大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析

張凱

摘 要：隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，在各行各業(yè)中我們幾乎都能夠看到大數(shù)據(jù)的身影。檔案管理是事業(yè)單位日常工作開展中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，在檔案管理的過程中融入大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，能夠有效提升事業(yè)單位的檔案管理效率以及檔案管理質(zhì)量。基于此，本篇文章以事業(yè)單位為例，簡(jiǎn)單分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的有關(guān)內(nèi)容，僅供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用分析

近幾年無論是我國(guó)的科技還是我國(guó)的經(jīng)濟(jì)都處于快速發(fā)展的階段之中，而檔案管理這一工作在我國(guó)事業(yè)單位中的重要性也越來越突出。對(duì)于事業(yè)單位而言，如果無法高效開展檔案管理這一工作，可能會(huì)對(duì)事業(yè)單位的工作產(chǎn)生負(fù)面影響，這對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展而言顯然是十分不利的。因此，在新時(shí)期中，各事業(yè)單位除了需要對(duì)檔案管理這一工作引起足夠的重視外，也需要在其中積極融入大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)，確保該工作開展的高效性。

一、事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)主要可以體現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，使用該技術(shù)可以說是時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。如今，我國(guó)的信息技術(shù)獲得了快速的發(fā)展，這也給我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了挑戰(zhàn)。尤其是在我國(guó)大學(xué)生畢業(yè)人數(shù)逐年增長(zhǎng)的前提之下，使得事業(yè)單位中的檔案數(shù)量也在不斷增加。如果事業(yè)單位依舊選擇使用較為傳統(tǒng)的檔案管理方式，往往難以滿足時(shí)代的發(fā)展需求[1]。基于此，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入，一方面可以提升檔案信息的安全性，另一方面，也能夠幫助事業(yè)單位更為全面地掌握員工的真實(shí)檔案資料，并以此為基礎(chǔ)，來實(shí)現(xiàn)員工價(jià)值的最大化。其次，使用該技術(shù)，對(duì)于事業(yè)單位自身而言也具有諸多優(yōu)勢(shì)。在開展檔案管理時(shí)，較為傳統(tǒng)的方式往往是利用人工的方式來進(jìn)行抄錄等工作，而這種人工的方式，不僅需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，還可能會(huì)在抄錄的過程中出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。基于此，融入大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，可以使檔案管理工作的開展更為便捷高效，使檔案的信息價(jià)值可以得到最大程度的發(fā)揮，不斷推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀主要可以從三個(gè)方面來進(jìn)行分析。首先，從效率這一角度來說。以往在開展檔案管理的時(shí)候，所選擇的主要是人工這一方式，使得一些資料沒有被及時(shí)的保存到電腦之中。而檔案的類型本身就是有所不同的，在對(duì)不同類型的檔案資料進(jìn)行整理的時(shí)候，工作人員沒有做好明確的分類，導(dǎo)致一些檔案無從查找，甚至還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的情況。其次，從管理機(jī)制這一角度來說。一些事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，并沒有對(duì)檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行較為明確的劃分，也沒有制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制以及考核制度，導(dǎo)致檔案管理人員在開展工作時(shí)缺乏一定的約束[2]。最后，從工作人員意識(shí)這一角度來說。由于事業(yè)單位本身的性質(zhì)，導(dǎo)致一些檔案管理人員在開展工作的時(shí)候，缺少較為強(qiáng)烈的危機(jī)意識(shí)。此類檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，習(xí)慣墨守成規(guī)，不愿意去學(xué)習(xí)新的技能，也不愿意把新技術(shù)融入到檔案管理之中，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的效率難以提升。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）制定新型檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位在開展檔案管理這一工作時(shí)，往往還需要建立起相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，使各項(xiàng)工作的開展都能夠有據(jù)可依。基于此，在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)于事業(yè)單位而言，如果在進(jìn)行檔案管理時(shí)融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，也需要建立起與之相對(duì)應(yīng)的管理制度。首先，事業(yè)單位還需要針對(duì)檔案信息的收集與整理等制定相應(yīng)的制度，以此為基礎(chǔ)，來使檔案管理工作人員的工作更為規(guī)范化，切實(shí)提升檔案管理工作的效率。其次，在開展檔案管理時(shí)，為了使用戶更為便捷地查閱檔案，事業(yè)單位也需要建立起相應(yīng)的查閱制度等。最后，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作的開展也會(huì)存在一定的信息安全隱患。對(duì)此，事業(yè)單位也需要制定相應(yīng)的信息安全管理制度，不斷提升檔案管理的質(zhì)量。

（二）建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

如今我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展十分迅速，而各類現(xiàn)代化的信息技術(shù)也已經(jīng)融入到了我們生活中的方方面面，與人們的日常生活有著十分密切的關(guān)系。依托大數(shù)據(jù)這一信息技術(shù)來開展檔案管理工作時(shí)，將檔案信息進(jìn)行共享，已經(jīng)成為了一個(gè)主要的發(fā)展趨勢(shì)。基于此，對(duì)于事業(yè)單位而言，還需要及時(shí)建立起檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，要對(duì)數(shù)據(jù)庫中的資源進(jìn)行深入開發(fā)，并需要與其他資源之間形成有效的共享。另外，對(duì)于事業(yè)單位而言，也可以依托大數(shù)據(jù)技術(shù)來建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并在該數(shù)據(jù)庫中，對(duì)各類人員以及事件的情況進(jìn)行記錄。比如，一些部門需要調(diào)取內(nèi)部員工的檔案，那么該部門的負(fù)責(zé)人員還需要先進(jìn)行申請(qǐng)，當(dāng)申請(qǐng)通過之后，就可以直接進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫中去搜索，十分便捷高效。

（三）構(gòu)建云端存儲(chǔ)，提升數(shù)據(jù)分析與檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)有一個(gè)十分顯著的優(yōu)勢(shì)，就是能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)。如果無法達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)的話，那么大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)就難以得到充分發(fā)揮。基于此，在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，首先還需要構(gòu)建起一個(gè)云端存儲(chǔ)的終端，該終端構(gòu)建的主要目標(biāo)之一，就是需要具備大量的存儲(chǔ)空間。建立云端存儲(chǔ)，不僅能夠提升檔案數(shù)據(jù)的安全性，同時(shí)還可以對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并以此為基礎(chǔ)，來不斷提升自身的服務(wù)質(zhì)量。除了云端存儲(chǔ)之外，在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，事業(yè)單位也需要提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析能力以及檢索能力。數(shù)據(jù)分析能力也是大數(shù)據(jù)技術(shù)的一個(gè)主要特點(diǎn)。作為檔案管理人員，則可以依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)的這一優(yōu)點(diǎn)，來對(duì)用戶的需求進(jìn)行全面與系統(tǒng)化的分析，并為用戶提供更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)方案。而檢索能力的提升，主要在于以往檔案管理過程中，所選擇的大多為紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案的檢索十分復(fù)雜，會(huì)耗費(fèi)過多的精力和時(shí)間。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理運(yùn)用，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行更為統(tǒng)一化的管理，而用戶直接搜索相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就可以找到自己所需要的信息，其檢索能力會(huì)得到較為顯著的提升。

結(jié)束語

對(duì)于事業(yè)單位而言，想要在如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代下獲得更為良好的發(fā)展，就需要依據(jù)時(shí)代的發(fā)展特色，把各類現(xiàn)代化技術(shù)融入到日常工作之中。檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，因此在開展這一工作的過程中，事業(yè)單位也需要積極融入大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)，不斷提升檔案管理的有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]張姝倩.大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].黑河學(xué)刊，2020：189-190.

[2]董齊魯.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（19）：132-133.