試析普通高校成人教育檔案管理的現狀及對策

賈煥彬

河北工程大學，河北 邯鄲 056038

成人教育是指有別于普通全日制教學形式，針對社會從業人員等不分年齡、性別開展的教育，讓社會工作人員和勞動者的綜合素質得到有效提升，從而更好地提升自身的工作效率和經濟效益。全國各高等院校是開展成人教育的主要承辦單位，高校成人教育檔案，即是指學校在開展成人教育招生、培訓活動中形成的所有信息資料，這些資料記錄來接受成人教育的學生在校期間學習的全部情況[1]。普通高校成人教育為社會人士提供了接受高等教育的機會與平臺，而檔案管理工作的開展也為普通高校成人教育提供了基礎信息保障。普通高校成教檔案管理工作的開展情況，直接影響到國家成人教育整體培養過程有跡可循，能夠開展有效的查證和追溯，對于杜絕學歷弄虛作假，不斷提高成人教育的科學規范性等工作具有重要意義。

一、新時代背景下加強普通高校成人教育檔案管理的意義

（一）有利于促進征信管理

成教檔案在普通高校成人教育工作中具有重要的應用價值。成教學籍檔案資料包含學習者的所有基本資料，如姓名、性別、年齡、戶籍所在地、家庭關系、婚姻情況、個人學習和工作經歷、個人評定、表彰論文以及擅長的語言及特長等。畢業生學籍檔案登記表都是由個人填寫，并不可修改、涂抹。現實中的成人教育，往往會存在畢業生登記表，由其他人代寫或者替考等情況，甚至有些培訓機構在宣傳推廣過程中，還會打出“無需考試，直接出證”等廣告語。這些現象無疑嚴重影響到成人教育檔案資料的完整性和真實性。檔案資料都是由當事人的各種行為所構成的，若行為過程并不真實，則就會影響檔案資料的真實性，更談不上對檔案的利用了。很多學生結束成人教育畢業后，并不清楚自己的學籍檔案究竟放在何處，學籍檔案中的資料信息與工作檔案資料嚴重不符，學習經歷、就業經歷，甚至出生日期都會存在填寫錯誤的情況，可見成人教育檔案管理缺乏規范和標準。而這些直接關乎個人的誠信問題。當前社會，誠信問題已然成為約束人們行為的一種有效方式。檔案管理工作更多的是對于相關信息、資料收集、整理、歸檔的過程管理，只有實施真實、準確的過程管理，檔案管理才會更有價值和意義[2]。

（二）有利于人才的選拔

2016年7月27日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《國家信息化發展戰略綱要》，積極推進我國檔案管理工作的信息化戰略，提高檔案管理工作的信息化程度。因此，成人教育檔案亦需加快數字信息化進程，通過各種新型載體來不斷優化檔案信息服務。檔案資源要想得以充分利用，就必須要與大數據對接。各地政府部門相繼出臺各種促進互聯網大數據發展的實施方案，進一步加強檔案館、文化館、博物館等公益設施建設，搭建現代化信息化的綜合性文化服務平臺、不同階段符合入學條件的人員基礎信息數據庫、電子學籍檔案信息服務平臺等。電子學籍檔案建立起來后，可以根據電子檔案信息來選拔符合各種條件的優秀人才，從而可以讓社會人力資源得到更加合理的優化配置。

（三）有助于高校校園文化的建設

新時代背景下，一流大學的建設需要加強校園文化品牌的打造，通過文字、圖像、視頻等各種形式將富有特色的校園文化保存下來。針對學校現存檔案資料進行深入挖掘和進一步的整理加工，不僅能夠讓校園文化得以傳承，還可以清晰梳理出學校文化的發展脈絡。在高校檔案管理工作中，成人教育檔案是其中的重要組成部分，并且在成教學生思想品德和價值觀建設方面發揮著非常重要的作用。當前高校的校園文化，需要以學生樂于接受的方式和正能量的教育內容，傳播積極正確的人生觀、價值觀，其中很多內容都是來自高校檔案。一些學校利用檔案資料豐富的素材，積極構建校史館，其中如“校友風采”等板塊中就涵蓋了成教學生的各種成功案例。這些以檔案資料為基礎開展的校園文化建設活動，充分體現出了檔案資源的應用價值，同時也為高等院校開展校情校史等宣傳教育活動提供了極大的助力。

二、普通高校成人教育檔案管理當前所面臨的新需求

（一）管理內容更加復雜多樣

普通高校成人教育檔案管理工作正處于新的轉型時期，工作內容變得更加復雜，并且衍生出一些新的工作內容，檔案管理工作也面臨更多的挑戰和更高的要求。普通高校成教檔案管理的工作內容，除了包括傳統的考務檔案管理和學籍檔案管理以外，還涵蓋日常課堂教學檔案管理、實驗室相關建設檔案管理等，檔案信息內容不僅包括成人教育學生的學籍信息，還包括課堂學習、考試以及學校實驗室建設等相關檔案信息。

（二）檔案管理信息來源更加多元化

隨著各地普通高校成人教育模式的不斷創新，成人教育檔案信息資料的來源也變得愈發豐富[3]。檔案信息一方面來自紙質檔案資料，來源有接受成人教育學生的學籍資料、畢業生檔案、教材、教學教務計劃，普通高校成人教育的各種規章制度，教育主管部門的政策法規等；另一方面來自電子檔案資料，充分利用現代信息技術開展檔案管理工作。

（三）檔案管理需要優化的難點增多

隨著現代化信息技術在檔案管理中的廣泛應用，普通高校成教檔案管理的信息化程度也正在逐步提升，工作質量和效率都大幅提升，但從整體情況來看，要想進一步提高檔案管理的工作水平，尚還有很多難題有待解決。這些難點問題限制了普高成教檔案管理工作效率有效提升，導致無法滿足當前不斷增加的檔案管理實際需求，因此，必須要引起高度重視，采取各種有效措施，讓這些問題盡快得以改善和解決。

三、當前普通高校成人教育檔案管理工作現狀與問題

（一）成教檔案重視度不足

高校各級領導從上至下，對于成人教育檔案都缺乏應有的重視。很多高校在實際工作過程中，都有分管領導來負責成教檔案管理，但往往存在管而不嚴或分而不管等現象；并且隨著成人教育辦學模式與教學形式的多元化發展，普通高校分管成教檔案的大部分工作人員都為兼職，大部分的時間和精力都投入到教學管理工作當中，根本無暇收集和整理檔案資料，上至領導，下及工作人員，都對檔案管理工作的重要性有所忽視。再加上大部分成人教育管理人員都屬于外聘人員，沒有編制保障，薪資待遇偏低，工作積極性和主動性不高，工作因此也會受到某種的影響。

（二）成教檔案缺乏規范化、制度化建設

普通高校的成人教育檔案管理大多是依據國家檔案管理的相關法律法規以及學校現有的檔案管理機制為工作依據，并沒有專門制定成人教育檔案管理機制，因此導致普通高校的成人教育檔案管理工作存在各種問題和漏洞，檔案資料丟失，管理沒有成效。另外，高校成人教育檔案管理在信息化建設方面嚴重滯后，其管理方法和手段都較為陳舊，無法滿足現階段社會發展的實際需要。例如學籍檔案的管理工作，大多是由教學部門打印出學生的學科成績，自留一份，另一份上交教務部門再通過手動輸入到計算機系統中存檔，從而導致人力資源的嚴重浪費。

（三）成教檔案歸檔率不足

當前，由于成人教育的辦學模式和教學形式呈現出靈活多樣性的特點，致使一些檔案資料的收繳難度增加，檔案歸檔率偏低，尤其對于全國各地分散的教學站點來說，因為，路途遙遠，管理力量相對薄弱，業務部門很難及時對站點的檔案收集、整理工作進行有效監督，而站點管理人員不重視檔案管理工作，就會導致檔案資料的遺漏或丟失。

（四）成教檔案利用率不高

近些年，普通高校成人教育檔案資料的查閱利用率日漸增長，隨著升學、就業、出國、考研、異地落戶等各種需求的持續增加，成教檔案利用率呈現出多元化的發展趨勢，以往對成人教育檔案中的學生入學登記表、學籍卡片以及畢業生登記表等資料的利用較少，現在對上述檔案資料的利用率有了明顯提升，但與之相對應的檔案管理工作還較為薄弱，技術手段和管理模式落后，不能滿足當前持續增長的檔案利用者的實際需求。究其原因主要有以下兩點：

一是管理者長期以來對于成人教育檔案的重視度不足，檔案管理工作也不夠規范；

二是從管理手段方面來說，大部分普通高校成教檔案仍然是沿用傳統方式，即手工整理和編制紙質的檔案資料，在利用檔案時還是以人工檢索方式為主，并未建立電子文檔，查閱起來程序較為繁瑣，數據信息也不能得到有效整合，這就嚴重限制了檔案資料的查閱效率和檔案利用率，給這類檔案利用者帶來嚴重影響。

四、普通高校成人教育檔案管理服務提升的對策

（一）提高成教檔案管理的重視度

學校管理層對高校成教檔案管理工作重視度不足，是導致目前檔案管理出現困境的主要原因之一。只有切實提高對普通高校成人教育檔案管理工作的重視程度，才是解決問題、改善現狀的前提基礎。首先，普通高校應不斷提高對成人教育檔案管理工作的重視程度，從思想意識上正確看待成教檔案管理工作，從行動上針對成教檔案管理工作制定與之對應的管理機制，從管理模式上積極探索，不斷創新突破；其次，增加對成教檔案管理工作經費的投入力度，及時更新設備，開發專業的檔案管理系統，積極引進專業人才、在管理制度上不斷創新。教育局對此應設立專項經費，為專家團隊的系統研究工作提供資金支持，從而對普通高校成人教育檔案管理工作水平和工作能力的提高起到有效的保障作用[4]。

（二）結合實際需求，不斷完善規范檔案管理制度

近些年，雖然普通高校成人教育的辦學形式變得愈發靈活多樣，大大豐富了成人教育的檔案內容。但據相關調查研究結果顯示，不少高校并沒對成人教育的檔案管理工作規范及時制定或修訂，采用的依然是全日制教學的檔案管理工作規范標準，而成人教育與全日制教育各有不同，由此而形成的檔案也存在相應的差異。因此，在制定和完善檔案管理制度時，必須要深入開展科學調研，充分結合本校成教工作及其檔案特性來制定科學合理的檢索和管理機制，組建適用于本校成教檔案管理的檔案室，采購開展檔案管理工作所需的各種辦公用品，充分利用校園網絡以及計算機設備優勢，開展檔案信息的收集、整理、存貯等工作，并積極開展檔案信息化管理，讓檔案資料的查詢由以往的手動檢索逐漸轉變為自動化信息檢索，盡早實現對成人教育檔案的現代化信息管理。

（三）加速提高信息化、規范化程度

地方高校要求進一步提高成人教育檔案管理工作的信息化、規范化程度，就必須要從相應的規章管理制度入手加以規范，一方面，針對成人教育檔案管理工作的特殊性，國家相關部門制定相應的法律法規，為普通高校成教檔案管理工作的順利開展提供法律依據支持；另一方面，各地普通高校應結合本校的實際情況，開展特色成人教育，將成人教育檔案管理機制納入學校的規章制度當中。

（四）不斷提高相關管理人員的工作水平

提升檔案管理人員工作水平主要應從以下方面入手：首先，應積極引進專業人才，通過具有市場競爭力的薪資福利待遇來吸引更多優秀專業人才來校工作，加強學校檔案管理隊伍建設；其次，針對現有檔案管理人員，加強系統培訓，必須要由專職人員負責成教檔案管理工作，避免兼職人員的參與。學校應定期組織檔案管理人員開展交流學習、專業培訓，通過各種有效措施不斷提升相關人員的工作水平，促使他們努力學習新的專業知識，掌握各種關鍵技能，積極轉變傳統的管理思想，并制定科學完善的激勵機制，充分激發員工的工作主動性和積極性，為自己所從事的工作感到自豪，增強員工的責任感，從而為普通高校成教檔案管理工作的長期創新發展奠定堅實的基礎。

綜上所述，普通高校成教檔案是社會大眾接受高等教育的重要信息依據，在評價人才教育水平和教育資質方面具有重要意義。成教檔案管理機制的優化完善對于人才的發展以及國家人才儲備都具有重要意義。普通高校改善和提高成教檔案的管理水平，不僅可以有效提高檔案資料的利用率，而且還有利于培養校內人員的檔案利用服務觀念，提高對檔案資料的正確認知。同時，普通高校檔案管理人員也應積極學習業務技能和新的管理制度，在實際工作中，有效結合現代化信息技術，實施高效管理，不斷提高檔案管理工作水平，為國家和社會的人才儲備，提供真實準確的資料佐證和信息保障。