如何做好新形勢下的社會保險檔案管理工作

石統雨

摘 要：社會保險檔案是社會保險管理工作的重要組成部分，因為，社會保險檔案包含具體的社會保險經辦機構在辦理社會保險過程中的具體業務，其主要通過圖片、文字材料等形式進行記錄和保存，而且，社會保險檔案中還記錄了投保人的具體投保經過和金額，以及投保人的責任和義務，為投保人以后的生活提供了一份保障，所以，不管對社會保險經辦部門還是投保人來說，社會保險檔案管理都具有非常重要的意義。本文就如何做好新形勢下的社會保險檔案管理工作進行了簡單的分析，并提出了相對有效的策略，希望可以為社會保險經辦機構提供幫助。

關鍵詞：新形勢;社會保險檔案;管理工作

隨著我國加大民生保障措施力度，社會保險檔案的管理工作也受到很大的關注，其已經被列為建設社會主義和諧社會的一項關鍵工作。社會保險檔案管理工作不僅牽動著人民群眾的根本利益，更是國家經濟發展和社會利益之間的重要紐帶，在國家的發展中占據了不可動搖的地位。社會保險是一項利民的重要舉措，而社會保險檔案則是這項利民舉措的重要載體，如果社會保險檔案被科學有效地利用，不僅可以切實維護廣大勞動者的利益，也可以推動實現構建和諧社會的重要方針。由此可見，社會保險檔案對于國家以及廣大的勞動者有多么重要，而社會保險檔案管理工作是社會保險檔案的重要保障，具有同樣的重要性，尤其是對于人力資源和社會保險經辦機構來說，社會保險檔案管理是其工作的首要任務。現在的社會保險經辦部門最主要的就是做好社會保險檔案的管理工作，運用科學合理方式進行社會保險檔案管理。

一、社會保險檔案管理的現狀

1.社會保險檔案管理多樣化

隨著社會的不斷發展，社會保險也呈現出多樣化發展趨勢，各種各樣的社會保險開始出現，就現在的社會保險來說，已經出現了多種類型，多樣的社會保險會給社會保險檔案管理工作增加一定的困難，而且根據調查發現，目前的社會保險檔案管理系統比較分散，不同的社會保險屬于不同的部門管理，雖然做到了具體工作的細化，但是在一定程度上增加了社會保險檔案的集中管理難度，并且還可能會出現各部門信息溝通不及時的情況，導致投保人和社會保險經辦機構工作人員重復工作，增加無效的工作量以及浪費投保人的時間和精力，最后，因為各部門無法達到集中的狀態，缺乏統一的社會保險檔案管理形式和原則，在社會保險出現問題后，短時間內找不到便捷的解決途徑和具體的負責人，不利于人力資源和社會保險經辦機構的橫向發展。

2.社會保險檔案管理缺乏統一的原則

我國的地區經濟發展存在差異，導致一些地方政策也會存在一定的差異，所以目前來說，我國的社會保險檔案管理工作并沒有做到統一的管理工作職責和規范，各地區在實際的社會保險檔案管理工作中都是按照現有地區的標準管理，導致各地區的社會保險檔案管理工作出現一定的差異，而且由于各個地區的不同管理制度，導致一些跨地區的投保人沒有明確的辦理流程和具體的投遞資料明細，在很大程度上影響了社會保險經辦機構的工作效率，同時也在無形中造成了社會資源的浪費。

3.社會保險檔案管理方式落后

雖然我國已經對社會保險制度進行了改革，目前社會保險制度開始逐步走向完善，但是在實際的工作中還是有一些社會保險部門的管理方式比較落后，例如隨著網絡時代的到來，計算機管理軟件已經開始大面積的投入使用，但是在實際的工作中，還有很多社保部門對于計算機管理軟件的使用率并不是很高，只是使用簡單的功能，一些系統性的功能并沒有使用，導致管理軟件的真正作用沒有發揮出來，以至于很難提高管理效率，造成管理方式處于落后狀態。

4.工作人員以及領導的不重視

有部分的社會保險經辦部門對于社會保險檔案管理存在一定的偏見性，沒有充分認識到社會保險檔案的重要性，把社會保險檔案管理工作當作一種簡單的整理工作，只是大概地進行分類管理，并沒有做具體的劃分，除此之外，還有很多的工作人員在對社會保險檔案收集、分類、整理的時候并沒有進行統一的科學規劃，很可能導致檔案丟失的情況出現。

二、新形勢下加強社會保險檔案管理的必要性

社會保險主要的業務人是面對廣大的勞動人民，而社會保險檔案管理就是以廣大勞動人民為基礎所承辦的醫療、養老、工傷、失業、生育保險信息的管理工作，為了保障廣大勞動人民的保險利益，這些檔案的管理工作發揮了最重要的保障作用。如果在投保人投保期間發生檔案泄露和丟失，不但會對社保工作人員造成影響，也會影響到投保人的利益，因此，提高社會保險檔案管理工作人員的專業素養和工作責任感成了目前社保部門的首要工作。隨著國家對社會保險的重視，廣大勞動人民也開始提升自己的保險意識，開始為自己投保，而且保險的種類也在日漸增加，這就代表著社會保險檔案管理工作的工作量在日益增加，加大了工作人員的工作壓力。在這個科技發展迅猛的時代，社會保險檔案管理工作人員掌握了社會保險的信息，所以必須加強對管理人員進行檔案保密性和安全性培訓，防止社保檔案發生泄露和丟失，相關的部門負責人也需要加強這方面的認識，以實事求是和嚴謹的工作態度將社會保險檔案管理工作列為首要工作，從而進行科學規劃和采用合理的考核晉升制度，為社會保險管理提供可用人才。社會保險檔案的管理工作不只是管理人員的工作，也是社會保險部門的共同工作，部門領導需要對其進行合理的財力投入，用于改善管理設備，為社會保險檔案管理工作人員創造良好的工作平臺。

1.社會保險改革的需要

做好社會保險檔案的管理工作，是倡導改革傳統檔案的積極響應，只有具備科學的管理體系，才能保證社會保險工作順利開展。社會保險檔案中記錄了原始的保險信息，如出現檔案丟失的情況，會導致原始資料的丟失，想要重新找回會非常困難，嚴重的情況會導致該項保險無法進行正常的業務，因此，增強社會保險檔案管理是一項迫在眉睫的工作，傳統的檔案資料多數是以紙質形式記錄的，很容易因為一些意外的發生導致原始資料的丟失和摧毀，所以只有不斷更新管理技術，促使傳統檔案進行改革，才能為社會保險檔案的安全增加一份保障。

2.社會保險的要求

社會保險工作具有一定的復雜性，在工作人員完成必要的工作流程后，還需要進行大量的數據整理工作，若沒有強力有效的數據管理方式，很有可能會出現數據混亂或者數據丟失的情況，進而增加了保險管理的工作量。再加上投保人會出現更換工作單位或者是暫時離職的情況，隨之對應的社會保險繳納單位也會發生相應的改變，針對這種情況，只有科學嚴謹的管理保險檔案，才不會出現因為人員流動更換保險發生混亂的情況。人員流動如果屬于正常的人員調動，就需要將上家單位的保險信息轉移到現有單位繼續繳納，需要兩家單位同時同意，上家單位同意轉出，現有單位同意轉入，而且必須保證在轉移的過程中不能出現數據上的誤差，所以保險管理工作具有一定的復雜性和嚴謹性。

3.有利于提高辦事效率

嚴謹的保險管理制度，可以有效地提高工作人員的工作效率，有利于順利開展社會保險業務，更高效地服務廣大勞動者。同時通過調閱檔案中的信息，可以看到工作中存在的缺陷，并及時進行解決。

三、社會保險檔案管理工作的改進措施

1.提高參保人員的意識

社會保險檔案是社會保障體系的關鍵部分，但就目前而言，很多參保人并沒有認識到社保檔案的重要性，認為其只是一份簡單的記錄材料。鑒于這種情況，如果想要更好地進行社會保險檔案管理工作，就需要提高投保人的保險檔案管理意識，引起參保人對保險檔案的重視，從而提高參保人在辦理社保過程中的積極性，從一定程度上來說提高了檔案管理工作人員的工作效率。另外，如果遇到參保人的保險出現異常情況，工作人員首先和參保人進行數據核對，很快就能發現問題所在，從而順利解決問題。但是，提高參保人的保險檔案重視程度之前需要先提高檔案管理工作人員的管理意識，部門領導可以組織相關的培訓或者設置相關的激勵機制，鼓勵工作人員加強管理工作的嚴謹性和安全性，提高工作人員的工作效率。

2.建立完善的管理規章制度

社會保險檔案的管理工作離不開相關的管理制度，而想要做好管理工作就需要在實踐中不斷完善管理制度，保證管理制度的及時性和準確性。想要建立完整的管理體系，可以從以下幾個方面進行：第一，可以借助法律法規，在實際的檔案管理工作中，有很多工作人員對檔案管理都是處以輕視的態度，導致檔案管理工作中出現了一些懶散的狀況，無法保障參保人員的權益，所以為了能夠引起管理工作人員的重視和相關部門的嚴謹態度，同時也是為了保證參保人員的合法權益，可以借助法律進行一定程度的約束;第二，規范現有的管理工作流程，在社會保險檔案管理工作中，發生問題后有很多的工作人員都不知道從哪個環節查找，很大程度上降低了工作人員的工作效率，同時也有可能會直接損害參保人員的利益，因此建立規范的管理工作流程成了解決該問題的有效辦法，規范的工作流程不僅可以明確找出具體的出錯環節也可以縮短工作人員的工作時間;第三，對于已經存檔的社會保險檔案，要做好后續管理工作，盡量將同一個人的參保信息歸納到同一個檔案中，進行集中管理，可以減少檔案丟失或者被修改的風險，同時也避免了一人多檔，浪費社會資源。

3.借助科技技術，優化社會保險檔案管理

新形勢下的社會保險檔案管理工作需要借助科技的力量優化，社會保險檔案管理可以簡化和優化自己的管理體系，一方面有了現代科技的介入，不僅可以提高檔案管理工作人員的工作效率，還可以提高工作人員的準確性，減少工作人員在手工記錄中的錯誤，緩解了工作人員的工作壓力;另一方面，為以后的查閱工作提供了方便，有了網絡科技技術的幫助，不需要像之前那樣查找特定檔案的時候，必須翻閱大量的資料才能找到有用的信息，這樣的查找工作不僅工作量巨大，而且還非常耗費時間和精力，借助科學技術，社會保險檔案管理人員可以將手工檔案錄入成電子版，并按照一定的流程存儲備份，方便以后查閱，并且電子版的保險檔案一般不會有丟失的情況發生，且保存時間較長。

但是事事都有兩面性，現代科技技術幫助保險檔案管理人員解決了工作量大、分類儲存等問題，但是同時也潛伏著一定的風險，電子檔案雖然提高了檔案的安全性，但是在面對計算機病毒和不法分子的入侵也有無可奈何的時候，所以為了防止計算機病毒和不法分子的入侵，可以著重從以下兩個方面進行防控，首先我們要從社會保險檔案管理的主體進行防控，社會保險檔案管理的主體是社保部門，社保部門要有完整的計算機病毒消殺系統和專業的計算機技術人員進行安全把控，防止黑客入侵，其次是社會保險檔案管理的工作人員不要隨便使用辦公電腦連接公共網絡或進行個人活動。

4.增強社會保險檔案管理人員的專業素養

想要做好社會保險檔案管理工作，首先需要增強社會保險檔案管理工作人員的職業素質，制定階段性的管理工作知識培訓，著重提高工作人員的檔案管理水平，為以后的檔案管理工作夯實基礎。其次，需要提高社會保險檔案管理工作人員的計算機水平，計算機雖然簡化了檔案管理工作，但是其需要采用正確的使用方式才能發揮作用，培養工作人員的計算機能力可以使社會保險檔案管理工作更加的科學化、現代化，另外，隨著現代科技的發展，人們的需求也越來越多，如果檔案管理人員還是采用之前的管理手段，很難滿足現代人的切實需求，作為新時代的社會保險檔案管理人員，必須要具備過硬的計算機水平和厚實的專業實力，以便更好地滿足現代檔案管理工作的需求。最后需要提高社會保險檔案管理工作人員的綜合素質。總的來說，社會保險檔案管理工作人員專業水平的高低直接決定了保險檔案管理整體工作水平的高低，所以提高工作人員的綜合素質也是一項必要的工作，首先定期開展的職業培訓，除了培訓專業知識以外，還可以增加一些相關法律法規的培訓，在工作的時候可以為參保人員普及保險方面的法律法規。其次，提高工作人員的計算機水平增加計算機的學習深度，鼓勵工作人員創建更加符合現代管理工作的管理軟件，在保證管理工作的正確性和安全性的前提下進一步簡化工作內容和流程，從而提高檔案管理工作的效率。

5.加強服務，深化社會保險檔案的開發利用

各個社會保險部門應該制定部門以外的相關保險查閱制度，方便參保人員隨時進行個人檔案的查閱，為參保人員辦理社會保險提供便利，另外，為了保證檔案的安全性，在參保人員進行查閱之前，需要進行身份驗證，同時把檔案的查閱時間和查閱人員姓名進行相關的登記，并統一進行保存，防止有人惡意查閱檔案。社會保險作為一個服務部門，都是為廣大勞動人民服務的，工作人員的言行不僅僅是個人行為，是社會保險服務部門的代表，所以社會保險檔案管理工作人員需要加強自身的服務意識，把工作職責和工作內容落到實處，對每一位參保人員都用熱情的態度接待，耐心地回答參保人員的問題，幫助參保人員盡快解決問題，但是對于不確定的問題或者是政策中沒有明確規定的問題，不要擅自作出承諾，一定要經過領導審批后再辦理，只有為參保者提供切實有效的服務才能得到廣大人民的認可，從而更加順利地開展社會保險工作，發揮社會保險的作用。

四、結語

隨著我國社會保障工作的不斷改革，新形勢的發展推動著社會保險的進步，之前傳統的保險檔案管理方式已經被時代所淘汰，開始使用現代化的網絡管理，促使社會保險工作更加規范化、科學化，想要使社會保險工作更加健康持久的發展，就需要和時代發展保持統一步伐，不斷進行改革和創新。另外，社會保險檔案管理工作直接聯系著廣大勞動者的利益以及背負著構建和諧社會的重要使命，良好的社會保險檔案管理工作可以促進社會保障體系進一步完善，加快社會保障事業的蓬勃發展。

參考文獻：

[1]阮春紅，張 麗.淺析新形勢下如何做好社會養老保險業務檔案管理工作[J].絲路視野，2018

[2]石玉芳.做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考[J].新商務周刊，2019

[3]穆 亮.新形勢下如何做好社會養老保險業務檔案管理工作[J].辦公室業務，2018

（作者單位：郯城縣社會保險事業中心）