新形勢下民辦高校辦公室管理工作探究

文/無錫太湖學(xué)院 武婧

民辦高校辦公室作為校內(nèi)統(tǒng)籌行政管理工作的部門，發(fā)揮著聯(lián)系內(nèi)外、承上啟下的重要作用。隨著民辦高校發(fā)展速度日益加快，辦學(xué)結(jié)構(gòu)、層次、質(zhì)量不斷提升，民辦高校辦公室管理工作強(qiáng)度、難度也逐漸加大。

一、新形勢對(duì)民辦高校辦公室管理工作的要求

黨的十九屆五中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》明確了“建設(shè)高質(zhì)量教育體系”的政策導(dǎo)向，提出了“支持和規(guī)范民辦教育發(fā)展”的新方向。民辦高校高質(zhì)量發(fā)展的新形勢，對(duì)民辦高校辦公室管理工作提出了新要求。

（一）先進(jìn)性。民辦高校辦公室是學(xué)校管理系統(tǒng)的核心部門，承擔(dān)著服務(wù)全校行政事務(wù)的重要責(zé)任。在民辦高校注重內(nèi)涵建設(shè)、不斷提高辦學(xué)質(zhì)量的新形勢下，民辦高校辦公室行政管理水平也要跟得上，甚至更超前。有先進(jìn)的管理制度保駕護(hù)航，教育教學(xué)等其他方面工作開展才會(huì)更加順利。民辦高校管理體制機(jī)制相較公辦高校更加靈活，因此，在管理水平、管理理念和管理能力方面更應(yīng)體現(xiàn)先進(jìn)性。民辦高校辦公室工作涉及校內(nèi)行政管理的方方面面，應(yīng)該把先進(jìn)性擺在管理目標(biāo)的首位，不斷創(chuàng)新工作思路、工作方法和工作模式，展現(xiàn)新時(shí)代民辦高校先進(jìn)的治理水平和管理能力。

（二）綠色性。綠色是高質(zhì)量發(fā)展的底色，辦公室日常管理工作中能否做到環(huán)保、綠色，達(dá)到綠色校園標(biāo)準(zhǔn)和要求至關(guān)重要。辦公室作為民辦高校行政管理中心部門，在工作各個(gè)環(huán)節(jié)要積極踐行綠色發(fā)展理念，時(shí)刻繃緊節(jié)能環(huán)保這根弦，在高校用水、用電、用餐、用紙時(shí)主動(dòng)做到節(jié)約、不浪費(fèi)。

（三）統(tǒng)籌性。民辦高校辦公室作為全校統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的綜合性部門，事務(wù)性工作通常涉及多個(gè)部門、多個(gè)領(lǐng)域，既有學(xué)校黨政年度工作計(jì)劃、學(xué)期工作計(jì)劃、全校黨政專項(xiàng)工作計(jì)劃的組織實(shí)施、各類會(huì)議及活動(dòng)的組織安排，也有各類機(jī)要文件的管理、各類公文的起草、核稿和處理、全校性的綜合統(tǒng)計(jì)和信息收集等。這要求民辦高校辦公室有統(tǒng)攬全局、協(xié)調(diào)各方的能力，不僅要與校領(lǐng)導(dǎo)和校內(nèi)各部門溝通協(xié)作，完成校內(nèi)相關(guān)工作，維系好校領(lǐng)導(dǎo)與師生、本部門和其他部門之間的關(guān)系，還要與上級(jí)部門聯(lián)絡(luò)對(duì)接，完成上級(jí)主管部門派發(fā)的各項(xiàng)任務(wù)，處理好學(xué)校與地方政府、其他院校之間的關(guān)系，確保校內(nèi)各項(xiàng)工作平穩(wěn)有序推進(jìn)，校外關(guān)系融洽和諧。

（四）服務(wù)性。民辦高校因?yàn)榘l(fā)展時(shí)間短，各方面資源配置不如公辦院校充足。在這種情況下，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展難度更大，尤其是師資、教學(xué)、科研等方面實(shí)力需要經(jīng)過多年的積累才能達(dá)到較高水平。但服務(wù)水平短期內(nèi)通過有意識(shí)地培養(yǎng)可以較快提升，而且服務(wù)質(zhì)量在一定程度上能夠體現(xiàn)高校治理能力和管理水平，因此，民辦高校可以在服務(wù)質(zhì)量上多下功夫。民辦高校辦公室作為服務(wù)師生的窗口部門，應(yīng)該把提高服務(wù)質(zhì)量作為行政管理工作的重中之重，在實(shí)際工作中遵循“以人為本”的原則，服務(wù)好全校師生員工，提高辦公室管理工作水平。

（五）規(guī)范性。民辦高校辦公室工作涉及學(xué)校行政管理各個(gè)方面，是高校對(duì)內(nèi)、對(duì)外的形象窗口，所以管理的規(guī)范性尤為重要。首先，辦公室承擔(dān)大量文字工作，校內(nèi)各種規(guī)章制度、公告、通知等公文都由辦公室組織起草并發(fā)布，內(nèi)容是面向全校師生甚至全社會(huì)，所以行文的規(guī)范性非常重要。其次，辦公室很多工作需要與上級(jí)部門聯(lián)絡(luò)對(duì)接，作為校內(nèi)信息向外傳達(dá)的重要窗口，信息表達(dá)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性很重要，必須確保信息傳遞精準(zhǔn)無誤，上級(jí)部門認(rèn)可無異議。最后，辦公室作為校領(lǐng)導(dǎo)和各部門、各學(xué)院溝通的橋梁，在履行秘書職能時(shí)，守紀(jì)律、講規(guī)矩是基本要求，凡事都要及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，不能自作主張，更不能越權(quán)。

二、新形勢下民辦高校辦公室管理工作存在的問題

在民辦高校高質(zhì)量發(fā)展的新形勢下，辦公室管理工作日趨復(fù)雜，面臨的問題也逐漸增多。

（一）管理水平滯后。民辦高校辦公室管理水平滯后主要表現(xiàn)在以下兩方面：一是管理制度滯后。民辦高校辦公室管理制度通常是剛建校時(shí)制定的，沒有根據(jù)民辦高校發(fā)展的要求及時(shí)更新、不斷完善，加上民辦高校存在“人治”，很少按照規(guī)章制度來管理，管理制度建設(shè)工作長期得不到重視，導(dǎo)致辦公室管理制度跟不上學(xué)校行政管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要，阻礙了民辦高校治理能力的進(jìn)一步提升。二是管理理念滯后。民辦高校辦公室工作人員大多沒有文秘或管理學(xué)專業(yè)背景，加上民辦高校不重視管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，沒有經(jīng)費(fèi)支持行政管理人員參加培訓(xùn)和進(jìn)修，導(dǎo)致辦公室工作人員缺少學(xué)習(xí)先進(jìn)管理知識(shí)的機(jī)會(huì)，沒有提升自身管理能力的意識(shí)，更沒有主動(dòng)探索先進(jìn)、科學(xué)管理方法的積極性。

（二）保密意識(shí)不強(qiáng)。如今，我國網(wǎng)絡(luò)安全局勢嚴(yán)峻復(fù)雜，各級(jí)教育行政管理部門越來越強(qiáng)調(diào)工作的保密性，高校辦公室作為高校對(duì)外聯(lián)絡(luò)的主要部門，經(jīng)常接收涉密的機(jī)要文件和信息。民辦高校雖不像公辦高校有接收保密文件的專網(wǎng)，但有專門接收普通機(jī)要文件和抄寫保密文件的途徑，所以保密工作是民辦高校辦公室管理工作的重要內(nèi)容之一。由于民辦高校保密意識(shí)培育工作起步較晚，發(fā)展時(shí)間較短，很多保密工作還處于起步階段，保密氛圍不濃厚，保密宣傳工作沒做到位，辦公室人員保密意識(shí)不強(qiáng)，在工作中沒有切實(shí)履行保密職責(zé)。例如，一些紙質(zhì)版的文件就放在辦公桌上，沒有及時(shí)放進(jìn)機(jī)要文件保密柜，存在信息泄露的安全隱患，增加了民辦高校辦公室管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）服務(wù)意識(shí)淡薄。很多民辦高校辦公室的工作人員服務(wù)意識(shí)淡薄，認(rèn)為完成校領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)就行了，對(duì)于其他部門提出的需求，能推就推，不愿承擔(dān)與自己無關(guān)的工作。對(duì)于有訴求的師生表現(xiàn)冷漠，態(tài)度較差，對(duì)于基層反映的問題，也只是單純傳達(dá)，無法做到有效溝通和解決，例如，辦公室的座機(jī)經(jīng)常能接到師生或其家屬的訴求電話，涉及學(xué)校管理各個(gè)方面的問題，因辦公室人員沒有認(rèn)真對(duì)待每一位師生的訴求，更沒有后續(xù)解決措施的跟進(jìn)，長此以往，不利于民辦高校辦公室管理水平的提升，嚴(yán)重影響民辦高校高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程。

（四）信息化水平低。信息化建設(shè)需要投入大量資金，民辦高校由于經(jīng)費(fèi)有限，信息化水平較低，辦公室的設(shè)備比較老舊，缺少辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，很多工作需要辦公室人員耗費(fèi)大量時(shí)間和精力完成，信息化技術(shù)不能普遍應(yīng)用，影響學(xué)校各項(xiàng)工作的開展以及辦事效率。例如，在發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，需要快速準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)全校師生員工信息，這時(shí)如果沒有建立全校人員信息系統(tǒng)，辦公室作為統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)部門，只能依托相關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)員，分別在各部門工作群里逐一詢問，這種傳統(tǒng)的信息搜集方式既耗時(shí)還容易出錯(cuò)，增加了辦公室工作難度。此外，有的民辦高校辦公室即使擁有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但工作人員缺乏信息化素養(yǎng)，還是習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的工作方式，導(dǎo)致優(yōu)質(zhì)的信息化資源無法被充分利用。例如，在文件辦理過程中，雖然辦公室OA系統(tǒng)開發(fā)了文件傳閱功能，但工作人員和領(lǐng)導(dǎo)還是習(xí)慣看紙質(zhì)版文件，沒有信息化辦公管理的意識(shí)，影響工作的效率。

三、改進(jìn)民辦高校辦公室管理工作的對(duì)策

（一）重視制度建設(shè)，提升管理效能。高校辦公室要重視管理制度建設(shè)，通過不斷優(yōu)化、完善本部門的規(guī)章制度，提升行政管理效能。制度既是管理行為的依據(jù)，也是管理行為的約束。對(duì)于民辦高校辦公室來說，必須從觀念上重視規(guī)章制度建設(shè)，圍繞學(xué)校行政管理的重點(diǎn)工作，認(rèn)真分析研究現(xiàn)行管理制度中落后、不符合學(xué)校發(fā)展新要求的內(nèi)容，并修改完善。隨著民辦高等教育高質(zhì)量發(fā)展速度加快，民辦高校辦公室行政管理涉及的領(lǐng)域越來越廣，工作量增加，針對(duì)新領(lǐng)域的新任務(wù)，要科學(xué)、有效制定新制度。此外，規(guī)章制度的建設(shè)或是管理方式的改變都要以提高管理效率為目標(biāo)，從辦公室工作實(shí)際出發(fā)，突出創(chuàng)新性。例如，隨著辦公信息化程度越來越高，很多行政管理方式也發(fā)生了巨大改變，尤其是統(tǒng)計(jì)方面的工作，對(duì)于信息化的依賴度高，同時(shí)關(guān)系到學(xué)校整體發(fā)展和未來規(guī)劃，這就要求辦公室根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)制度的最新要求及時(shí)調(diào)整本校的統(tǒng)計(jì)制度和統(tǒng)計(jì)方式，利用信息化手段實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)直報(bào)，不論是開布置討論會(huì)，還是統(tǒng)計(jì)過程中遇到的問題需要交流，都可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)，大大提高了統(tǒng)計(jì)工作的效率。

（二）增強(qiáng)保密意識(shí)，筑牢安全防線。高校保密工作事關(guān)國家安全與利益，民辦高校辦公室在日常工作中會(huì)接收一些機(jī)要文件，因此，增強(qiáng)辦公室人員的保密意識(shí)迫在眉睫。一方面，高校辦公室要提升工作人員的保密意識(shí)，定期組織相關(guān)人員參加保密培訓(xùn)，或者舉辦保密知識(shí)競賽等活動(dòng)，通過豐富多彩的宣傳形式，加深工作人員對(duì)保密工作的認(rèn)知，從心里筑起安全意識(shí)防線；另一方面，高校辦公室要嚴(yán)格控制保密文件的傳播范圍，由專人抄送文件，并確保文件不外泄，從保存好每一份涉密文件做起，切實(shí)維護(hù)國家安全和利益。

（三）踐行綠色理念，注重內(nèi)涵發(fā)展。民辦高校要貫徹綠色發(fā)展理念，堅(jiān)持綠色發(fā)展，辦公室作為校內(nèi)行政管理部門，更要積極踐行綠色發(fā)展理念，將綠色發(fā)展觀融入各項(xiàng)工作，將綠色校園建設(shè)與日常工作有機(jī)結(jié)合，抓好落實(shí)。辦公室要把節(jié)能、節(jié)水等綠色管理工作作為重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容，辦公室人員要樹立綠色理念，堅(jiān)持綠色辦公，尤其是工作過程中涉及用紙、用電等能源資源時(shí)，要遵守節(jié)約的原則。例如，盡量做到無紙化辦公、辦公室的公共區(qū)域節(jié)能減排、校內(nèi)低樓層活動(dòng)不乘坐電梯、降低人均能耗、在采購辦公室用品時(shí)盡量選用環(huán)保產(chǎn)品等。踐行綠色理念是個(gè)體內(nèi)在發(fā)展的一種表現(xiàn)，也是學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展的重要體現(xiàn)，因此，辦公室在常規(guī)工作中通過貫徹落實(shí)綠色發(fā)展理念，打造綠色管理服務(wù)，助力學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高服務(wù)水平。民辦高校辦公室必須建立一支全能型、服務(wù)水平一流的隊(duì)伍。作為高校對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口部門，辦公室人員除了要熟悉全校行政業(yè)務(wù)，具備高效完成各項(xiàng)事務(wù)性工作的“硬實(shí)力”外，還要有處理各種突發(fā)情況的“軟實(shí)力”，這就要求辦公室人員不斷提高自身溝通、協(xié)調(diào)等綜合能力，做到“一專多能，獨(dú)當(dāng)一面”。此外，辦公室人員還要加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，在日常工作中，把廣大師生利益放在首位，主動(dòng)與師生溝通，了解他們的需求，傾聽他們的意見，真正做到“想師生所想，急師生所急”，把服務(wù)好師生、各部門落實(shí)到工作中。另外，民辦高校辦公室要把輿情處理作為服務(wù)工作的重中之重，認(rèn)真對(duì)待師生各類投訴，接收后立刻反饋給相應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)，排查相關(guān)問題，盡快處理，給師生一個(gè)滿意的答復(fù)，師生滿意度高，服務(wù)質(zhì)量才能提高。

（五）利用信息技術(shù)，提高辦公效率。民辦高校辦公室要想實(shí)現(xiàn)更高效的辦公，必須提升辦公信息化水平。其一，借助先進(jìn)的“云技術(shù)”，擺脫傳統(tǒng)辦公設(shè)備的約束，做到實(shí)時(shí)辦公，處處辦公，現(xiàn)場遇到問題現(xiàn)場解決，現(xiàn)場上報(bào)，提高解決問題的效率。其二，依托協(xié)同辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多人在線協(xié)同辦公，降低溝通成本，提高工作效率。其三，建立智能信息綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的高效收集與利用，結(jié)合系統(tǒng)的自動(dòng)預(yù)判功能，提醒相關(guān)工作人員存在的問題以及未來需要處理的問題，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，制定合理的工作計(jì)劃，提升工作效率。

四、結(jié)語

綜上所述，高校辦公室管理工作在面臨多方面挑戰(zhàn)的情況下，只有不斷提高行政管理水平、提升服務(wù)意識(shí)、注重內(nèi)涵建設(shè)、加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，才能為民辦高校高質(zhì)量發(fā)展注入強(qiáng)有力的支撐，促進(jìn)民辦高校治理能力進(jìn)一步發(fā)展。