會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題應(yīng)對(duì)策略研究

摘要：會(huì)計(jì)檔案不僅是客觀記錄并有效應(yīng)證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的重要憑證，同時(shí)也是改善提升決策能力水平的重要參考。通過(guò)對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)檔案實(shí)施科學(xué)分析，有助于深入準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀、及時(shí)修訂計(jì)劃。目前條件下，較大比例機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)相對(duì)不足，存在諸多問(wèn)題，進(jìn)而限制其價(jià)值的有效發(fā)揮。正視問(wèn)題，積極進(jìn)行針對(duì)性整改，有助于進(jìn)一步促進(jìn)本單位、本部門經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)高質(zhì)量開展。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì);檔案;管理;問(wèn)題;策略

對(duì)于單位和部門而言，會(huì)計(jì)檔案有著無(wú)可替代的保存和利用價(jià)值。不僅是客觀記錄并有效應(yīng)證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的重要憑證，同時(shí)也是改善提升決策能力水平的重要參考。鑒于此，必須切實(shí)重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)，完善管理流程、明確工作要求，進(jìn)而提升會(huì)計(jì)檔案管理能效。

一、會(huì)計(jì)檔案的特征及價(jià)值

（一）基本特征。一是涉及面廣。具體涵蓋本部門、本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)推進(jìn)過(guò)程中相關(guān)活動(dòng)信息，來(lái)源寬泛，通常以會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、電子檔案等方式存在。二是專業(yè)性強(qiáng)。在會(huì)計(jì)核算中得以形成，資料、數(shù)據(jù)、表冊(cè)等高度規(guī)范統(tǒng)一，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理和操作。三是實(shí)用性高。有助于記錄并展現(xiàn)本單位本部門經(jīng)濟(jì)情況，同時(shí)也對(duì)日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)予以管理監(jiān)督[1]。

（二）主要價(jià)值。一是反映實(shí)際。會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)嚴(yán)密性和原始性，真實(shí)有效的會(huì)計(jì)檔案，可以直觀表述相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。以便在必要情況下，可以舉證。二是輔助決策。由于其直接反映經(jīng)濟(jì)收支過(guò)程及結(jié)果，有助于對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可行性開展綜合研判，確保決策科學(xué)正確，并防止違規(guī)違法行為發(fā)生。三是便于監(jiān)督。有關(guān)部門將其作為依據(jù)，可及時(shí)識(shí)別、掌握其具體內(nèi)容并判定是否合規(guī)合法[2]。

二、會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）法規(guī)要求落實(shí)不好。部分會(huì)計(jì)檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握政策要求不及時(shí)不全面，固執(zhí)依靠經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法確保規(guī)范性。單位部門重視力度不夠，培訓(xùn)不到位不及時(shí)，保障不到位，進(jìn)而影響工作的依法依規(guī)程度。

（二）管理崗位設(shè)置不當(dāng)。部分單位部門未單設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理崗，由任兼職負(fù)責(zé)。部分會(huì)計(jì)人員任務(wù)太過(guò)繁重，可能在憑證裝訂、保管等工作中委托他人協(xié)助。進(jìn)而違反相關(guān)制度要求，影響會(huì)計(jì)檔案及時(shí)性、安全性。

（三）檔案資料保管不全。部分單位部門未切實(shí)明確會(huì)計(jì)檔案保管范圍，重視會(huì)計(jì)憑證、賬簿等整理歸檔，忽略賬單、報(bào)表等，進(jìn)而影響完整性科學(xué)性。部分建有電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，但安全保障滯后，存在隱患。

（四）檔案歸屬去向不明。部分單位部門安排財(cái)務(wù)人員管理檔案，導(dǎo)致大量累積，甚至隨意堆放，保管不善。加之國(guó)家為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管控，審計(jì)頻度高，范圍寬，跨度長(zhǎng)，進(jìn)而造成財(cái)務(wù)部門工作量激增，隨時(shí)取閱檔案，無(wú)法正確規(guī)范存放。

（五）基礎(chǔ)工作執(zhí)行不力。檔案收集、檔案整理、檔案保管等均為會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)工作，不同環(huán)節(jié)，要求迥異。部分單位部門執(zhí)行不力，諸如單據(jù)不完整、未歸檔，大量單據(jù)冗雜等，不能有效展現(xiàn)信息，影響后續(xù)查閱使用。

（六）規(guī)范程序執(zhí)行不嚴(yán)。會(huì)計(jì)檔案保管制度不嚴(yán)不實(shí)，個(gè)別人員查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案未嚴(yán)格執(zhí)行既定登記審核程序，危及檔案安全。部分單位部門對(duì)達(dá)到保管年限的會(huì)計(jì)檔案實(shí)施銷毀時(shí)，未開展規(guī)范鑒定，具有明顯隨意性[3]。

三、會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）充分執(zhí)行要求。單位部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員，必須深入學(xué)習(xí)相關(guān)政策法規(guī)制度內(nèi)容，準(zhǔn)確理解掌握會(huì)計(jì)檔案管理流程及其要點(diǎn)。扎實(shí)有效開展內(nèi)部學(xué)習(xí)培訓(xùn)，營(yíng)造良好學(xué)習(xí)貫徹氛圍，自覺嚴(yán)格執(zhí)行新辦法、新要求，用嚴(yán)格的制度指導(dǎo)和規(guī)范實(shí)踐，確保中心工作不偏離。

（二）合理調(diào)配崗位。單位部門必須將會(huì)計(jì)檔案崗位獨(dú)立設(shè)置，由較強(qiáng)專業(yè)能力的敬業(yè)精神人員專職。并以制度條例形式明確崗位職責(zé)權(quán)力，賦予其監(jiān)督檢查職能，嚴(yán)控出入口。工作成效直接與職工績(jī)效評(píng)價(jià)掛鉤，切實(shí)提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性，保障該項(xiàng)工作高質(zhì)量推進(jìn)。

（三）高效保管資料。基于會(huì)計(jì)檔案基本特征，其管理工作涵蓋報(bào)表及其生成資料，入單據(jù)、憑證等。資料銜接嚴(yán)密，任何一環(huán)產(chǎn)生疏漏問(wèn)題，均會(huì)影響整體成效。單位部門必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，全面歸檔各類資料，規(guī)范保管、移交行為。建立完善管理體系，盡職盡責(zé)。

（四）明確檔案歸屬。按照規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案管理部門具備臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案資料職責(zé)，臨時(shí)保管最長(zhǎng)不超過(guò)三年，最終需向檔案管理機(jī)構(gòu)完成移交。這一要求，必須嚴(yán)格執(zhí)行，防止多種因素影響而隨意拖延保管期限，造成安全隱患和不便，并影響檔案資料完整準(zhǔn)確。

（五）規(guī)范基礎(chǔ)工作。通過(guò)培訓(xùn)教育，持續(xù)鞏固提升會(huì)計(jì)人員綜合素養(yǎng)。嚴(yán)格落實(shí)崗前培訓(xùn)，教育引導(dǎo)其深入了解工作要求，嚴(yán)格依據(jù)制度規(guī)范開展工作。緊密結(jié)合宣傳教育，以案說(shuō)法、以儆效尤，幫助其革新思想，強(qiáng)化責(zé)任。嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)基礎(chǔ)程序，控制降低違規(guī)操作幾率[4]。

（六）嚴(yán)格執(zhí)行程序。會(huì)計(jì)檔案安全不容忽視。相關(guān)檔案資料達(dá)到對(duì)應(yīng)年限后，要及時(shí)鑒定并銷毀，這一過(guò)程不可逆，必須嚴(yán)格規(guī)范。要據(jù)實(shí)設(shè)置監(jiān)銷崗，啟動(dòng)程序前，嚴(yán)格清點(diǎn)、核對(duì)清冊(cè)內(nèi)容。監(jiān)督銷毀并確認(rèn)簽字，做好痕跡管理及證據(jù)留存嚴(yán)防工作疏漏失誤。

（七）推進(jìn)信息建設(shè)。財(cái)務(wù)電算化已經(jīng)得到逐漸推廣應(yīng)用，有助于極大降低成本、提升效能、保障安全。但易受網(wǎng)絡(luò)因素影響，具有一定安全隱患。單位部門必須緊跟時(shí)代步伐，著力構(gòu)建完善對(duì)應(yīng)信息安全管理制度，防止人為或環(huán)境因素影響。要定期嚴(yán)格數(shù)據(jù)備份，以防意外[5]。

四、小結(jié)

會(huì)計(jì)檔案管理十分重要、價(jià)值巨大、作用明顯。單位部門必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度要求，及時(shí)系統(tǒng)梳理總結(jié)相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)研究完善應(yīng)對(duì)策略，切實(shí)達(dá)成和提升會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)有效能。

參考文獻(xiàn)

[1]莫藝娟.淺談會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題與解決措施[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（16）：82-84.

[2]王思婷.深入貫徹落實(shí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》持續(xù)提升國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理水平[J].蘭臺(tái)世界，2021（08）：4-5.

[3]王育紅.會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策探討[J].企業(yè)改革與管理，2021（12）：136-137.

[4]周聰.事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理分析[J].今日財(cái)富，2021（08）：143-144.

[5]肖紅，王艷麗.加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策研究[J].財(cái)經(jīng)界，2021（11）：140-141.

作者簡(jiǎn)介：李莉（1971-1） 女 四川儀隴 大專 檔案專業(yè)助理館員 研究方向：會(huì)計(jì)檔案管理 南充市建設(shè)工程招投標(biāo)造價(jià)站