中小企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究
——以YD公司為例

趙睿琪

（廣州耀東投資發(fā)展有限公司，廣東 廣州 510440）

我國中小企業(yè)分為中型、小型、微型三種類型，具體根據(jù)從業(yè)人員、營業(yè)收入和資產(chǎn)總額等指標(biāo)特點(diǎn)劃分。普遍來說，中小企業(yè)是指規(guī)模較小，或者處于創(chuàng)業(yè)階段的企業(yè)。目前中國的中小企業(yè)近2600萬家，占全國企業(yè)總數(shù)的97%。中小企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要增長點(diǎn)，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素，同時(shí)也是增加就業(yè)和社會(huì)穩(wěn)定的基礎(chǔ)，并且對(duì)活躍市場起到重要作用。

存貨管理是中小企業(yè)管理的核心內(nèi)容。存貨一般占流動(dòng)資產(chǎn)的35%左右，制造業(yè)和商品流通企業(yè)的比例會(huì)更高。如何實(shí)現(xiàn)低成本，庫存利用最大化運(yùn)營一直是中小企業(yè)面臨的難題。資源的缺乏導(dǎo)致中小企業(yè)在存貨管理方面存在很多漏洞。因此有必要對(duì)中小企業(yè)的存貨管理進(jìn)行研究，以提高其管理能力。下面就以YD公司為例進(jìn)行分析。

一、中小企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的必要性

（一）加強(qiáng)存貨管理有利于提高企業(yè)競爭力

企業(yè)的競爭不僅體現(xiàn)在增加市場份額和提高產(chǎn)品占有率方面，隨著市場的變化，提高企業(yè)的競爭力逐漸向加強(qiáng)內(nèi)部管理方面轉(zhuǎn)型。而庫存的管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中至關(guān)重要，足夠的存貨能夠滿足企業(yè)的正常銷售。但是，過多的存貨又會(huì)占用企業(yè)的資金，從而降低企業(yè)的盈利能力。為了滿足市場需求，中小企業(yè)的存貨需要不斷更新，因?yàn)殛惻f的商品滯銷會(huì)導(dǎo)致過多的存貨積壓，從而增加了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，所以需要加強(qiáng)存貨的管理從而提高企業(yè)的競爭力。

（二）加強(qiáng)存貨管理有利于保證生產(chǎn)經(jīng)營的正常運(yùn)行

存貨管理的作用在于保證供應(yīng)和降低成本，通過有效的存貨管理提高存貨周轉(zhuǎn)率，增強(qiáng)資本的流動(dòng)性和變現(xiàn)能力，提高企業(yè)的銷售效率與存貨周轉(zhuǎn)效率，從而達(dá)到獲得最大經(jīng)濟(jì)效益的目的。具體而言，存貨貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營的供產(chǎn)銷3個(gè)環(huán)節(jié)，只有通過存貨才能把供產(chǎn)銷各環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，協(xié)調(diào)一致，防止和避免供產(chǎn)銷脫節(jié)。只有對(duì)存貨的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理控制，采用符合自身生產(chǎn)經(jīng)營狀況的存貨管理方案，才能保證生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)有序高效進(jìn)行。

二、中小企業(yè)存貨管理存在的問題

YD公司成立于2013年，是一家專注品牌銷售供應(yīng)鏈的公司，包含供應(yīng)鏈、投資、生物研究等多個(gè)板塊。目前公司旗下主打美妝品牌，獨(dú)家代理銷售多個(gè)品牌有，年銷售額過億，存貨品種數(shù)百種。主要是美妝、護(hù)膚以及護(hù)理產(chǎn)品。

（一）企業(yè)各部門員工缺乏存貨管理意識(shí)及專業(yè)素養(yǎng)

1.缺乏現(xiàn)代庫存管理思想

企業(yè)管理人員缺乏現(xiàn)代庫存管理思想，只注重于存。采購部門只注重采購價(jià)格，會(huì)通過大批量采購來降低采購價(jià)格。銷售部門只注重銷量，為了避免存貨不足而影響銷量會(huì)要求保證足夠的存貨。從長遠(yuǎn)來看，反而增加了企業(yè)的成本。

2.各部門員工專業(yè)素養(yǎng)有待提高

雖然引進(jìn)了網(wǎng)店管家（一種適用于該類型企業(yè)的ERP系統(tǒng)），但目前只使用了銷售出庫的功能。材料采購、產(chǎn)品分類、庫存盤點(diǎn)等功能都沒有使用，原因在各部門人員認(rèn)為這些功能不重要。采購人員不熟悉材料采購模塊，銷售人員只管銷售數(shù)量，不管退貨及產(chǎn)品質(zhì)量問題。倉庫人員沒有利用系統(tǒng)進(jìn)行產(chǎn)品分類及庫存盤點(diǎn)。

（二）最佳庫存的核算存在缺陷

實(shí)際工作中，很多中小企業(yè)沒有使用相關(guān)信息系統(tǒng)來管理庫存，有的即使使用了相關(guān)的信息系統(tǒng)，但對(duì)供應(yīng)鏈管理理念比較欠缺。最佳庫存體現(xiàn)在既能滿足日常銷售需要，又不至于積壓存貨。企業(yè)因?yàn)楣芾聿簧啤⑿畔贤ú粫吵霈F(xiàn)的損失比比皆是，很多企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，存貨大量積壓，占用過高的資金，雖然可以節(jié)省一些成本和稅負(fù)。但是從長遠(yuǎn)來講，占用現(xiàn)金流，不利于企業(yè)的發(fā)展。在最佳庫存的計(jì)算方面，也沒有使用科學(xué)有效的計(jì)算方法來估計(jì)庫存。無法對(duì)市場的需求做出快速反應(yīng)，導(dǎo)致對(duì)年需求量及缺貨成本的估計(jì)不準(zhǔn)確。當(dāng)過多的存貨滯銷又會(huì)導(dǎo)致存貨跌價(jià)從而影響利潤表和資產(chǎn)負(fù)債表的數(shù)據(jù)，造成管理者做出錯(cuò)誤的判斷和決策。

（三）存貨管理信息無法做到共享

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，極大程度上提高了管理效率。ERP軟件的盛行已經(jīng)融入各行各業(yè)。從存貨采購、生產(chǎn)、入庫、出庫都有一系列完整的流程，使得存貨管理簡單有效。但是，目前很多中小企業(yè)還沒有使用該信息系統(tǒng)，即使使用了該系統(tǒng)的企業(yè)，也僅僅停留在某一個(gè)功能，以YD公司為例，該公司使用的網(wǎng)店管家系統(tǒng)分為貨品采購—銷售業(yè)務(wù)—倉庫管理—往來賬款—退貨退款五大模塊。每個(gè)模塊的功能是相輔相成的。但是目前只使用的銷售業(yè)務(wù)當(dāng)中的銷售出庫功能，主要原因是缺乏具備相關(guān)知識(shí)的專業(yè)人員。存貨入庫沒有錄入系統(tǒng)，每次需要依靠人工來清點(diǎn)相關(guān)存貨的數(shù)量，導(dǎo)致存貨數(shù)量有誤差，銷售部門的促銷活動(dòng)也會(huì)受到影響。財(cái)務(wù)部門對(duì)應(yīng)收應(yīng)付賬款以及存貨的核算也不夠及時(shí)準(zhǔn)確。在種種因素的影響下，企業(yè)存貨管理工作信息化嚴(yán)重不足，不僅會(huì)帶來庫存積壓等消極影響，而且也會(huì)降低財(cái)務(wù)工作的效率。

（四）庫存盤點(diǎn)效率低

庫存盤點(diǎn)是以月或年為周期清點(diǎn)倉庫的成品及原材料，以便對(duì)相關(guān)貨物的收發(fā)結(jié)存等活動(dòng)進(jìn)行有效控制，保證貨物完好無損、賬實(shí)相符，確保生產(chǎn)正常進(jìn)行。

庫存盤點(diǎn)應(yīng)制定相關(guān)制度，定期進(jìn)行。但中小企業(yè)由于制度不夠完善，人員不足導(dǎo)致沒有定期盤點(diǎn)。且隨著信息系統(tǒng)的發(fā)展，企業(yè)的庫存盤點(diǎn)工作應(yīng)該在相關(guān)系統(tǒng)軟件中完成，但是中小企業(yè)目前還是使用傳統(tǒng)的手工記錄盤點(diǎn)，所以庫存盤點(diǎn)的精確性有待考量。

（五）存貨管理制度存在缺陷

1.管理人員分工不明確

中小企業(yè)一些管理人員往往身兼數(shù)職，工作任務(wù)繁重。沒有很好劃分管理的權(quán)限。例如，中小企業(yè)沒有專門的人員去做市場調(diào)查、詢價(jià)從而確定供應(yīng)商。采購的產(chǎn)品從質(zhì)量和價(jià)格方面來講都不是最優(yōu)的。有時(shí)候可能會(huì)因?yàn)閮r(jià)格低而大量采購造成存貨積壓，和銷售部門沒有及時(shí)溝通和信息共享。

2.沒有建立倉庫管理制度

倉庫管理人員不熟悉相關(guān)系統(tǒng)的運(yùn)用和具備一些財(cái)務(wù)核算知識(shí)，存貨入庫沒有核對(duì)入庫單與實(shí)物是否相符，存在數(shù)量與實(shí)物不匹配的情況和缺乏入庫單。存貨的出庫沒有嚴(yán)格的審批制度，倉庫人員可以隨意打包出庫。期末也沒有與存貨相關(guān)的報(bào)表。

3.沒有建立完善的供應(yīng)商管理體系

中小企業(yè)由于自身資產(chǎn)及人員規(guī)模的限制，導(dǎo)致在采購過程中很難做到詢價(jià)比價(jià)選擇供應(yīng)商，只是一味地追求低價(jià)。對(duì)于中小型貿(mào)易企業(yè)來說，產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)格決定了企業(yè)未來的經(jīng)營發(fā)展。價(jià)格低的產(chǎn)品必然會(huì)以低劣的質(zhì)量作為代價(jià)，雖然短期內(nèi)可以獲利，但是最后損害的是企業(yè)的形象與長遠(yuǎn)發(fā)展。所以要提高企業(yè)的競爭力，維護(hù)長期穩(wěn)定的客戶，在制度中要增加與供應(yīng)商管理相關(guān)的制度，包括供應(yīng)商評(píng)價(jià)、選擇及關(guān)系管理的相關(guān)制度。

三、中小企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的解決對(duì)策

（一）提升員工庫存管理意識(shí)及專業(yè)素養(yǎng)

1.培養(yǎng)員工庫存管理意識(shí)

首先，可以定期開展一些講座，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行技能及業(yè)務(wù)的考核。其次，明確各個(gè)工作人員的分工，做到不相容崗位的分離，不要出現(xiàn)一個(gè)人多個(gè)職位的情況。最后，企業(yè)管理者要以身作則，提高自身管理能力，引進(jìn)相關(guān)人才，打破傳統(tǒng)思維，不要一味地把目光放在銷量上面，要使其意識(shí)到庫存管理的重要性。

2.提高員工專業(yè)素養(yǎng)

定期提供一些培訓(xùn)課程讓各部門員工學(xué)習(xí)，比如采購成本價(jià)格分析及控制成本的策略與工具；如何收集行業(yè)的市場行情信息；如何對(duì)供應(yīng)商準(zhǔn)入的評(píng)審及關(guān)系的管理；獲悉供應(yīng)結(jié)構(gòu)持續(xù)優(yōu)化的目的、手段及方式；產(chǎn)品的質(zhì)量與交付的管理等。課程結(jié)束后，對(duì)相關(guān)員工進(jìn)行考核，考核成績與薪資掛鉤。除了學(xué)習(xí)理論知識(shí)，還可以組織員工去大企業(yè)學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)大企業(yè)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。從理論和實(shí)踐兩方面去提高員工的專業(yè)素養(yǎng)。

（二）制定合理的存貨周轉(zhuǎn)率，計(jì)算最佳庫存

存貨周轉(zhuǎn)率等于企業(yè)一定時(shí)期主營業(yè)務(wù)成本與平均存貨余額的比率，主要反映存貨的周轉(zhuǎn)速度。通過存貨周轉(zhuǎn)率的計(jì)算與分析，可以測定企業(yè)一定時(shí)期內(nèi)存貨資產(chǎn)的周轉(zhuǎn)速度，是反映企業(yè)購、產(chǎn)、銷平衡效率的一種尺度。存貨周轉(zhuǎn)率越高，表明企業(yè)存貨資產(chǎn)變現(xiàn)能力越強(qiáng)，存貨及占用在存貨上的資金周轉(zhuǎn)速度越快。因此，提高存貨周轉(zhuǎn)率可以提高企業(yè)的變現(xiàn)能力。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)預(yù)測的年銷售訂單數(shù)量和訂貨周期預(yù)測自身的存貨周轉(zhuǎn)率，把這個(gè)周轉(zhuǎn)率和行業(yè)的進(jìn)行比較，制定一個(gè)合理的目標(biāo)值，約束大家按照目標(biāo)值進(jìn)行控制。還要規(guī)范財(cái)務(wù)制度，提高核算水平保證核算的準(zhǔn)確性。另外，財(cái)務(wù)崗位要配備專業(yè)的人員，在ERP系統(tǒng)里面構(gòu)建信息化平臺(tái)，通過運(yùn)用數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的核算。

（三）提高信息系統(tǒng)使用效率

使用信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)采購入庫、銷售出庫、存貨盤點(diǎn)、月末生產(chǎn)報(bào)表一體化，保證數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確，使得工作效率能夠大大提高。要提高信息系統(tǒng)的使用效率，首先，要完善操作流程，使得各個(gè)模塊之間的數(shù)據(jù)能夠很好地銜接，要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。特別是銷售部門要對(duì)銷量作出準(zhǔn)確的預(yù)測，將該數(shù)據(jù)傳遞給采購部門才能對(duì)采購量作出預(yù)測。其次，要做到及時(shí)。倉庫人員要及時(shí)將每天入庫和出庫的單據(jù)交給記賬員，由記賬員將這些單據(jù)錄入系統(tǒng)。如果錄入不及時(shí)，會(huì)影響采購部門制定采購計(jì)劃。最后，系統(tǒng)要設(shè)置庫存預(yù)警，定期將數(shù)據(jù)發(fā)送給有關(guān)部門，如果庫存不足或者超出需求量，有關(guān)部門要及時(shí)采取措施，且要定期檢查與反饋執(zhí)行情況。

具體到網(wǎng)店管家ERP軟件的五大模塊運(yùn)用如下：第一個(gè)模塊是貨品采購流程。采購要先開單，然后主管采購審核，打出采購單去采購。采購回來后倉庫驗(yàn)貨。最后入庫結(jié)算。只有走完最后入庫結(jié)算后庫存數(shù)才會(huì)加上。同時(shí)進(jìn)行庫存同步和商品匹配：登錄管家，在貨品下有個(gè)批量導(dǎo)入—新品建立，打開后，如圖會(huì)有一個(gè)推薦模板，按照模板導(dǎo)入，商品匹配的作用是用于庫存同步的，把平臺(tái)的商品與管家的商品關(guān)聯(lián)起來后，通過庫存變動(dòng)來觸發(fā)庫存同步，將管家里的真實(shí)庫存同步到平臺(tái)，防止平臺(tái)商品超賣。第二個(gè)模塊是銷售業(yè)務(wù)流程。首先運(yùn)營人員進(jìn)行單據(jù)打印，將銷售產(chǎn)品清單傳遞到倉庫，倉庫人員根據(jù)單據(jù)出庫驗(yàn)貨，最后是發(fā)貨確認(rèn)，在系統(tǒng)可以查詢到發(fā)貨在途的商品，顧客收到商品后完成該筆交易。這個(gè)模塊的作用主要是提高發(fā)貨準(zhǔn)確率，降低售后工作量和提高客戶滿意度。第三個(gè)模塊是倉庫管理流程。建立倉庫和貨位—貨品對(duì)應(yīng)倉庫—錄入期初庫存—查詢庫存和盤點(diǎn)。第四個(gè)模塊是往來賬款流程。收支賬戶的設(shè)置—賬款的進(jìn)出—對(duì)賬—收款和付款。第五個(gè)模塊是退貨退款流程。進(jìn)入退貨單頁面，選擇供貨商、倉庫及對(duì)應(yīng)需要退回的貨品等信息后點(diǎn)擊保存，再次確認(rèn)退貨的訂單內(nèi)容是否有誤，無誤點(diǎn)審核即可。

通過信息系統(tǒng)編制庫存相關(guān)報(bào)表，要求數(shù)據(jù)要及時(shí)、準(zhǔn)確。所以提高信息化需要各個(gè)部門員工的密切配合和共同努力。只有這樣，管理人員才能很好地掌握庫存周轉(zhuǎn)、庫齡、積壓以及滯銷等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。提高信息系統(tǒng)的使用效率，可以從根本上解決問題。

（四）進(jìn)行定期盤點(diǎn)

存貨盤點(diǎn)是解決賬實(shí)是否相符的最佳辦法。企業(yè)應(yīng)該建立定期盤點(diǎn)制度。比如，每月對(duì)重要存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，每個(gè)季度抽盤，每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。存貨應(yīng)該按照標(biāo)簽擺放在相應(yīng)位置，通過編號(hào)來標(biāo)記不同類型的存貨。將編號(hào)錄入系統(tǒng)。在系統(tǒng)導(dǎo)出盤點(diǎn)表、存貨明細(xì)賬。由倉庫主管、會(huì)計(jì)主管及另外一名員工進(jìn)行盤點(diǎn)（全面盤點(diǎn)時(shí)，可以增加幾人組成盤點(diǎn)小組）。盤點(diǎn)過程不僅要檢查存貨數(shù)量，還有檢查入庫出庫手續(xù)是否齊全、存貨質(zhì)量等其他內(nèi)容。對(duì)于盤盈或者盤虧的存貨，要及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。

（五）建立健全存貨管理制度

1.建立不相容職務(wù)相分離制度

要建立不同崗位適應(yīng)存貨的管理，以YD公司為例，該公司屬于商品流通企業(yè)。產(chǎn)成品入庫時(shí)，倉庫質(zhì)檢員要檢查質(zhì)量然后簽收。產(chǎn)成品入庫時(shí)，質(zhì)量檢驗(yàn)員應(yīng)檢查并簽發(fā)預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單。按照驗(yàn)收單將入庫數(shù)量輸入系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證。倉庫質(zhì)檢員和會(huì)計(jì)人員要崗位分離。存貨出庫時(shí)，由銷售部門負(fù)責(zé)該筆訂單的銷售人員填寫銷售訂購單，銷售訂購單由銷售經(jīng)理復(fù)核并簽名確認(rèn)后，由倉庫填寫一式三聯(lián)的出庫單，出庫單由倉儲(chǔ)經(jīng)理簽字，出庫單一聯(lián)交到倉庫、一聯(lián)交給財(cái)務(wù)部、一聯(lián)由銷售部保管。銷售經(jīng)理與倉儲(chǔ)經(jīng)理崗位分離。產(chǎn)品發(fā)出前，由運(yùn)輸經(jīng)理獨(dú)立檢查出庫單、銷售訂購單，確定從倉庫提取的商品附有經(jīng)批準(zhǔn)的銷售訂購單，并且所提取的產(chǎn)品與銷售訂購單一致。運(yùn)輸經(jīng)理與倉儲(chǔ)經(jīng)理崗位分離（考慮到中小企業(yè)人員較少，運(yùn)輸經(jīng)理可以由除倉儲(chǔ)經(jīng)理外的其他人擔(dān)任）。每月末，倉庫記賬員根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)狀態(tài)為“已處理”的訂購單數(shù)量，編制相應(yīng)的憑證，經(jīng)會(huì)計(jì)主管審核批準(zhǔn)后進(jìn)行賬務(wù)處理。

2.建立倉庫管理制度

入庫時(shí)，倉庫管理人員要清查產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)。數(shù)量要和入庫單核對(duì)一致，質(zhì)量不能出現(xiàn)殘缺。質(zhì)量不合格的產(chǎn)品不得入庫，需要退回，倉庫管理員不得私自處理。出庫時(shí)，產(chǎn)品的發(fā)出必須要取得銷售部的發(fā)貨單據(jù)（單據(jù)必須經(jīng)過銷售總監(jiān)簽字）。

3.建立供應(yīng)商管理制度

為了加強(qiáng)庫存管理，中小企業(yè)要建立供應(yīng)商評(píng)估體系對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，定期考核。主要考核以下內(nèi)容：商品質(zhì)量、交貨期、配合程度、價(jià)格和付款方式，每項(xiàng)為20分。商品質(zhì)量和交貨期會(huì)影響客戶的滿意度。配合程度體現(xiàn)了企業(yè)與企業(yè)之間的信息與溝通，價(jià)格和付款方式會(huì)影響企業(yè)的利潤和現(xiàn)金流。評(píng)估分?jǐn)?shù)90-100分為A級(jí)，80-90分為B級(jí)，70-80分為C級(jí)，60-70分為D級(jí)，60分以下為E級(jí)。D級(jí)以下的供應(yīng)商不在考慮范圍內(nèi)，D級(jí)以上按照分?jǐn)?shù)來選擇。

四、結(jié)束語

中小企業(yè)的庫存管理要結(jié)合實(shí)際情況，針對(duì)具體問題提出解決方案，以上提出的中小企業(yè)庫存管理問題是大部分中小企業(yè)普遍存在的，提出的解決方案也是針對(duì)該類型的企業(yè)提出的。對(duì)于不同類型的企業(yè)，會(huì)有不同的問題和解決方案待研究。但是目前處于高度信息化時(shí)代，所以應(yīng)用相關(guān)ERP軟件成為存貨管理主流，如何選擇以及如何培養(yǎng)相關(guān)人才是當(dāng)務(wù)之急。因此，在中小企業(yè)庫存管理方面還有很多問題待解決，要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)中小企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。