如何做一個稱職的檔案管理員

楊順鑾

摘要：隨著社會的發展，檔案管理工作也逐漸趨向于信息化方向，這一方面對檔案管理工作帶來了很大的便利，但同時也對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。就當前國內企事業單位檔案管理情況來看，由于管理人員專業素質和信息化素質的欠缺，導致檔案管理水平不高。基于此，本文主要就信息化管理背景下檔案管理人員應當具備的素質進行探討，以期對今后各企事業單位提高人員素質和檔案管理水平提供有益的經驗借鑒。

關鍵詞：檔案；管理；工作

隨著社會的發展，科學技術在檔案管理中廣泛應用，為檔案管理提供了先進的技術方法和管理模式。為了更好地適應新變化，快速提高社會對檔案的利用率，檔案管理人員需完善自身，不斷提高綜合素質和能力。

要成為一名稱職優秀的檔案管理人員，需要從多方面對自身進行完善和改進，以下幾點是筆者根據相關工作經驗進行的總結。

一、必須具有堅定的政治思想素養

檔案管理具有較強的政治性和機密性。檔案數據對個人乃至國家都有深遠的作用，因此堅定的政治思想素質是檔案管理員必須具備的條件，其中包括政治責任感和法制觀念。

（一）必須注重政治理論學習

信息檔案管理員應該進行主動學習，不斷提高覺悟和能力，堅持一切從實際出發，做到與時俱進，在不斷學習知識理論的同時不斷實踐。在工作中要堅定自己的立場和工作原則，在符合相關法律法規的基礎上開展工作，堅持做到講法守法，嚴格遵守紀律，與同事和領導建立良好的工作關系。在遇到問題時應認真對待困難，用正確的觀點和方法對問題進行分析，在工作中做到愛崗敬業，積極奉獻自身的力量，不斷提高檔案管理技能。

（二）必須樹立嚴格的法律意識

任何人的工作和言行應該以法律為基礎準繩，工作中應嚴格按照法律法規開展工作，不斷提升自身的法律意識。在日常工作中，要按照檔案管理的工作流程進行管理，自覺遵守相關規范，虛心接受他人的工作監督。檔案管理工作具有很強的保密性，這個特點決定了檔案管理工作與其他工作的不同之處，檔案管理員在工作中必須嚴格遵守工作原則，真正在工作中體現愛崗敬業，做到對檔案數據和資料的嚴格保密，從而避免不必要的麻煩。只有當管理員的思想意識得到提升，才能有高度的警惕性，防止檔案信息和數據外泄。如果檔案管理員沒有足夠的嚴格法律意識，在工作中容易發生問題，這會對個人乃至整個國家造成巨大的損失。因此，檔案管理員必須不斷提升法律意識，養成良好的工作信仰和習慣，確保檔案信息的完整性和保密性。

二、必須具有高尚的職業道德素養

檔案工作具有復雜性和繁瑣性，作為檔案管理員必須具有高尚的職業道德素養，盡最大的努力做好本職工作。

任何崗位都有其存在的價值和意義，檔案管理員在工作中要愛崗敬業，以主人翁的態度對待工作，發揚無私奉獻的精神，成為檔案管理事業最有力的推動者。檔案工作可以真實地記錄人們的生活生產，其連續性和真實性決定了其在實際活動中的實用性。檔案工作包括很多內容，常用項目有收集、分析、整理、裝訂、分類、保管、查閱等，這些單調繁瑣的工作需要管理員具有極大的耐心，以最佳的態度投入到工作中。在對他人查閱檔案時要進行嚴格的審查和記錄，確保每次查閱有跡可尋。在對他人提供服務時應做到積極主動，不斷提高服務意識和水平，為檔案的使用者提供及時準確的檔案信息，最大限度地彰顯檔案管理員的最高服務水平和職業素養。

三、必須具有過硬的業務知識機能

對于檔案管理員而言，做好本職工作是基礎，但是要提高工作效率，系統地掌握和學習檔案知識是最有效的途徑，這也是管理員具有過硬的專業知識技能的條件。只有通過不斷學習，才可以在實踐中進行總結，從而提高工作效率和質量。換句話說，只有具有一定的理論知識才有可能在遇到新現象和新問題時進行理論的提升，從而不斷完善檔案理論體系。答案管理是一個專業性很強的工作，管理員要認真踏實地學習和掌握專業知識，在新的管理思想支配下采用新的管理方式和模式提高本職工作的質量和效率。

四、必須具有較強的綜合能力

綜合性是檔案管理工作的又一特點，這就要求檔案管理員在工作中不斷提高自身的綜合能力。

首先，組織能力。檔案的來源是廣大的信息和數據，再由檔案人員進行整理和歸檔，整個過程必須完全符合檔案部門的相關要求。只有具有較強組織能力的人員才可以保證檔案歸檔的完整性和及時性，統計和整理過程更具條理性和科學性，在以后檔案使用中才會更順利和完整。

其次，協調能力。檔案歸檔的基礎工作是由檔案管理員進行的，但對檔案管理的整個過程卻是和其他部門共同合作完成的。因此各個部門在完成檔案管理的整個過程中建立和諧友好的關系，在彼此相互配合和合作的基礎上互相關心、彼此尊重、互相體諒，為之后的繼續合作奠定良好的基礎。工作中要始終堅持大局為重的思想，在互相合作中做好協調工作，在規定的時間內盡量完成相關移交工作，為相關部門對檔案的使用提供最大的便捷。

五、必須具有健康的身體素質

檔案管理是一個長期的工作，在整個工作時期內要認真完成收集、整理、分類和歸檔等操作，相對較多的工作量對管理員的身體素質要求更高，管理員的身體健康直接影響著整個檔案管理工作。檔案管理工作具有一定的壓力，這就要求管理員應該具有一定的抗壓能力，良好的身體素質和精神狀態可以大大提高腦力勞動的效率。如果管理員身體素質較差，在工作中無法進行大量的體力勞動，檔案管理工作就無法順利完成。因此，健康的身體素質是管理員從事檔案管理工作的基礎條件。

綜上所述，作為一名合格的檔案管理人員，必須不斷加強自身的政治思想素養，在實踐中培養高尚的職業道德素養，通過不斷學習和培訓完善業務知識技能，從而提高自身的工作能力和綜合素質，為檔案管理事業的發展提供最佳的基礎條件。