檔案信息化建設與檔案管理的思考

劉慧

摘要：信息時代背景下，社會上各個領域都對信息技術進行了廣泛應用，并且在很大程度上提高了各項工作的效率和質量。檔案管理作為企業或者單位管理工作當中的一項重要組成內容，也應該做到與時俱進，積極主動地引入信息技術，加強檔案管理方面的信息化建設，以此來不斷提高檔案管理水平和質量。因此，該文便針對檔案信息化建設與檔案管理做出分析和探討。

關鍵詞：檔案管理;信息化;模式

引言：完善檔案信息治理，不但能夠增加檔案信息的利用率，而且可以保證檔案信息的完備，最大限度地發揮檔案作用。所以，有關部門進行檔案治理期間，要認識到檔案信息化的必要性，進而增強對其管治的重點關注，由檔案管理的準則，配置等多層次整合[1]。開展科學合理的資源建設，利用各種先進的技術增加其信息化建設的水平和效益，從而促進檔案管理水平的快速提升，還可以推動有關部門的順利平穩發展。

1檔案信息化建設與檔案管理的重要性

從檔案管理層面來看，檔案是機構發展的記錄，甚至是對機構所在地歷史的記錄，透過檔案信息可以對機構或其所在地的歷史進行回溯，并從中獲取重要歷史信息。從機構的管理層面來看，在機構的日常運作中，所采用的機構管理方法以及方法的調整內容都會在內部檔案中記錄。透過檔案則可以對機構的傳統管理方法進行參考，并對照當下的環境，針對管理方法的改進制定策略，由此可見，檔案的參考價值可以助推機構管理工作的優化。從學術研究層面來看，隨著機構的變化，檔案信息也會發生一系列的變化，在涉及機構的特定學術研究時，則可以從檔案記錄中獲取參考信息，以此助推學術研究工作的開展。由上述三項觀點可以認識到檔案管理的重要性。

從檔案信息化建設層面來看，將信息科技根據實際融入機構的檔案工作中，這是信息科技在國家各層面應用融合的體現，也是機構實現檔案管理工作層面突破的必然選擇。在機構的運作中，尤其是大型機構，其生成的檔案信息量會逐步增加，崗位工作人員需要在短時間內處理的檔案信息逐步增加，在工作實踐中失誤率會隨之增加。檔案信息化建設，則是將傳統的紙質檔案信息轉化為數據信息，崗位工作者不必面對大量的紙質文件，在智能化系統的作用下，還能實現對檔案信息的自動化處理，如此既減少了工作量，也提升了檔案工作效率。從宏觀層面來看，檔案信息化建設是檔案管理的新模式，是檔案管理職能的新成就，是檔案與信息時代融合的新探索，因此此項工作的推進表現出重要的價值。

2檔案信息化建設存在的問題

2.1信息化建設意識不足

針對信息化建設任務，其本身科學合理完成了原有檔案治理形式的改進，而且也推動其治理服務思想的改革和進步。信息技術在其治理任務中的科學運用，可以大大提高其治理的效率以及效勞標準，對于相關應用者而言可以便捷查閱，完成檔案信息數據互通。最大程度地增加各個部門效率。上述基本要素為其信息化設立的優點。時下，由于一些管理人員沒有對檔案信息化有全方位詳細的了解，一部分領導也沒有很積極參與到其建設中，還有一部分領導的思想理念沒有緊跟時代步伐，從而難以接受其建設，造成信息化建設的進程不能平穩進行，嚴重阻礙其管理的創新和進步，不利于發揮檔案治理的效果。

2.2管理制度體系不完善

圍繞檔案管理所構建的制度體系，是為了對該項工作進行約束，然而，在檔案工作中，一些機構針對約束性制度的構建并不完善。在制度建設中，僅僅將檔案工作涉及的內容進行羅列，但是針對每一項內容的落實方法并沒有細化。機構內檔案工作者雖然了解檔案工作內容，但是無法通過工作方法的科學運用突顯檔案工作效果。比如，在一些機構中，由于缺乏嚴格的管理制度，檔案工作由其他崗位人員兼任，該類人員在無法全面兼顧時則會選擇對檔案工作應付了事，此類情況的出現，必然會影響到檔案管理功能的發揮。而且，由于缺乏嚴格的管理制度，檔案管理各個環節的工作內容并沒有被明確指出，崗位工作者在管理中會出現明顯的主觀臆斷性，即使某一環節的工作出現了漏洞也長期得不到發現。比如，一些機構在年底的檔案整理中會發現存在檔案信息缺失遺漏的現象，但是并不知道哪個環節出現了漏洞。

3分析檔案信息化建設與檔案管理的提升措施

3.1加強檔案管理硬件的建設

要想實現檔案信息化建設，不斷提高檔案信息化建設的水平，必須加強檔案專用庫房的建立，并確保所建立的庫房做到防塵、防盜、防高溫、防蟲害等，其中還應設有檔案室、閱覽室和辦公室。在電子資源廣泛應用下、在一定程度上給檔案工作提出相應的要求，加強工作人員對檔案管理軟件的應用，并購置相應的設備尤其是計算機和掃描儀以及復印機等，從而實現現代化管理。應建立完善的檔案管理信息系統，其中主要目的就是更好地滿足檔案信息化建設的實際需求。

3.2提高對檔案信息化建設的重視程度

相關單位或企業想要保證檔案管理信息化建設工作能夠順利高效地開展下去，就應該注重積極轉變自身的傳統思想和觀念，全面、準確地認知檔案信息化建設能夠對檔案管理工作以及企業自身發展產生的重要價值和作用，以此來改革和更新領導層以及檔案管理人員的思想觀念，從而樹立一個良好的檔案信息化建設管理意識，進而推動企業內部檔案管理信息化建設工作能夠加快推進，并且保質保量地開展下去。除此之外，相關企業還應該對原有的檔案管理工作制度做出改革和完善，切實結合檔案信息化建設需求來制定一個更為合理新穎的檔案管理制度，這樣可以為信息化建設下的檔案管理工作做出科學合理的指導，也可以成為其高效順利開展的明確依據，從而有助于進一步推動企業內部的檔案信息化建設。例如：企業可以結合信息化管理環節，科學合理地制定管理人員的工作流程，同時制定出一個較為科學的規范條例，并且嚴格要求管理人員切實依照相應的規范條例來開展各項信息化管理工作。

3.3完善檔案信息化工作體系

檔案信息化建設必須開展必要的任務方案作為輔助。所以，開設健全的文獻信息任務體系，實際的開展需要根據下列幾項進行：首先，制定治理規章，持續改進規章制度。在貫徹實施相關法律法規的基礎上，制定連接每個單位的治理機制，全面完成電子閱覽整個步驟的監管。還要通過現階段落實的《檔案法》[2]劃分其各項的任務職能，在信息化設立期間慢慢加強各單位的聯系，建立共同協調的任務體系[3]。此外，科學合理地增加信息化在電子閱覽開設重要性，并且隨之將其建設和電子閱覽共同發展。其次，要深層次建立健全有關規章，規范勞動任務。編制專門的檔案資料計劃和任務明細方案，了解預期標準，結束時間框架和負責部門。還應建設完備的成效考核計劃書，選擇考核推進建設的形式平穩促進信息化任務進程。根據此項進程，建立健全現有規章，確保檔案信息化任務可以平穩進行并且維持正常工作。

結束語：綜上所述，檔案信息化建設與檔案管理工作的科學推進意義重大，為此，檔案管理人員需要客觀看待信息技術所產生的影響，并積極參與到新型檔案管理工作實踐中。作為機構，則需要通過宏觀及微觀相結合的形式，對檔案管理予以支持，以此不斷突顯檔案管理工作的實際成效。

參考文獻：

[1]王芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].蘭臺內外，2021（29）：1-2.

[2]石玉.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].科技創新導報，2021，16（14）：152-153.

[3]顧穎瑤.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].時代報告，2021（12）：199.