鐵路建設項目電子檔案單套制管理的挑戰及路徑研究

解亞龍 俞佳 王萬齊

摘要：鐵路建設項目電子檔案單套制管理是鐵路建設信息化發展的必然趨勢，也是提升鐵路檔案管理水平的內在要求。該文結合鐵路工程信息化發展的實際情況，分析了鐵路建設項目電子檔案單套制管理面臨的檔案管理意識不足、前端業務系統對電子檔案支撐不足、鐵路工程電子檔案長期可用性無法確保、鐵路工程電子文件機打手簽規范性不足、電子檔案安全性需要加強等5個方面的挑戰，從標準建設、電子文件形成、業務系統的適應性改造、鐵路工程電子檔案系統建設等幾個方面提出了針對性的實施方法和路徑，在鐵路建設項目單套制管理方面進行了探索。

關鍵詞：鐵路建設項目 電子文件 電子檔案 單套制管理

電子檔案單套制管理是我國檔案管理發展的趨勢和必然，國家相繼出臺法律法規，引導各單位逐漸將信息化環境下生成的原生電子文件，不再打印成紙質文件，促進電子文件單套制管理，降低檔案運維成本，提升工作效率。[1-2]在鐵路建設項目檔案管理方面，傳統檔案管理模式已經無法適應信息化條件下的工程項目管理和電子檔案管理要求，因此突破傳統檔案管理模式勢在必行，鐵路工程領域亟須開展電子檔案單套制管理的應用研究和試點驗證。

一、鐵路建設項目電子檔案單套制管理面臨的主要挑戰

在鐵路建設領域，得益于鐵路工程管理平臺的推廣應用[3]，鐵路建設項目在信息平臺的支撐下形成了海量的電子文件。這些電子文件由業務系統驅動直接產生，且具有流轉、傳遞和交流的優勢，逐漸取代了傳統紙質文件傳遞和審批，整體提升了鐵路工程建造的信息化水平，為單套制管理提供了必要的基礎條件。

單套制管理是指僅以電子文件方式保存，不再生成紙質文件，是“無紙化”辦公條件下鐵路工程檔案管理模式的創新。[4-5]但是由于鐵路工程建設項目的電子文件類型多樣、結構復雜、規模巨大、專業性強，實行單套制管理依然面臨諸多挑戰。

（一）關于檔案管理意識不足的問題

對于鐵路建設項目，鐵路建設管理機構長期存在重外業輕內業的觀念，檔案管理意識薄弱，不重視文件的形成過程，未對原生電子文件采集、歸檔、移交、管理等活動進行統一的強制性要求。鐵路施工現場資料員大多為非檔案專業且兼職居多，未經過系統學習和培訓，流動性大，對電子文件相關管理制度理解不到位，導致項目驗收時，某些重要節點的原生電子文件不完整，積累的隱蔽工程影像、試驗過程視頻、現場照片等電子文件未移交，為單套制管理帶來了一定的挑戰。

（二）關于前端業務系統對電子檔案支撐不足的問題

鐵路工程管理平臺規劃建設中存在“重結構化數據，輕文檔數據”的情況。平臺主要業務系統建設的重心主要聚焦在施工關鍵環節的數字化管控和現場物聯網數據的采集、計算、處理、分析功能上，滿足了鐵路建設管理的需求。但是前置的業務系統均未考慮電子文件的生成，未固化形成電子文件及其元數據，因此鐵路工程電子檔案單套制管理的成功實施需要對前端業務系統進行改造，使其滿足電子文件和元數據管理的要求。

（三）關于電子檔案長期可用性問題

鐵路建設項目形成的電子文件是鐵路建造過程的真實記載，其保管期限要遠遠長于其依賴的運行環境的時限要求。鐵路建設項目檔案動輒要求保存30年以上，這期間可能出現最初的信息系統無人維護，依賴的電子文件閱讀器失效不可用，原來的電子簽名的技術服務商破產重組，甚至是當前運行的操作系統未來被替換或者被迭代等問題。如何解決電子檔案長期可用要求與信息技術快速迭代之間的矛盾，是鐵路電子文件單套制管理必須面臨的問題。

（四）關于“機打手簽”文件規范性不足的問題

電子檔案是指在數字設備和環境中產生，存儲在磁盤、磁帶和光盤等介質中，利用電子設備進行閱讀處理且利用網絡進行傳遞的具有檔案價值的文件，電子檔案單套制是指以電子檔案為憑證，不再對電子文件做紙質拷貝的管理模式。然而，當前在鐵路工程實踐中常用“機打手簽”的方式來開展檔案的整理工作，其實這種方式是針對原始產生的電子文件制作紙質副本，在紙質副本上進行簽字，是技術條件不成熟情況下的無奈之舉，有悖于國家檔案局提倡的“電子檔案單套制管理”的相關精神，為鐵路工程檔案單套制管理帶來了一定的挑戰。

（五）關于電子檔案安全性的問題

鐵路電子檔案單套制管理將電子文件作為檔案存儲和管理的唯一方式，以電子存儲設備作為檔案管理的載體，但是當這些設備的存儲系統受到黑客、木馬病毒的攻擊之后，對電子檔案的損壞往往是整體性的，甚至是不可逆的。近年來，鐵路工程管理平臺雖然建立了較為完整的網絡安全防護體系，但是在檔案分庫管理、單套制電子文件安全方面依然存在不足和挑戰。

二、鐵路建設項目電子檔案單套制管理的實施路徑研究

電子文件作為鐵路建設項目實施過程的真實記載，在項目管理、質量管理、審計管理以及養護維修、工程改擴建中的作用至關重要，是鐵路建設最為核心的知識資產。但是在實際的項目實踐中，面對鐵路建設項目的工期壓力，經常會出現外業早早交工而內業資料來不及收集、整理、歸檔和移交，檔案管理面臨失存、失信的風險，因此鐵路工程項目迫切需要通過信息化手段加強內業管控，對建設過程原始電子文件的形成過程進行規范和管理，最終實現過程資料、檔案歸交與工程進度同步，進而實現鐵路工程電子檔案的單套制管理。

（一）制定相關標準

依據《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28—2018）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894—2016）等標準，鐵路部門應結合鐵路工程行業具體實踐，從全程管理和前端控制的角度提出業務系統電子文件歸檔的技術要求，規范業務系統采用的文件格式、電子文件目錄與文件命名規則、數字簽名認證標準、企業和個人電子印章樣式標準、圖紙與文件移交時的審查流程標準等，為單套制管理提供標準支撐。

（二）規范電子文件形成過程

按照業界普遍采取前端控制的思想，鐵路部門應在電子文件產生的源頭上進行前置控制，而不僅僅是在歸檔收集的時候進行管理。首先，對業務系統進行適應性改造，使其支持電子文件輸出，在形成階段對電子文件進行管理。其次，加強電子文件資料與實物工程的同步管理，將鐵路工程電子文件與工程的進度聯系起來開展同步性比對，確保電子文件資料及時生成、及時歸交。最后，對于沒有業務系統支撐但需要歸檔的文件，將紙質文件數字化形成電子文件影印副本進行歸集，提交至電子檔案系統指定目錄下，同時建立檔案的備考表、組卷信息和相關元數據信息，方便查詢利用。

（三）進行業務系統的適應性改造

新修訂的《檔案法》要求“電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規”，這是對電子檔案管理要求的高度凝練。其中“來源可靠”的含義是指文件應在事務處理或與其相關的事件發生之時或其后不久，由直接經辦人或其使用的信息系統直接形成。按照《中華人民共和國電子簽名法》和《電子文件管理暫行辦法》等文件要求，元數據作為電子檔案管理不可或缺的關鍵內容，對于電子文件的準確性、完整性、可用性和安全性，以及檢索利用都具有重要的作用。因此，業務系統必須按照標準進行適應性改造，以便生成經過電子簽名的PDF或OFD格式的電子文件，同時生成符合要求的元數據，使電子文件與其元數據描述一致，確保文件的真實性和元數據的完整性。

（四）完善鐵路工程電子檔案系統建設

鐵路部門應結合業務系統改造情況，構建鐵路工程電子檔案系統，面向業務系統發布電子檔案移交數據接口，實現鐵路建設項目電子文件流轉與歸集等各種功能；針對紙質檔案數字化提供資料歸集工具進行分類管理，對電子設備直接產生的音像類檔案可以直接提交并歸入臨時庫。整體歸檔過程如圖1所示。

在電子文件校驗方面，系統通過統一的數據接口實現與業務系統對接[6]，設置臨時文件中心，接收各類業務系統所推送的電子文件信息、元數據等相關信息，并對其完整性、真實性、元數據描述等內容進行校驗。[7]對于校驗通過的文件，系統將執行歸檔與案卷整理，形成案卷說明、案卷目錄、卷內目錄等相關文件，按照《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》（辦檔〔2002〕8號）文件要求，提供整理、組卷、編制檔號等分類管理功能。

分庫管理是近年來電子檔案單套制管理的趨勢和要求[8]，規劃為臨時庫、長期保存庫、管理庫和利用庫，如圖2所示。其中臨時庫是電子文件入庫檢查時使用的臨時數據庫，入庫完畢之后遷移至長期保存庫。長期保存庫用來保存原生的電子文件，是檔案管理最全面的原始憑證文件庫，通常以物理隔離的方式進行專門保管，保存重量級的文件或者OFD文件。檔案管理庫是輕量級文件的保存庫和檔案人員經常使用的數據庫。[9]檔案利用庫是檔案機構對外提供檔案查詢、檢索的數據庫，往往是檔案管理庫的子集。同時鐵路電子檔案系統應按照信息系統等級保護要求，建立相應的安全防護措施。[10-11]

三、結語

鐵路建設項目電子檔案單套制管理，可極大地提高項目檔案的管理效率和管理水平。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有信息密度高、易傳遞、易查找等紙質檔案所無法比擬的優勢，能夠更加準確地反映鐵路工程建造的真實過程。[12]但是電子檔案的可修改性、對軟硬件較強的依賴性、載體材料保存壽命等問題是單套制面臨的挑戰，因此，鐵路工程檔案需要從標準編制、既有前端業務系統適應性改造和電子檔案管理系統建設等方面開展工作，為鐵路工程電子檔案單套制管理探索實施路徑，并積累經驗。

注釋及參考文獻：

[1]王英瑋，黃峰.《建設項目檔案監督指導工作指南》的主要內容、實踐價值和相關問題思考[J].北京檔案，2021（11）：18-24.

[2]馮惠玲.走向單軌制電子文件管理[J].檔案學研究，2019（1）：88-94.

[3]解亞龍，李琳，鄭心銘.鐵路工程管理平臺及其深化應用[J].鐵路計算機應用，2020，29（1）：49-54.

[4]錢毅.電子文件“單套制”管理相關概念的辨析與思考[J].檔案學通訊，2017（4）：8-13.

[5]展霄鵬，王慧，康晨煒.淺談電子文件、元數據、四性檢驗與電子檔案的關系[J].蘭臺內外，2020（18）：27-28.

[6]薛四新.電子檔案單軌制管理的關鍵問題研究[J].浙江檔案，2020（7）：17-20.

[7]史雅莉，趙童.數字檔案資源的長期保存元數據方案研究——以英國國家檔案館為例[J].北京檔案，2020（10）：38-43.

[8]于英香.電子檔案管理系統開發方法論[J].檔案學通訊，2003（5）：34-37.

[9]張春景.高速公路電子檔案管理系統功能研究[J].蘭臺世界，2021（S1）：65-66.

[10]李貞貞，李金璐.云環境下我國檔案數字資源信息安全保障體制建設[J].北京檔案，2022（1）：15-19.

[11]許曉彤，唐瑩琪.檔案服務機構參與電子證據保全的模式研究[J].檔案學研究，2021（3）：73-79.

作者單位：1.中國鐵道科學研究院集團有限公司電子計算技術研究所

2.中國國家鐵路集團有限公司檔案史志中心