新時(shí)代企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作若干問(wèn)題探討

張開(kāi)玲

摘要：企業(yè)建設(shè)工程檔案管理是建設(shè)工程管理的重要組成部分和基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理的提升具有重要的依據(jù)和參考價(jià)值。本文探討新時(shí)代企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的若干問(wèn)題，健全檔案管理制度、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、提高檔案管理人員素質(zhì)，推動(dòng)這項(xiàng)工作有新的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;建設(shè)項(xiàng)目;企業(yè);問(wèn)題;探討

企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)在工程建設(shè)、項(xiàng)目運(yùn)行、技術(shù)革新等一系列活動(dòng)中逐步形成的，是工程管理工作的有機(jī)構(gòu)成，是企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的原始記載，也是工程質(zhì)量審核和驗(yàn)收及后期設(shè)備維修、技術(shù)改造的基礎(chǔ)資料。企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目包含了新的生產(chǎn)項(xiàng)目的廠(chǎng)房或車(chē)間建設(shè)、為了提升生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)建、促進(jìn)科技提升的更新改造項(xiàng)目、對(duì)現(xiàn)有設(shè)備廠(chǎng)址的翻新以及對(duì)存在問(wèn)題項(xiàng)目的修繕等。對(duì)企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)、價(jià)值、制約因素及優(yōu)化路徑等問(wèn)題進(jìn)行探討，促進(jìn)其工作，十分必要。

1企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有數(shù)量繁多、收集難度大、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)等特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)這些特點(diǎn)，對(duì)管好用好建設(shè)項(xiàng)目檔案具有重要意義。

1.1檔案管理的任務(wù)繁重

企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目由于各項(xiàng)要素的投入較大，在整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，逐漸形成了數(shù)量眾多的檔案數(shù)據(jù)和資料。在建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)展之前，需要進(jìn)行多方面的調(diào)查、勘測(cè)、規(guī)劃，因此在施工前就已經(jīng)形成了大批的勘測(cè)統(tǒng)計(jì)資料;項(xiàng)目落實(shí)的過(guò)程中通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化施工和管理，也會(huì)產(chǎn)生很多的檔案資料;工程完竣后，匯集了眾多記載著工程從立項(xiàng)、審批、核準(zhǔn)到生產(chǎn)建設(shè)以及最后完工的全過(guò)程的檔案資料。在建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理的過(guò)程中需要深入研究這些信息，保障建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集得詳細(xì)、系統(tǒng)、全面。

1.2檔案收集難度較大

因?yàn)槠髽I(yè)工程項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模大、投資周期長(zhǎng)，大部分的工期要持續(xù)一年甚至數(shù)年時(shí)間。另外，很多建設(shè)項(xiàng)目都是由多個(gè)施工、監(jiān)管機(jī)構(gòu)一起負(fù)責(zé)，這在無(wú)形中讓檔案收集變得棘手[1]。

1.3項(xiàng)目檔案專(zhuān)業(yè)性要求高

企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目具有很高的專(zhuān)業(yè)性要求，而檔案的收集工作同樣也對(duì)專(zhuān)業(yè)能力提出了很高的要求，檔案的收集、鑒別、整理、歸檔等項(xiàng)工作的高效進(jìn)行，需要建立在檔案管理人員豐富的專(zhuān)業(yè)技能基礎(chǔ)之上。

2企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要價(jià)值

2.1是對(duì)工程狀況最直觀(guān)的反映

工程建設(shè)中會(huì)涉及很多的原材料，泥沙、磚瓦、鋼筋、管道等，這些原材料的品質(zhì)如何，對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量具有重要影響。要掌握工程的施工質(zhì)量，就需要查詢(xún)?cè)诮ㄔO(shè)過(guò)程中形成的檔案資料，來(lái)分析原材料的質(zhì)量認(rèn)證等情況以及是否具備專(zhuān)業(yè)鑒定機(jī)構(gòu)的質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。

2.2助力項(xiàng)目日后的維護(hù)和整改

企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中會(huì)整理出各種規(guī)劃布局、設(shè)計(jì)稿件、圖紙測(cè)繪等文件材料及數(shù)據(jù)，這些材料和數(shù)據(jù)能為將來(lái)項(xiàng)目工程的改造、維修、重建等提供憑據(jù)。

2.3是工程質(zhì)量真實(shí)、客觀(guān)的反映

建設(shè)項(xiàng)目落成后的審核需要立足于項(xiàng)目建設(shè)中形成的檔案，這些檔案就是工程情況及質(zhì)量真實(shí)、客觀(guān)的反映。如項(xiàng)目投用后出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或安全事故，那么這些檔案就是事故原因排查的重要佐證。

企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有重要價(jià)值，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)重視工程檔案管理，將項(xiàng)目建設(shè)檔案收集好、管理好，為建設(shè)項(xiàng)目的順利推進(jìn)和開(kāi)發(fā)利用提供實(shí)際依據(jù)。

3影響企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的制約因素

現(xiàn)階段在企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案高質(zhì)量發(fā)展過(guò)程中還存在一些制約因素，需要引起我們的重視。

3.1工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔不規(guī)范

在工程預(yù)備階段，項(xiàng)目建設(shè)及有關(guān)單位就已經(jīng)形成了許多文件資料，如規(guī)劃圖紙、設(shè)計(jì)草圖、招標(biāo)文件、項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告等。隨著工程建設(shè)的推進(jìn)，文件資料信息會(huì)持續(xù)增加，由于很多項(xiàng)目的建設(shè)周期比較長(zhǎng)，在施工的同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員就需要對(duì)已經(jīng)形成的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理[2]。但是，很多工程項(xiàng)目施工機(jī)構(gòu)忽視對(duì)項(xiàng)目檔案的管理，缺乏先進(jìn)的檔案管理理念，使得在實(shí)際工作中各種問(wèn)題頻繁發(fā)生，影響了檔案管理水平的提高，妨礙了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的正常開(kāi)展。一些企業(yè)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的認(rèn)識(shí)較片面，覺(jué)得工程建設(shè)項(xiàng)目檔案就是將相關(guān)資料粗略地整理一下，然后存放好就可以了。個(gè)別建設(shè)單位沒(méi)有對(duì)工程建設(shè)前期的各種設(shè)計(jì)圖紙或規(guī)劃草圖進(jìn)行全面收集，導(dǎo)致一些關(guān)鍵圖紙損壞或丟失，使得檔案收集缺乏真實(shí)性和完整性。同時(shí)，部分單位由于過(guò)度追求項(xiàng)目建設(shè)的速度和經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)各階段檔案材料立卷歸檔的必要性，削減了檔案的憑據(jù)功能，不僅限制了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的科學(xué)高效發(fā)展，也制約了建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

3.2缺乏完善的檔案管理服務(wù)體系的支撐

區(qū)別于其他領(lǐng)域的檔案管理服務(wù)，工程建設(shè)項(xiàng)目本身就存在龐雜和繁瑣的特點(diǎn)，因此，對(duì)這些工程建設(shè)項(xiàng)目涉及的一系列文件檔案的收集和整理就具有很大的難度。另外，由于很多施工單位對(duì)檔案資料管理的重視度較低，在工程建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中缺乏科學(xué)的檔案管理模式和完善的檔案服務(wù)體系的支撐，使得檔案管理和服務(wù)不規(guī)范。這種情況下，檔案管理工作者不能有效憑借全面、完整的項(xiàng)目資料對(duì)檔案進(jìn)行錄入和整理。更有甚者，一些檔案管理人員為了保障所謂的檔案的完整性，掩蓋檔案損壞或者丟失的工作失誤，對(duì)檔案數(shù)據(jù)或材料進(jìn)行虛假偽造，這不但未能使檔案資料的服務(wù)功能和管理效用充分發(fā)揮，還會(huì)為后續(xù)的建筑工程查驗(yàn)和管理維護(hù)埋下了嚴(yán)重隱患。

3.3檔案管理的相關(guān)制度不健全

檔案資料的收集和管理都需要立足于健全的制度支撐。但是目前大部分建筑工程企業(yè)在檔案資料的管理上存在著制度缺失的問(wèn)題[3]。很多工程建設(shè)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中對(duì)于檔案的管理只是單純落實(shí)甲方的需要，忽視了執(zhí)行建筑施工單位對(duì)檔案管理的差異化要求，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理上雖然投入了較多的人力和物力，但是項(xiàng)目檔案的完整性和真實(shí)性仍然缺乏保障。這些問(wèn)題的成因主要是檔案管理制度不健全，難以通過(guò)制度規(guī)范檔案管理工作，檔案的收集、整理、移交歸檔、管理、開(kāi)發(fā)利用、安全保障等方面的專(zhuān)項(xiàng)制度建設(shè)不完善，使得檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化無(wú)法實(shí)現(xiàn)，檔案管理質(zhì)量不高。

3.4檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)資料的收集、整理和保存工作基本是由建設(shè)單位、施工機(jī)構(gòu)和監(jiān)理單位等來(lái)負(fù)責(zé)的，缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理者。這些從事檔案管理的工作人員相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備和管理技能都嚴(yán)重不足，使得檔案資料的規(guī)范化收集和整理受到了很大的限制，一些企業(yè)借助兼職的檔案人員來(lái)管理檔案，由于這些人員本身的流動(dòng)性較大，無(wú)法及時(shí)做好檔案管理工作。工程建設(shè)項(xiàng)目高素質(zhì)人才缺乏，培訓(xùn)體系不完善，影響了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有效開(kāi)展。一些涉及經(jīng)濟(jì)利益和施工核查的檔案資料，如果管理人員未能在限定的時(shí)間內(nèi)完成工作，就會(huì)導(dǎo)致施工單位無(wú)法按期交工，損害了施工單位的權(quán)益。

4企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的優(yōu)化路徑

為了推進(jìn)企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，更好地為工程建設(shè)服務(wù)，應(yīng)當(dāng)明確優(yōu)化路徑，采取有效措施，改進(jìn)和加強(qiáng)這項(xiàng)工作。

4.1構(gòu)建完善的檔案資源體系

構(gòu)建完善的檔案資源體系，是搞好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的重要前提。為此，我們必須做好幾個(gè)方面的工作。首先，企業(yè)應(yīng)高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，理順檔案收集和管理工作，確保檔案資料收集的最佳時(shí)效，保障檔案管理接下來(lái)的工作能夠順利開(kāi)展。其次，檔案管理人員應(yīng)持續(xù)優(yōu)化檔案的歸檔范圍，通過(guò)企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)調(diào)整和改革檔案管理制度，根據(jù)不同檔案數(shù)據(jù)資料形成情況及價(jià)值的不同，來(lái)明確檔案資料歸檔的范圍、辦法和要求。在這一工作中，應(yīng)堅(jiān)持檔案資料“應(yīng)歸盡歸”的準(zhǔn)則，在企業(yè)相關(guān)制度建設(shè)中將歸檔流程清晰化和具體化，促進(jìn)檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容的整體提升。不僅要優(yōu)化這些基本工作，還要對(duì)相關(guān)重點(diǎn)領(lǐng)域的檔案歸檔和整理工作進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)這些重要項(xiàng)目和關(guān)鍵資料的收集、歸檔[4]同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)對(duì)一些新的項(xiàng)目建檔工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，避免檔案管理工作的疏忽和漏洞。最后，應(yīng)根據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)政策及業(yè)務(wù)規(guī)范，制定完善的企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理制度，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化管好電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

4.2制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作管理流程

工程項(xiàng)目檔案管理工作是貫穿于企業(yè)整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程之中的，因此檔案管理人員應(yīng)重視提升工程項(xiàng)目的全局化管理能力，實(shí)行工程項(xiàng)目檔案全周期管理。一是工程項(xiàng)目建設(shè)中，在開(kāi)工前的準(zhǔn)備階段，就要將檔案管理人員編入工程建設(shè)人員的行政序列中，做到組織落實(shí)。二是在工程建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)端，企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)能力評(píng)估，通過(guò)培訓(xùn)、進(jìn)修等手段來(lái)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，結(jié)合企業(yè)及工程項(xiàng)目實(shí)際情況，制定規(guī)范化的管理制度，使得檔案管理人員能夠按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)工作，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。三是主動(dòng)推進(jìn)工程建設(shè)檔案治理。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，引導(dǎo)與核查工作是其中不可或缺的關(guān)鍵步驟，檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)嚴(yán)肅對(duì)待這一工作，如果在核查中發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題和疑點(diǎn)，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和治理，將這些問(wèn)題在編立案卷之前就處理好。四是增進(jìn)企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和完工核收存案的融合。工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)參與部門(mén)后續(xù)檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展，應(yīng)立足于工程完工核收工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作和驗(yàn)收工作的融合。檔案管理人員應(yīng)依據(jù)工程建設(shè)的具體實(shí)踐，構(gòu)建系統(tǒng)化的監(jiān)管體制，對(duì)工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督，保證企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的順利開(kāi)展和應(yīng)有的成效。

4.3落實(shí)科學(xué)的檔案服務(wù)體系

檔案服務(wù)體系的落實(shí)需要做好四個(gè)方面的工作。一是整合檔案資源。檔案工作人員應(yīng)明確自身崗位職責(zé)，按照檔案管理需求完善服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案資源的優(yōu)化配置。在這一過(guò)程中，檔案管理人員要互相配合，制定科學(xué)的檔案管理方案，保障檔案利用工作的高效開(kāi)展，為工程建設(shè)提供檔案服務(wù)。二是實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效應(yīng)用。為了檔案資料能夠被方便、快捷地利用，保障檔案存儲(chǔ)的安全性，檔案管理工作人員應(yīng)改革檔案管理模式、完善檔案管理程序，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)憑借計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施檔案創(chuàng)新化管理，提升檔案管理效率，從整體上提升檔案資料的開(kāi)發(fā)和服務(wù)質(zhì)量。三是改善檔案資源的服務(wù)體系，為相關(guān)人員提供具體的檔案信息服務(wù)，使得檔案資料的開(kāi)發(fā)價(jià)值能夠有效發(fā)揮。工程項(xiàng)目檔案資料形式豐富，數(shù)量眾多，應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)、整理和編目，提升檔案信息的應(yīng)用效率和成效。可以通過(guò)專(zhuān)題編輯等方法來(lái)推動(dòng)對(duì)項(xiàng)目檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)和主動(dòng)系統(tǒng)地提供利用。

4.4增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和引導(dǎo)力度

檔案管理工作的核心載體是人，所以工程建設(shè)企業(yè)應(yīng)大力推動(dòng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過(guò)構(gòu)建完善的培訓(xùn)體系和多元化的培訓(xùn)內(nèi)容等手段，來(lái)培養(yǎng)具備綜合素養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)人才，為檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展提供人才支撐[5]。一是應(yīng)豐富培訓(xùn)內(nèi)容，增加法律知識(shí)、制度知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)信息化知識(shí)等相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容，使檔案資源管理工作井然有序。二是定期組織專(zhuān)題知識(shí)講座，傳播先進(jìn)的檔案管理理念，使檔案管理工作人員能夠在最新的思想意識(shí)指引下修正檔案管理行為，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。三是借助繼續(xù)教育體系來(lái)深化檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，引進(jìn)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案專(zhuān)家或者能手進(jìn)行重點(diǎn)知識(shí)講解，提升檔案管理者的專(zhuān)業(yè)技能。四是通過(guò)與其他企業(yè)之間的交流學(xué)習(xí)，使得檔案管理人員能夠開(kāi)闊自身的視野，將理論和實(shí)踐相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)。

新時(shí)代要做好企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其高質(zhì)量發(fā)展，必須深刻認(rèn)識(shí)檔案資料管理工作的重要性，加快檔案管理制度建設(shè)，完善檔案服務(wù)體系，優(yōu)化檔案管理模式，大力推進(jìn)檔案管理信息化，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，更好地為企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]湯明英.構(gòu)建重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系思考[J].黑龍江檔案，2022（01）：267—269.

[2]王金財(cái).企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題與解決方法[J].機(jī)電兵船檔案，2021（05）：25—27.

[3]楊帆.高質(zhì)量發(fā)展背景下的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理策略[J].中國(guó)石油企業(yè)，2021（09）：67—70.

[4]陳燁.談做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的措施[J].傳媒論壇，2021，4（16）：135—136.

[5]李慧瑩.淺談企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（21）：43—44.

（作者單位：貴州省甕福[集團(tuán)]有限責(zé)任公司甕福磷礦）