檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

齊雪

摘 ?要：我國整體社會及科技一直處于不斷進步發展的狀態，當今是信息化高度發展的時代，因此公司企業內部應該注重檔案管理工作，合理將信息技術與管理進行有效融合，改善傳統的理論應用模式，這樣才能夠適應時代的變遷。

關鍵詞：檔案管理工作;信息化建設;思考措施;具體應對

傳統老舊的管理模式難以在現階段進行有效應用，大大降低了使用者查閱的速度，單位內部定期更新應用系統時可以增加使用者的工作效率，增強檢索功能，使得信息更具有實效性，如何改善現有的檔案管理水平至關重要。

一、為什么要加強檔案管理工作

將信息化技術應用于檔案管理工作至關重要，已經成為了一種全新的解決方式，但是在實際開展過程中也遇到了各種各樣的阻礙，目前廣大工作者需要明確影響管理工作正常開展的各種原因，采取對癥治療的方式進行解決，這樣才能夠促進檔案管理工作發展更加成熟和不斷進步。實際解決過程中發現這一目標開展起來相對困難，實施中會受到較大的阻礙，對于廣大工作者來說既是一項機遇也是一個全新的挑戰。為了更好的實現這個目標，各個行業的人們需要不斷努力進行突破，這樣才能夠增強企業的凝聚力。

檔案是每一個公司發展過程的見證，無論是任何一個過程都能夠被詳細記錄在內，可以說檔案所具備的內容更加全面。但是值得工作者注意的是，如果想要了解詳細的工作信息僅僅依靠檔案的記錄遠遠不夠，它記錄的內容具有片面性，不夠具體及科學。檔案自身積累下的內容遠遠不夠，需要依靠信息技術進行合理應用，這樣知識體系才能夠更加全面。因此將信息化技術與檔案工作進行合理結合是未來相關檔案工作發展的主要方向。合理利用信息技術能夠大大增加管理工作人員的便利性，提高工作效率。經過如今信息化技術獲取更全面的知識。然而如今檔案信息化內容主要是包括如下幾方面：一是狹義上的信息化，主要就是指將原有檔案內容進行信息化;二是指廣義上的信息化，主要是指將原有的檔案信息內容結合外界的政治、經濟以及文化等各個方面因素進行的進一步處理。所以隨著信息化建設的到來，一方面有效的完善了檔案信息系統，促進了信息的廣泛傳播;另一方面有效的將檔案內容與其它形式相融合，在一定程度上更加有利于為社會服務。

二、促進信息化建設檔案管理的措施

（一）樹立檔案信息化理念，增強檔案管理責任感

隨著社會的迅速轉變以及信息技術的到來，那么各行各業的管理理念自然也要隨之而變，尤其是在檔案管理信息化建設方面尤為明顯，現如今的檔案管理都是將其信息化作為核心理念，但是與此同時還要不斷的加強工作人員對信息化的認識，因為只有讓工作人員真正意識到其意義所在，才能有效的激發出其飽滿的工作激情，對于他們的檔案管理事業才會更加盡職盡責，從而使其工作責任感也會得到加強[2]。每位工作人員都加強自身的社會責任體驗感更有助于增強管理工作的效率，只有具備充分的社會責任感，他們才能夠更好的投入到實際工作中，為企業貢獻自己的一份力量，進而從根本上保證企業的經濟效益。

（二）強化管理人員專業素質，建設復合型的管理隊伍

在整個檔案信息化建設管理當中，工作人員占有著十分重要的地位，并且他們的工作質量能夠直接的影響其最終檔案信息化建設的應用效果。因此，在整個工作過程中，必須要堅持以人為本，不斷的培養專業性人才，組建專業的工作團隊，提升各個專業工作人員的職業素質。另外相關部門還要為其提供一定外出學習的機會，這樣能夠使各個工作人員及時的了解外界檔案管理建設的發展變化，能夠快速的掌握如今信息化檔案方面的信息以及相關的職業技能，同時還能夠通過提升自身專業素質加速檔案信息化建設的實現。除此以外，相關部門還可以為工作人員專門設置一個獎懲制度，從而在一定程度上激發工作人員的積極性。與此同時檔案管理單位還要不斷的引入先進的專業人才，并且逐漸的搭建一支專業的管理隊伍，在整個工作過程中不斷的將其進行優化，有效的提升整體的工作管理效率。

（三）加大資金的投入，提升基礎設施建設

其實想要快速的實現信息化管理建設，不僅是需要人才的引進，更多的是需要大量資金的投入，因為只有足夠的資金才能加強硬件設施基礎建設。所以對此，檔案的相關部門必須能夠明確自身所處的地位，并且不斷的向上級領導申請資金的投入，有效解決目前所存在的信息化建設資金管理問題，從而逐漸有效解決基礎設施的問題。因為信息化建設的檔案管理需要完善的設備、健全的信息管理平臺以及各種相關軟件的開發，這些都少不了資金的投入。只有在各個方面準備齊全，才能有效的實現檔案管理的全方位以及多層次的現代化管理模式[3]。

（四）建立規范的技術體系，提升檔案管理效率

檔案管理信息化的主要標準是不斷的推動檔案管理信息化，并且在整個檔案管理工作中將其進行貫徹以及落實。想要將檔案管理信息化標準進行統一，那么必須得到國家政府部門的大力支持，爭取早日打破分散管理模式，有效的將檔案各項工作進行規整，與此同時還要建立規范的技術體系，能夠保證有效實現信息資源共享。另外，要為其相關的檔案信息建立完善的信息化管理制度，對各項管理管理制度以及流程進行嚴格規范和控制，將檔案管理安全責任落實到個人，防止信息泄露的狀況發生，保證信息資料的完整性，有效的提升檔案管理的有效率。

三、結束語

總而言之，隨著信息技術的不斷發展，現在各行各業都已經合理的引入信息化技術，并且都獲得了明顯的效果，但是在這個引用的過程中也同樣面臨著巨大的困難以及挑戰。在檔案管理工作當中，信息存儲是十分重要的，所以當信息化建設應用于此的時候務必要能夠結合實際情況，有效的促進檔案管理工作的順利開展。如何將信息化技術合理的應用到檔案管理工作中至關重要，這也是廣大工作者需要不斷奮斗的最終目的。以上僅是筆者的個人意見，希望能夠對相關工作者有所助益。

參考文獻

[1]褚志臣.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科學，2017，8 （13）：250-250.

[2]楊娟.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].山西青年，2017，8 （1）：93-93.

[3]徐良.關于城市建設檔案管理信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2017 （16）：92-92.