醫(yī)用耗材檔案信息化管理研究

文/王悅超（濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）

傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案管理依靠內(nèi)網(wǎng)或者人工，容易出現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)的流失與浪費(fèi)，造成醫(yī)院不必要的成本增加。現(xiàn)階段，隨著信息化技術(shù)應(yīng)用的不斷成熟，醫(yī)院開始重視依靠信息化技術(shù)，建立信息化管理平臺對醫(yī)用耗材檔案進(jìn)行管理。醫(yī)用耗材檔案信息化管理不僅能夠高效精準(zhǔn)地對資質(zhì)證件進(jìn)行管理，更可以對醫(yī)用耗材的采購、申領(lǐng)、庫存和使用進(jìn)度等進(jìn)行動態(tài)化跟蹤，留痕式記錄，進(jìn)一步提升管理的水平。

一、醫(yī)院醫(yī)用耗材檔案管理存在的問題

隨著醫(yī)院治療水平的提高與就診人數(shù)的增加，醫(yī)院醫(yī)用耗材使用量在不斷增加，但是對于這些醫(yī)用耗材檔案的管理水平并未提高，依然停留在傳統(tǒng)的管理階段，依靠人工記錄，存儲紙質(zhì)檔案，不僅占據(jù)了醫(yī)院的內(nèi)部空間，更是在管理的過程中暴露出缺失、遺漏、混記、錯記等問題，這些問題直接導(dǎo)致醫(yī)用耗材的采購量與使用量存在差異，暴露出醫(yī)院在醫(yī)用耗材管理方面的弊病，因醫(yī)用耗材流失造成的貪腐情況也時有發(fā)生。

而且，醫(yī)院采用傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案管理辦法進(jìn)行醫(yī)用耗材檔案管理，無法實(shí)現(xiàn)對這些資質(zhì)證件的有效利用，無法為更好地、合理地選擇醫(yī)用耗材提供幫助，從而使得醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)用耗材采購時難免因?yàn)閿?shù)量、不適用等問題造成浪費(fèi)現(xiàn)象，使醫(yī)院醫(yī)用耗材方面的成本增高。

同時，醫(yī)院醫(yī)用耗材檔案本身是重要的資料，但是由于傳統(tǒng)的管理方法對于醫(yī)用耗材檔案的調(diào)閱存在難度，所以常常使用效率不高，不能很好地發(fā)揮醫(yī)用耗材檔案的作用，為醫(yī)院管理水平的提高發(fā)揮作用。

二、醫(yī)用耗材檔案信息化管理的關(guān)鍵

現(xiàn)階段，隨著科技水平的不斷提高，以信息化技術(shù)為核心的管理平臺正在進(jìn)入各行各業(yè)，且在應(yīng)用方面正逐漸走向成熟完備。醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)用耗材檔案管理時，根據(jù)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的總體思路，建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺成為關(guān)鍵。通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺，醫(yī)院可以通過整合醫(yī)用耗材檔案信息，依托平臺實(shí)現(xiàn)對醫(yī)用耗材的使用申領(lǐng)、審批和庫存查詢等管理，而且在這些管理的過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以幫助醫(yī)院進(jìn)行關(guān)于醫(yī)用耗材的使用率、申領(lǐng)率等方面的分析，從而幫助醫(yī)院調(diào)整庫存，調(diào)整采購計劃，精細(xì)化節(jié)約成本。

總體來看，在進(jìn)行醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺建設(shè)的過程中，有以下三個方面需要特別注意，第一是加強(qiáng)對醫(yī)用耗材檔案資質(zhì)證件有效期的管理，第二是加強(qiáng)對高值醫(yī)用耗材檔案的管理，第三是注意通過醫(yī)用耗材檔案信息反映出醫(yī)院的整體管理水平。具體分析如下：

（一）加強(qiáng)對醫(yī)用耗材檔案資質(zhì)證件有效期的管理

醫(yī)用耗材的使用量大，采購量大，庫存量大，在傳統(tǒng)的對于醫(yī)用耗材檔案管理的過程中，不能及時獲取與更新醫(yī)用耗材相關(guān)供應(yīng)商的資質(zhì)證件，導(dǎo)致醫(yī)用耗材檔案的管理存在一定的滯后性，而滯后性的背后是一些管理方面的漏洞，這些漏洞一旦被利用，很可能造成醫(yī)院資產(chǎn)的流失，主要還是不能及時有效地對資質(zhì)實(shí)效或者證件缺失的供應(yīng)商進(jìn)行篩查，從而使得醫(yī)用耗材的質(zhì)量與采購渠道無法得到百分之百的保證。為此，在進(jìn)行醫(yī)用耗材檔案管理信息化平臺建設(shè)的過程中，要注意加強(qiáng)做好對于醫(yī)用耗材檔案資質(zhì)證件有效期的管理，并將此作為重要的管理模塊與方向，及時將傳統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的數(shù)據(jù)信息整合到醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺當(dāng)中，再依靠網(wǎng)絡(luò)對這些檔案資質(zhì)證件進(jìn)行更新比對，從而處理掉一些不合規(guī)的醫(yī)用耗材，補(bǔ)充一些缺失的醫(yī)用耗材檔案。

同時，在確保醫(yī)用耗材檔案資質(zhì)證件有效期的基礎(chǔ)上，要建立關(guān)于醫(yī)用耗材檔案資質(zhì)證件有效期的預(yù)警機(jī)制，設(shè)定一定的期限作為觸發(fā)警報的閾值，一旦達(dá)到閾值，觸發(fā)預(yù)警，應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)自動對該種類醫(yī)用耗材進(jìn)行封存，不得進(jìn)行申領(lǐng)、刪除、修改等操作，為后期的調(diào)查整改留存依據(jù)，從而確保醫(yī)用耗材在使用過程中的絕對安全，確保不合規(guī)的醫(yī)用耗材不能流入臨床使用，以此避免造成醫(yī)患糾紛，加劇醫(yī)患矛盾，對醫(yī)院造成不良的負(fù)面影響。

（二）加強(qiáng)對高值醫(yī)用耗材檔案的管理

高值醫(yī)用耗材是醫(yī)院的重要資產(chǎn)，對于高值醫(yī)用耗材的管理要更加重視。在建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的過程中，要建立專門模塊對高值醫(yī)用耗材檔案進(jìn)行信息化管理，詳細(xì)整合關(guān)于高值醫(yī)用耗材的各類檔案，包括采購、入庫、申領(lǐng)等，特別要加強(qiáng)對供應(yīng)商的各類資質(zhì)的審核，確保使用或采購存儲的高值醫(yī)用耗材百分之百安全。

而且，對于醫(yī)院來說，高值醫(yī)用耗材不宜存儲太多，一方面高值醫(yī)用耗材會占用醫(yī)院的資金，影響醫(yī)院資金使用的靈活性，另一方面，一旦資質(zhì)證件過期失效，庫存中的高值醫(yī)用耗材只能報廢處理，十分浪費(fèi)資源。為此，通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺，可以在共商合作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商管理平臺系統(tǒng)與醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的信息共享，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)入庫，并通過共享查詢權(quán)限做到雙方共同管理，實(shí)現(xiàn)高值醫(yī)用耗材的用多少付多少，從而減少對醫(yī)院資金的占用，減輕醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)壓力。

（三）注意漸序推進(jìn)醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的建設(shè)

在建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的過程中，要注意對醫(yī)院現(xiàn)有信息化系統(tǒng)，如醫(yī)囑系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合，通過信息化技術(shù)建立各類信息之間的交互共享機(jī)制，為醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺建立基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫，以保證先期的運(yùn)行。

同時，在建立醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的過程中，要充分考慮到醫(yī)護(hù)人員與各部門職工使用的便捷性，征求大家的意見，盡量簡化各類工作程序，使操作系統(tǒng)的設(shè)計更加貼近于醫(yī)護(hù)人員與各部門職工熟悉的模式，降低操作中的重復(fù)性，提高醫(yī)用耗材檔案調(diào)閱與醫(yī)用耗材申領(lǐng)時的效率。而且，醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺的上線要經(jīng)過試用期與調(diào)整期，做好階段的劃分，每個階段之間間隔不宜過短，也不宜過長，應(yīng)該找到一個合理的時間間隔，確保醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺上線的穩(wěn)步推進(jìn)。而且在整體的醫(yī)用耗材檔案信息化平臺架構(gòu)確立之后，不宜再進(jìn)行大的構(gòu)建調(diào)整與模塊改動，以防因不熟悉造成工作的困難，擾亂正常的醫(yī)院工作節(jié)奏。

三、醫(yī)用耗材檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

對于醫(yī)用耗材的檔案進(jìn)行信息化管理，主要是提升醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)代化水平，提高醫(yī)院對于醫(yī)用耗材管理的效率與精細(xì)化程度，從而推動醫(yī)院向更高水平發(fā)展。目前看來，醫(yī)用耗材檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)包括以下五個方面，分別是有利于保存有價值的醫(yī)用耗材檔案，有利于改善傳統(tǒng)的檔案歸檔方式，有利于促進(jìn)檔案信息的整合共享，有利于提高醫(yī)用耗材檔案的使用效率，有利于確立醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。具體分析如下：

（一）有利于保存有價值的醫(yī)用耗材檔案

對于一些重要的醫(yī)用耗材檔案，在傳統(tǒng)的管理方式下難免會出現(xiàn)遺失、破損等情況，這在無形之中也會造成醫(yī)院的損失。為此，通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理的有效方式，以信息化手段對重要的醫(yī)用耗材檔案進(jìn)行信息化處理后存儲，再通過醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺進(jìn)行數(shù)字化的查詢與借閱，就會有效避免傳統(tǒng)管理方式中對重要醫(yī)用耗材檔案造成的遺失、破損等傷害，從而提高對重要醫(yī)用耗材檔案的管理水平。

（二）有利于改善傳統(tǒng)的檔案歸檔方式

在傳統(tǒng)的工作模式當(dāng)中，對醫(yī)用耗材檔案進(jìn)行管理都是通過人工的方式，比如日常登記、檔案整理等，花費(fèi)大量的人力、物力之外，還不一定能取得應(yīng)有的效果，難免因?yàn)槿斯げ僮鞯氖韬鰧?dǎo)致醫(yī)用耗材檔案管理出現(xiàn)的漏、錯等問題，直接影響到醫(yī)用耗材的臨床使用，嚴(yán)重的還可能引發(fā)醫(yī)患糾紛，激化醫(yī)患矛盾。

基于醫(yī)用耗材檔案信息化管理，只需要在前期信息錄入完成的基礎(chǔ)上，通過輸入指令或者關(guān)鍵字查詢即可完成一系列操作，而且在醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺中，醫(yī)用耗材檔案能夠以更加清晰的方式對同類信息進(jìn)行集中整理，還可以對不同類型信息進(jìn)行橫向查看，無論是對于歸檔的整理，還是檔案的查閱都變得更加高效和清晰，極大程度地改善了傳統(tǒng)醫(yī)用耗材檔案歸檔的方式。

（三）有利于促進(jìn)檔案信息的整合共享

醫(yī)用耗材檔案信息化管理有利于對相關(guān)檔案信息進(jìn)行整合，從而在整合的基礎(chǔ)上完善醫(yī)用耗材檔案的共享化與系統(tǒng)化。相比于原來的醫(yī)用耗材檔案，經(jīng)過整合的醫(yī)用耗材檔案整體性更強(qiáng)，而且在調(diào)閱的時候更加便利全面，同時借助網(wǎng)絡(luò)，可以隨時隨地快速地將醫(yī)用耗材檔案調(diào)出，瀏覽的過程中還可以同步下載或者分享，這在很大程度上實(shí)現(xiàn)了醫(yī)用耗材檔案在醫(yī)院范圍內(nèi)的高效共享，而且基于醫(yī)用耗材檔案信息化平臺，醫(yī)用耗材檔案共享是十分安全的。

（四）有利于提高醫(yī)用耗材檔案的使用效率

傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案的管理，不僅占用大量的空間，而且由于找到所需的醫(yī)用耗材檔案較為麻煩，因此，存儲起來的醫(yī)用耗材檔案使用效率較低。而基于醫(yī)用耗材檔案信息化對于醫(yī)用耗材檔案信息化的處理，醫(yī)用耗材檔案變得更加直觀，使用起來更加方便，這在很大程度上提高了醫(yī)護(hù)工作人員使用醫(yī)用耗材檔案的積極性，從而提高了醫(yī)用耗材檔案的使用效率，在一定程度上而言，醫(yī)用耗材檔案使用效率的提高，是對醫(yī)院資源優(yōu)化，對成本進(jìn)行合理控制的表現(xiàn)。

（五）有利于確立醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，醫(yī)院都在加快推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，雖然我國還沒有通用的醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，但是為了便于加強(qiáng)管理，提高管理水平，醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)用耗材檔案信息化管理，搭建醫(yī)用耗材檔案信息化管理平臺時，應(yīng)該注意結(jié)合實(shí)際情況與使用需要，研究制定一系列針對醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，從而在醫(yī)用耗材檔案信息化管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行過程中，提高全院對于醫(yī)用耗材檔案信息化管理重要性的認(rèn)識程度，提高全院對于醫(yī)用耗材檔案信息化管理的接受程度，甚至是建立相關(guān)的職能部門以負(fù)責(zé)完成醫(yī)用耗材檔案信息化管理的相關(guān)工作，確保醫(yī)用耗材檔案信息化管理的順利實(shí)施。

四、結(jié)語

伴隨醫(yī)療水平的提高，越來越多的醫(yī)用耗材被應(yīng)用到臨床當(dāng)中，這也給醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)用耗材檔案管理時提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材檔案管理方式對于人力、物力、財力的消耗都是巨大的，而且往往只能獲得事倍功半的效果。

隨著信息化技術(shù)水平的不斷提高，隨著信息化管理經(jīng)驗(yàn)的不斷豐富，醫(yī)用耗材檔案信息化管理正被越來越多的醫(yī)院接受和采用。醫(yī)用耗材檔案信息化管理的先進(jìn)性與便捷性在很大程度上提高了醫(yī)院的管理水平，進(jìn)一步發(fā)揮了醫(yī)用耗材檔案應(yīng)用的作用，在根本上有利于推動醫(yī)院實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。