淺析信息化背景下高校辦公室建設管理對策

文/常州大學懷德學院 方慧 施蔚琴

習近平總書記在中央人才工作會議上強調：“深入實施新時代人才強國戰略，全方位培養、引進、用好人才?！备咝Ｗ鳛槲覈鴮I人才培養的主要陣地，其教育管理水平對人才培養的質量具有直接影響。在高校教育管理活動中，辦公室工作起著溝通內外、承上啟下、監督管理等重要作用，因而辦公室在高校管理體系中有著較高的地位。通過提升高校辦公室管理水平，對于高校各項管理工作的有序開展具有重大意義。在信息化背景下，各種先進信息技術的引入，極大改變了高校辦公室管理理念和方式，促使辦公室管理工作更加高效、便捷，進而使得高校教育管理水平得到全面提升。高校必須要將辦公室信息化建設和管理作為自身發展的重要戰略，并加強對這一方面的重視和投入。

一、高校辦公室信息化建設的必要性

（一）時代發展的必然趨勢。在信息化背景下，信息技術與高等教育之間的關系變得密切起來。現階段，我國高校正在不斷加大教育信息化建設的投入力度，并由以往的重點規模建設向應用服務的方向逐漸發生轉變?；谶@一情況，高校辦公室作為學校的重要管理職能部門，也應加強自身的信息化建設，利用先進的信息技術，實現對辦公室工作效率和質量的提升，這樣才能將自身中樞的作用充分體現出來，進而更好地為高?，F代化建設和管理服務。

（二）高效管理的必然選擇。在新時期，高校辦公室的工作內容發生了一定的變化，辦公室人員除了要完成一些必要的日常行政工作外，還需要參與學校的相關領導決策?，F階段，我國高等教育事業呈現出良好的發展態勢，高校各項管理制度也日趨完善，但各大高校之間的競爭越來越激烈，因而高校在自身發展的過程中，遇到的新情況和新問題也會隨之增多。這就要求高校辦公室必須要做好信息收集和整理工作，為高校各項決定提供科學依據，保證高校各項決策的科學性和合理性。而信息技術的引入和應用，則是提升高校辦公室信息收集和處理能力，實現高效管理的必然選擇。

（三）自身發展的必經之路。辦公室是高校管理部門中的核心部門，是學校對外的重要窗口，辦公室管理水平能夠在很大程度上體現出高校的教育管理水平和辦學水平。辦公室信息化建設，不僅從技術方面對辦公室管理工作進行優化和創新，更為重要的是提升了辦公室的服務水準，使其能夠更好地為高校發展服務?，F如今，高校辦公室工作對象范圍變得更加寬泛，所接觸的信息內容也隨之增多，因而對于辦公室服務能力提出了更高的要求。辦公室信息化建設則能夠促使辦公室管理人員的服務理念發生轉變，由被動服務向主動服務轉變，進而將辦公室的服務職能和參謀作用充分體現出來。

二、高校辦公室信息化建設亟須解決的問題

（一）信息建設基礎設施有待更新和完善。在高校信息化建設不斷推進的背景下，一些先進的信息技術被運用到高校辦公室管理工作中，但基于各種因素的影響，高校辦公室信息化建設的水平普遍不高，具體表現為信息化基礎設施不完善、更新不及時等。比如，部分高校網絡信息系統的基礎開發和運行維護的穩定性不足，各系統之間的兼容性和協調性不足，極易出現信息丟失、泄露等問題，進而影響到信息的安全性和可靠性。另外，受固定資產管理方面的制度限制、設備更新換代較快等因素影響，存在行政辦公計算機設備落后、反應遲緩、信息傳輸速率慢等現象，進而影響到信息化辦公的效率和水平。

（二）信息化建設規劃缺乏全局性。目前，高校在信息化建設的過程中，大多處于“各干各的”狀態，即各部門、各網絡系統處于相處獨立的狀態，系統兼容性差、信息共享難以得到實現。而出現這種現象的原因是高校在信息化建設過程中，經常由于各種因素，如政策、環境、資金等，導致信息化建設被中止、更改或延期，各部門在進行信息化建設時，也未能及時溝通，信息化建設規劃缺乏全局性和連貫性。高校辦公室人員在利用信息化系統辦公時，難以將各類信息進行有效整合，影響到信息化辦公的水平。以上問題，受疫情影響，在線上辦公更為頻繁、各部門協調合作更為緊密的當下，顯得尤為突出。

（三）工作人員信息素養有待提升。信息技術的合理引入和應用為高校辦公室各項工作的開展提供了便利工具，要想將這些信息技術的應用優勢充分體現出來，還需要在辦公室管理工作中充分、合理使用這些先進的技術和平臺，這就對辦公室管理人員的信息素養提出了較高的要求。但就目前高校辦公室管理人員的整體水平來看，雖然他們都具備較高的專業水平和業務能力，能夠勝任基本的行政工作，但信息素養卻普遍有待提高，在日常工作中，不能熟練、靈活地運用各種辦公軟件或平臺，導致各項先進信息技術未能得到充分利用，進而影響到辦公室信息化管理水平。

三、高校辦公室建設管理的對策

（一）完善信息化基礎設施。高校辦公室信息化管理活動的正常運行和有序開展，必然是建立在完備的信息化基礎設施上的。因此，高校在信息化建設中應當將辦公室的信息化建設納入統籌考慮的范圍內，加大對辦公室信息化基礎設施建設的投入力度。首先，高校需要加大對辦公硬件和軟件配套設施的建設力度，搭建一個完整、開放的信息網絡，支持辦公平臺的自動化和智能化操作，為辦公室信息化工作的開展提供有力保障；其次，高校應結合辦公室工作的內容和實際需求，開發出能夠高度滿足辦公室信息化管理工作的辦公應用軟件，將各項辦公業務搬到線上，提升辦公室管理工作的效率和水平；最后，高校應加大對信息化辦公硬件設施和軟件設施后期運維工作的重視，定期讓專業人員對高校信息網絡和設備進行管理、更新和升級等，保證辦公室管理工作高效開展。

（二）搭建信息化網絡平臺。針對高校各部門信息管理系統兼容性不強的問題，高校在辦公室信息化建設的過程中必須要引起重視，通過搭建信息化辦公網絡平臺的方式，將各職能部門的信息化辦公系統進行有機整合，實現信息數據的互聯互通，提升辦公室信息化管理水平。首先，高校在搭建信息化辦公網絡平臺時，應對各部門的信息和數據進行收集和整理，構建一個系統化的數據庫，設置統一的數據格式，破解各系統數據信息互不兼容、難以契合的問題，實現各類資源的共享，提升辦公效率和水平；其次，在信息化辦公網絡平臺構建的過程中，應對系統的界面和操作平臺、系統架構等進行規范化處理，保證信息化辦公網絡平臺與其他信息系統能夠有效兼容，進而有效提升辦公室管理和服務水平。

（三）規范信息化管理制度。高校辦公室信息化建設，不僅要對信息化基礎設施進行建設，更重要的是建設信息化管理制度和流程，這樣才能保證辦公室信息化工作的開展有跡可循。在建立辦公室信息化規章制度的過程中，高校必須要加強制定長遠規劃，針對現階段和未來信息化管理工作中亟須解決的問題，提出針對性的指導意見和規范。比如，針對網絡安全問題，高校可以制定安全規范制度，要求辦公室管理人員必須要樹立起安全防范意識，并嚴格按照信息安全控制管理制度，照章辦事，保證各項工作的規范性和安全性。同時針對辦公室的涉密電腦，應交由專人管理，并嚴格按照規章制度和操作手冊，對加密數據和信息進行處理，保證信息的安全性。對相關的系統、后臺等，加強賬號、密碼的管理，保證工作正常開展的同時，控制知曉范圍，不定期進行調整。

（四）提升工作人員信息素養。辦公室信息化建設和管理水平在很大程度上受工作人員信息素養的影響。因此，高校必須要加強對辦公室管理人員信息素養培養的重視，打造一支業務精湛、勇于創新的信息化人才隊伍。首先，高校應建立辦公室工作人員信息技術培訓長效機制，即定期組織辦公室管理人員學習最新的信息化辦公管理技術，提升辦公室工作人員的信息技術操作水平，促使他們在日常工作中，可以熟練、靈活運用各種信息技術開展相關業務；其次，高校應鼓勵辦公室工作人員繼續學習和進修，并為辦公室工作人員提供相應的機會，了解和掌握更多的信息化知識和技術，提升他們的信息素養；最后，高校應設置相應的獎懲制度，即針對信息化辦公中表現優異的人員進行獎勵，對于表現不佳的人員進行懲罰，以此激發辦公室工作人員使用信息技術的積極性和能動性。

四、結語

綜上所述，信息化辦公已經成為當代高校辦公室建設的重要改革方向，信息化辦公不但可以提升辦公效率和水平，更重要的是可以促使高校辦公體系和流程更加規范化、制度化。高校相關人員應加強對這一方面的重視和研究，通過積極引入信息化辦公理念、辦公設備、辦公制度等方式，提升辦公信息化水平，實現對辦公室的規范化、高效化管理，推動高校各項工作有序開展。