新時期檔案管理信息化的對策探究

吳慧萍

摘 要：檔案管理一直是企事業(yè)單位內部管理的重要組成部分，經過時間積累，檔案數量以及類型越來越豐富，檔案管理壓力和難度也會隨之增加，所以對于檔案管理人員來說，引入科學的方法提高管理質量至關重要。基于此，本文著眼于新時期的檔案管理需求，結合檔案管理工作現狀，提出推進檔案管理信息化的優(yōu)化建設路徑，希望能為相關工作人員帶來參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化;電子檔案

推進信息技術與管理實務有機結合已經成為新時期管理工作模式轉型升級的重要方式，在各項業(yè)務管理發(fā)展中信息化建設都是十分關鍵的一環(huán)。當前，檔案信息載體不斷豐富，紙質檔案與電子檔案并存，使得檔案管理工作人員面臨新挑戰(zhàn)，在這種情況之下推進檔案管理方法革新、模式轉型十分必要，基于信息化手段促進檔案管理完善也十分可行。

一、檔案管理信息化的現實意義

人們在參與社會活動時，會直接產生許多具有保存價值的原始記錄，這些真憑實據可以被稱為檔案，管理檔案需要科學的原則和方法。隨著科學技術的進步，檔案管理技術也不斷豐富，當前檔案管理已經進入信息化時代。檔案管理信息化就是基于計算機網絡技術高效完成檔案信息采集、儲存、使用管理的過程。基于檔案管理信息化將推進檔案信息數字化發(fā)展，還能推動檔案傳遞網絡化發(fā)展。從現實角度來看，利用信息化手段管理檔案符合信息時代的管理實務轉型發(fā)展需要，也能夠為增強檔案管理質效提供輔助。不僅如此，檔案管理信息化還可以有效促進檔案管理職能轉變，增強檔案服務能力;更可以實現檔案信息的深度挖掘和利用，提高檔案信息檢索以及分析便捷性。在計算機網絡技術的支持之下，檔案信息的傳輸范圍將會進一步擴大，其服務能力以及服務范圍也將得到拓展。總而言之，基于檔案管理信息化，可全面提升新時期檔案信息管理質量和效率。

二、檔案管理信息化的發(fā)展困境

目前，人們對檔案管理信息化已經不再陌生，在實踐工作當中，檔案管理人員使用信息化管理手段得心應手。從當前情況來看，檔案信息化管理手段的有效應用為提高檔案管理水平和檔案使用質效提供了極大幫助。但在這一過程中，也逐步暴露了一些問題，檔案管理信息化建設依然面臨發(fā)展困境。檔案管理信息化發(fā)展中，軟硬件設施不完善是其主要發(fā)展困境。檔案管理信息化對互聯網和計算機的依賴性極強，計算機網絡的安全性將直接影響檔案管理安全。在實際作業(yè)環(huán)節(jié)，計算機軟件以及網絡本身的漏洞會導致檔案信息安全性受到嚴重威脅，檔案內容丟失、受損、混亂的可能性將會大幅提升。

在實際作業(yè)環(huán)節(jié)，檔案管理信息化發(fā)展方向以及發(fā)展目標不明確，也成為其未來發(fā)展的主要困境。基于此，許多檔案管理工作人員無法確定工作內容和方向，不能有的放矢地完成本職工作，更難以有條不紊地推進檔案信息化建設。不僅如此，檔案信息化管理過程中還存在著管理標準不明確、管理制度不完善、管理資金不到位等情況。由于資金不充足，檔案管理信息化過程中專業(yè)人才、設備以及技術配備難度將會增加，更會讓檔案管理信息化進程的持續(xù)推進受到阻礙。而且，由于缺乏完善的管理制度以及明確的管理標準，檔案管理信息化工作的規(guī)范性難以保障，那么數字化信息的無損生成與快捷傳遞更會受到影響，以數字化檔案為基礎的檔案管理將會舉步維艱。當然，基于上述困境電子檔案的永久保存與全過程安全管控也會成為空談。

檔案管理信息化的發(fā)展困境還體現在人才短缺方面，由于專業(yè)人才儲備不足，所以檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展深受影響。在傳統(tǒng)檔案管理模式之下，檔案管理的專業(yè)性、標準性要求并不高，所以許多單位的檔案管理人員都屬于非專業(yè)、非專職人士;而且，大部分管理隊伍年齡大、積極性不足、責任與服務意識不強、學習能力不佳的情況十分普遍。這種管理隊伍無法滿足檔案管理信息化的人才應用要求，更不能勝任信息化管理崗位。從當前情況來看，復合型專業(yè)人才不足、人力資源配置不合理以及人員管理不到位已經成為阻礙檔案管理信息化發(fā)展的主要原因。

三、檔案管理信息化的優(yōu)化建設路徑

檔案管理信息化已經是大勢所趨，加強信息化建設是所有檔案管理人員的工作重點。為有效推進檔案管理信息化建設，深化檔案管理信息化理念的合理運用，相關工作人員必須明確工作方向和目標。不僅如此，相關單位還需要從檔案管理發(fā)展的影響要素出發(fā)，基于人才、制度、技術、資金優(yōu)化管理夯實檔案管理信息化發(fā)展基礎。

1.檔案管理信息化的方向與目標

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的提出和落實為檔案管理信息化提供了明確的政策指導，以此為基礎樹立工作目標，推動新時期檔案管理信息化轉型十分可行。

（1）檔案資源數字化

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案信息主要以紙張為載體，隨著信息化、數字化技術融入，檔案載體逐漸轉變成電子文檔和計算機;在大力推行無紙化辦公后，電子檔案成為主流。新時期，檔案資源體系的主導者已經從紙質資源轉變?yōu)閿底仲Y源，在這種情況之下進一步推動檔案資源數字化發(fā)展，將成為檔案管理信息化戰(zhàn)略轉型的首要方向。此時，應做好傳統(tǒng)載體檔案數字化，強調信息化系統(tǒng)建設與電子檔案管理信息系統(tǒng)完善，實現該系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的有效銜接。同時，還應該加強紙質檔案向電子檔案轉型，達成如下目標：其一，實現增量電子化;其二，實現存量數字化。

首先，為達成增量電子化目標，檔案管理人員需要強調電子文件的歸檔以及移交處理有效性。實際作業(yè)環(huán)節(jié)，應深刻踐行應收盡收、應歸盡歸;保障電子文檔完整性、豐富性和全面性，著力提高檔案資源體系當中電子檔案占有率。

其次，為達成存量數字化目標，檔案管理人員需要大力推進傳統(tǒng)載體檔案的數字化轉換，以數字信息資源和電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質檔案，為保證檔案儲存的安全性和長久性奠定基礎。

（2）檔案內容數據化

基于檔案管理信息化發(fā)展，電子檔案將成為主流，隨著載體的變化，檔案內容的自身屬性也應該發(fā)生轉變。因此，推進檔案內容數據化應該成為新時期檔案信息資源開發(fā)的必然選擇，這也是檔案管理信息化過程中增強檔案服務能力的重要基礎。

從現實角度來看，檔案管理人員需要從以下幾方面著手，全力推進檔案內容數據化轉型：

①從檔案內容管理角度出發(fā)，強調檔案數據的綜合治理和結構化管理，深度開發(fā)檔案內容信息，構建完整的檔案治理體系，進而保障數據歸檔質量。

②從技術應用角度出發(fā)，推進檔案內容數字數據化轉型，相關工作人員需要深度探索先進科學技術與檔案信息管理融合的可行性，在檔案管理信息化建設過程中引進人工智能、互聯網、大數據等技術。

③從知識服務角度出發(fā)，以提高檔案內容實際運用價值為目標，深化檔案數據服務效用，推進檔案內容數據化轉型，保障信息數據的安全共享和傳輸。

（3）檔案平臺體系化

檔案平臺體系化也同樣是檔案管理信息化的未來發(fā)展方向和主要目標。檔案電子化、數字化發(fā)展為檔案信息資源共享提供了便利，但若沒有可靠的檔案管理平臺做支撐，則無法實現檔案服務范圍拓展以及檔案信息的有效運用。因此，相關工作人員應該從保障檔案信息安全流動、實現檔案跨平臺高效共享與應用的角度出發(fā)，積極建設檔案信息化管理平臺。在實踐中，需要強調檔案歸檔與傳輸的標準性，推進檔案管理基礎設施完善，突出檔案信息化管理平臺的操作便捷性和規(guī)范性，使該平臺成為檔案管理信息化背景下的主要管理工具。

（4）檔案管理智能化

為切實推進檔案管理信息化的發(fā)展，相關工作人員必須促進信息技術與檔案管理事業(yè)的深度融合。在這一過程中，信息化、網絡化、智能化應該成為檔案管理工作的未來發(fā)展方向和主要目標。為此，檔案管理人員應該基于先進的科學技術，推動檔案管理模式的轉型升級，使傳統(tǒng)檔案管理向智能化檔案管理轉型。從現實角度來看，智能化檔案管理屬于檔案數字治理的新模式，相關工作人員需要有效落實精細化管理理念和智能化管理思維，從檔案業(yè)務、檔案平臺、檔案安全、檔案儲存整理等角度出發(fā)，強調流程規(guī)范、制度合理、監(jiān)管有效。同時，還應該突出互聯網手段的輔助價值，提高檔案管理信息化的安全性、可控性，著力構建全流程一體化的檔案管理體系。

（5）檔案服務網絡化

檔案管理信息化能夠深度拓展檔案服務范圍，可助力檔案服務網絡建設，進而為提升檔案信息的服務能力和服務質效奠定基礎。因此，推進檔案服務網絡化，也應該成為檔案管理信息化的未來發(fā)展方向和目標。在實踐工作當中，檔案服務網絡化發(fā)展應該從在線服務和協同服務兩方面著手。電子檔案的有效應用，為基于網絡系統(tǒng)的檔案服務提供了便利;為進一步突出電子檔案的實用性，相關工作人員應優(yōu)化檔案在線服務，基于覆蓋全面的檔案服務網絡強調在線服務有效性。在檔案協同服務方面，相關工作人員必須明確檔案的跨平臺、跨領域運用需求，正確認識檔案管理信息化為檔案跨渠道運用帶來的影響，進而從提高檔案服務水平的角度出發(fā)，推進檔案服務網絡建設，著力增強檔案協同服務能力。

（6）檔案管理安全化

在實踐中，必須加強檔案管理系統(tǒng)的安全運行能力，強調人為操作安全性和技術支持安全性。比如，建立分級管理機制，明確規(guī)定檔案管理者權限與操作規(guī)范，避免因操作不當而泄密;深化網絡安全技術應用，基于安全管理要求建立電子檔案安全性檢測機制，嚴控檔案傳輸安全。

2.加強復合型專業(yè)人才支持

充足的人才支持是發(fā)展檔案管理信息化的基礎。對檔案管理單位而言，加強人才建設，培養(yǎng)高素質復合型檔案管理人才，是檔案管理信息化的根本保障。相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理信息化對從業(yè)者的專業(yè)素質與綜合能力要求更高。在此情況下，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理專業(yè)知識、計算機網絡知識、信息化作業(yè)能力，更需要擁有服務與責任意識。而且，檔案管理人員還應該熟練掌握檔案管理規(guī)章制度以及保密法規(guī)。

從現實角度來看，新時期的檔案信息化管理人才不僅是專才，更應該是全才。基于此，各單位需強化檔案管理人才隊伍建設，依托于有效培訓和管理夯實人才基礎。比如，拓寬用人選人渠道，基于校園招聘、社會招聘、獵頭推薦等人才選聘方式，吸納專業(yè)人才擴充檔案管理隊伍;強化專業(yè)能力培訓，定期開展專業(yè)知識、實踐技能、工作理念、責任意識、服務態(tài)度培訓，基于經驗交流、內部講座、案例教學、實踐訓練等方式全面提升管理人員的從業(yè)素養(yǎng)，并幫助他們養(yǎng)成自主學習與創(chuàng)新的良好習慣;深化人才管理，通過優(yōu)化人力資源配置方式以及績效考核形式，突出績效激勵價值，以專業(yè)資質為門檻、工作效果指標構建與工資掛鉤的獎勵機制，激發(fā)工作積極性。

3.建立健全管理標準制度體系

在制度建設過程中，相關工作人員需要從加強監(jiān)管和優(yōu)化執(zhí)行的角度出發(fā)，完善檔案信息化管理制度與標準。同時，應結合檔案信息化管理的實際業(yè)務操作需求，制定規(guī)范化工作流程、標準化工作制度，從而為管理方案的執(zhí)行提供保障;還應該基于統(tǒng)一標準設立，為檔案信息共享和應用做好準備。比如，建立健全責任制，將檔案管理責任落實于個人，激發(fā)他們的責任意識，增強其自我管理、控制和監(jiān)督有效性;建立安全管理制度，強調安全預警和防控，盡力避免因人為操作失誤而引發(fā)檔案管理安全事故;建立多層級管理機制，自上而下，構建逐級管理體系，完善管理組織結構;建立流程化管理機制，強調檔案信息化管理流程完整性與嚴謹性，保證各階段工作有效銜接;建立標準化工作機制，保證檔案信息采集、處理、儲存、使用標準，強調檔案整理、統(tǒng)計與服務標準統(tǒng)一;建立全過程監(jiān)管機制，保證檔案管理全過程可控。

4.夯實檔案管理的多元基礎

為有效推進檔案管理信息化，相關工作人員還應該積極夯實檔案管理的多元基礎。在這一環(huán)節(jié)，需要落實檔案管理的經費保障、強調檔案管理的技術支持、深化檔案管理的基礎設施建設。比如，積極籌措檔案管理資金，保證專款專用，實現檔案管理信息化發(fā)展資金的穩(wěn)定供給;加強硬件設施配置，保證計算機、光盤刻錄機、移動管理設備、掃描儀性能優(yōu)越，避免因設備老化而影響檔案管理信息化水平;加強檔案管理軟件開發(fā)，基于自主研發(fā)或者選購提高檔案管理軟件應用的實效性;建立健全檔案管理信息化平臺，加強一體化管理系統(tǒng)應用，為檔案信息共享做好充足準備;強調高新技術的應用，結合檔案管理信息化建設現狀，引入專業(yè)管理技術，以及大數據、物聯網、云計算等先進信息技術，加強技術支持，夯實管理基礎。從現實角度來看，加強基礎設施建設，實現資金與技術的持續(xù)供給，能促進檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

四、結論

綜上所述，信息化建設是新時期檔案管理的現實要求，也是符合國家信息發(fā)展的戰(zhàn)略，更是發(fā)展數字化檔案資源、數據化檔案內容、體系化檔案平臺、智能化檔案管理和網絡化檔案服務的基礎。在檔案管理信息化過程中，相關工作人員必須明確信息化發(fā)展方向，夯實檔案信息化管理的人才、制度、資金與技術基礎，并充分發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢。

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（作者單位：山西農業(yè)大學檔案館）