創新管理手段完善企業檔案保密安全工作

文/神華神東電力有限責任公司教育培訓中心 劉嬌

在互聯網時代，伴隨新技術的快速發展，企業檔案資料的作用越來越大，對于檔案資料保密工作的投入也越來越大。與此同時，工作任務越來越艱巨。此前進行管理時，由于應用的方法過于陳舊，導致資料的保護效果不佳，安全性受到較大影響。在當前5G技術和大數據信息技術的驅動下，檔案信息和用戶需求總量明顯上升，充分利用數字技術，創新管理手段，能夠減少繁瑣流程和工作環節，實現檔案管理的轉型升級。因此，相關人員理應提高重視度，及時采取合理措施完成任務，確保安全性達標。

一、做好檔案保密安全工作的意義

進入新時代，無論是在物質需求方面還是在精神追求方面，人們的要求都越來越高。創新檔案管理手段，將對檔案管理的理念、方式、內容產生變革性影響，會使檔案管理更加科學智慧。如今企業面臨著許多新機遇以及發展方面的問題。全球化競爭十分激烈，使得檔案管理工作變成了企業的重要組成部分，是其自身發展的基礎支點。一方面，能夠對企業規劃起到一定的數據支撐效果；另一方面，能讓管理人員更好地把握企業發展狀況以及經營水平。除此之外，企業檔案是全社會對企業效能認知的基礎部分。伴隨技術條件的全面升級，在企業競爭過程中，檔案成為發展中的一項重要載體。因此，各企業理應提高對于保密工作的重視度，確保其有著較高的安全性。如果出現了任何問題，不但會影響企業的建設成果，甚至還會對未來的整體發展帶來負面影響。

二、當前企業檔案保密工作存在的隱患

（一）信息技術帶來的隱患。現如今互聯網技術已經變得非常普及，基本上在生活的各個層面都有滲透。而對于企業管理來說亦是如此，在進行檔案管理的時候，為了保證運營效果，除了少部分資料仍然采用紙質檔案外，絕大多數資料以數字檔案為主。將其上傳到網絡空間，不僅能夠隨時隨地提取，而且儲存空間非常大。盡管這種方式給管理工作帶來了諸多便利，但同時也在無形之中，出現了諸多隱患。畢竟網絡技術本身有著較強的傳播能力，在信息傳遞的過程中，難免會受到病毒的干擾，從而造成檔案信息丟失，如果沒有及時處理，甚至有可能導致整個系統完全癱瘓。此外，黑客的攻擊同樣很難應對。尤其是一些技術水平較高的黑客，就算企業應用了防火墻，同時定期進行殺毒，同樣有可能受到外部攻擊。這樣一來，部分重要資料很可能出現泄露的情況。

（二）保密范圍不清晰帶來的隱患。企業內部盡管已經制定了諸多規章制度，但由于內容缺乏針對性，與企業的實際情況有所脫節，沒有實際作用。在落實的過程中，很容易出現諸多問題。此外，部分企業在執行保密制度時，出現了時松時緊的情況，當上級開展檢查時，變得極為認真，而在不檢查的時候，制度僅僅是一個擺設。長此以往，員工們就會抱著一定的僥幸心理，在檔案管理時，對制度內容不會太重視，一些細節處理會忽視制度內容，進而出現隱患。

（三）硬件設施存在一定缺陷。對企業來說，所有檔案保密工作都需要相關理論內容提供支持。但是，單純依靠理論本身，顯然不夠，還需要額外應用硬件設施奠定基礎。無論是硬件還是軟件部分，但凡綜合質量不達標，都很難確保檔案保密工作的效果達到預期。然而從實際情況來看，企業往往是將資金成本和人力成本全部投入未來的發展工作中，而對于設施部分則有著一定的忽視。這樣一來，相關工作的正常開展會受到較大影響。

（四）管理人員的綜合素養偏低。對于管理工作來說，無論是設備的使用還是制度的貫徹，所有內容都需要員工自主進行處理。然而從當前情況來看，一些企業內部管理人員的綜合素養不高，對于知識內容的了解不到位，少數人雖然清楚制度內容，但是在實踐中，仍然出現了偷懶的情況。此外，由于設備和技術每年都在不斷更新，因此管理者必須不斷完善自我，了解行業發展的狀況。但是部分管理者年事已高，思想較為陳舊，對新事物的學習和認知了解不到位，也不愿意努力嘗試。正是這一因素的存在，對企業的整體發展造成了巨大影響，導致企業的實際發展受到了諸多阻礙，進而影響了保密工作的效果。

三、企業檔案安全保密需要創新管理手段

綜上所述，對于企業的檔案管理工作來說，無論是從宏觀還是微觀層面，均有諸多隱患。所以，為了保證檔案資料有較高的安全性，一定要創新管理手段。

（一）創新組織領導方式，夯實工作基礎。加強對檔案安全管理工作的領導，及時調整檔案安全保密領導小組，壓實工作責任、強化擔當意識；重新修訂《檔案館安全應急預案》，不定期開展消防安全知識講座和消防演練，堅決防止和克服松懈情緒、僥幸心理。嚴格執行每日安全排查和周巡查制度，建立檢查巡查臺賬，安排專人24小時值班值守，及時消除安全隱患。多方爭取資金，購置監控、溫濕度計、檔案消防設施等安全設備，進一步夯實檔案安全工作基礎。在檔案管理工作中，為了保證管理工作的連續性，應當定期抽查監督。通過這種方式，不但能夠對相關工作人員起到警醒的效果，讓其在日常工作中做到足夠細心，認真處理每一項工作事務，思考其中的細節內容。而且還能及時找出當前工作中存在的問題，通過合理措施進行處理。在日常管理中，需要時刻貫徹“誰管理，誰負責”的原則，但凡發現問題，必須追究相應人員的基礎責任。如此一來，檔案管理工作才能落到實處，每一項細節問題都能得到解決。只有企業的員工均有較強的保密意識，最終結果自然令人滿意。

（二）創新制度建設，筑牢保密防線。進一步健全完善《信息安全管理制度》《檔案庫房安全保密保衛制度》《檔案館安全制度》等安全保密制度，強化涉密載體的保密管理，落實檔案安全責任，使保密工作有章可循、有規可依。每月開展一次全方位檢查，排查安全隱患、維護服務器、掃描儀、計算機等檔案信息化設備和檔案信息管理系統，并對檔案管理設施設備進行病毒檢測，確保設備網絡正常、安全運行，全面維護檔案信息安全。其一，在制度層面理應對于保密工作的具體范圍予以明確，設置對應的保密級別，促使每個部門的人員都能明白自身工作的涉密范圍以及對應級別。如果發現資料規范性不高，不滿足要求，應當對其重新歸檔。其二，在進行檔案查閱以及借閱時，如果發現部分資料涉密程度較高，那么在應用的時候，必須按照查、借、閱檔案管理規定程序走。以防由于管理者的隨意，造成重要資料丟失或者機密泄露。所有工作都應做到有章可循，有跡可查。在出現問題時，能及時找到對應的負責人，追究其責任。其三，針對信息系統，理應為其單獨設置防火墻，做好防護工作。在文件傳輸的過程中，應防止病毒侵入，或者黑客攻擊。特別是一些涉密信息，更需要定期殺毒，完成隔離，以防因小失大。此外，還需要進一步提高技術，將所有隱患消除干凈。在管理的過程中，需要時刻貫徹“管防結合”的基本原則，不斷引入最新的防護措施，提升技術水平。

（三）創新管理技術，提高管理效率。加強檔案信息涉密管理，全體干部簽訂保密承諾書，明確規定檔案管理網與互聯網物理隔離，嚴禁非規定計算機接入和訪問檔案管理網服務器，禁止隨意通過U盤、移動硬盤等便攜設備與檔案管理網上的計算機進行數據交換。規范檔案信息公開保密審查程序，所有擬公開檔案信息在公開前由專人對內容進行保密審查，確保“涉密信息不公開，公開信息不涉密”，切實消除檔案信息泄密隱患，確保檔案信息安全。數字賦能作為一個新的概念，主要是隨著數字技術的超快發展，利用互聯網、大數據、網格計算和人工智能等技術通過特定的方式給予我們能力，以此改變傳統的工作、生活方式。在21世紀的今天，不論是在物質需求上還是在精神追求上，人們的要求都越來越高，而數字賦能等技術挖掘才是真正能激發市場活力的創新應用。將數字技術應用于檔案管理，將對檔案管理的理念、方式、內容產生變革性影響，會使檔案管理變得更加科學智慧。

（四）創新服務管理模式，確保規范運行。把檔案安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環節。利用現代化手段全方位做好檔案安全保密防護，加強檔案數字化外包服務企業管理，建立檔案數字化外包保密制度和檔案數字化外包流程操作規程，落實技防措施，安排專人對外包公司現場進行全程監督管理，切實保證檔案安全。我公司今年上半年以來，積極開展線上、線下查閱服務，累計服務干部群眾386人次。對檔案保管工作而言，并非僅是檔案管理部門負責，而是在企業管理工作中非常重要的核心內容。但凡有任何關鍵性資料出現泄露，都會對企業的綜合效益帶來巨大影響。所以，所有企業員工都需要充分認識到檔案安全保密的意義所在，在處理任何工作事務的時候，都需要參照相關規定要求執行，不能盲目展開。特別是一些涉密工作人員，更要清楚保密的復雜性、長期性以及艱巨性。不僅如此，在企業內部，上級領導還需要做好宣傳，將保密活動和企業的經營工作整合在一起，促使員工自身的保密意識得到全面強化，進而逐步形成完善的思想防線。傳統的檔案管理一般采用的是人工編輯、整理、分類、歸檔，不僅工作繁瑣、效率低下，而且經常會出現紕漏。采用數字化管理可以極大地釋放人工工作量，減少由于人工操作出現的漏洞。利用數字化儲存、機器鑒定整理歸檔，可以有效提高檔案工作效率，提升鑒定標準，實現檔案資源數字化、管理智能化、工作流程簡單化，大大縮減管理時間和管理成本。

（五）明確保密范圍，提升保密級別。在檔案保密工作開展的過程中，理應參考和借鑒西方發達國家企業的檔案管理標準，對具體范圍和級別予以界定。一般而言，企業開發工作的檔案資料既有商業方面的機密，又有自身工作以及市場利潤方面的機密。因此需要對其進行合理劃分，之后再進行歸檔。如此一來，管理者在實際管理過程中，可以做到有章可循，參照具體制度內容，完成所有基礎工作，進而有效提升管理水平。社會信息化提升了信息的地位，而信息安全是任何國家、政府、行業部門都需要重視的問題，尤其是在檔案管理工作中，各種檔案的保密性和隱私問題尤為重要。在傳統的檔案管理工作中，檔案的保密性沒有被充分重視，容易出現信息資源的泄漏遺失。數字化技術可以加密檔案信息，改變以往靠封條進行保密的模式。數字賦能將引入密碼技術、人臉識別技術、指紋技術、防火墻技術、數字化備份等信息安全相關的技術手段。安全保密措施的引入對于提升檔案管理的安全性具有深刻的意義，極大提高了檔案的保密性與安全性。

（六）做好人才培養工作。進入新時代，檔案保密工作的內容變得極為豐富，技術水平有了較高提升。因此，為了確保檔案管理的水平得到提高，企業需要打造一支優秀的技術團隊。一般而言，企業可以在內部定期開展知識培訓，讓員工了解最新的技術內容以及行業發展的情況，促使其綜合水平有所提高。畢竟，保密管理工作本身有著較強的動態性，伴隨企業技術開發水平的不斷提升，保密手段理應不斷改進和強化。除了保證系統設備較高的安全性外，無論是數據還是基礎設備，都不能出現任何問題。同時，還要確保其運行能力有所提高，達到更高水平，真正做到統籌規劃，全面發展。面對當前數字賦能對檔案管理的沖擊，基于當前管理發展的趨勢和檔案工作的現狀，未來定是理論知識與數字技術、檔案工作相融合的新型工作模式，這就必然會促使工作單位不斷優化人員配置、加強人員培訓，引導員工學習新技術、新方法，提高工作素養，努力適應數字時代檔案管理理念和工作操作流程，實現常規管理工作更加科學、便捷、規范和系統。

四、結語

檔案安全保護責任重于泰山。為進一步加強檔案安全保密工作，我們應當著力構建人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防護體系，多措并舉創新檔案安全管理手段。這樣一來，企業的日常工作便能順利展開，進而獲取更多經濟效益，推動整個行業不斷進步，為社會創造更多經濟效益。