新時期檔案數字化管理的內容與方法

劉清熙 河南省地礦信息中心

現代科學技術的飛速發展，使其在社會各領域中得到較為廣泛的應用，并取得提高工作效率與質量的效果，將這些技術應用到檔案管理當中，就可以加快檔案數字化管理進程，相應檔案管理水平與質量也能更上一層臺階，開展檔案數字化管理內容與方法的研究也顯得至關重要[1]。文章聯系新時期實施檔案數字化管理的必要性，對檔案數字化管理的內容進行細致分析，并嘗試從深化檔案數字化管理意識、健全數字化檔案管理工作機制、提高檔案數字化管理水平、強化信息網絡安全管理、構建專業檔案工作隊伍等方面入手，提出幾點行之有效新時期檔案數字化管理的工作方法，希望可以發揮參考作用。

一、新時期開展檔案數字化管理的必要性

新時期開展檔案數字化管理的必要性主要表現在以下幾方面：（1）順應時代發展的根本需要，信息化時代的到來，使計算機、互聯網、大數據等技術在社會各領域中得到廣泛滲透和深入應用，在擴大數字產業規模的同時，企業工作模式也發生極大改變，特別是在檔案管理工作方面，繼續沿用傳統人工模式已經無法適應時代發展需要，要求堅持與時俱進對信息網絡技術加以運用，促使檔案管理工作獲得網絡化、信息化發展，實際開展檔案資料收集、整理等工作的效率也會得到明顯提升；（2）提高檔案管理水平的現實要求，檔案管理工作開展涉及的內容有很多，比如檔案資料收集、整理分類、歸檔保管等，對于不同工作內容需要經歷的步驟和流程也非常多，若采用人工方式進行需要投入較多資源，并且無法保障最終工作開展質量，而實施檔案數字化管理以后，就可以直接依托計算機和網絡快速完成這些檔案工作，由于有了先進技術的支持，實際開展工作需要投入的人力就比較少，并能促進工作效率與檔案管理水平提升；（3）提升檔案服務質量的必然需求，開展檔案管理工作的主要目的，就是對檔案資料存在的有價值信息進行充分挖掘，并更好服務企業制定科學決策和高效高質開展各項業務工作，實際檔案管理過程中，注重對互聯網、大數據、云計算等技術進行應用，不僅可以對館藏的檔案信息進行有序的數字化處理，還能依托網絡平臺和資料數據庫，為企業各部門及相關人員提供信息資料服務，最終取得檔案工作效益最大化效果[2]。

二、新時期檔案數字化管理的內容分析

（一）存量檔案數字化

簡單來說，就是運用計算機、掃描儀等數字化技術，將傳統紙質檔案文件資料以數字信號和編碼形式展現出來，針對不同載體形式的檔案信息，比如錄音文件、影像資料等，也可以進行數字化處理并以數字化檔案形式顯示出來，這也是開展檔案數字化管理工作的前提和基礎，實際操作中也要優先選擇高齡、獨份和利用率較高的檔案資料，特別是音視頻檔案，除了要及時對其進行數字化轉存以外，還要確保模擬信號與數字信號之間完整轉化與還原。

（二）增量檔案電子化

增量檔案電子化，就是在文件階段就對其實施電子形式的流轉，并且不再生成紙質檔案，執行時還要嚴格遵照《電子文件歸檔和電子檔案管理規范》中的相關規定要求，確保電子文件在線歸檔管理真正落到實處。操作中也要注意到增量電子化，并不是簡單地對紙質文件和電子文件進行收集整理，而是需要經歷一般化管理、規范化管理和智能化管理三個階段，整個難點在于建立實現前端控制，具體來說就是構建檔案管理系統和實現辦公自動化，并通過這些平臺軟件發揮作用，使電子文件在形成階段就已經開始收集歸檔工作，并為檔案進入管理系統正式歸檔提前做好準備工作，最終整個檔案管理工作的效率也會大大提高[3]。

（三）檔案信息網絡化

檔案信息網絡化就是推動檔案工作由傳統的手工模式向計算機管理方向轉變，并且要取得檔案信息網絡化效果，就要對檔案信息網絡化儲存、傳輸、共享等引起高度重視，執行時也要將重心落在檔案儲存和傳輸安全上，促進當前數字化檔案管理工作開展安全得不到保障的問題得到妥善解決，具體開展工作時可以對信息加密、身份驗證、防火墻等技術加以運用，為檔案數字化管理和檔案開發利用服務保駕護航。

三、新時期檔案數字化管理的有效方法探討

（一）深化檔案數字化管理意識

要對檔案實施數字化管理，就要對其內涵與作用有一個深入正確的理解，以為后續操作奠定良好的基礎，相關措施包括：（1）加大宣傳教育力度，一方面可以采用召開推行檔案數字化管理工作會議的方式，讓檔案管理部門及工作人員參與其中，并在會議上闡明新時期檔案管理工作開展的必要性和重要性，同時引入檔案數字化管理內容，讓參會人員深刻認識到新時期檔案數字化管理實施的可行性和緊迫性，后續開展檔案數字化管理工作也能贏得更多支持；另一方面則是充分利用電視廣播、文化宣傳欄、網絡多媒體等新舊傳播手段，對檔案數字化管理進行大范圍宣傳推廣，執行時也要注意對比傳統人工檔案工作模式與檔案數字化管理模式之間的優劣勢，以幫助相關部門及工作人員對檔案數字化管理有更加清晰的認識，并積極主動參與到檔案數字化管理活動當中[4]。（2）強化頂層設計工作，要推動檔案數字化管理工作更好執行與發展，還要結合當前檔案管理工作實際，做好實施檔案數字化管理的頂層設計工作，實際操作中也要將注意力放在構建適應檔案數字化管理的工作機制、加大信息網絡技術應用力度、高度重視信息網絡安全、打造更為專業的檔案工作隊伍等上面，以為檔案數字化管理的實施提供科學性的指導，最終檔案管理工作效果也能得到可靠保障。

（二）健全檔案數字化管理機制

在健全完善工作制度引導下，檔案數字化管理工作也能得到更為科學、規范的展開，并且對檔案實施數字化管理以后，以往工作機制運行就會出現許多的不適應之處，特別是在檔案管理工序有效銜接上面，極容易發生職責履行不清、操作不夠規范等問題，嚴重制約了檔案數字化管理實施的重要作用發揮，而在健全檔案數字化管理機制以后，就可以為新時期檔案實施數字化管理提供有力的制度保障，具體措施包含：（1）完善工作制度，在詳細了解檔案數字化管理工作開展的目標和主要工作內容以后，就可以聯系實際對相應工作制度進行建立，執行時也要注意明確傳統檔案管理模式與數字化檔案管理之間的區別，并在此基礎上對相應工作制度進行正確增減，以為實際開展檔案數字化管理工作提供有力的指導，在健全完善工作制度體系引導下，檔案數字化管理工作也能更為科學、規范的展開[5]。（2）優化實施細則，檔案數字化管理涉及的內容有很多，比如形成電子化檔案、檔案資料快速收集整理、歸檔保管等，對于不同內容需要遵循的工作流程和實施要求也具有一定差異，這時候就要圍繞實際工作內容及實施步驟，對具體操作細則進行明確，在為工作人員提供規范性指導的同時，各項工作也能真正落到實處。（3）強化監督考核，注重對檔案數字化管理實施監督考核，可以幫助相關部門及人員清晰地認識到自身工作內容及承擔職責，針對實際開展工作出現的問題也能及時發現和解決，推動檔案數字化管理工作得到更好運行與可持續發展。

（三）提高檔案數字化管理水平

檔案數字化管理的實施，能夠取得更好的檔案工作效果，最為主要的就是運用了現代先進信息技術，要推動其獲得更好發展和深入應用，也要加強現代技術研究，并不斷提高檔案數字化管理水平，具體措施包括：（1）打造檔案管理系統，充分利用現代信息網絡技術，對檔案數字化管理系統進行建立，并根據實際檔案工作開展需要，在系統中開辟相應工作模塊，比如檔案資料收集、整理歸檔、分類保管等，使檔案工作開展網絡化和自動化水平更高，同時依托網絡、通信等技術，使各工作模塊聯系更為緊密，推進檔案工作一體化實施與系統化管理[6]。（2）建立檔案數據庫，依托現代互聯網、大數據、云計算等技術，對海量檔案資料進行有效收集，并對蘊含的有價值檔案資料進行深度挖掘和有效處理，最后以檔案資料數據庫的形式展現出來，在實現對檔案資料系統、分類管理的同時，也為后續檔案資料開發利用打下堅實的基礎。（3）開展檔案服務工作，要知道開展檔案管理工作最為主要的目的就是對有價值檔案資料進行開發利用，使之更好服務于企業科學決策和相關業務高效高質開展，而在實施檔案數字化管理以后，就可以依托檔案管理系統平臺和構建的檔案資料數據庫，為相關單位、部門、人員等提供更好的檔案服務，使現存檔案資料能夠得到全部盤活，并充分展現檔案資料的利用價值[7]。

（四）強化信息網絡安全管理

信息網絡安全管理是實施檔案數字化管理需要重點關注的內容，若實際工作中出現網絡遭受惡意攻擊、網絡安全工作落實不到位等情況，勢必會對檔案管理工作開展帶來不利的影響，檔案資料真實性、完整性和有效性也無法得到保障，為此在開展檔案數字化管理時，還要加強信息網絡安全工作，相關措施包含：（1）完善基礎設施，檔案數字化管理的開展，需要眾多設施設備和辦公軟件從旁提供支持，要保證這個系統運行安全和穩定，就要加大檔案數字化管理投入力度，在完善相應設施設備的同時，對老舊設備軟件進行及時更新，在一定程度上也能減少系統內部引發的安全問題[8]。（2）加強網絡設計，根據業務需要劃分不同的子網或網段，并按照方便管理和控制的原則，對各子網、網段分配地址段，針對重要的網段可以采用可靠的隔離技術手段，并防止重要網段被部署在網絡的邊界處，甚至還可以在網絡邊界部署訪問控制設備，可以取得較好保障信息網絡安全的效果。（3）采用先進技術，除了可以安裝防惡意代碼軟件和及時更新惡意代碼庫以外，還可以提供專用的登錄控制模塊，實現對登錄用戶的身份標識鑒別，同時對檔案資料重要程度進行分級，并采用層層加密的方式實現系統管理數據，重要檔案傳輸存儲保密性也會進一步增強[9]。

（五）構建專業檔案工作隊伍

新時期實行檔案數字化管理，對相關工作人員素質能力也提出嶄新的要求，并且工作人員業務素質水平高低，也會對最終工作開展成效產生較大的影響，因此要結合檔案數字化管理工作開展的實質要求，對更為專業的檔案工作隊伍進行構建，以為實際開展工作提供人才保障，相關措施包括：（1）對外引進優秀人才，根據實施檔案數字化管理的具體需要，對外招聘一批具有扎實檔案管理專業知識、較高職業道德素養、豐富檔案工作經驗和懂得運用現代化技術的優秀人才加入其中，使整體檔案工作隊伍水平得到極大提高，實際開展工作也能更加契合檔案數字化管理的要求。（2）組織開展教育培訓活動，緊緊圍繞檔案數字化管理工作內容，組織開展相應教育培訓活動，并讓檔案管理工作人員積極踴躍參與其中，使其能夠更加深刻的了解檔案數字化管理內涵及要求，并在加強業務培訓中，有效掌握開展檔案數字化管理工作的方法和技能，最終開展本職工作也能更加游刃有余進行，經過專業培訓以后檔案人員工作素質和業務技能也能得到明顯的提升。（3）加強檔案工作隊伍管理，要保持整個檔案管理工作隊伍的穩定性和先進性，就要對檔案工作人員實施更好的管理，實際操作中就可以將競爭、考核、獎懲等機制滲透其中，幫助檔案工作人員更好地認清自身肩負的重要職責，并以更加認真、謹慎和負責的態度對待本職工作，針對出現的工作錯誤也能及時發現和快速完成追責，避免類似問題在以后工作中頻頻發生[10]。

四、結語

文章是對新時期檔案數字化管理內容及方法的探討，隨著社會經濟和科學技術不斷發展，各單位對檔案管理工作也愈發注重，并充分利用現代先進技術，加快了檔案管理信息化、數字化、網絡化發展進程，在提高檔案管理水平的同時，實際工作效率與質量也得到極大提高。不過要想取得這一理想的檔案管理效果，除了要深化檔案數字化管理思想認識以外，還要立足實際對檔案數字化管理的主要內容進行研究與分析，然后通過做好健全檔案數字化管理機制、提高檔案數字化管理水平、強化信息網絡安全管理、構建專業檔案工作隊伍等工作，為檔案數字化管理順利實施和深入發展保駕護航。