病歷檔案在醫院管理中的作用探析

鄧婕

【摘要】病歷檔案的管理是醫院管理中重要的組成部分，它為醫生提供最清晰、最直接的患者信息，也是醫生進行治療和醫院展開研究的重要依據。病歷檔案能否管理得當直接體現了醫院的整體管理水平。因此，醫院要重視患者的病歷檔案管理。本文首先概述病歷檔案的基本概念，然后根據病歷檔案在目前管理中存在的問題，得出如何提升質量，以促進醫院整體的管理水平。

【關鍵詞】病歷檔案;醫院管理;作用探析

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】2026-5328（2022）04--01

在醫院，患者的病歷檔案十分重要，它記錄著患者從入院到出院的整個就診過程，包括掛號、就診、治療、護理等，然后由醫生和護士共同整理、總結出的一套電子病歷。涉及形式多樣，有文字、圖片、視頻等格式，記錄著患者的動態。病歷檔案可以為醫生提供最原始的病況，以便醫生進行下一步的判斷，同時也體現著醫院的管理水平。因此，病歷檔案在醫院管理中是一項重要的工作內容。

一、概述病歷檔案

醫院的病歷檔案主要包括四大類：門診病歷、住院病歷、醫療事故病歷還有死亡病歷，一般情況下主要指前兩類。當患者第一次去醫院就診，就需要建立就診檔案，完善個人信息及就診記錄，成為最原始的病歷檔案。隨后根據就診的內容和治療方案，進行補充，獲得詳細的病歷資料，方便患者的就診和復查，也方便醫生的查詢和跟蹤治療。第二類就是住院病歷，當患者主訴入院之后，在二十四小時之內必須建立患者檔案，記錄醫生對其進行的各種檢查和化驗資料，以及患者的治療方案和用藥方案，根據不同的病情和治療方案，插入相應的單據，比如手術記錄表、護理記錄表等[1]。為醫生提供治療依據，也為患者提供查詢依據。

二、病歷檔案在醫院管理中存在的問題

（一）尚未形成完善的病歷檔案管理制度

在部分醫院，沒有建立完善的病歷檔案管理制度，會影響醫院的管理工作。有的醫院只是記錄患者入院、就診當天的信息，沒有進行完整的總結，也沒有進行歸檔，導致醫院的病歷管理出現混亂，保存也存在各種各樣的問題，更無法提供便捷的查閱。尤其是在病歷的查閱流程中，由于制度的缺失，導致查閱流程混亂，查閱過程繁瑣，查閱信息不準確。

（二）病歷檔案的工作人員素質有待提升

在醫院管理檔案的工作人員一般是兼職人員，學歷程度有限，而且也很少有經過專業培訓的人員，他們在管理檔案的時候，比較隨心，未能按照章法和規定進行管理，導致部分病歷檔案不完整，或者是病歷的歸檔不符合檔案管理的標準。尤其是在歸檔和整理的過程中，沒有按照流程和步驟來。而且，醫院的病人是在不斷增加的，也就意味著需要管理、歸置的檔案越來越多，病歷檔案的工作人員也會出現人員不足的情況，而且也缺乏專業的檔案管理人員，導致病歷檔案的管理沒有形成系統，給查閱和使用病歷檔案的人造成了不必要的麻煩[2]。

（三）病歷檔案管理缺乏信息化手段

現如今，信息技術飛速發展，在醫院這個人流量較大的公共環境，計算機網絡的使用已經得到了普及。現在，越來越多的醫院開始使用電子病歷，但是電子病歷并不是每一位醫生都能夠熟練應用的，比如醫院中一些德高望重的專家醫生，他們有些年齡較大，對信息技術掌握有限，對信息手段使用不是很熟練，所以就無法及時更新電子病歷。而且還有一部分醫務工作者，沒有較強的創新意識，沒能跟得上時代的步伐，其中有一部分還是院領導，他們不重視信息化建設，不及時投入基礎設施，這就直接導致醫院病歷檔案的信息化管理落后，影響醫院的病歷檔案管理的效率。

三、醫院病歷檔案管理模式發展策略

（一）建立完善的病歷檔案管理制度

建立完善的病歷檔案管理制度，是醫院管理制度的一項重要內容。首先，要將各個科室的領導進行明確的分工，一定要將病歷檔案的分管任務傳達到位，每個科室要有專門的病歷管理人員，保證病歷檔案能夠及時記錄和歸檔，并且要細心關注病歷檔案記錄的具體內容，及時發現其中可能存在的問題和錯誤，比如手術操作的過程和時間、用藥和護理的相關常識，要保證病歷檔案的準確無誤，否則一旦出現醫療事故問題，就很難辨清責任。而且，病歷檔案要組織專門的人員定期進行抽查，目的是為了排查病歷中的錯誤，及時發現，并且給予糾正，以及時找出病歷出現錯誤的原因，確保同樣的錯誤不再出現，從而提高醫院病歷管理的準確性。

（二）提高醫院病歷檔案工作人員的專業素質

為了確保醫院病歷管理工作順利開展，最關鍵的就是要提高病歷管理工作人員的專業素質，要定期給管理人員進行病歷知識的普及，同時還要培養他們的信息技術應用水平，尤其是對病歷檔案管理工作人員中年紀較大的工作人員，要提高他們的業務能力。積極向同類的先進醫院學習和借鑒管理經驗，在培訓和實踐中掌握管理病歷的方式，形成自己的管理模式，從而提高醫院的整體管理水平[3]。

（三）大力推進病歷檔案的信息化建設

眾所周知，紙質版的資料會占用大量的空間，而且難以保存，難以查閱。所以，為了提高醫院的辦事效率，就必須要推進醫院管理的信息化建設，將計算機技術普遍應用在醫院的各級管理中。醫院可以選擇較為穩定的檔案管理系統，集中培訓所有的醫護工作者，將患者的信息及時輸入系統，從而推進檔案的管理工作。其次，醫院也可以將院內的OA辦公系統和檔案管理系統相聯系，給各科室授予一定的管理權限，方便信息的溝通和留存。還可以借助大數據平臺，來完善醫院的信息網，形成數字化資源庫，讓更多有查詢需求的醫生或者患者能夠高效便捷的調取信息，提高辦事效率[4]。

結束語：

綜上所述，在醫院的管理中，病歷檔案管理是一項復雜且又關鍵的工作，它關系到醫院、醫生和患者的切身利益。隨著近幾年醫療系統不斷地改革和發展，越來越多的醫院開始重視病歷檔案的管理工作。隨著信息化建設的推進，大大提高了醫院的管理效率，使之朝著更加便捷、更加高效的方向發展。

參考文獻：

[1]達靜云，任文輝. 淺議病歷檔案在醫院管理中的作用和意義[J]. 甘肅醫藥，2021，40（02）：170-171.

[2]康云鳳. 醫院病歷檔案管理模式與發展研究[J]. 山東檔案，2021（01）：55-57.

[3]曲媛珺. 優化醫院病歷檔案管理的措施分析[J]. 財經界，2021（28）：64-65.

[4]王芳. 新醫改形勢下醫院病歷檔案管理創新方法探究[J]. 中國衛生標準管理，2020，11（22）：6-9.