基層地質檔案管理的實踐策略探討

文/師俊偉（河北省地質博物館）

地質工程是一項系統的專業的工程，因此，這就對地質工程檔案提出了更高的要求，因而具備了更加復雜的特性。特別是很多保密性的資料成為基層地質檔案的主要內容，這就為做好地質檔案管理帶來了不小的挑戰。地質檔案是推動地質勘察工作有效順利進行的重要參考依據，能夠確保地質勘查高效率高質量地開展。特別是新時期，隨著我國地質勘查的不斷增加，對于工程檔案的需求和檔案的保存儲存管理越來越高。基于此，高度重視地質工程檔案的管理，采取有效的措施推動工程檔案管理高效高質量地開展，確保檔案完整安全，為推動勘察工作提供有力的信息資料支撐。

一、基層地質檔案的價值

（一）地質資源的高效配置離不開檔案的合理利用開發

在當前的基層地質檔案中所涉及的信息資源不僅內容豐富，而且形式多樣，這些都為進一步地開展地質工程的勘察提供了有利的資料支撐，原始性功能在這些浩如煙海的資料中得到明顯的發揮，全面地管理好基層地質檔案就能夠將檔案完整地呈現給勘察方，通過這些檔案資料有序地科學地開展勘察工作，做到勘查效率的不斷提升，有針對性，從而能夠較好地節省人力物力，實現合理配置資源，最大提高效率，取得事半功倍的效果，也是進一步獲得效益的基礎性條件。

（二）有力地推動了工程勘察行業的快速發展規范創新

地質勘察工作的有序開展，離不開檔案所提供的完整的可靠的信息，要使檔案的憑證性作用得到全面地發揮，全面利用工程檔案，推動檔案管理更加規范化，行業標準得到進一步的落實，就能夠將技術優勢進行充分的發揮。結合創新理念，較好地為推動工程檔案管理打下堅實的基礎，對資源合理利用，實現效率的提升。作為信息資源的重要內容，地質檔案應當被更加高效地利用，因此主動地加強基層地質檔案管理，就能從根本上推動檔案得到健康的發展，為工程勘察提供更有價值的信息。

二、基層地質檔案管理中存在的不足

（一）檔案的匯交意識有待提升

在基層檔案管理工作中，部分項目施工人員對于構建完整的原始的資料意識不強，沒有做到主動地匯交各種原始資料，因而造成了當前地質檔案存在不完整的問題。另外，匯集上交檔案的時候也多次采用口述歸納資料的方式，導致所匯交資料可靠性不高、內容不完整，極大地影響了檔案的質量和作用。這一切都說明，檔案管理人員對于檔案的重視性不夠嚴謹，意識缺乏，存在失責的行為，會造成匯集上交的檔案不嚴謹，權威性不足、不全面，因而所整理的檔案資料可信度不高。

（二）檔案管理人員專業不對口

基層地質檔案涉及的門類非常多，內容復雜，對于這些浩如煙海的資料，做好科學合理的歸納是做好電子檔案管理的基礎性工作。因此，歸納整理資料必須要全面地掌握各種資料的聯系特點，進行整理歸類，進而形成完整的齊全的配套地質資料。但是當前在基層地質檔案管理工作中所從事的管理人員專業不對口，缺乏相應的專業知識。因此，不能按照標準要求或者資料的形式進行分類歸檔工作，無法做到嚴格按照相關標準檔案的特點進行仔細地分門別類歸檔，造成所整理的地質資料混亂，甚至還有一些資料不齊全，這些也嚴重影響了當前的地質檔案的質量。

（三）對于地質檔案的利用不當

地質檔案的借閱多服務于地質工程勘探、環境評價以及道路橋梁建設等工程中，這些工程對于地質檔案的要求高，利用頻繁。但是，這些工程施工周期長，因此很多地質資料會被借閱而無法短時間內歸還。特別是借閱的人員需要反復查閱資料，因此對于檔案的耗損較嚴重，另外有些檔案涉密性較強，而借閱人員的保密意識不強，也沒有較好地保護檔案的意識，很容易造成所借的檔案出現損壞、丟失等問題，嚴重影響了檔案的安全性和完整性。

另外，有些工程項目所在的環境比較惡劣，也會造成地質質量受到損害，造成地質資料加快損耗，極不利于地質資料的保存。

（四）采取的保密管理措施不當

地質資料牽涉到國土安全，因此很多資料具有較高的保密要求。檔案管理人員在日常的管理工作中，會對這些資料進行復印。歸檔主要是根據項目需求作為歸檔單位開展工作，因此在整理歸檔地質檔案的過程中，很容易將涉密、非涉密的文件整合在一起共同保管，造成非涉密文件也被定義為保密的檔案。雖然這種方法可以收到一定的保密作用，但是由于混合保存涉密文件與非涉密文件很容易造成在查閱借閱非涉密文件的過程中涉密文件出現泄密，反而失去了保密的初衷，事與愿違，嚴重影響檔案的安全性。

三、提高基層地質檔案管理的途徑和措施

（一）做好地質檔案的匯集上交整理工作

在以往的地質檔案大管理過程中，檔案管理部門存在交資料就收集的現象，這是一種缺乏負責態度的檔案管理行為，很容易造成所匯交的檔案沒有得到較好的整理歸檔。特別是對于一些基層地質檔案的整理，對于這些資料的匯交積極性不高。基于此，要高度重視做好檔案的匯交工作，及時地匯集及上交。通過健全完善嚴格相關的制度，建立完善的資料匯交規章制度來確保匯交檔案能夠規范嚴格，從而從根本上保證檔案資料完整齊全。另外，匯交地質資料也要求從事檔案管理的人員對各種資料認真復核，特別是對項目的施工方案、采取的技術、工作精度等內容進行全面的整理審查，堅決杜絕口頭匯交檔案的情況發生，確保檔案能夠嚴謹科學完整，具有權威性。

（二）對涉密的地質檔案高度重視加強管理

地質資料中涉及國土安全的資料較多，因此需要保密的內容也較多，對于這些檔案保密也要劃分明確級別，從而做到分類管理，重點管理，確保檔案的安全性。因此，管理人員在整理歸檔資料過程中，要對資料的保密性進行嚴格的鑒別，同時根據涉及秘密進行有效的歸檔保管。另外，要對有關涉密資料進行單獨的整理，從裝訂保存兩個方面加強管理，有效地杜絕混合保存現象的發生，切實保護檔案安全，不混合，避免了混亂管理現象的發生。另外，對于這些檔案資料，要制定專門的借閱歸還制度，從而確保檔案的安全、完整。要制定相應的追責制度，對于丟失損壞要進行追責處理。要加強管理，及時對歸檔的地質資料進行備份，提供安全保障。要做好告知義務，在借閱資料時，要向借閱方講清楚檔案的秘籍，同時與借閱者簽訂借閱保密協議，督促借閱者保護好地質檔案，確保資料不受損、不泄密。另外，在借閱方歸還檔案時，要及時進行檢查，確保資料完整、沒有出現損耗，如果出現了損耗要及時進行修復完善補充，通過前期備份資料進行完善補充，確保資料的完整，便于后續日常的使用。

（三）不斷地規范加強地質檔案管理工作

地質檔案管理是一項持續的工作，涉及的環節比較多，為了確保該工作規范要堅持一以貫之的原則。對項目的立項者就是檔案管理的首要負責人，由他來進行地質資料的歸檔整理，從而賦予項目負責人立項勘察匯集整理責任。對于在勘察中獲取的一系列的數據，項目的負責人要及時地進行整理，同時撰寫報告完成相關的驗收，最終形成完整的資料，要將形成的完整的地質資料，及時地移交給檔案管理機構。檔案管理部門在接收到檔案資料后，要嚴格檢查，對地質資料進行全面的分析，要注重地質檔案是否完整、是否涉密，通過權威審查，確保地質資料完整性和安全性。在地質資料通過審查并進入檔案庫，檔案管理人就要著手進行深入的整理歸檔，在整理的過程中要嚴格按照相關的標準開展工作，做好分門別類，進行裝訂，最終實現地質檔案的規范化整理。要對檔案質量進行全面的檢查，確保地質檔案能夠完整，一旦檔案出現了變更，必須要做好登記，確保存檔與目錄等信息相匹配。

（四）借助于信息化技術加強檔案的管理

隨著網絡技術的發展和計算機互聯網的應用，檔案的管理也應當充分地借助于信息化來進行，加強對基層地質檔案的管理，推動無紙化。應當看到，傳統的紙質檔案借閱程序復雜，不方便，而且很容易造成檔案的丟失，出現損耗的問題。如果能夠借助于信息化建設應用到檔案管理，借助于信息化系統實現電子資料的在線分享，可以切實地將電子資料的優勢發揮出來，可重復利用無損耗。因此，要注重打造信息化的電子檔案管理系統，通過建立相關的數據庫，將各種原始的地質檔案資料上傳，通過數據庫進行儲存。

另外，通過計算機智能化自動化系統，可以較好地實現檔案的分門別類，最終形成完整的規范的電子資料。一旦需要，管理人員就可以通過檢索從數據庫中直觀地調取相應的檔案，推動了借閱管理檔案的高效化。同時，也能夠更加有效地保存檔案的安全性。另外，要將地質檔案進行信息化加密，可以有效地保證檔案不再被篡改，實現檔案的真實性完整性。但是也要看到現在的保密技術還有待提升，地質檔案的管理還存在一些隱患，因此可以將資料通過多途徑進行儲存存放，確保資料的安全性，將地質檔案損壞風險降到最低。

（五）全面提升檔案管理人員的綜合素養

檔案管理工作中，人的素質能力決定著檔案管理工作的水平高低。要注重加強對檔案管理工作者的專業、技術的培養，讓專業的人做專業的事，這樣才能保證工作的質量。要注重選用對檔案管理工作感興趣的職工，特別是那些有耐心、坐得住的職工，檔案管理工作枯燥乏味，對人的責任心要求較高，要把真正熱愛檔案管理的人才選到檔案管理工作中。對于從事檔案管理工作人員來說，其能力和素養決定著整個檔案管理的效果。因此，要加強檔案的管理人員的培訓，引導檔案管理人員按照相關職業標準嚴格地要求自己，重視檔案管理工作，按照程序規章制度做好各項檔案管理工作，每個環節都嚴格按照標準程序來進行操作。隨著信息化的推進，檔案管理人員也要主動提高自身的計算機應用能力，學習地質專業知識，不斷提高自己的綜合素養，從而提升業務能力。

另外，檔案管理人員要切實提高保密意識，不僅自己做到嚴格保密，同時在開展管理工作過程中，對于借閱方也要及時地告知檔案保密重要性，嚴格按照程序做好登記與借閱人進行協議簽訂，落實責任，以此倒逼借閱人，嚴格落實保密意識，做好保密工作，最大限度地保證檔案安全，不出現泄密。

（六）加強防抵賴機制建設倒逼重視保密

借閱人出現泄密的問題多發，因此要針對這一問題構建完善的防抵賴機制，有效地威懾解約人嚴格履行保密職責，杜絕泄密問題的發生。雖然在借閱時簽訂了保密協議，但是這種協議效果不強，震懾力不足，導致泄密依然存在。因此，要通過具有威懾性的防抵賴機制，有效地杜絕泄密事件的發生，同時能夠做到追責，倒逼借閱人高度重視保密工作。數字水印技術是一種有效的防抵賴機制應用方式，就是將借閱方的信息、用途等全面地嵌入到水印中，這種水印具有較好的隱蔽性且容易識別。

特別是嵌入水印中的信息不容易受到破壞，經過扭曲剪切等仍然能夠保留完整的信息，這樣借閱方不論通過何種方式，都不能夠刪除這些信息，因而也不敢進行泄密。因此，通過這種水印技術就可以較好地杜絕泄密行為的發生，同時可以在泄密發生后直接追責，嚴格按照法律進行處理，提高了泄密的代價，推動借閱人嚴格履行保密職責。

四、結束語

基層地質檔案管理工作是一項重要的工作，這就要求檔案管理人員不僅要提高自身的能力，同時也要提高自身的保密意識，嚴格按照相關的程序整理檔案，做好檔案的分門別類歸檔等工作，從而最大程度保障地質檔案完整、安全，切實發揮出檔案的價值作用。