新時期人事行政管理工作難點及對策
——以博士后研究人員管理工作為例

2022-11-01 13:20:44山東大學侯曉龍

辦公室業務 2022年19期

文/山東大學侯曉龍

一、博士后制度發展背景

博士后制度起源于1876年前后的西方，是指通過設立研究基金，資助優秀青年學者在較好的條件下從事科學研究。該人才培養制度具有“高流動性”“科研創新轉化能力強”的特點。

1985年5月，諾貝爾物理學獎獲得者李政道博士向鄧小平同志介紹了博士后制度。“博士畢業后真正做研究前，還必須學習和鍛煉如何自己找方向、找方法、找結果，這個鍛煉的階段就是博士后。”李政道博士在我國實行博士后制度的建議得到了鄧小平同志的高度贊賞。同年7月，國務院試辦博士后科研流動站相關文件的發布，標志著博士后制度在我國的正式確立。

我國博士后工作處在飛速發展階段，目前已設立3300余個博士后科研流動站以及3800余個博士后科研工作站。累計招收博士后25萬多人。

二、博士后研究人員管理工作現狀

（一）山東大學博士后工作介紹。山東大學于1991年6月設立第一批生物學、物理學博士后科研流動站，是國內較早貫徹實施博士后制度的高校。30多年來，山東大學積極響應國家對培養創新性人才的要求，密切結合山東省的人才需求和產業需求，在博士后研究人員培養工作中不斷探索，充分發揮自身科研優勢，取得了顯著的成效。目前，山東大學已設立42個博士后科研流動站，1個博士后科研工作站，1個山東省博士后創新實踐基地，設站總數居全國前列，占山東省設站總數的1/3。博士后研究人員培養體系和管理機制完備，運行有序。累計招收博士后研究人員5200余人，占山東省博士后研究人員總數的39%，為持續推進學科的交叉融合、貫徹落實服務地方發展戰略、深化科研技術成果轉化提供了強有力的支撐。

山東大學深刻認識到博士后事業是學校人才強校戰略的重要組成部分，高度重視對博士后研究人員的招收以及在站期間的培養。學校在“十三五”期間，對博士后制度進行了改革，并將其作為人事人才體制機制改革的重要內容，學校博士后研究人員招收數量近年來持續增長，隊伍結構得到了優化，博士后研究人員與各地博士后科研工作站和省級創新實踐基地的合作不斷加深。在2020年度全國博士后科研流動站綜合評估中，山東大學共8個流動站獲評優秀，位列全國高校第7位。目前，山東大學博士后研究人員獲中國博士后基金資助項目數量位居國內高校前列。博士后科研人員已經成為山東大學科研的主力軍和人才的蓄水池。

（二）博士后研究人員管理機制。山東大學博士后工作實行學校、流動站（教學科研機構）兩級管理機制，學校成立博士后研究人員管理委員會（簡稱“博管會”）統籌指導學校博士后工作；各流動站具體實施博士后研究人員日常管理工作。同時，相關職能部門協調聯動，共同推進博士后工作。

博管會由校長擔任主任，分管人事、科研校領導擔任副主任，專家學者和相關職能部門負責人任委員，全面負責學校博士后工作頂層設計、發展規劃、督促指導、協調推進和流動站考核評估等工作。博管會在人事部下設博士后研究人員管理辦公室，負責博士后研究人員日常管理考核、思想政治教育、博士后基金項目申報、博士后學術活動開展、定期組織開展流動站評估整改工作等。各校區人事部門具體負責校區內博士后研究人員管理、考核、服務等工作。

對設有博士后科研流動站的教學科研單位，由負責人事工作的單位負責人分管博士后研究人員的管理工作。具體博士后研究人員管理工作由各教學科研單位人事秘書負責。

（三）博士后研究人員管理相關業務及流程。博士后研究人員管理工作在擬進站申請人提出進站意愿后開始，可分為進站審核、在站管理、出（退）站審核三個主要階段。

進站審核主要指對擬進站申請人的申請材料進行審核。審核分為對紙質材料的審核及對申請人在中國博士后系統中提交的進站申請的審核。

在站管理涉及博士后研究人員成功進站后至出（退）站前的全部事務。例如：基金申請、評優、在站時間管理、在站期間產生的紙質材料的歸納等。

出（退）站審核主要指對符合出站要求的博士后研究人員的出站材料進行審核及對其在中國博士后系統中提交的出站申請的審核；對有退站需求的博士后研究人員的退站材料進行審核及對其在中國博士后系統中提交的退站申請進行審核。

（四）博士后研究人員管理工作中信息化的嘗試。人事管理工作的核心是對人事數據的匯總、歸納、分析和處理。準確的數據是各項人事工作的基礎。通過對準確有效的人事數據進行分析，總結規律，預判形勢，才能有針對性地制定人事工作方案。

中國博士后網站具有博士后研究人員人事信息的數據導出功能，但是結合山東大學一校三地的辦學特點，系統導出的數據無法有效對校區博士后研究人員管理工作起到幫助作用。需要由工作人員建立《博士后研究人員信息登記表》，將校區博士后研究人員數據匯總錄入。具體做法為：博士后管理辦公室工作人員審核擬進站申請人的材料時，將其個人信息錄入《博士后研究人員信息登記表》電子表格。電子表格包含進站信息、進站提交的紙質材料清單、在站期間產生的紙質材料清單、出（退）站信息等。同時，由于博士后研究人員管理工作中進站審核、在站管理和出（退站）審核是基于審核機制下的業務，具有各類申請需負責人簽字蓋章、各類材料需留存的特點。為了在實際管理工作中快速準確獲取指定博士后研究人員的材料，工作人員將為每一位博士后研究人員建立“博士后檔案袋”，將其在站期間產生的紙質材料清點并收納。

（五）新時期博士后研究人員管理工作中的難點和需求。可以看到，上述信息化的嘗試，在跨科室、跨部門協同辦公方面有一定的局限性，不但沒有減少對于紙質材料的依賴，反而增加了工作人員的工作量。信息化嘗試只停留在辦公室將博士后研究人員數據歸納匯總，將博士后研究人員在站期間產生的紙質材料歸納裝袋的層面。

隨著信息化程度的不斷提高，擬進站申請人、博士后研究人員或教學科研單位人事秘書對于網上協同辦公的需求日益提高。傳統的依托于紙質憑條、轉接單、回執的流轉和傳遞越來越不適應快速高效的工作節奏。高校人事部門作為服務性職能部門，日常工作中應建立一套有針對性的、便捷的、輕量化的博士后研究人員管理協同辦公機制，不僅可以提高辦事效率，將工作人員從繁冗的重復性事務中解放出來，還可以方便服務對象（教職醫務員工），提升服務的滿意度。

三、基于“飛書”的博士后管理工作新探索

（一）建立基于“飛書”的信息化協同辦公機制。“飛書”是由字節跳動開發的企業協作與管理平臺，支持移動設備、電腦應用和網頁端操作，主打一站式無縫辦公協作，支持即時通信、云文檔、云盤、郵箱、日歷、視頻會議、OKR等功能。

面對新時期博士后進站申請、在站管理遇到的難點，筆者選取博士后研究人員管理工作為試點，探索了基于“飛書”的信息化協同辦公機制。該機制由表單數據、自動推送流、審批流等工作組成。

表單數據是指按照需求建立基于“飛書”的表格（多維表格），擬進站申請人、博士后研究人員或教學科研單位人事秘書通過掃描對應二維碼或點擊表單鏈接跳轉的形式填寫電子表單，形成數據匯總。工作人員只需對照中國博士后網上辦公系統，對數據進行核對即可。

自動推送是指對上一步匯總的數據進行處理和整合，按照實際需求，為每條博士后研究人員的數據匹配人事秘書老師的聯系人信息，將傳統工作流程中的轉接單、回執、通知等工作轉換為自動向對應聯系人發出預設推送。

審批流是指按照需求，將傳統工作流程中的申請、需審核流轉的業務手續轉化為系統審批流程。通過設置“發起”“審批”“轉交”“抄送”等實現傳統工作流程中的相關環節。還可通過設置審批分支，實現根據申請人提供的信息依照條件轉交至對應工作人員審批，提高了辦事效率。現列舉3個流程實例：

1.博士后進站申請手續：傳統的紙質材料審批，在進站材料無誤的情況下，博士后管理辦公室工作人員需在中國博士后系統中對擬進站人員的申請進行審批。同時，校工作人員需將擬申請人員在系統中登記的信息錄入校區博士后信息匯總表格，便于實時對校區博士后數據進行分析。審核后，需將審核結果反饋至教學科研單位以便博士后入職報到。在“飛書”中，擬進站申請人通過掃描二維碼完成信息登記，相關個人信息自動錄入信息匯總表格，工作人員在系統中完成對申請人的審核后，在表格的相應位置（審核狀態）選擇審核通過，“飛書”通過創建的自動推送流程將信息自動發送至對應教學科研單位人事秘書。

2.博士后研究人員離校審批：傳統的紙質材料審批，需由教學科研單位向博士后管理辦公室提交離校手續單，經確認核實申請人信息后，提交至校區人事聘用與管理辦公室，并由其發起離校手續。辦結后，還需將結果反饋至應教學科研單位人事秘書。通過創建基于“飛書”的審批流程，教學科研單位人事秘書在手機或電腦端發起離校手續，博士后研究人員管理辦公室審核后流轉至人事聘用與管理辦公室工作人員辦理，手續辦結后自動將結果抄送至人事秘書。

3.博士后研究人員續繳社會保險申請：傳統的紙質材料審批，需由教學科研單位向博士后研究人員管理辦公室提交《博士后研究人員需繳社會保險申請表》，核實申請人信息后，經辦人簽字蓋章。申請表流轉提交至校區人事聘用與管理辦公室，并由其核算繳費金額，經辦人簽字蓋章。申請人將申請表提交至校區財務處辦理繳費，并將繳費憑證復印后交至博士后研究人員管理辦公室留存。通過創建基于“飛書”的審批流程，教學科研單位人事秘書在手機或電腦端發起博士后研究人員續繳社會保險申請，經博士后研究人員管理辦公室工作人員審核后流轉至人事聘用與管理辦公室工作人員，由其核算繳費金額后填寫至審批中并結束審批。博士后研究人員管理辦公室工作人員將審批單打印蓋章后交至財務處對應服務窗口。通過自動推送，教學科研單位人事秘書在審批辦結時收到提醒申請人繳費的通知，繳費完成后，在“飛書”該審批的相應位置拍照上傳繳費憑證，系統自動將憑證抄送至勞資科辦理社會保險續繳。

可以看到，該協同辦公機制不僅降低了博士后研究人員管理工作中流轉單、轉接單這類紙質材料的使用，并且減少了教學科研單位線下辦理業務的工作量。通過軟件中的匯總統計，各類審批手續、材料轉遞實現了數字歸檔，節約了紙張及人工成本，同時方便了對指定記錄的查詢。

（二）重視博士后研究人員管理隊伍建設。博士后研究人員是博士后工作中的重要組成部分，包含了校、院兩級工作人員。日常工作業務由博士后管理辦公室與教學科研單位人事秘書共同完成。需要人事處工作人員及各教學科研單位人事秘書老師下載并注冊“飛書”軟件，由管理員對各表單、各審批手續制作“飛書”知識庫并進行說明。

四、應用成效及反思

山東大學青島校區博士后研究人員管理團隊匯總了校區新招收博士后研究人員數據，通過對人員招收類型、年齡的分析，發現近年來應屆博士畢業生占比逐年提升。對此，校區有重點地加大了對應屆博士畢業生的博士后招收宣傳力度，依托駐地人才政策支持，先后開展多次招聘宣講活動，并積極探索新媒體平臺新途徑，如社交媒體信息推送、直播宣講等產生了顯著的成果。

博士后研究人員普遍在站時間為2至4年，其相關管理覆蓋了從入職到離職的眾多業務。選取博士后研究人員管理業務作為信息化協同辦公的試點，具有可以快速發現共性問題、試驗周期較其他人事管理業務短的優勢。一方面，可以快速獲取服務對象的反饋進行調整；另一方面，可以將審批流模板化以便后期快速投入至其他人事管理業務中使用。

同時，還應該關注人事管理工作涉及個人信息這一敏感問題。根據《個人信息保護法》和《信息安全技術個人信息安全規范》，在應用“飛書”信息化協同辦公機制時，必須注重對教職醫務員工個人信息的保護。具體做法為，避免將個人身份信息（如身份證、護照、社保卡號碼等）、其他個人信息（如婚史、宗教信仰、住宿信息等）登記匯總。

五、結語