企業(yè)檔案管理問題及解決措施

吳瑤

◆摘? 要：隨著中國市場經濟的迅速發(fā)展，在各個領域也取得了很大的進展，中國許多企業(yè)規(guī)模也都得到了相應的提高和發(fā)展，但同時，中國也在面對著一些嚴重的社會問題。尤其企業(yè)檔案保管方面的問題尤為明顯，這種問題的出現(xiàn)極不利企業(yè)檔案保管工作的順利完成，甚至很有可能影響企業(yè)未來的發(fā)展。因此，面對上述企業(yè)檔案保管問題，就要求企業(yè)管理者能主動的采取相應地處理對策，提高檔案管理水準，盡量避免不必要的問題出現(xiàn)，更好地推動企業(yè)的良性發(fā)展。

◆關鍵詞：檔案管理;問題研究;企業(yè);解決措施

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案保管是企業(yè)管理工作中的重點內容，可以說，企業(yè)檔案保管的水準也是企業(yè)能力的一部分，對企業(yè)的運營效率及未來的發(fā)展前景都有著一定的影響。做好企業(yè)檔案保管工作具有關鍵的意義。首先，企業(yè)檔案保管是企業(yè)長期發(fā)展的基石，它的水準對于企業(yè)的發(fā)展前景有著重要的關聯(lián)，對人員的招聘及選擇都會有著重要的影響，同時檔案保管工作也是知識和管理工作雙重經歷的積淀，對未來企業(yè)的發(fā)展壯大有著積極的促進作用。其次，企業(yè)檔案管理工作的高效進行還可以給企業(yè)增添生命力，盡最大的程度去創(chuàng)造，尤其一些技術的運用，更是促使檔案管理更加完備，可以對企業(yè)數(shù)據(jù)的管理等發(fā)揮良好的效果，從而切實適應現(xiàn)代發(fā)展的需要。

2 企業(yè)檔案管理中的問題

2.1 檔案管理意識不強烈

在企業(yè)檔案管理的過程中，還是會存在一些問題，而在管理者意識方面的存在問題則尤為突出，多數(shù)管理者的意識都比較淡薄，這也導致了檔案管理工作無法進行有效地實施。尤其在新時期的歷史背景下，企業(yè)檔案保管工作也更加的朝著信息化的方面發(fā)展，一些高新技術的管理手段也都在融入企業(yè)應用。

2.2 檔案管理不深刻

檔案管理中的問題還在于其管理人員的意識不夠深入，有些企業(yè)確實在檔案管理方面能夠得到關注，同時能夠運用現(xiàn)代化的信息技術等加以科學管理。但是，由于這些檔案管理系統(tǒng)的實際應用中通常僅僅停留在對個人信息的簡單錄入、檢索和查閱等方面，并沒有進一步深入發(fā)掘新功能，從而導致檔案管理系統(tǒng)的新功能較為簡單，無法實現(xiàn)與時俱進，因此要求企業(yè)管理者能進一步提高對這方面的關注程度。

2.3 檔案記錄閑置率高

有的企業(yè)已經對檔案內容實行了統(tǒng)計和記錄，但現(xiàn)有的設備和條件也無法對現(xiàn)有的歸檔記錄實現(xiàn)有效的讀取和使用。說明檔案記載的方法與表現(xiàn)形式并沒有為大眾所服務，應該研究出一個便于大眾查詢使用的檔案記載形式。

2.4 檔案保密工作不到位

當今社會企業(yè)已進行的檔案數(shù)據(jù)處理時代，數(shù)據(jù)可以上傳到互聯(lián)網終端上，也可以將電子檔案的形態(tài)送到各個互聯(lián)網終端用戶，同時也可能以電子檔案的形態(tài)經過優(yōu)盤拷貝傳遞至其他企業(yè)，這種傳遞形式都會對企業(yè)的數(shù)據(jù)安全問題帶來很大的威脅。所以，在檔案管理存檔方面，應該針對現(xiàn)階段企業(yè)的實際特點對檔案保作出適當?shù)恼{整完善，對檔案保管員工定期開展培訓，以增強安全意識。

3 加強檔案管理的有效對策

3.1 提高檔案管理意識

加強檔案保管意識是必要的條件，唯有加強檔案保管意識，方可切實推動企業(yè)檔案保管工作的高效實施，從而為各項經營活動的發(fā)展進行合理的決策。而這也對企業(yè)檔案保管人員提出了更高的要求，而企業(yè)檔案保管人員的業(yè)務素質以及技術創(chuàng)新能力一直是人們所關心的重點，同時也要求相關企業(yè)主管部門必須能夠做好對檔案管理工作人員的教育訓練，以強化員工的檔案管理意識，使其專業(yè)知識水平以及專業(yè)技能水準得以真正的提升，適應企業(yè)對檔案保管工作的需要，從而做好企業(yè)檔案信息的管理工作。

3.2 確保檔案信息的安全性

檔案管理者在進行檔案管理時必須把文檔的安全置于首位，并且在文檔發(fā)送后或交付之前，針對不同的使用對象也要給予不同的權利，對于關鍵的信息，除企業(yè)管理人員以外都不能有更改的權利。

3.3 構建了企業(yè)檔案與安全信息資源共享局域網

充分運用了現(xiàn)代互聯(lián)網的優(yōu)點，在企業(yè)各個部門間通過組建局域網絡，把企業(yè)檔案中安全的、能夠資源共享的大數(shù)據(jù)信息，在企業(yè)內部的局域網絡中進行資源共享。同時，在資源共享的同時還應盡可能做到信息共享的多樣化。多元化對企業(yè)而言是一個共同的發(fā)展趨勢，但同時適合于企業(yè)運作的特殊性。在企業(yè)中，由于歸檔數(shù)量很多，而同時所存放的介質又不統(tǒng)一以及對歸檔的重要性又不盡相同，所以從不同的部門、用途、重要性程度上具體界定歸檔信息的種類，然后在通過內部安全評價以后，再實現(xiàn)對歸檔信息的全局域網的共享。

3.4 提高檔案的利用率

企業(yè)中進行文檔整合、管理、共享都是為了文檔的使用，更好的服務于企業(yè)的管理工作。所以，檔案管理工作人員應該符合現(xiàn)代化企業(yè)的特點，通過努力學習科技人文知識，熟悉管理電子文書、電子文檔的基本技能，合理地對文件信息加以分門別類、運用現(xiàn)代設備對其加以編排，提升信息的檢索效能，從而最大程度地發(fā)掘電子文檔的潛在價值。

4 結束語

隨著時代的進一步往前發(fā)展，人們的管理思想認識水平也有了很大的提升，近幾年，越來越多的人開始意識到企業(yè)管理的重要性，做好檔案保管工作也同樣具有很大的重要性。這也就要求企業(yè)有關部門管理人員既能夠進一步增強對檔案保管的意識，同時又能夠形成一定的服務理念，在做好檔案保管方面的創(chuàng)新措施，防止文檔的安全遭受危險，從而確保檔案資料可以進行合理的管理使用，進而適應企業(yè)發(fā)展的需要，從而真正達到了企業(yè)檔案管理工作水準的進一步提高。

參考文獻

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