大數據時代高校檔案管理工作與服務模式的創新探索

溫明明

摘 要：隨著大數據時代的來臨，大數據技術也改變了我們很多生活方式和工作方式。在互聯網技術的不斷衍生中，大數據技術在高校檔案信息中也有了更加明顯的運用，使得高校檔案管理更加便捷。本文結合高校檔案管理的實際情況以及當前存在的數據存儲、服務內容、檔案信息安全、人員專業等進行分析研討，同時提出了高校檔案管理工作與服務模式的創新對策，就建立規范的資源體系以及工作模式的轉化和管理人員的工作水平進行了相關討論。

關鍵詞：大數據時代;高校檔案管理;服務模式;創新探索

大數據技術作為新時代的基礎工具，在高校檔案信息建設中，大數據技術能夠強化檔案管理的有效性，也能夠開創大數據服務體系的新建設，創新高校檔案管理與服務的模式，進一步提升高校的檔案管理水平。

1 運用大數據技術創新高校檔案管理工作與服務模式的必要性

1.1 大數據技術是應對快速增長的高校檔案信息資源的必要手段

高校檔案真實記錄了高校的整個發展建設過程，對高校發展而言具有較大的信息價值和參考意義。隨著社會經濟的快速發展，高校建設規模的不斷擴大，高校檔案信息資源也開始猛增，高校檔案信息資源的種類也更加豐富、形式更加多樣化。在這種龐大的數據內容面前，如何做好高校檔案管理工作，如何發揮大數據優勢提高檔案管理的服務優勢也成為了目前高校工作中最大的難點之一[1 ]。大數據技術具有數據大、類型多、價值高等多種優勢，數據傳播速度快，數據的存儲空間也十分龐大，能夠極大地提升高校檔案信息化建設的技術水平，增強其科學性和有效性。

1.2 大數據技術是應對高校檔案多元化利用模式的必要方式

在傳統方法下進行檔案的查詢和利用，已經不能滿足日益增長的檔案信息數據時代的需要，而大數據技術就能很好地解決這一問題。通過大數據技術的運算能力，能夠實現檔案信息查詢的智能化，這也極大地減輕檔案工作者的負擔，相比較人為查詢也減少了時間和人力。通過大數據技術中的快速運算，還能根據用戶的不同訴求建立不同的檔案，從而提供個性化的檔案服務，加強服務模式的創新，發揮大數據檔案管理的更多優勢。大數據建設為進一步優化高校檔案管理工作，使檔案管理服務模式得到深化和完善。

2 大數據時代高校檔案管理工作與服務模式存在的問題

在傳統管理模式下，檔案存儲形式為各種形態的紙質檔案和光盤、磁盤等，這些極大地擴大了檔案庫房的儲存量，這也給大數據檔案管理提出如何統一管理存儲的方式、充分發揮大數據技術優勢等新問題。還有在大數據技術下，檔案管理逐步引入線上平臺，在線上進行檔案數據傳遞如何保證不被泄露、保證不被丟失，都是大數據技術引入中應該要考慮的問題。服務模式作為高校大數據形式展示的最直接方式，發揮服務模式的高效性，確保服務的個性化與準確性也十分重要[2 ]。

2.1 檔案服務內容以及方式單一

在傳統檔案服務內容中多以相關信息的保存與查詢為主，傳統檔案服務內容比較片面，傳統檔案服務的方式單一。如何發揮信息內容的最大優勢還未有相關體現。針對該項問題，在大數據技術融入時，要注意展開大數據時代的資源結構特點，要能夠充分發揮高校檔案管理的信息優勢，體現信息的有效性和準確性，在服務內容上強調個性化和服務性。傳統的檔案服務類似檔案信息的存儲與調用平臺，用戶需要某一個檔案內容，就相應地調取哪種，這種模式下的檔案服務不夠有效，且不能夠為用戶帶來更多服務價值。無法做到對檔案信息的深入調研，以及相關關鍵詞信息的篩查。為了確保檔案服務的效率，要讓檔案服務內容能夠滿足信息使用上的各個條件。

2.2 檔案信息數據的安全性欠佳

在大數據技術環境下，高校檔案管理以線上為主，服務模式強調開放和公開。在這種服務前提下，如何確保檔案信息內容不被泄露、不被濫用，同時還要防止遺失就要提前做好檔案信息的安全問題。尤其是大數據的信息技術，處理的內容多、速度快，在龐大的信息量面前，如何保證不出錯，不會遇到其他情況，安全的保衛工作十分復雜。首先要具備一定的專業技術，能夠懂得對信息防火墻的基本設置;其次要結合檔案管理工作的各項操作流程與檔案內容，在使用流程上合理編排好每一步的操作步驟，防止檔案信息的泄露[3 ]。

2.3 檔案管理人員的專業能力較低

目前高校從事檔案管理的工作人員，一些人員的檔案專業性都不強，多以兼職方式參與進來。同時，還有一些檔案人員沒有經過專業知識培訓，在工作期間也沒有參與過檔案有關知識的學習培訓。這也是導致相當一部分檔案人員對檔案工作的認識還只停留在檔案的保管與調閱上，不能夠真正發揮檔案管理的優勢，真正體現檔案管理信息上的價值[4 ]。尤其是在大數據技術引入的期間，檔案管理工作人員對全新的檔案存儲方式也表現出了疑惑。這也進一步說明了當下絕大多數檔案管理人員工作專業性不強，工作水平較低。如何改變這些絕大多數人的單一認識，如何提升檔案管理工作人員的工作素質這都是亟待解決的難題。檔案人員的專業性提高，也要從平日做起，日積月累，循序漸進，這必須要求高校管理層重視檔案人員技術能力的提升，以期能夠組建與大數據時代匹配的高校檔案管理隊伍。

3 對大數據時代高校檔案管理工作與服務模式創新的思考

針對上述問題，在大數據時代下，如何充分發揮大數據技術優勢，將其引入高校檔案管理工作，同時充分利用大數據信息的快速處理性，體現高校檔案的服務特色，這都是目前亟待解決的大問題。從以上問題內容來看，首先，需要解決龐大數據信息面前的數據存儲工作;其次，要注意傳統數據處理與大數據技術中數據處理的不同工作模式，盡量做到工作模式上的創新[5 ]。另外，檔案管理工作的安全性必須充分考慮，要防止檔案信息的泄露，防止檔案信息被濫用，只有充分做好安全性防護，所構建的數據資源才能可靠。還有為了高校檔案管理工作能夠有更加持久穩定的發展，注意工作人員的工作水平提升也是主要措施之一。只要不斷加強技術性和工作人員實力，才能確保檔案管理的穩步發展。

3.1 建立規范的檔案信息資源數據體系

在傳統檔案管理與大數據技術檔案管理模式下的數據體系中，為了讓兩者充分融合，也為了充分發揮大數據技術下的檔案管理模式內容，首先要建立規范的檔案信息資源數據體系。該體系主要強調大數據技術下的操作規范。在檔案信息資源數據中，構建可以與其他高校檔案內容相互整合、共享的信息資源。其次確定檔案信息資源的存儲分類。在數據體系中確定資源的存儲分類，以及資源的使用情況，根據資源的分類問題進行相關的體系設置。明確檔案信息資源數據的存儲位置和存儲內存，內存大小要與傳統檔案存儲空間相適應，且要盡量騰出充足的空間以便檔案數據信息的擴充，提高檔案數據的使用性，體現檔案數據信息的綜合價值[6 ]。最后在檔案信息資源數據體系中開設資源共享的平臺，為檔案信息提供一定的互動空間。通過上述方式，銜接好存量檔案與大數據技術下檔案的使用連接。針對大數據存儲情況下給大數據管理帶來的不便，檔案資源數據體系建設需要進一步規范和完整，才能確保大數據中各項檔案信息的管理有序。總的來說，將云計算與大數據進行有效結合，能夠發揮大數據的技術性和科學性。在推動檔案信息資源的內外整合中，有著較強的意義，能夠助力檔案信息智能化平臺的構成。還有通過對檔案資源的整合和優化，進而構建一個檔案資源保障體系，增強檔案信息化思想服務意識，為檔案的多元化發展模式奠定基礎。

3.2 創新檔案服務模式

由于傳統檔案在檔案信息存儲上所采用的信息結構不同，因此在大數據技術下的檔案管理以及服務體系構成中，應用好大數據技術手段，改善工作模式，創新檔案服務形式，為檔案管理服務提供更加合理的定位方向，也方便高校檔案管理能夠加深對信息資源的挖掘，改善現有的工作模式。首先，大數據是云計算發展的結果，有著一定的數據挖掘、分析、計算的能力，因此，在大數據的檔案信息處理中可以充分將這一優勢體現出來，充分發揮云計算和大數據兩者技術的先進性，實現對數據的智能化操作。其次，為了做好大數據時代下檔案信息的服務技術支撐，要優化現有的檔案信息資源結構，在服務體系中設立個性化的檔案信息存儲選項。還可以不斷加強高校檔案新資源的融入，結合第三方高校的檔案資源，建設網絡資源共享的平臺，將封閉的檔案管理模式打開，利用大數據處理技術不斷優化檔案信息資源[7 ]。特別是在檔案信息數據的服務方面，要樹立為廣大校友服務的理念，運用大數據手段，為校友提供遠程服務。

3.3 增強檔案信息資源管理的安全性

從上述可知，檔案信息資源管理工作的安全性是檔案工作質量中最為關鍵的一環。如果工作安全不做好，就會影響到檔案管理的整體運行，也會破壞大數據技術檔案信息資源管理體系。增強檔案信息資源管理工作的安全性，首先要做到對網絡平臺數據傳播中防火墻的設置，攔截來路不明的用戶，限制其使用。其次要充分利用好檔案信息的防火墻技術，加強檔案信息安全，通過加設檔案信息網絡共享的防火墻，以此來確保檔案信息的內容不會被外泄，還有在檔案信息的使用中加強對使用步驟的規范。同樣，在用戶使用上，進行分層級的管理，上層級管理重要性較高的檔案內容，下層級如果需要檔案資料需向上申請，還要對重要的檔案資料進行備份，防止遺失[8 ]。為了充分發揮檔案管理的有效性，設置檔案管理平臺的使用規則，要求每個用戶都能遵守執行。

3.4 提高檔案管理人員的工作能力

在各個高校間相關管理人員要重視對檔案部門工作人員的專業核查，要能夠確保檔案從業工作的工作水平，充分意識到檔案工作的重要性。同時，檔案管理人員在平時的檔案工作中要多進行培訓，在上崗之前進行專業考核，如果遇到不合格的要進行再次學習。日常多鼓勵檔案管理人員進行技術提升，在服務創新上敢于提意見、提想法，為保護檔案管理的更順利運行而貢獻各自的力量。為了確保檔案管理與檔案信息資源的有效性，要強化檔案管理人員的技術培養，增強檔案從業人員的綜合實力，組建高層次的檔案專業人才隊伍，助力高校檔案建設更快更好地發展。

綜上所述，大數據時代給我們帶來數據使用更加便利、數據運用更加廣泛的體驗。隨著市場經濟發展得越來越快，高校檔案信息服務管理工作也遇到了更大的難度和挑戰，高校檔案管理作為高校管理的重要一環，承擔著高校的歷史使命以及高校的未來發展。當前在大數據技術應用到高校檔案管理中還存在著一些不足。為了保存好對高校建設意義重大的檔案信息內容，也為了充分利用高校檔案數據價值，高校檔案工作開展大數據技術的提升研究顯得十分關鍵。

參考文獻：

[1]陳蘆燕.大數據時代的檔案信息服務研究[J].蘭臺世界，2014（8）：29—30.

[2]陳婷.大數據時代高校檔案信息服務水平提升策略研究[J].中國管理信息化，2016（24）：174.

[3]紀華恩.大數據背景下的高校檔案工作發展態勢[J].蘭臺內外，2018（02）：39—40.

[4]和永青.基于物聯網技術的智能化檔案管理探討[J].辦公室業務，2019（20）：100—103.

[5]邢賀艷.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路[J].智庫時代，2018（48）：111—120.

[6]劉倩.信息化對民政檔案管理工作的作用分析[J].現代經濟信息，2019（03）：52—56.

[7]劉玥，吳園園.基于信息化高校檔案管理建設模式探究[J].科技資訊，2019（03）：33—35.

[8]唐越.互聯網+時代檔案管理存在的不足及應對之策[J].中外企業家，2019（07）：50—52.

（作者單位：海軍航空大學）