醫院電子檔案的收集、整理與保護

王瀅

摘 要：隨著科學技術的迅猛發展和計算機網絡應用的日益普及，信息化、數字化、網絡化在醫院各領域得到廣泛應用與發展，檔案信息的利用方式網絡化、便捷化大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。尤其是電子檔案的大量產生，無疑對傳統的紙質檔案管理提出了新的巨大挑戰。如何保護、管理和利用好這些電子檔案也成為醫院管理者和檔案工作人員的新課題、新要求。只有懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序，了解電子文檔的整理與保護，才能為醫院發展提供完善的信息保障。

關鍵詞：醫院；電子檔案；收集；整理；保護

醫院電子檔案是指在醫院運用信息技術經營、管理醫療活動過程中產生的電子文件及相關資料。雖然使用信息技術對醫院電子檔案進行管理減少了數據丟失的可能性，但醫院對醫院電子檔案的完整性的要求是非常高的，因為它不僅關系到病人的所有信息還關系著醫院的發展，所以，要保證醫院電子檔案的完整性，就要充分了解并制定相關規定、采取一系列措施對醫院電子檔案進行收集、歸檔與保護。

1 醫院電子檔案的收集

醫院電子檔案的收集就是醫院在工作的過程中所形成的、具有真實性的、可以反映醫院工作情況且具有利用價值的存儲在軟盤、光盤中的相關文件，醫院的電子檔案包括電子文書、電子報表、電子圖紙、電子影像等。確定了電子檔案的收集范圍后，就要對電子檔案的收集制定相關的制度，制定電子檔案收集相關制度的目的在于要保證電子檔案的真實性和完整性。電子檔案的管理人員應遵循醫院制定的相關制度，要切身實際的參與到制定電子文件生成和辦理的流程中去，真正的了解電子文件的從生成到歸檔再到最終利用的過程，在醫院電子檔案收集的過程中，管理人員還應分門別類，按照不同的文檔類型進行檔案的整理，還應值得注意的是，電子文檔收集、錄入的過程中，電子文檔的格式應與原始檔案的格式相同且在每份電子文件的最后一行要將簽發人、撰稿人、打印人的名字進行輸入，這也間接的保證了電子文檔的完整性。

2 醫院電子檔案的整理

2.1 科技電子文件整理

1）基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。2）設備檔案。醫院引進技術和購置各種設備時，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

2.2 電子文件整理

1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。2）賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

3 電子檔案的保護

3.1 軟磁盤的保護

為避免刻傷軟盤，應使用軟鉛筆書寫標記；貼標簽注意不能擋住磁頭窗或中心孔及索引孔；要避免在軟盤面上留下指紋，存放時需直立放置。軟磁盤需在無塵、避光、溫濕度適中的環境下存放。遠離有腐蝕性氣體、有機溶劑以及帶有強磁場的地方。確保磁盤在無病毒的情況下并長久置于保護的狀態下存放。

3.2 光盤的保護

規范排放，可直立放置光盤以防光盤翹曲，疊放不可超過10張。當光盤表面出現水汽凝結時，在使用前，應取干凈柔軟的棉布將光盤表面輕輕擦拭，切勿使用含化學成分的溶劑，以免腐蝕光盤內部的精度。過高的溫度會使光盤變形、氧化或老化，潮濕會使光盤片基霉變。一般控制溫度在14℃～24℃，相對濕度在40%～65%為宜，避光保存。要注意遠離磁場，以免造成信號失落，破壞記錄信息，影響讀出效果。基于電子檔案本身易修改、易刪除、易復制、易損壞等特點，電子檔案存檔前應進行多份拷貝，放置到信息相關部門進行異地保存。還可利用對電子文件操作者的身份識別、訪問權限控制等方式防止非法侵入，防止信息泄露。

4 電子檔案管理對策

4.1 增強管理人員的意識

檔案管理者在管理中思想陳舊、單一，檔案只是用來收藏而不能得到有效的利用，且檔案管理人員的水品不足，導致電子檔案管理存在著嚴重的問題，針對這一現象，可以對管理人員進行專業知識的培訓，針對現代社會對檔案管理的要求，引進專業而又復合型人才，保證醫院電子檔案的科學發展。醫院要將電子檔案管理工作作為重要工作內容，對電子檔案管理的職能進行充分的完善，注重收集與使用。

4.2 建立良好的規章制度

由于檔案工作屬于一項比較嚴肅的工作，尤其醫院檔案關系到人的生命安全，其權威性是確保檔案價值的主要前提與基礎。針對這種情況，需要醫院構建相關的制度，從而有效規范檔案部門的相關作業流程，來保證電子檔案真實性。

5 結束語

了解了醫院電子檔案的收集、整理及保護，間接的體現了醫院檔案管理工作的重要性，醫院的電子檔案關系著醫院的發展，所以，醫院電子檔案的管理者在今后的工作中要嚴格遵守相關的規章制度，按照相應的流程進行檔案管理工作。

參考文獻

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