不動產登記檔案整合和集約化管理

高瑜

摘 要：隨著我國社會發展以及國民經濟的增長，不動產登記工作直接關系到人民財產安全和物權管理。本文在闡述不動產登記概念、管理主要內容和管理形式基礎上，提出不動產登記檔案整合與管理的難點，并從檔案整合、平臺構建、技術、人員等層面提出相應解決策略。

關鍵詞：不動產登記;檔案整合;集約化管理;交接與整合

近年來，隨著人民財產權管理意識的不斷增強，社會各界愈發重視不動產檔案的整合與管理工作，并且有著強烈的不動產信息獲取需求。國家也明確要求完善管理程序、提升信息查詢的速度和效率，并且構建現代化不動產檔案登記形式與制度，推動不動產登記檔案高效整合與集約化管理。

一、不動產登記的相關概念

1.不動產登記的概念

根據我國現行的民法體系來看，不動產一般是指基于性質層面無法進行移動或者移動后對自身價值產生一定影響的物品。不動產登記是指權利人或者利害關系人按照有關規定和程序提出申請，由國家專職部門工作人員通過一系列程序在不動產登記簿上記載相關不動產權利和變動情況。嚴格來講，不動產登記制度能夠發揮其經濟學價值從而推動市場經濟發展。

2.不動產登記檔案的分類

根據我國《不動產登記暫行條例》，不動產登記檔案主要分為9大類：集體土地、房屋建筑、湖泊、林地、草地、耕地、森林、海域、建設用地、宅基地，這些都是由自然資源管理部門進行統一登記，其中最常登記的物品就是人們的房屋建筑。不動產登記所需材料具體包括地役權、抵押權、各類申請材料以及申請人的相關身份信息、法律文件等，這些材料都是民生檔案的重要組成部分，能夠有效證明申請人的物權信息，對統一管理和查詢信息等都有積極作用。

二、不動產登記檔案整合與集約化管理的意義

1.滿足物權登記依托的需求

根據國家對物權的法律規定，申請人在登記不動產時，需要對檔案進行詳細查詢，確保檔案內未出現重復不動產，才能以合規、合法方式進行不動產登記。換言之，不動產登記機構正是以檔案登記形式來實時對物權、產權的合理化、合法化管理。如今，很多不動產登記機構將業務都推到一個責任部門中進行集中管理，這也增加了此部分的工作量以及檔案管理的難度。因此，對責任部分的工作人員來說，若想提高登記效率，降低不動產登記難度和煩瑣度，最好的途徑便是通過檔案管理形式推進不動產登記檔案集約化管理。

2.滿足便民服務的需求

對傳統不動產登記制度和流程進行有效簡化和整合之后，能夠為辦理不動產登記業務的人民群眾減去不少麻煩，節省群眾的等待和登記時間。現代不動產登記方式不僅簡化了整個登記流程，提高工作效率，還能有效維護登記人的合理物權以及財產。此外，群眾進行不動產登記時必須要提供有效的物權證明，具體包括申請書、房屋竣工證明、房屋測繪報告以及一系列的相關復印件。而這些物權也直接證明申請人財產的合法性，對整個申請過程發揮一定監管作用。詳細來講，登記人員通過信息技術和科學手段對現有不動產檔案進行整合，主要負責對不動產登記檔案進行集中儲存以及分類，利用信息技術能夠有效減少工作人員檔案查檢時間，還能減少人工查閱出現的錯誤，從而提高工作效率。

三、不動產登記檔案整合與集約化管理的主要內容

1.檔案部門的整合

在實現登記機構統一之后，在資金等條件允許狀況下還可以嘗試在一定地區范圍內構建不動產登記檔案館，根據不動產類型與性質進行分科室管理，從而方便工作人員檢索與分類管理。實現業務的統一規范，以相同的工作標準和技術來要求嚴格規范登記工作，這樣就能在公平的前提下提高整個登記機構的服務效率和工作質量。

2.管理人員的整合

實現管理人員的整合是指在開展不動產登記檔案集約化管理初期，由經驗豐富的登記人員借助原有工作經驗和知識為驅動力，通過“以老帶新”的模式實現管理模式的更新。此外，不動產登記檔案整合和集約化管理的工作人員必須具備一定法律、管理以及信息技術等理論知識，有著扎實的業務技能以及專業的服務態度，因此相關單位必須要落實好人才培養工作。

四、我國不動產登記檔案管理形式

不動產登記檔案主要是由兩大載體溝通：電子檔案和紙質檔案，在過去，由于能力和技術有限，主要是以紙質檔案進行集中管理和存放，如今隨著前沿的信息技術發展以及各大公共平臺的建立，電子檔案成為主要管理形式。

1.虛擬管理形式

虛擬管理形式與物理管理形式相反，主要是電子檔案。從來源來看，電子檔案主要來源于申請錄入信息、登記信息、共享庫信息以及圖像信息這四大層面，其中申請錄入信息是指申請人在申請不動產登記時所上傳的各種必需資料，包括不動產證明、申請人身份證明等，而登記信息是指登記人員如錄入的重要信息，圖像信息是指申請人上傳、審核人員拍照所得的信息。

2.物理管理形式

物理管理形式就是指實體管理，主要包括登記簿等各類紙質檔案和圖像檔案，由于各個地方的經濟發展水平、資金投入狀況、管理庫配置、管理水平和工作人員性質都不同，因此會根據各地實際情況采取相應管理形式。

物理管理形式可以分為高度集中、相對集中以及集約管理三大形式：

第一，高度集中式是指對不動產登記檔案等相關資料進行集中管理，有利于檔案整合的規范化與整體化，確立不動產登記檔案管理體系。但是采取高度集中式對檔案庫房有著較高要求，對檔案庫房的容量、庫房面積、高度以及寬度等方面都有著嚴格標準。

第二，相對集中式是指按照不動產類型進行分別管理。對于房屋、草地、海域、森林等定著物可以通過二維碼、超鏈接等形式進行分享和關聯。相對集中式管理方法能夠在不動產管理庫房的基礎上進行集約化管理，從而達到節省人力、財力和物力的目的。

第三，集約化管理是指集合一定人力、物力和財力以節約、高效為價值取向，從而降低管理成本。集約化管理以統籌規劃思想為指導，對系統、機構、檔案館以及人員配備進行統一管理，集中下優化可以有效節省資源，避免造成不必要的資源浪費和經濟損失，提高不動產登記的工作效率。

五、檔案整合與集約化管理存在的問題

1.移交檔案前存在交接和整合問題

在整個不動產登記檔案整合和集約化管理過程中，登記工作與管理工作密切銜接，如果檔案移交前的整理和交接工作中出現紕漏，會為后期檔案管理和調動帶來一定麻煩。因此工作人員在進行檔案交接時，必須要說明不同類型檔案的要求以及注意事項。同時，在不動產集約化管理中，必須嚴格根據檔案類型進行相應分類，集中裝訂和保存，如果文件數量過多，整個檔案整合過程中就需要花費更多時間、人力和物力，降低工作效率，這就更需要高效的整合與交接。

2.檔案整合入庫問題

傳統不動產登記檔案入庫需要經歷一系列煩瑣程序，并且存儲方式十分落后、陳舊，通過人工存儲方式很容易在入庫過程中出現錯誤，并且管理效率十分低下，工作速度、工作效率以及質量還存在巨大進步空間。如今，隨著國民經濟發展以及人民收入的增加，不動產登記檔案的數量如海量一般撲面而來，并且檔案類型和內容眾多，成千上萬檔案都會集中存儲在檔案館中。如今容積有限的檔案館逐漸無法滿足不斷增長檔案數量的存儲需求，在不動產登記檔案進行整合與集約化管理之后，檔案館容納面積缺乏問題進一步嚴重化。而國家對于不動產登記檔案館建設的要求十分嚴格，有著一定高度的建設標準。

六、優化不動產登記檔案整合與集約化管理的舉措

1.落實檔案入庫工作

在不動產登記檔案入庫登記過程中，必須設定統一、科學的標準，從而規范整個管理行為，提升工作效率。檔案管理人員是整個不動產登記檔案管整合與集約化管理的主體，因此必須定期對檔案管理人員進行嚴格培訓，積極開拓信息資源并構建管理平臺。

首先，構建統一的不動產登記信息管理平臺，這是完善不動產登記檔案集約化管理體系的基本要求，也是貫徹不動產登記制度平臺與信息技術支撐，這對保障交易安全、提高工作效率、增強管理力度、整合資源以及提供便民福利都有至關重要的作用。以不動產登記信息平臺為依托，建設不動產檔案管理系統，打通檔案歸案整理、查詢、計算、服務、監督和存儲等多項功能;其次，幫助管理人員掌握信息管理技術以及基礎辦公軟件操作，熟練運用不動產登記信息管理平臺，才能改變傳統的檔案登記和管理方式，實現不動產登記檔案的集約化管理;再者，在進行不動產登記檔案交接工作時，管理人員必須嚴格根據不動產類型分成不同類別的檔案，并做好相應標記與信息記錄，貼上條形碼并掃碼登記，完成電子信息后并上傳平臺，及時更新檔案信息，并將已經完善好的工作與待完成工作都詳細告訴交接人員，實現工作的有效銜接。

2.推動不動產登記檔案整合和集約化管理

不動產登記檔案資源的有效整合是開展地區范圍內登記聯網業務的重要前提，也是未來進行不動產登記以及檔案管理的主要形式。推動不動產登記檔案整合具體分為三大步驟：

第一，制定目標，分步實施。嚴格貫徹《建立不動產登記制度工作部署》的工作要求，首先清算檔案資料，對已有不動產檔案進行分類整合，厘清檔案之間的關系，著重分析和處理分散檔案;其次再建立電子數據庫，將已有檔案分類有序地輸入登記，完善檔案數據庫資料，實行信息化管理，提供高效、快速、準確的查詢服務。

第二，根據登記情況采用多種形式的不動產登記檔案過度管理方法。在檔案整合期間，以現有不動產檔案資源為依托，實現局部范圍的網絡檔案共享，再逐漸將海域、林業、農業等自然部門的不動產檔案上交給國土資源部門，達到以國土資源為主，房屋資源為輔的管理模式。同時，要以高標準、嚴要求的工作原則對現有檔案資料進行有效整合，將紙質檔案進行全文掃描轉換為電子檔案并入庫，延長檔案保護時長;已經是電子形式的檔案按照統一標準整理，納入管理體系。

第三，檔案行政部門作為主管部門，有責任及時解決檔案工作中出現的各類問題，并協調好各個部門之間的工作和關系，構建有效協調機制。改革涉及方方面面，業務種類煩瑣復雜，需要各個部門相互溝通與配合，工作任務也十分艱巨，要求工作人員在短時間內快速適應工作方式的轉變，以及更快更好地處理巨量不動產登記檔案。因此，為確保業務順利開展，檔案行政部門有必要制定統一的檔案整合方案，梳理和簡化工作流程，制定交接程序，充分調動各個部門的工作熱情和積極性，規范管理不動產登記信息資源與數據，完善管理體系。

3.建立風險防范機制，維護檔案信息安全

基于互聯網大背景下，不動產登記檔案管理系統會受到多方面信息安全威脅，黑客攻擊、病毒、系統漏洞以及技術故障等都會造成安全事故，信息資源的復雜性以及整合的實效性也讓信息安全問題愈發受到重視。對此，必須建立統一、規范的社會信用代碼制度，以及不動產信息公開查詢制度。首先公開查詢制度的建立必須逐步進行，不能一蹴而就，并且對需要查詢的人員進行信息核實，進行實名制認證，避免他人信息被不正當使用;其次，各個登記機關和部門建立統一的內部網絡，通過構建內網進行信息、數據資源共享，保障信息的流通;最后，在構建公開查詢制度和內部網絡時，必須落實好風險防控工作，采取保密措施從而維護申請人的信息安全。

4.優化人才結構，建設優秀人才隊伍

挑選優秀的檔案管理人才是優化人才結構、構建優秀管理隊伍的基礎和前提。各部門可以積極向社會公開選拔優秀檔案管理人才和信息人才，為員工隊伍注入新鮮血液，在挑選過程中，不動產登記檔案管理工作要求員工要有統籌規劃、創新思維、溝通能力以及動手能力，從文件的收集、整理到入庫管理，從檔案的保存、開放、查詢以及規范制定，這些都要求工作人員有清醒的頭腦、明確的規劃和實踐能力。

不動產登記檔案需要明確各個崗位的職責，決策部門是整個檔案管理的組織者和領導者，組織和安排下級部門工作事宜，并協調好各部門之間的關系，同時還要具備一定戰略格局與長遠眼光，并且立足整體關注局部，強化科學意識和全局意識;技術部是有效進行整個不動產登記檔案工作的技術支撐，負責不動產登記信息管理平臺的運營，讓平臺和系統始終保持在健康狀態正常運行，還負責解決現代檔案管理中技術性問題，比如數字保存、信息安全漏洞、防火墻設置、木馬查殺以及網絡、管理技術等高技術難題;基層管理人員需要掌握檔案整合與集約化管理的理論知識，對外負責申請人的不動產檔案登記，服務申請人，對內整合檔案資源并進行集約化管理。總之，不同部門對所需工作人員的能力要求都各不相同，檔案管理部門著重培養拔尖人才、技術人才以及復合型人才，并給予他們足夠資源和發展空間，充分調動人才工作的積極性和主動性，真正奉獻于檔案事業之上。

七、結束語

總而言之，我國現代化數據信息正值高速發展的黃金階段，對于不動產登記檔案整合與管理而言，集約化發展趨勢是目前適應不動產登記工作創新發展的模式。因此各行政管理部門和登記機構都應從自身入手，借助信息技術以及管理人才落實好管理工作。

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（作者單位：濟南市不動產登記中心）