高校固定資產信息化管理研究

于 勇 張惠芳

1.南京信息工程大學地理科學學院 江蘇南京 210044；2.南京信息工程大學資產管理處 江蘇南京 210044

這些年來，高校辦學規模不斷地擴大，相應的資產規模也同步增長。于是，高校的國有資產逐漸有了以下特征：數量變多了，種類繁多，價值也增高了，另外分布校區廣泛了。現如今，信息技術飛速發展，怎樣用信息技術進一步提高資產管理水平，是現階段高校資產管理人員應該認真思索和對待的問題。

一、高校固定資產管理存在的主要問題

目前，高校在進行其內部固定資產管理的過程中，存在以下不合理的方式：資產信息化建設水平較低，高校固定資產及信息管理起步晚，無論是制度建設還是體制構建，固定資產的管理方法以及管理模式都相對落后。但是在信息化高規范的新時代，需要建設更加專業化以及高層次的固定資產信息化管理團隊。新時期，無論是信息化科學技術還是資產管理模式都發生了較大的創新。高校固定資產管理面臨新挑戰，管理目標本身存在局限性，當前高校固定資產管理目標大多仍局限于資產安全性與完整性，管理工作缺乏調配機制。有些教職工在管理過程中未嚴格按管理工作規定辦事，對固定資產缺乏主動管理的意識。

二、高校固定資產信息化管理的基本對策

(一)創新高校固定資產信息化管理制度

一是高校各個校區要有明確的歸屬關系。以學校固定資產管理部門為管理責任主體、以各校為二級管理單位、以各校所屬部門為三級管理單位層層落實管理責任。二是建立有效監督機制。要將學校固定資產監督管理責任落實到固定部門或設立監督委員會，并定期、不定期組織抽查活動。三是建設完善內部管理機制。比如在固定資產的日常保管工作中，學院分屬部門應建立各自的對賬機制，并將書面賬目與實際賬目進行明確匹配。第四，加強對高校國有資產管理工作的研究。修改和更新舊的資產管理制度，確立資產配置、調配和調節制度。核算系統，完善固定資產內部控制制度，提高會計信息質量，加強資產安全管理，確保資產保值增值，實現信息共享。此外，要新增高校固定資產報廢、審核以及管理獎懲等規章制度，規范了信息化管理的程序與方法，使得未來信息化管理工作依法依規，權責明確，防止固定資產流失。

(二)提高資產信息化管理認識力度

目前，我國高等教育事業發展迅速，高校資產規模不斷擴大，但也出現了諸多問題，如管理混亂、浪費嚴重等現象，這都與當前高校國有資產管理水平有關。資產管理信息化有效地解決了資產管理混亂、紛繁復雜、信息不對稱的問題，高校國有資產管理的方法與手段應不斷創新。管理者首先應事先學習新的知識與觀點，應用先進的管理思想建立全過程管理與全方位管理的理念。實施固定資產信息化管理后，將工作重點創新規劃，以高校每日常規資產管理作為切入點，維護基本的資產數據管理，及時將資產的增減變化情況輸入數據庫中，以最真實的固定資產數據狀態，來實時地反映資產的增減變化信息，保證了數據的準確性與及時性，加強資產處置動態管理。利用條碼技術，通過電子設備下載資產清查軟件，資產管理員通過手持電子設備掃描清查現場資產上標簽條碼，能夠及時地發現資產變化及損失，提高工作效率。通過搭建一個能夠實現資源信息共享的平臺，充分提高管理效果。該平臺需要以信息化網絡技術作為基礎，通過整合并分析高校固定資產的相關數據信息，不同的部門之間進行實時信息傳輸，來保證各部門之間更加緊密地配合。

(三)加強資產信息化管理隊伍建設

高校真正實現固定資產信息化管理的目標，需要不斷加強資產信息化管理隊伍的建設力度，整合財務部門、人事部門、資產主管部門和資產使用部門的信息，構建信息化高校固定資產管理網絡平臺，這樣既可以在短時間內對高校所擁有的固定資產進行信息統計，同時也可以以此作為建設資產信息化管理資源的標準，以避免重復建設。信息化管理是當前多數高校國有資產管理創新的形式與手段，急需專業化資產管理的精兵強將，且具有召之即來、來之能戰、戰之能勝的強勁勢頭。而作為一名合格的管理者必須具備良好的職業道德素養和過硬的專業技能，才能勝任這一角色；只有具有一定的專業知識及較強的實踐操作能力才能夠在實際工作中得心應手地進行各項資產管理活動。資產管理員的專業水平與業務能力直接影響著資產管理信息系統軟件的運行效果。所以，高校應該重視和采取具有針對性的集中定期專業培訓，來加強高校間在資產管理工作方面的溝通和交流，提高固定資產管理人員的工作能力以及綜合素質。

(四)優化高校固定資產管理方法

首先，各高校需要根據學校固定資產管理實際需要建立科學的管理體系，學校管理層與基層教職工應聯合采購較為成熟的管理體系。根據設備數量和購買單價以及運輸路徑等因素對不同校區進行記錄，形成了采購、安裝、維護、折舊、報銷為一體的信息化集成管理系統，使得學校固定資產處于實時監管狀態。同時也要加強對設備使用情況的跟蹤監控工作，及時更新數據，確保信息共享。對于一些老舊的資產，可以將其納入到“固定資產報廢程序”中去，避免造成不必要的損失。

其次，在信息化技術的支持下，改變孤島的信息系統，改變封閉，單機靜態信息管理，整合高校內部資產信息，有利于資產配置與管理，避免造成資產浪費與重復建設，形成大數據調劑平臺后，可以一目了然地了解資產有哪些、新舊程度和使用頻率等信息。通過數據的對比分析，采購部門能夠了解校內哪些資產是緊缺的，需要及時采購，哪些資產已經閑置，落后被淘汰，需要進行處置。這樣一來，高校能夠根據自身的實際情況，對資產進行合理配置，進一步提高資產的利用率。在信息化技術的支持下，使得主管部門所了解的管理信息和財務部門進行有效聯動，因此減少了對資產以及財務的賬單核實工作，這就在無形中降低了工作的壓力。運用信息化的國有資產管理系統，將實現線上辦公取代線下操作，這將大大提升業務辦理的便捷性，提高效率。另外資產的增減等變動建立線上審批制度，形成資產入庫、資產調撥、處置、清查、固定資產申購、固定資產調劑等一系列流程。這樣的動態管理系統將為高校國有資產決策提供更精準、更智能的數據，切實提升高校國有資產管理能力、水平和效率。也有部分使用率相對較低的裝備，可推行“固定資產績效考評機制”，兼顧經濟性、效果性、效率性等各項指標來考慮是否按原定計劃采購。當前，高校已經形成了校園一卡通的機制，當我們購買校園卡一體機時，需要對購買數量進行判斷，可結合固定資產績效考評機制來確定設備數量及具體擺放位置是否滿足教師及學生的需求。如部分設備安裝方位不合理、學生刷卡次數特別少等情況，此時可考慮換位。類似于此管理辦法可形成高校固定資產管理系統以減少固定資產浪費、提高校園設備資源利用效率、方便教師及學生使用。

最后，合理配備資產管理人才，健全選人用人機制，打造一支結構合理、專業水平高、信息化水平穩定的人才隊伍。一方面，建立健全相關法律法規政策，為高校固定資產管理工作提供法律保障；另一方面，健全管理制度體系，保證高校固定資產管理工作有序開展，強化信息技術應用。例如：適當增加資產管理員薪資待遇并建立合理選聘和考核機制，對業務水平較高、經驗豐富而不適應信息化工作的人，要加大對信息化工作的宣傳力度，并合理引導他們積極學習軟件操作。對熟悉信息化操作而又缺乏實際管理經驗的人，加強對資產業務知識的培訓，并合理引導他們主動加強與人交流，互相幫助和提高。從技術角度講，應認清現代信息化管理系統與傳統賬目管理系統的區別，以計算機設備為輔助手段，學會新的操作技術與管理思想，特別是一些長期從事管理工作而年富力強的管理人員，不應故步自封，而應善于打破傳統管理模式，擺脫“舒適圈”。除此之外，由于固定資產在短期內變化相對較少，管理人員實行靜態管理模式，不注重固定資產動態過程，其在管理方面態度不積極。有鑒于此，各高校應基于人力資源管理需要，強化固定資產管理人員的自我考核機制。

(五)數據安全

在云計算、大數據、5G等信息技術的發展推動下，數字經濟進入黃金期。與此同時數據泄露、數據過度采集、數據非法交易等安全風險增加。所以，高校固定資產及信息管理也對數據安全因素提出了新的要求，一方面需要利用信息技術來提高管理效率，另一方面需要保障數據安全。隨著互聯網技術日新月異，給我們帶來了便利的同時，數據的安全也需要加強。在網絡服務器安全和認證等方面，根據不同安全信息的數據要求，對于不同重要程度的數據進行分類，注重基礎平臺、數據存儲、數據分析等產業鏈關鍵環節，通過現代化手段和管理方式來強化相關問題的安全管理。避免信息數據泄露和其他不良因素的影響。

當前部分高校對固定資產缺少實時動態管理，更新時效低，沒能為相關工作提供價值信息，最終導致固定資產信息化管理效率低下。高校需要時刻關注對固定資產的記錄以及管理，在信息技術的支持下，高校固定資產管理方式與過去相比又有新的突破，由靜態管理逐步邁向動態管理，更能符合新時代高等教育的發展要求。雖然高校固定資產中也包括了部分較昂貴的教學實驗設施，但由于當前很多高校在固定資產管理中并無監控報警的體系，在避免固定資產丟失方面仍存盲點。由于中國社會經濟的發展水平日益提高，對高等教育事業發展提出了愈來愈高的需求，做好高校內部財務管理工作已成為學校進一步提高質量意識和管理水平的關鍵問題。為此，在面臨各種管理創新趨勢背景下，高校應當將固定資產管理的理念進行創新，結合信息化發展的方向，改變以往的固定資產管理方式，是進一步深入推動高校內部固定資產現代化管理工作的有效手段。

結語

加強高校固定資產管理信息化的重要性、必要性，這不是某個部門的事情，而需要單位各個部門之間相互協調、合作，相互管理。在傳統高校固定資產管理工作中，參與高校固定資產管理的相關部門要做到提高資產信息化建設水平，完善資產管理的機制，減少資產管理中存在的不可控性，推進相關管理制度及時創新；提高資產管理人員的綜合素質，提升專業技術能力；克服資產監管手段單一的現象；形成資產統計制度，能夠及時讓彼此之間交換數據實現共享的狀態，有利于數據資產價值的實現。

總而言之，推進高校固定資產管理信息化進程，要求高校必須意識到這一部分的重要性，提高固定資產管理層次，以適應現代高等教育的發展需要，并對教育和科研工作作出貢獻。當前我國高校在固定資產管理方面還存在著一些普遍性的問題，但要解決這些長期存在的問題并不是一朝一夕就能完成的，這就要求管理者與基層工作者根據社會發展形勢來改變動態管理模式，推動高校教育事業的發展，搞好物質資源的配置。同時要積極利用現代化信息技術手段進行資產管理，實現信息資源共享化處理，提高管理效率與質量。這也是當前各高校亟待解決的重要課題之一。