淺議完善高校教學檔案管理體系的相關思考

李 軍

（吉林省經濟管理干部學院,長春 130000）

0 引言

高校教學檔案客觀的反映了學校的教學活動，為接下來的教學活動提供了原始的文件作為參考。教學檔案主要是記錄具有價值的信息，這些信息通常是在教師進行教學活動的過程中產生的，其載體具有多樣性的特點。教學檔案具有真實性和客觀性的特點，科學的對教學檔案進行管理不僅能夠提高教學檔案的利用效率，而且能夠降低教學檔案管理人員的工作量。教學檔案中蘊含著珍貴的教學資源，高校應重視教學檔案管理在高校教學和科研中的重要性。

1 高校教學檔案管理體系的現狀

（1）尚未完善的教學檔案管理制度。隨著社會的不斷發展，對各大高校教學檔案提出了更多的要求。建設信息化教學檔案管理體系，對檔案管理人員的知識結構和專業素質提出了更高的要求。未實現信息化教學檔案管理體系制約著檔案管理工作的發展，促使教學檔案管理工作的問題進一步加深。

（2）教學檔案的利用效率低。教學檔案能夠提供學校所需要的信息，所以創新和轉變教學檔案管理方法能夠保證充分發揮出教學檔案管理工作的作用。許多高校仍舊延續著傳統的查閱教學檔案的方式，原始的查閱方式不僅導致檔案管理人員的工作效率下降，而且增加了檔案管理人員的工作量[1]。由于學校仍未使用教學檔案管理系統軟件，因此教學檔案管理無法利用信息化的便利實現檔案資源共享。

2 完善高校教學檔案管理體系的策略

2.1 完善教學檔案管理體系的規章制度

高校的教學檔案管理方式在社會發展的影響下不斷的轉變和完善，促使教學檔案管理方法更加具有科學性。隨著高校的不斷擴招，越來越多的學校為了提高教學檔案管理效率，紛紛建立起二級教學檔案管理。建立二級教學檔案管理不僅明確了教學檔案管理人員的職責，而且有利于完善教學檔案管理體系，優化利用教學檔案資源。建立數字化教學檔案對教學檔案管理制度和規范提出了更高的要求，需要教學檔案管理工作在進行的過程中有據可依，完善教學檔案管理工作的各個環節[2]。在建設數字化教學檔案的過程中要保證教學檔案信息的真實性和安全性，保證教學檔案中的信息不會泄露出去。

2.2 明確教學檔案的歸檔范圍

教學檔案管理工作較為復雜，其復雜性與教學工作的特點有著密切的聯系，與其他類型的檔案相比，教學檔案更加專業、多樣和系統。教學管理和教學活動是一個相互影響、相互作用的過程，影響著學校未來的發展方向。教學檔案記錄的內容較為廣泛和瑣碎，如上級下發的相關文件、教學基本以及學校年度總結等；教學檔案還記錄了學院的專業建設情況、各科的考試情況、教學評估結果等，這些都體現了教學檔案管理的復雜性。

2.3 增強教學檔案的管理意識

人們是否意識到教學檔案管理的價值和性質、是否意識到教學檔案管理工作的必要性，這些都屬于檔案意識。教學檔案管理工作與教學運行中的管理工作相比存在著差異，在一定程度上，教學檔案管理工作比教學運行中的管理工作更為重要，但是現在許多高校的領導認為教學檔案管理較為簡單，導致教學檔案管理工作始終得不到重視。所以要增強學校領導甚至學校工作人員對教學檔案管理的認識，充分的了解教學檔案管理工作對學校未來發展的必要性才能保證教學檔案的價值充分的發揮出來。教學檔案管理工作與教學工作有著密不可分的聯系，在重視教學檔案管理工作也可以說是對教學工作的重視。

2.4 推進教學檔案數字化進程

隨著我國科學技術水平的不斷提高，將教學檔案中的信息進行數字化存儲，不僅實現了檔案信息的共享，而且提高了檔案信息的利用效率。建立數字化的教學檔案，豐富了檔案信息的承載方式，增加了信息的儲藏空間，方便了用戶對教學檔案信息的查閱。教學檔案數字化實現了資源共享，摒棄了傳統的查閱方式，方便了教學檔案的存儲，提高了教學檔案管理工作人員的工作效率，降低了教學檔案管理人員的工作量，真正的實現了教學檔案的價值[3]。

2.5 提高教學檔案管理人員的素質

在社會發展、科技進步這個大背景下，除了要求教學檔案管理人員增強檔案管理意識，還要要求教學檔案管理人員不斷完善自身的知識結構，提高自身的工作能力。教學檔案管理人員需要將最具有價值的信息存放到教學檔案中，不僅需要教學檔案管理人員日常工作中積累的工作經驗，還需要教學檔案管理人員的檔案知識水平和判斷能力。學校要增強對教學檔案管理人員專業素質的培養，激發教學檔案管理人員的工作熱情，提高教學檔案管理人員的創造性。教學檔案管理人員要將全部的精力投入到工作中，將學到的理論知識轉化為實踐能力，提高教學檔案的使用價值。

3 結束語

教學檔案管理是學校工作中不可忽略的任務之一，教學檔案的管理關系著學校工作能否順利開展。隨著時代的不斷發展，高校更加重視教學檔案管理體系的建設，對教學檔案管理信息化水平提出了更高的要求。高校要不斷完善有關教學檔案管理的規章制度，保證教學檔案管理工作有章可循。推進教學檔案數字化進程，提高教學檔案的使用效率，充分發揮出教學檔案的作用。教學檔案管理人員要不斷的提高自身的工作能力，更新知識結構，為教學檔案管理數字化的實現提供保障。

[1]陳晶.基于高校院系教學資料管理系統的思考[J].蘭州教育學院學報,2014(08).

[2]孫靖靖等.高校教學檔案新型管理模式構建研究[J].云南檔案，2013(03).

[3]李玉環.淺析高等教育與高校教學檔案管理的規范化[J].蘭臺世界(理論版),2011(03):48-49.