淺議國有企業檔案數字化建設問題及其解決措施

摘 要：隨著我國社會經濟體系的逐步完善，各行各業的發展模式與運營機制都發生巨大變化，數字化時代的到來，使互聯網技術在各行各業中的應用更為廣泛。國有企業中檔案管理工作亦是如此，由最初的紙質檔案管理逐漸向數字化、智能化管理方向發展，這是國有企業相關部門緊跟時代潮流趨勢的突出表現，能夠解決紙質檔案管理的一些漏洞，并在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。就當前國有企業檔案數字化建設的具體情況而言，仍然存在著一些亟待解決的問題。本文將針對這些實踐過程中出現的具體問題提出幾點與之相應的解決措施，希望對國有企業檔案數字化建設有所幫助。

關鍵詞：國有企業;檔案數字化建設;現存問題;解決措施

國有企業的快速崛起，使之在我國社會經濟發展中占據了重要位置。為帶動其進一步發展，國有企業應迎合當前信息化時代的具體要求，對企業內部的檔案管理工作進行數字化建設，有效提高國有企業檔案數字化建設工作的實際效率，也是檔案管理工作更為規范化的重要措施。檔案數字化建設的有效落實，能夠加強對國有企業內部檔案的有機整合與利用，從而更好地提高企業的服務效率與服務能力，使國有企業的經濟效益達到最大，更好地推動我國社會經濟的穩定發展。

一、國有企業檔案數字化建設過程中的現存問題

1.對檔案數字化建設的重視程度不足

就我國當前國有企業檔案數字化建設現狀而言，大多數企業對檔案數字化建設的重視程度不夠充足，究其根本原因，還是對檔案數字化建設的重要性認識不足。國有企業進行檔案數字化建設，可以有效提升檔案錄入與存放的工作效率，相較于傳統的錄入方式而言，數字化建設后的檔案存放與錄入，只需要很短的時間就可以完成掃描，為檔案管理人員節約大量的工作時間和精力。

此外，經過數字化建設后的檔案，能夠被徹底封存保管，使檔案原文件的安全性得到有力保障，在很大程度上避免原文件丟失或出現遺漏的現象，這些都是國有企業檔案數字化建設必然性的充分體現。許多國有企業在進行檔案管理工作時，沒有充分意識到數字化建設的重要性，導致企業內部的數字化工作嚴重落后，影響國有企業檔案管理工作的正常進行，對企業檔案管理與應用也沒有引起足夠的重視。由于管理層的忽視，使得部分國有企業的檔案室及相關工作部門無人問津，更不必說積極配合檔案管理人員的相關工作，為檔案管理工作帶來巨大難題。這樣的檔案管理工作失去了檔案信息存在的真正意義，無法對檔案進行及時整合與處理，就難以在需要相關信息時進行有效查詢。因此，國有企業檔案數字化建設的進度與質量的高低，離不開企業內部管理者及相關部門的支持，企業對檔案管理的疏忽會嚴重阻礙數字化建設。

2.檔案管理相關工作人員缺乏專業素養

國有企業檔案數字化建設工作的水平在很大程度上受到檔案管理人員素質高低的影響，由于數字化建設所涉及的信息技術較為廣泛，對檔案管理人員提出更高的專業要求。檔案管理人員不僅要掌握基本的手工整理檔案的技巧，還要具備熟練應用現代化技術手段的實踐經驗，能夠充分利用科學技術的便捷性與實用性，切實提高檔案管理工作的效率，從而更好地為企業的發展做貢獻。目前，有的企業為了節約資源，一般會讓非專業人員兼職檔案管理的相關工作，沒有設立專職檔案管理人員，即使有些具備前瞻性的國有企業，設置了專門的檔案管理崗位，但工作人員由于專業素養達不到標準要求，也會使檔案數字化建設工作嚴重滯后。我國大部分國有企業仍然停留在手工管理檔案的階段，這對國有企業檔案數字化建設的推動是極為不利的。

3.檔案管理相關的基礎設備建設不完善

檔案信息化建設需要大量基礎設備，需要企業為檔案管理部門配備相關儀器設備，部分企業會出現設備配置不完善的情況，導致部分工作難以順利展開，而一些具備充足硬件配備的企業，也會由于設備缺乏定期維修管理、達到使用年限、設備更新優化速度較慢等原因，導致檔案管理所需的計算機和相關軟硬件設備無法正常使用，嚴重阻礙檔案數字化管理的工作進度。

例如，掃描儀等相關儀器使用年限過長，會造成掃描出來的檔案信息不夠清晰，會對檔案信息的錄入造成一定的影響，這些原因都會導致國有企業的檔案數字化建設工作難以順利開展。

4.檔案數字化建設缺乏專業的技術指導

國有企業檔案數字化建設是一項極具技術含量的工作，對工作人員操作的規范性與科學性有極高要求。由于我國大多數國有企業對檔案數字化建設工作仍然處于探索階段，在具體實施數字化建設的過程中，管理者對可能出現的檔案掃描具體流程、掃描方式、圖像清晰度、色彩模式等技術的掌握情況嚴重不足。這是相關管理人員缺乏技術指導的表現，即使擁有數字化建設的硬件設施及展開條件，實際操作能力的缺失也會致使檔案數字化建設受阻。

5.檔案數字化管理有較為突出的安全問題

檔案數字化管理在有效提高檔案管理工作進度的同時，對檔案的安全性也做出一定的考驗，就當前國有企業檔案數字化建設工作的具體情況而言，檔案安全性所受到的威脅主要有以下三個方面：一是對電子檔案管理設備監管力度的缺乏，如移動硬盤、光盤等電子檔案存儲設備，難以通過有效保管方式進行監管，因而有可能會出現電子檔案丟失或泄露等問題;二是由于國有企業工作事務繁多，所記錄的檔案信息數量十分龐大，實體性的檔案信息本就難以妥善保管，因而在將紙質化檔案轉變為電子形式的過程中，可能會出現部分檔案信息丟失或遺漏的現象;三是當前大部分國有企業檔案數字化管理的通病，企業沒有對數字化環境進行有效監管，使得電子檔案存在的網絡安全難以得到有力保障。一些國有企業為節約資源，將所有部門連接共同的網絡配置，導致不法分子趁機連接企業網絡，盜取相關電子檔案信息，造成企業內部文件的泄露，使企業遭到重創。

6.檔案數字化建設體系機制建立缺失

隨著檔案數字化建設工作的逐步推進，我國檔案局也頒布紙質檔案數字化的相關標準，針對這一規范要求，我國各地政府及相關部門也出臺了相應的技術指導，便于國有企業檔案數字化建設更為順利。由于，國有企業檔案數目過多，檔案信息的具體分類也存在差異，這就導致政府部門的統一規范難以符合國有企業自身檔案管理的實際情況。國有企業若僅依據國家統一標準開展檔案數字化建設工作，則會導致一些不適合相關標準的檔案信息難以正常存儲和應用。

總而言之，國有企業內部缺乏對檔案數字化建設機制的有效建立，缺少對自身檔案管理的充分認識，這使得檔案的數字化過程缺乏明確的標準與制度，造成數字化建設工作的滯后。

二、針對當前國有企業檔案數字化建設現存問題的具體解決措施

我國國有企業檔案數字化建設仍然處于探索階段，因此，對現存問題進行有效改善是一項需要付出長期精力的艱巨任務。筆者在分析相關研究成果后，總結出以下幾點具體解決對策：

1.國有企業應加強對檔案數字化建設的領導工作

國有企業檔案數字化工作的開展，是為提高企業的經濟利益和工作效率，通過檔案信息所得出的分析結果，為企業領導層提供更為準確可靠的決策依據，從而做出更利于企業發展和決策。因此，國有企業更應將檔案數字化建設納入企業工作的重點內容，著重加強對檔案數字化管理工作的領導力度，充分意識到數字化建設的重要性與必要性，對相關管理者和工作人員的責任分配進行明確。并在人力、物力、財力等方面予以大力支持，對檔案數字化工作重視程度的加強，能夠有效推進企業工作的順利進行。

2.加強檔案數字化管理人才隊伍建設

具有充足專業素養的檔案管理人才，是檔案數字化工作順利進行的前提條件。因此，企業更應該加強對數字化工作人才隊伍的建設，使其能更好地服務于檔案數字化管理工作中。人才隊伍建設方式應從以下三個方面具體展開：其一，要加強對人才的選拔力度，在對檔案管理工作者進行篩選時，要著重注意應聘者的專業素養與實踐能力，判斷其是否符合檔案數字化建設工作的具體要求。保留兼具專業素養和實踐能力的高素質人才，使之更好地投入國有企業檔案數字化建設工作之中，更好地帶動數字化建設的發展與進步;其二，要保障工作人員的具體數量。由于檔案數字化工作量較為龐大，需要有充足的人員基礎，才能夠完成相關工作，因此，國有企業要保證具有充足的人員儲備。一些具有外包能力的企業可以聘請專業機構加以輔助，不具備外包能力的企業，可以在企業內部其他部門調取具備相關工作能力的人員進行協助，調動企業全部力量，更好地推動檔案數字化建設的進程。與此同時，企業應安排一名專業的計算機領域人才進行數據庫和網絡安全的相關管理，從而為檔案數字化建設提供更為專業的工作條件;其三，要對檔案管理人員進行專業素養的提升，使加強學習的觀念深入工作人員的工作與生活中，不斷提升自身專業技能并學會使用計算機網絡及其他信息技術，對檔案數字化相關功能以助力。企業還可以為工作人員開展定期的培訓，加強了解行業內部的最新資訊及檔案數字化過程中的各項規章制度，進一步學習數字化建設的實際操作流程，確保檔案數字化管理工作得以順利進行。

3.完善檔案數字化建設相關的軟硬件設施配備

完善的軟硬件設施配備，是檔案數字化工作得以順利進行的物質基礎，也正因如此，國有企業更應加強對檔案數字化建設的資金投入，將工作開展所需要的資金納入國有企業的整體經濟預算之中。有一定經濟條件的國有企業，也可以為檔案數字化建設設立專項資金，使之專門應用于檔案數字化建設工作之中。為更好地推動數字化建設的進程，國有企業應為檔案室配備計算機、掃描儀、移動硬盤等相關軟硬件設備，并安排專業的維修技術人員進行及時優化與更新。更好地應用于檔案數字化建設工作之中，為數字化建設工作提供有力的技術環境。

4.提高檔案數字化管理的安全性

數字化管理模式的應用，雖然在極大程度上提高了檔案管理的工作效率，但同時也對檔案信息的安全性提出巨大考驗。因此，若想要進一步提升數字化管理的安全性，可以通過做到以下幾點達到目的：首先，國有企業應加強對數字化建設工作的資金投入力度，為檔案室購置相關的存儲設備，使檔案的安全性得以加強;其次，檔案室應加強對數字化建設過程的監管力度，對工作人員進行明確的責任劃分，使每一個工作者都能夠各司其職，負責好自己的工作任務，充分發揮各個部門的工作職能，從而避免數字化過程中出現檔案丟失或泄露的問題;最后，企業及相關管理部門還可以引進計算機網絡安全技術人員，為數字化建設提供強有力的技術支持。此外，安全管理人員還應加強對檔案安全性及保密性的檢查力度，當發現安全隱患時，要進行及時整改，出現責任事故時要對相關工作人員追責，嚴格按照工作規范予以懲罰。同時，對檔案室內部的計算機進行專用網絡配置，加強計算機防火墻的設置，并及時更新病毒庫等措施，也能夠在一定程度上提高網絡環境的安全性。

5.建立健全檔案數字化工作的相關制度

只有擁有規范明確的檔案數字化工作制度，才能進一步為檔案數字化建設保駕護航。國有企業在對檔案數字化建設進行工作制度建立時，除了要遵循國家及政府相關部門統一下達的紙質檔案數字化要求以外，還要充分結合企業自身的實際情況，制定出符合本企業發展需求的工作制度，使之更好地服務于企業的發展。完善檔案數字化工作制度，包括數字化建設工作的諸多方面，如檔案整理的統一標準、圖像掃描技術的具體規范情況，以及對檔案安全性的加強等。檔案數字化工作所涉及的環節，都應安排專業的工作人員進行嚴格把控，規范數字化工作的各個流程，掌握檔案掃描的正確方式，對掃描分辨率和色彩模式等具體要求也要做出明確規定。國有企業檔案數字化工作制度的建立，能夠確保檔案數字化工作的質量，使數字化建設的進程更為規范。同時，工作制度的建立還應包括獎懲機制的實施，對于在檔案數字化工作中具有杰出工作表現的工作人員及相關部門，可以予以相應的物質獎勵，充分樹立杰出工作者的榜樣形象，使之更好地影響和帶動其他人員的工作積極性。相反，對于一些做出不利于企業發展行為的工作人員，如故意泄露企業內部檔案信息，或出于個人利益將檔案信息販賣給不法分子等行為，管理者也應遵循數字化工作的規章制度，對其進行嚴肅處理，堅決杜絕此類現象再次發生。

三、結語

綜上所述，國有企業檔案數字化建設工作的進一步推進，對檔案管理工作效率提高具有十分顯著的現實意義。同時，也存在一些難以避免的實際問題，國有企業的相關管理部門應按照國家的統一標準，并結合自身企業檔案信息的具體管理情況，有針對性地解決此類問題，使檔案數字化建設進程加快步伐，為企業經營者的決策判斷提供更為堅實可靠的信息依據，更好地帶動國有企業的經濟發展。

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（作者單位：山東省濱州五海自來水有限公司）

作者簡介：閆芳（1980—），女，漢族，山東濱州人，大學學歷，中級，館員，研究方向：文書、工程檔案整理，人事檔案的整理、審核、修復、檔案數字化建設。