基于信息化的婦幼保健院檔案管理

朱婭 滕州市婦幼保健院

一、婦幼保健院檔案信息化管理研究

婦幼保健院檔案是記錄醫院管理工作的重要文件材料，檔案管理關系到各科室的發展，信息時代對醫院檔案管理提出新的要求。創建檔案信息管理系統可以有序整理婦幼保健工作信息，對促進婦幼保健院經濟運行具有重要意義[1]。

（一）婦幼保健院檔案信息化管理內涵

檔案是單位管理工作中形成作為檔案保管文件材料，是具有保存價值的原始記錄，婦幼保健院是為婦幼兒童提供醫療保健專業機構，婦幼保健院檔案包括醫療、保健、科研等工作中形成具有查考價值的文件資料，反映醫院主要職能活動，對醫院建設研究具有利用價值的材料；貫徹上級機關送報重要文件資料等。婦幼保健院檔案實施檔案管理體系的重要部分，可以為醫院醫療服務管理提供參考依據。

婦幼保健院檔案包含事業發展歷史等，可以充分利用檔案中發展規劃等內容開展宣教工作；通過對檔案查考可以總結歷史管理中的經驗，是政策落實及創新發展的資料依據。基于檔案全面客觀性為醫院管理決策提供重要參考。醫院檔案是對管理事務原始記錄，包括上級下達政策文件等，可以幫助解決管理中的各類問題。婦幼保健院檔案管理具有綜合性，保密性，專業化等特點。婦兒醫療保健工作是婦幼保健院業務主體，檔案涵蓋婦幼保健院管理中的文書資料，呈現出綜合性特點；婦幼保健院檔案分類設置不同查閱權限，具有較強的保密性特點；婦幼保健院管理、職能、業務等科室眾多，為確保檔案管理完整性，通常采取周期性管理辦法。

檔案管理體系與企事業單位職工管理需求相關，科學化檔案管理可以使管理者優化人力資源結構[2]。檔案管理信息化有利于促進醫院內部信息流通，檔案信息化建設價值體現在優化醫療資源配置等方面[3]。大多數醫院長期存在醫護人員、病房資源等不足問題，患者就診流程簡化可以提高醫護人員工作效率，檔案信息化系統可以縮短患者就診過程，信息化檔案管理體系還有助于促進不同醫院醫療業務的銜接，為醫療工作人員知識儲備升級提供支持[4]。公立醫院醫師對患者就診記錄不信任，醫院檔案信息化體系可以保障患者持續治療，采取針對性治療措施提供高質量醫療服務。

（二）婦幼保健院檔案信息化管理的意義

婦幼保健院檔案信息化管理有利于為管理部門制定政策方針等提供參考依據，醫生可以依據檔案管理系統了解患者全生命周期的基本情況，并給予正確處置，降低醫療事故發生率，利用檔案管理系統進行定期維護升級，可以在信息管理系統登記注冊。檔案管理信息化有利于改善文件歸檔方式[5]。隨著婦幼保健院信息化建設，對醫院檔案信息化管理提出新的要求，傳統人工管理方式暴露出諸多弊端，檔案管理信息化可以為保健知識宣傳等帶來便利，為婦幼保健工作開展提供保障。

檔案管理工作是醫院各項工作順利開展的關鍵環節，新入職醫生可以通過病例閱讀積累醫療經驗，醫院傳統檔案管理模式不能適應醫療行業發展。利用信息化管理可以保證重要檔案文件安全性。婦幼保健院檔案信息化管理是社會生產力進步的體現，信息化時代是未來社會發展趨勢，檔案管理信息化是醫院管理適應社會時代發展的需要，將醫療、保健、科研等日常業務通過管理平臺實現共享。目前，國內各大醫院努力實現檔案管理信息系統化，醫院信息化跨越醫療、護理、檢查、檢驗等各項流程管理，幫助醫院建立質量綜合管理服務平臺[6]。檔案信息化建設助力醫院管理水平的大幅度提升。

婦幼保健工作對緩解醫療救治壓力起到重要作用，婦幼保健工作是集醫療、保健、科研等于一體的專業性工作，主要幫助婦產兒科等患者，婦幼保健工作檔案資源包含患者病例信息等，豐富的信息資源促進醫療保健工作可持續發展[7]。醫院檔案信息化是利用現代網絡技術手段進行檔案收集整理保管利用工作，檔案信息化管理具有節約醫院能源資源等積極作用，婦幼保健院檔案信息化管理是婦幼保健工作開展的要求，檔案資料信息在收錄中需要大量時間，隨著婦幼保健院建設發展，在醫療服務管理工作中產生大量檔案，傳統手工整理記錄工作模式不能適應醫院發展的需求，檔案信息化可以提高婦幼保健工作效率。

二、婦幼保健院檔案信息化管理現狀

醫療衛生事業改革深入加快醫院檔案的開發利用，婦幼保健院檔案管理信息化是借助計算機對醫院檔案資料管理，提高醫院資源實時共享性，相關人員要將安全性納入管理系統中，安裝殺毒軟件，關閉不常用網絡，檔案信息化建設成為高效的醫院管理方法。

（一）檔案信息化管理中的問題

現階段婦幼保健院檔案信息化管理問題表現為發展不平衡，檔案管理人員業務水平較低等。我國各地發展水平不同，發達地區科技信息較為完善，婦幼保健信息化程度較高，欠發達地區科技信息閉塞，婦幼保健院檔案信息化建設滯后，各地婦幼保健院信息化水平差異是檔案信息化管理的重要問題，婦幼保健院檔案信息化管理缺乏統一管理部門，影響檔案信息化管理工作的推進。

目前對婦幼保健院檔案信息化管理缺乏明確界定，醫院執行《電子病歷共享文檔規范》中存在差異。管理信息中患者預防、生育、保健等檔案信息應列入醫療檔案范疇，醫療檔案系統、完整性、準確性等信息化建設涉及不同衛生行政管理部門或不同醫療機構等多個主體，應明確規范醫療檔案不同部門共享信息范圍。我國醫院信息化建設發展取得重大突破，但醫療機構內部各信息化系統之間相對獨立，形成信息孤島，導致數據未實現共享。由于公立醫院醫療檔案信息不能共享，不同醫院患者病歷未形成完整的醫療檔案。診療信息未整合導致醫療信息碎片化。患者因診療服務需要被醫療機構合法獲悉，醫務人員對檔案信息系統賬號密碼管理不嚴，科研統計信息等造成患者隱私泄露。

婦幼保健院檔案信息化管理存在檔案管理人才匱乏，軟硬件設備配備不足等問題。多數婦幼保健院資料歸檔不夠規范，主要由于檔案管理制度滯后。婦幼保健院檔案管理部門缺乏綜合管理協調能力，造成信息數據難以及時完成歸檔處理。婦幼保健院對檔案管理工作重視不足，衛生科研檔案亟需專業人員實施研究處理，現有檔案管理人員對檔案管理所需技能掌握不足，導致檔案收集整合不及時，由于過于重視行政業務等檔案歸檔，導致歸檔信息資料缺失不完善。由于檔案管理信息化建設缺乏多部門協調聯動，影響醫院檔案信息化管理工作的高效開展。

（二）檔案信息化管理問題原因分析

婦幼保健院檔案信息化管理問題受到多方面因素影響，主要原因包括利益分割阻礙信息化建設等。婦幼保健院檔案管理制度不夠完善，隨著社會的快速發展，由于婦幼保健院檔案管理方法不統一，醫院檔案管理范圍不清晰，導致檔案管理工作得不到重視。醫院檔案信息化管理需要建立健全相關制度，加強基礎設施建設投入，保證醫院檔案信息化管理工作有效開展。由于未指定統一的檔案信息化建設部門或制度健全等，嚴重影響檔案信息化建設進行。

醫院檔案信息化共享不僅是軟件產品的堆積，醫院信息系統不同軟件產品數據標準等方面存在差異，不同科室使用不同系統孤立運行，根本是政府對信息平臺系統總體設計規劃滯后。醫療檔案信息化建設需要相應法律支撐保障，我國醫院檔案信息化法律建設滯后，缺乏針對醫療檔案信息保護法律。目前各地尚未出臺醫療檔案信息化建設法規，信息孤島主要由于醫院信息化建設規范制定滯后，不同醫院選擇醫療信息軟件系統不同，造成系統對接困難。醫療檔案信息平臺建設需要盡早制定實施標準。

婦幼保健院檔案信息化管理對檔案人員提出新的要求，需要管理人員加強對信息化技術的應用學習，有效運用現代網絡技術開展檔案收集整理保存等工作。由于醫院檔案管理人員無法快速掌新技術握，影響檔案管理能力的提升，管理人員不能適應信息、大數據等工作環境，阻礙檔案管理信息化建設。政府推動醫療檔案信息化發展出臺系列相關政策，各地貫徹醫療信息化建設政策，但對醫療信息化進展情況未有效監督。婦幼保健院要依靠自身創造效益，醫院要獨立承擔運營費用，檔案信息化建設預算不足，醫療檔案信息化建設存在阻力。

三、婦幼保健院檔案信息化管理建設策略

醫院檔案信息化管理受到多方面因素制約，現階段婦幼保健院檔案信息化管理中存在很多問題。隨著醫院改革的發展，急需加強醫院檔案信息化管理滿足醫院發展需求。婦幼保健院檔案管理需要從檔案管理特點出發，研究有效的信息化管理對策措施。檔案信息化建設推進要堅持注重基礎等原則，構建相適應的信息化管理系統平臺。

（一）醫院檔案信息化管理要求

檔案信息化管理是長期系統性工作，要堅持統一標準等原則。婦幼保健院檔案信息化管理要購置計算機掃描儀等硬件，將傳統介質文件組織為有序結構檔案信息庫，通過互聯網等形式實現檔案信息共享。醫院檔案信息化建設管理面臨非傳統安全因素威脅，要把安全作為底線，確保檔案信息數據安全。醫院檔案內容保存醫療管理工作中的重要信息數據，檔案數據丟失泄露會對醫院造成很大損失，要重視醫院檔案信息化安全管理工作，通過數字化處理提供信息支撐，醫院要重點做好電子文件新型載體檔案收集整理。

婦幼保健院檔案信息化管理要積極投入資金設備，制定可行的信息標準，積極解決信息化管理中的安全性問題。相關部門要根據婦幼保健院的發展需求投入大量資金，婦幼保健院檔案信息化管理需遵循相關標準，醫院檔案信息化管理工作需要采取技術管理手段加強安全保障，解決安全問題才能保證檔案管理效果，醫院要制定規章制度，婦幼保健院檔案管理人員要養成正確的安全意識，保證檔案信息化管理有效性。婦幼保健院檔案信息化管理是系統的工程，需要各部門積極配合協調，醫院檔案管理部門要加大檔案工作宣傳力度，使各部門積極配合檔案信息化管理工作開展。

醫院檔案信息化管理需要完善管理工作制度，強化專業人才培養，加大檔案保管條件支持。院方領導重視是檔案管理工作開展的保證，要結合醫院檔案工作實際針對各環節各部門開展信息化建設宣傳，實現檔案管理工作指標細化分解。醫院檔案信息化管理工作需要各部門積極配合支持，檔案管理人員專業能力素質關系到檔案信息化建設的推進，婦幼保健院檔案管理工作開展需要強化專業人才培養，要組織檔案管理人員參與專業知識培訓，將知識培訓同檔案人員崗位績效關聯，提高檔案管理人員的專業技能水平。

（二）檔案信息化管理措施

婦幼保健院檔案信息化管理要從信息開發等方面入手，豐富檔案庫資源儲存有利于促進婦幼保健工作發展，應重視對信息技術的應用，根據醫院需要對信息資源處理，通過信息新技術、物聯網、大數據等支持建立檔案管理新模式，建立符合醫院特點的檔案信息化系統，應加強信息資源的反饋更新，促進婦幼保健工作良性發展。

婦幼保健工作中檔案信息資源具有復雜性等特點，要積極開展檔案開發利用工作，提高婦幼保健工作效率。要充分了解檔案信息內容，滿足用戶的需求提高滿意度，應貫徹落實黨的指導方針，合法進行檔案信息資源開發利用。隨著科技的進步，婦幼保健事業中信息技術廣泛應用，檔案信息資源開發利用腦中要加強對信息技術的應用，如計算機檔案管理軟件等。醫院檔案信息化管理需要革新管理技術，創新管理理念，提高服務質量。檔案管理人員要創新管理理念，注重檔案信息資料收集整理，為使用者查閱使用檔案提供便利。根據婦幼保健院檔案管理需要，為檔案資料使用者提供個性化服務。管理人員要針對性地提供服務，促進檔案管理服務質量提升。

醫院檔案信息管理系統構建要具有開放性，系統應含有相應的查詢借閱服務功能，檔案信息化建設需要統一規范格式保障。醫院檔案信息化管理需要相應的管理隊伍落實執行，加強信息技術的培訓，為檔案信息化建設提供優質服務。醫院檔案信息化管理要樹立服務意識，加強檔案收集整理各環節規范管理，利用大數據信息提高檔案信息利用服務水平。要重視管理人員培訓工作，推動建立檔案管理人員素能提升為核心，做好電子檔案增量管理。對收集醫院檔案進行結構優化，將不同檔案進行信息化分類處理。

四、結語

隨著社會的進步發展，大眾對醫療服務質量要求不斷提高。地方醫療資源配置不足，衛生事業發展規劃提出實現醫療機構資源共享。當前我國醫院信息化規模效應顯現，婦幼保健院檔案管理中仍存在很多問題有待解決，必須加快醫院檔案管理信息化建設。婦幼保健院檔案工作信息化要對相關管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業技能水平；建立檔案信息管理系統成為醫院現代化的重要環節，要多渠道開發檔案信息資源，使檔案信息資源更好地服務于醫院發展。要注意計算機病毒入侵問題，促進醫院檔案管理工作發展。