制造業企業存貨內部控制存在的問題及改進措施探討

■朱兵華

（江西東鵬新材料有限責任公司）

引 言

不少制造企業可能出現預期銷售目標無法達成的情況，企業庫存積壓嚴重，因為變現能力不足而造成資金鏈斷裂，甚至因此面臨破產的命運。優秀的制造企業內部控制體系可以確保存貨與資產的穩定性與安全性，從而控制企業存貨成本與存貨風險，但根據當前的情況來看，很多制造企業在存貨內部控制方面仍然存在一些問題尚待解決，在存貨內部控制的各個流程都可能存在問題或漏洞，這些問題的出現導致企業的市場競爭能力不足，也面臨著較大的存貨風險。對此為助推制造企業的長遠發展，準確找到存貨內部控制問題并采取有效的措施解決具有現實意義。

1 制造企業存貨內部控制存在的問題

1.1 物料采購內部控制問題

1.1.1 需求預算不夠精確

A制造企業所沿用的采購模式以采購部門為中心，其他部門根據物料需求來制定需求計劃，之后經由采購部門制定整體的采購計劃并選擇供應商，這一環節中其他部門無法參與進去，導致采購部門在物料采購方面集權過大，很容易帶來一定風險。例如采購部門單純將物料需求為中心來制定采購計劃，并沒有與倉儲人員進行協商，未能了解倉儲部門的實際存貨量。而且采購部門在采購過程中為確保物料量的充足，采購計劃中的規定量通常只多不少，容易給倉儲部門帶來較大的存貨壓力。同時該制造企業會選擇定期采購存貨的方式進行采購，通常兩個月為一個采購周期，為了控制成本選擇次少量多的方法。這雖然能夠有效控制采購成本，但大規模采購會造成庫存量的大量堆積提高倉儲成本。集中定期的采購模式過于僵硬，只能通過提高庫存量的方式來解決緊急需求帶來的缺貨成本。

1.1.2 采購價高但質量不太理想

A企業并沒有建立招標中心，供應商的落地工作也由采購部門安排，通常采購人員在與3到5家供應商協商后選擇較為合適的供應商進行訂購，這一過程其實也存在一些問題。據了解A企業2018年5月份的一批采購訂單中某一種原材料的價格相較同期提高了40%，原材料的價格的確有可能上漲，但漲幅卻十分異常，這一問題在主管人員復核后發現，對該材料的市場價格進行調查，最終發現采購人員私自收受供應商的回扣，與供應商聯合串通提高采購價格。導致這一問題的原因除了采購人員的舞弊行為以外，A企業也要重新審視自身的原因，企業內部缺乏可靠的供應商選擇機制，這才讓極個別人員有了可乘之機，導致企業經濟利益遭受損害。

1.2 驗收入庫流程不規范

A企業的驗收入庫流程中將品質部為主導部門，倉儲與采購部門為輔。品質部主要負責貨物運輸到達后的數量清點和質量驗收，若貨物質量與數量沒有問題則經由倉儲部辦理入庫。而質量不合格的貨物則經由采購部門解決。這一流程中品質部對于物料采購環節的了解不夠深入，物料數量、規格、質量不符時往往需要尋找采購部確認訂單信息，若物料有問題還要在采購部進行確認，向采購負責人交辦。如此一來存貨入庫過程勢必要走很多“彎路”，入庫效率也非常差，部分情況下為了能給客戶及時交貨，倉儲部門急于讓存貨盡早入庫，甚至出現未經品質部檢驗就入庫的情況，這也可能導致存貨質量不合格的問題[1]。

1.3 倉儲管理不夠完善

A企業對于倉儲人員的工作內容及責任并沒有進行細致的規范，因此倉儲人員也僅做好了存貨看管工作，存貨檢查存在明顯缺失，直接導致企業無法及時掌握存貨的動態信息。除人員管理問題以外，A企業存貨種類較多且數量較大，但企業并沒有做好原料、半成品、成品的專項保管制度。A企業存貨多為鐵制品，從表面上來看除了較細或較粗的鐵管件可以利用人眼直接分辨，其他管件直徑難以通過經驗觀察的方法判斷，而石化管道行業卻需要焊接彎頭，對于產品質量具有嚴格要求，因此材料的選擇和應用必須要精細、精確。A企業部分倉儲管理人員會在管件表面用粉筆進行直徑和長度的標識，但這類標識并沒有在內部形成標準的規范，只是倉儲管理人員單方面為了分辨所采取的方法，實際上企業仍然無法準確了解存貨信息，容易造成采購計劃偏差和材料浪費等問題，也不利于會計核算與財務分析工作的開展。

1.4 存貨核算不及時

存貨核算通常面向存貨實物和財務核算兩個方面，其中財務核算包括盤存結果計算存貨周轉率、判斷存貨結構合理性、分析月度財務數據判斷存貨計提和跌價準備、對月末盤點結果進行評價等。但A企業的財務工作并沒有發揮預想中的作用，存貨結構和占用資金結構需要進行的財務分析沒有到位，財務部門只能進行數據核算，管理層沒有將財務數據應用到決策之中，并且日常工作中也存在存貨臺賬與倉庫明細數據脫節的現象。經了解，導致這些問題的原因在于存貨請購單與入庫單沒能在財務部和倉儲部之間及時傳達，信息傳遞存在滯后性，倉儲部門的原始單據容易被忽視，難以保證財務核算的準確性和及時性。

1.5 存貨風險評估機制不健全

風險評估是風險出現之前，根據企業經濟活動的現狀、管理現狀等，應用對應的方法和工具識別運營潛在風險、不確定因素的一項評估性活動。存貨風險評估需要全面分析企業當下活動可能存在的各種風險，包括風險類型、形成原因、影響等。風險識別期間企業應當充分考慮一定范圍內可能招致風險的內部和外部因素，只有這樣才能實現風險的準確定位和識別。

A企業有關部門雖然都按時提交了風險控制點，但在內部人員反饋之后依然覺得風險評估太過寬泛，很容易疏于形式，并沒有結合A企業的真實情況來分析存貨風險。A企業在相關問題上仔細盤查出了很多問題，但也只是盤查了出來并沒有進行總結分析，原料與成品的損耗量沒有做好總結工作。存貨積壓期間資金占用量的具體數據也沒有進行影響層次分析，風險程度的判斷沒有真實可靠的數據作為支持，金額也沒能設定具體的數值線，如高出哪一數值線會對企業帶來難以承受的后果、低于哪一數值線會帶來巨大的經濟損失等，在遭遇突發狀況上游合作商若加大供貨需求，企業因為突發事件影響不能及時發運等情況也沒有制定具體的應對方案，當風險發生時能否將風險造成的影響最小化有待商榷[2]。

2 制造企業存貨內部控制的改進措施

2.1 物料采購內部控制優化

2.1.1 優化存貨采購程序

物料采購是存貨管理的首要環節，也是開展存貨內部控制工作的源頭環節，甚至決定了企業能否具備持續生產能力。而物料采購內部控制的優化應當關注于以下幾項要點：其一，制定明確的采購計劃。由于A物料種類多且數量大，可以采用ABC管理法，根據物料的分類制定不同的采購計劃。A類為重要程度高并且采購周期一般較長的物料種類，設計安全庫存為80%；B類為重要程度高但采購周期較短的物料，安全庫存設定為70%左右；C類為重要程度相對較低的物料，安全庫存設定為50%即可；其二，做好采購過程的審批檢驗。所有物料的采購都要經由2個及以上的人員完成審批工作，可以設立線上審批機制來提高審批效率。期間審批人員需要同時檢查物料的歷史采購價格與即時庫存量、年度耗用量等信息，從而判斷采購訂單是否可行[3]。

2.1.2 供應商的合理選擇

為提高物料采購內部控制的整體效果，A企業可以適當參考業界先進企業的有關經驗，如建立供應商評審組就是一個可以借鑒的方法。經由采購部、品質部、生產部等多個部門的技術人員構成，確保評審的客觀性與公正性，而且這些部門選拔出的技術人員都要進行專項培訓和考核。供應商的考評還要建立對應的供應商考核制度體系，結合A企業當前的情況，可以關注物料質量、提供效率、服務態度三個大層面，以百分制的方式進行考評[4]。

2.2 規范驗收入庫程序

根據A企業的驗收入庫流程來看，需要通過采購部的采購人員對自身負責的存貨開展第一道的驗收檢查工作，查驗所采購的物料是否和訂單內容一致，在數量檢查完畢之后轉交到品質部。品質部的檢驗員在接收到貨物后再次與采購訂單進行核對，主要檢查貨物質量能否達到訂單要求，若合格則簽發驗收單，驗收單是后續材料驗收合格的主要憑證。若貨物存在質量問題，應在訂單上標注不合格以及解釋具體哪一項不合格，將結果反饋給采購部負責人及時處理不合格的貨物。這一優化方案不但讓貨物的處理更加協調且責任分明，而且能確保貨物與訂單一致，期間采購人員和品質檢驗人員的職責需要進一步明確，例如后續若發現該批次貨物存在數量問題需要向采購部問責，若發現質量問題則第一時間定位到品質部，更快速地定位到責任人。

2.3 倉儲環節的優化

據上所述，制造企業的存貨基本可以劃分為原料、半成品、成品三種，A企業需要結合不同種類存貨的基本屬性和自身的倉儲條件來制定倉儲管理制度，該制度也是存貨日常管理需要遵守的標準。其一，倉儲部是原料及庫存商品管理的負責部門；生產部門主要負責產品，包括數量與質量。并且控制好存貨的流動過程，原料的入庫需要經過品質部檢驗后才能入庫；生產部門領料需要先發起申請，倉儲部批準后進行發料；生產入庫過程需要在品質部入庫檢查合格之后才能入庫；銷售入庫需要通過銷售部門提交申請，倉儲部結合申請的物料數量進行出庫。上述程序都需要兩個部門之間通力合作，倉儲部門為存貨管理的主責任方，按照各部門的不同需求與其合作完成規范性的倉儲管理操作，但沒有私自處理存貨的權利[5]。

2.4 及時開展存貨核算

存貨會計核算控制通常分為兩個方面，為企業財務部門針對存貨總賬與明細賬的管理。其一，在總賬管理中，企業需要根據有關規定設定好存貨明細分類標準，將總賬和明細賬進行按時核對，確保二者始終相符，總賬的建賬與結賬都要嚴格遵守有關規定開展；其二，明細賬管理中，企業倉儲部門需要設定好存貨的動態管理臺賬，在臺賬中明確存貨類型、型號、存量、存放位置等信息，并且定期和財務部門核對信息。存貨有關的原始單據、存貨明細賬、總賬等都要按時核對，確保賬賬相符、賬實相符，特別是倉儲部與財務部的存貨臺賬需要重點關注。若上述環節存在重大紕漏，需要及時尋找到相關責任人問責，若因個人舞弊行為而造成的差錯更要高度重視，及時向上匯報商議解決辦法。

2.5 完善存貨風險全過程控制機制

其一，A企業應當仔細分析自身的風險抵抗水平，設計一個風險臨界點，這一做法能夠為存貨風險控制提供很大幫助；其二，企業可以根據實際情況調整組織架構模式，在內部建立全方位風險識別部門，這一部門直接由總經理領導，也由總經理直接負責。風險識別部門的主要任務便是分析外部環境，監測其中的異常和風險點，同時對企業內部的管理體系進行評價，技術找到隱性風險點的源頭，從根源上控制風險點；其三，做好員工培訓工作。存貨風險的控制需要各個相關部門一同參與，對此A企業可以面向存貨內部控制，對涉及存貨內部控制的有關主體部門展開培訓工作，一方面提高員工的綜合業務水平，另一方面強化風險控制意識，對存貨內部控制的主要風險、關鍵風險點具有更深入的了解，明確部門及個人在風險控制中的作用與責任；其四，建立突發情況預警與處理機制，掌握客戶對產品需求的變化，根據這一了解調整生產經營，同時分析其中可能存在哪些突發性因素并做好應對方案，保證產品能保質、保量、及時地交付。

3 結 語

制造企業必須要關注存貨這一流動資產，及時找到存貨內部控制中存在的問題，把握好采購、入庫、倉儲等環節工作，還要做好存貨核算與風險控制工作，保證存貨的安全性，強化企業的存貨管理水平。