險檔案人員參加業(yè)務培訓，提升其政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批講理想、講道德、掌握現代科學技術知識和現代管理知識的復合型社會保險檔案管理人才，加快社會保險檔案管理現代化進程，為我市社會保險檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證。

作者簡介：沈誠（1971年8月16日），男，漢族，湖北京山人，大專學歷，助理工程師，研究方向：檔案整理研究.