淺談電子檔案給檔案管理者帶來的新挑戰

劉素敏

◆摘? 要：由于計算機網絡技術的普及，檔案管理中出現了大量的電子檔案。與傳統的紙質文件相比，電子檔案的管理與利用具有更大的優越性。文章通過對電子檔案的優越性的分析，重點闡述了其在我國的應用中所面臨的新問題和新挑戰。

◆關鍵詞：電子檔案;檔案管理;新挑戰

一、電子檔案與紙質檔案相比的優越性

（一）電子檔案有利于提高檔案管理工作的質量

檔案管理，主要是為了滿足用戶對檔案資料的需求，而傳統的紙質文件，對相關資料的處理，彈性較大，有些資料的輸入，更多地依靠檔案管理員的個人理解程度。在紙質文件的整理、分類等工作中，工作時間較長，人工也較多。在分類、整理、統計等方面，利用電腦檔案管理軟件，可以極大地提高工作效率和節省人力。

（二）電子檔案有利于遺漏的查漏補缺

在紙質文件中，如果要對文件進行修改和添加，通常都要將其拆開，有些還得重新制作，整個流程既耗時又費時。而電子檔案的應用，使得其有關資料的查找和補充更加方便，大大提高了檔案的管理效率，節省了許多的管理費用。

（三）電子檔案更有利于文檔的保密

相對于傳統的紙質文件來說，只要登陸檔案管理軟件，輸入自己的賬號和密碼，就可以獲得相關的信息，而這種信息的獲取，基本上不會涉及到外界的音因素，這就是一個很好的保護措施，而如果是紙質的文件，則要將整份文件都看完，還得由檔案管理員幫忙，這樣就會影響到某些文件的機密。

二、電子檔案給檔案管理帶來的新挑戰

（一）對檔案管理部門參與歸檔工作提出的新挑戰

雖然與傳統的紙質文件相比，電子檔在某些方面具有較大的優越性，但在管理人員、管理制度、管理程序等方面，仍然存在著更高的問題。從檔案信息的輸入、歸類、整理、系統的管理，都要求對電子檔案的管理有一定的了解，在流程設計、系統維護等方面，都有很多缺陷，需要專業的技術人員及時發現，避免出現遺漏。

（二）對電子檔案具備的法律效應提出的新挑戰

目前我國的電子檔案管理法規尚不健全，電子檔案的查閱與傳遞非常便利，但同時也存在著被黑客入侵、攻擊等風險。隨著網絡大數據的飛速發展，電子檔案的存儲空間越來越大，無論是在云端還是在硬盤中，都極大地方便了人們對文件的利用。然而，由于某些檔案信息內容的存在，很容易受到病毒、木馬等的攻擊，從而造成個人資料的泄露。

（三）對電子檔案的使用提出的新挑戰

電子檔案的運用與查詢，已經非常迅速，可以說，檔案資料的利用價值大大增加。然而，電子檔案的使用，卻是一個不容忽視的問題，它給電子檔案管理帶來了新的挑戰。這也是為什么，有些人，對電子檔案的運用，并不是很情愿。由于沒有明確的權限、查詢和瀏覽權限，文件的版權問題不能得到保障。因此，對電子檔案在線瀏覽檢索應具有良好的監控能力，應將其置于檔案部門的標準參考環境中，不得使用其他軟件，不得使用其他軟件，不得隨意下載和存儲。

（四）對電子檔案的保管提出的新挑戰

電子歸檔系統的出現，使電子檔案自身的承載和存在模式發生了根本改變，為檔案管理工作提出了新的管理要求。由于電子檔案的特殊性，其保存方式同樣具有特殊性，因此不能單純地保存在計算機服務器的硬盤中，為了確保電子文件的安全，防止網絡、病毒、人為的操作而損壞或遺失，因此，最主要的工作是進行數據備份和還原。要想在設定的時間內完成自動備份和遞增備份，還必須刻錄和存儲備份，必要的時候，還可以進行遠程備份，確保文件的安全。

三、提高電子檔案管理水平的對策

（一）檔案人員要轉變思維方式更新觀念適應時代的需要

首先我們需要明確檔案管理工作未來的發展趨勢必然會朝著科技化發展，因此電子檔案管理是必經之路，必須進行改革創新，對工作方法、工作思路以及工作的模式做出改變，跳出過去傳統的思維束縛，順應時代發展的新潮流，接受電子檔案為檔案的管理工作帶來的轉變。

（二）檔案人員要重視和加快電子管理的技術培養

一是要加強對檔案工作人員的引進，例如：電子計算機、軟件技術、數字通信技術、大學學歷的檔案管理人員。二是要加強對檔案管理的投入，選派一批具有一定文化程度、熱愛檔案工作的工作人員，對其進行系統的培訓和教育，幫助他們盡快地掌握基礎的檔案管理知識和技術，從而有效地解決檔案管理人才短缺的問題。

（三）檔案人員要加強對電子檔案的集中統一管理

電子檔案的靈活性很強，可以控制的屬性也很多，這些都會對文件的管理產生很大的影響。在電子檔案的管理工作中，要對檔案的各項屬性進行合理的控制，或者按照檔案的性質對其進行科學的整理，以保證檔案的一致性和規范性。比如，電子檔案應該按照不同的格式進行歸類，同時也要有一定的時序性，不能把它們分開，以便找到和使用。另外，同一種類型的檔案文件必須要統一保存，不能隨意處理，否則會給以后的工作和使用造成很大的困難。其次，要加強硬件設備的維護，完善網絡和硬件設施，確保電子檔案系統的正常運行。

（四）檔案管理部門要規范電子管理和健全檢查審核制度

針對電子檔案管理的實行必須要嚴謹、規范、標準，建立專門的制度管理標準和審核體系，嚴格按照制定的規章制度執行，不能僅憑個人喜好進行檔案管理工作，避免對工作造成不必要的麻煩、以保證其正常運作。

四、結語

作為信息時代的新產品，電子檔案已成為現代檔案管理工作的必然趨勢。在保存環境方面，要不斷完善檔案庫房及相關設備，以保持檔案的恒溫，保障檔案的安全;在存檔方面，系統會自動對檔案的存檔、歸檔、添加、修改等操作進行自動記錄;并指定專門的人員進行維護，以保證檔案數據的準確性、時效性和完整性。

參考文獻

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