如何加強(qiáng)水利工程檔案的管理研究

文/孟憲玲（濱州市水利建筑安裝工程處）

檔案管理是水利工程項目管理中的重要組成部分，其主要目的就是對水利工程所有的信息資料進(jìn)行記錄，將其以檔案的形式保存下來，方便對其進(jìn)行查詢和利用，使工程管理人員更好地完成工作。同時，通過對水利工程檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，可以進(jìn)一步降低水利工程管理的投入，幫助管理人員找出最佳的管理措施，還可以對水利工程的施工技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)水利工程的持續(xù)發(fā)展。通過深入分析水利工程檔案管理的特點(diǎn)及其存在的問題，探究加強(qiáng)水利工程檔案管理的措施，有利于提出一些可靠的參考依據(jù)，使其能夠朝著更好的方向不斷發(fā)展。

一、水利工程檔案管理的特點(diǎn)

（一）工作種類較多

根據(jù)以往水利工程建設(shè)情況來看，每一個工程項目中包括了多個單項施工工程，再加上水利工程的施工過程及施工條件體現(xiàn)出較大的復(fù)雜性，對水利工程檔案管理提出了較高要求。一般水利工程建設(shè)參與的主體較多，必須經(jīng)過現(xiàn)場勘測、規(guī)劃、可行性試驗研究、施工設(shè)計等工作，才能夠順利完成工程施工[1]。由于水利工程施工內(nèi)容較多，對工程施工技術(shù)的需求較大，若是在某個施工環(huán)節(jié)存在不足，應(yīng)及時調(diào)整檔案設(shè)計，體現(xiàn)出較大的變更性。基于這一情況，水利工程建設(shè)中的檔案數(shù)量較多，檔案管理的種類不斷增加，加大了水利工程檔案管理的工作量。

（二）形成周期較長

水利工程的施工周期普遍較長，大部分水利工程從立項到竣工投入使用都需要數(shù)年的時間，導(dǎo)致水利工程檔案資料的形成也體現(xiàn)出周期長的特點(diǎn)，必須保證水利工程檔案管理的實時性，及時收集檔案資料，否則將影響到水利工程檔案的完整性。一般在水利工程施工中，很容易受到資金緊張、施工環(huán)境變動等因素的影響，使得工程施工出現(xiàn)停工的情況；工程現(xiàn)場的水文條件、地質(zhì)條件也影響到工程施工的進(jìn)度，容易出現(xiàn)施工方案調(diào)整的情況，使得工程延長，而檔案管理工作的周期也將隨之延長。

（三）完整及實用性

在水利工程檔案管理工作時，主要就是將工程勘察、工程設(shè)計、工程施工、工程驗收等各方面的檔案資料收集起來，將工程建設(shè)的整體情況反映出來，幫助管理人員更好地進(jìn)行工程管理，發(fā)揮水利工程檔案的使用價值。同時，通過對水利工程建設(shè)過程的整體情況進(jìn)行記錄，可以為同類的工程建設(shè)提供依據(jù)，幫助工程管理人員做出正確的判斷，制定出科學(xué)、合理的決策及管理措施，有效提高工程管理水平，體現(xiàn)出水利工程檔案管理的實用性[2]。

二、水利工程檔案管理存在的問題

目前我國水利工程檔案管理積累了一定的經(jīng)驗，可以滿足檔案管理工作的基本需要，但是在許多方面依舊存在不足，容易出現(xiàn)各種各樣的問題，既無法保證檔案質(zhì)量，也容易造成更多的管理成本。為提高水利工程檔案管理的水平，必須充分了解水利工程檔案管理現(xiàn)狀及相關(guān)問題，以便做出有效的改進(jìn)措施，達(dá)到提高水利工程檔案管理水平的目的。

（一）檔案收集不夠及時

在水利工程檔案管理中，要求檔案管理人員做到及時收集檔案資料，保證檔案信息的真實性。然而就實際情況來看，檔案收集不及時是水利工程檔案管理中的常見問題，不僅無法保證水利工程檔案的質(zhì)量，也造成了水利工程檔案管理成本增加的問題。在水利工程檔案管理中，普遍都是在工程竣工后才進(jìn)行檔案收集、整理工作，導(dǎo)致水利工程檔案的真實性受到一定影響，不利于水利工程檔案的有效利用。

（二）檔案管理制度有待完善

根據(jù)以往水利工程檔案管理工作情況來看，其管理制度存在一些不足，無法發(fā)揮管理制度的指導(dǎo)作用及約束作用，使得水利工程檔案管理的開展受到影響。首先，有些檔案管理部門雖然建立了相應(yīng)的管理制度，但是這些制度不符合實際需要，且制度的內(nèi)容不夠完善，使得水利工程檔案管理的整體效果受到影響[3]。其次，有些檔案管理部門在制度的執(zhí)行落實方面存在不足，未能嚴(yán)格按照制度的要求開展工作，不能檢驗制度實施的效果，也就無法對其進(jìn)行合理改進(jìn)，不利于水利工程檔案管理的持續(xù)發(fā)展。最后，檔案資料的流向制度存在不完善的地方，以致檔案隨著人員變動而發(fā)生變動，無法保證水利工程檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）檔案管理前期投入不足

在水利工程檔案管理中，檔案管理人員將重心放在工程建設(shè)后期的檔案收集及檔案整理上，在檔案管理工作前期的投入較少，使得水利工程檔案的質(zhì)量無法得到保障。比如檔案資料中的原件資料少、復(fù)印資料過多，甚至存在檔案缺失等問題，嚴(yán)重影響到水利工程檔案管理的有效性。造成這一問題的原因較為復(fù)雜，主要就是工程管理人員對水利工程檔案管理的認(rèn)識不足，未能充分認(rèn)識到水利工程檔案管理的意義，將建設(shè)效率及建設(shè)質(zhì)量作為管理重點(diǎn)，使得檔案管理的投入十分有限。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

在水利工程檔案管理工作中，有些檔案管理人員在檔案歸檔中出現(xiàn)一些不合理的操作，對應(yīng)遵循項目的齊備性、合理性、內(nèi)在聯(lián)系性與相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求不符，進(jìn)而影響到水利工程檔案管理的整體效果[4]。同時，在水利工程檔案管理中，部分檔案管理人員的工作態(tài)度不夠端正，再加上自身的專業(yè)素質(zhì)不足，很容易造成各種各樣的問題，使得水利工程檔案管理的質(zhì)量受到影響。有些檔案管理人員的工作經(jīng)驗不足，不能對水利工程檔案管理中的問題進(jìn)行正確判斷，也就無法采取具有針對性的處理措施，嚴(yán)重影響到水利工程檔案管理的質(zhì)量。

三、加強(qiáng)水利工程檔案管理的措施

（一）完善管理制度，落實崗位責(zé)任制

制度建設(shè)是做好水利工程檔案管理工作的重要前提，需要對水利工程檔案管理制度進(jìn)行不斷完善，發(fā)揮制度具有的作用，促進(jìn)水利工程檔案管理工作水平的提升。首先，在水利工程檔案管理制度的建設(shè)中，需要明確審計部門、質(zhì)量檢測部門、施工部門、工程管理部門等部門的工作職責(zé)，根據(jù)實際情況對項目文件收集的控制措施進(jìn)行調(diào)整，其中包括了文檔管理控制、工程質(zhì)量保證體系控制、工程進(jìn)度計劃管理控制、工程合同管理控制、管理制度控制等，充分發(fā)揮出檔案管理部門具有的監(jiān)督功能。其次，需要對水利工程檔案管理的激勵機(jī)制進(jìn)行完善，細(xì)化水利工程檔案管理的工作目標(biāo)，將責(zé)任落實到具體人員的身上，促使檔案管理人員能夠更好地完成工作。最后，應(yīng)制定合理的考核及懲處機(jī)制，調(diào)動工作人員的積極性，使水利工程檔案管理更加有效[5]。

（二）增加資金投入，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化

在經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展的背景下，信息化技術(shù)手段被廣泛應(yīng)用到我國各個行業(yè)領(lǐng)域，對提高工作效率起到了較好的積極作用。而在水利工程檔案管理中，也要堅持與時俱進(jìn)的原則，將信息化技術(shù)合理應(yīng)用到其中，切實提高水利工程檔案管理的工作效率，促進(jìn)水利工程檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。通過計算機(jī)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改變，利用計算機(jī)系統(tǒng)完成大量的煩瑣工作，有效降低水利工程檔案管理的人力成本。同時，在水利工程檔案管理的數(shù)字化發(fā)展中，可以借助信息化技術(shù)手段進(jìn)行檔案檢索，從而提高水利工程檔案的使用效率，促進(jìn)水利工程檔案管理服務(wù)水平的提升。

（三）重視項目資料分類管理，提高檔案管理規(guī)范性

為促進(jìn)水利工程檔案管理的順利開展，需要嚴(yán)格做好項目資料的分類管理，提升水利工程檔案管理的規(guī)范性，使其能夠朝著現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。在開展水利工程檔案管理工作的時候，應(yīng)深入分析項目資料的形成規(guī)律，以及不同文件的相互聯(lián)系，將《水利工程建設(shè)項目管理規(guī)定》《水利檔案工作規(guī)定》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)作為依據(jù)，對水利工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行完善，以便更好地完成檔案收集、整理和歸檔等工作，保證檔案資料的準(zhǔn)確性及完整性[6]。

（四）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完備的基礎(chǔ)設(shè)施直接影響著水利工程檔案管理能否順利進(jìn)行，需要提高對水利工程檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視性，加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，結(jié)合工作需要進(jìn)行設(shè)備采購，建設(shè)功能齊全的檔案室[7]。首先，需要充分考慮到檔案管理對檔案存儲空間的需要，建立單獨(dú)的檔案室，將檔案室的大小保持在適合程度，且必須考慮到以后檔案管理的需求，避免水利工程檔案管理的開展受到影響。其次，應(yīng)重視計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備的采購及安裝，既要保證這些設(shè)備的數(shù)量，也要保證這些設(shè)備的性能及功能，充分滿足水利工程檔案管理的需要。最后，應(yīng)安排專門的人員對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行維護(hù)，使其能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用，促進(jìn)水利工程檔案管理的有效進(jìn)行[8]。

（五）做好檔案移交環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理

在水利工程竣工驗收的時候，要求檔案管理部門做好檔案移交工作，保證水利工程檔案的完整性及真實性，不能出現(xiàn)檔案混亂或檔案缺失等問題。為保證檔案移交工作的順利進(jìn)行，必須嚴(yán)格做好檔案移交過程的監(jiān)督管理，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，采取具有針對性的措施進(jìn)行處理，有效提高水利工程檔案管理的水平。首先，需要充分把握好水利工程檔案移交的特點(diǎn)，針對檔案移交的管理需求制定相應(yīng)的規(guī)范，貫徹落實工作責(zé)任制度，使水利工程檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)性及規(guī)范性得以提升。其次，在水利工程檔案移交中，應(yīng)做好檔案移交手續(xù)辦理過程的審查工作，了解檔案資料的準(zhǔn)確性及完整性，及時對其中存在的問題進(jìn)行處理，從而保證工程檔案的質(zhì)量[9]。

（六）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

作為水利工程檔案管理的主體，檔案管理人員的能力及素質(zhì)直接影響著檔案管理的效率和質(zhì)量，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，使其能夠保持專業(yè)的狀態(tài)，促進(jìn)水利工程檔案管理的順利進(jìn)行。首先，需要深入了解水利工程檔案管理的實際情況，選擇適合的培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)方法，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。將水利工程檔案管理的相關(guān)知識和技能傳授給檔案管理人員，突出水利工程檔案管理的重點(diǎn)，提升檔案管理人員的管理水平，處理好水利工程檔案管理中存在的問題。其次，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的溝通交流，使其能夠做到相互交流、共同成長，對水利工程檔案管理中的難題進(jìn)行討論，并提出可靠的解決措施，進(jìn)一步提高水利工程檔案管理的工作水平[10]。最后，可以從外部引進(jìn)優(yōu)秀的人才，在保證工作質(zhì)量的同時，帶動其他人員的共同成長，使水利工程檔案管理得以順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，為促進(jìn)水利工程檔案管理的發(fā)展，發(fā)揮水利工程檔案管理的整體作用，應(yīng)提高對水利工程檔案管理的認(rèn)識，充分認(rèn)識到水利工程檔案管理的重要意義，結(jié)合水利工程檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，對其進(jìn)行合理改進(jìn)，有效提高水利工程檔案管理水平。具體來講，在水利工程檔案管理中，應(yīng)做到完善管理制度、落實崗位責(zé)任制，增加資金投入、促進(jìn)檔案管理數(shù)字化，重視項目資料分類管理、提高檔案管理規(guī)范性，加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好檔案移交環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，通過各種措施對水利工程檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，使其能夠更好地服務(wù)于水利工程建設(shè)。