事業單位檔案管理信息化建設研究

林英鑾

［摘 要］隨著信息技術的迅速發展，事業單位檔案管理正面臨著信息化建設的重要任務。文章旨在探討加強事業單位檔案管理信息化建設的對策，以適應現代化發展的需要。文章先分析事業單位檔案管理信息化建設的優勢作用，然后分析事業單位檔案管理信息化建設的不足，最后提出一系列信息化建設措施，以促進事業單位實現檔案信息化管理。

［關鍵詞］事業單位；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.063

［中圖分類號］G270.7；D630［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）22-0194-03

0? ? ?引 言

隨著信息技術的迅猛發展和社會的快速變革，事業單位在日常管理中面臨著越來越多的挑戰和機遇。作為事業單位內部管理的重要組成部分，檔案管理急需進行現代化轉型升級，以保障單位檔案信息安全。在信息技術不斷創新發展的背景下，事業單位需要在檔案管理工作中積極應用信息技術，使檔案管理工作朝著更高效、更安全、更便捷的方向發展。本文旨在探討事業單位檔案管理信息化建設的措施，以指導事業單位在檔案管理信息化建設方面邁出堅定的步伐。

1? ? ?事業單位檔案管理信息化建設的優勢作用

1.1? ?提高工作效率與準確性

傳統的紙質檔案管理方式需要大量人工操作，包括檔案的整理、分類、錄入等，不僅耗時費力，還容易出現錯誤。而引入電子檔案管理系統，事業單位能夠實現自動化的檔案錄入與整理。員工只需將電子文件上傳至系統，系統會自動識別文件屬性，然后進行分類、歸檔，大大減輕了人工負擔，提高了整體工作效率。傳統的紙質檔案管理需要花費大量的時間用于手動查找和檢索所需信息，尤其是在龐大的檔案體系下，不僅費時費力，還容易出現差錯。但事業單位通過檔案管理信息化建設引入了強大的檢索與查詢功能，員工輸入關鍵詞、設定日期范圍等可以快速定位所需檔案，大幅提升了檢索效率。此外，系統的全文檢索功能使得員工能夠更準確地找到所需信息，從而提高了準確性。

1.2? ?加強信息安全與隱私保護

檔案管理信息系統通常采用強大的數據加密技術，確保存儲在系統中的檔案數據在傳輸和存儲過程中得到充分的保護。只有經過授權的人員才能獲得訪問權限，從而有效減少了信息被非法獲取的風險。不同層級的權限控制也能夠保證每位員工只能獲取其需要的信息，避免了敏感信息的濫用和泄露。

傳統的紙質檔案容易受到自然災害、人為疏忽等因素的影響，導致檔案丟失或損壞。事業單位通過信息化建設實現檔案數字化存儲，將檔案數據存儲在服務器或云端，減少了因外部風險造成的損失。檔案管理信息系統通常配備安全審計和監控功能，能夠記錄每一次的操作，包括查看、修改、刪除等，確保操作的可追溯性。這不僅有助于發現潛在的安全風險，還能為員工的操作提供有效的監督和管理，從而減少不當操作和信息泄露的風險。

1.3? ?促進協作與共享

事業單位在檔案管理信息化建設中能夠建立一個跨部門、跨單位的信息共享平臺，使得不同部門之間的信息能夠高效共享。這有助于消除信息“孤島”，加強各部門之間的協作，還能避免信息重復錄入，提升工作效率。傳統的紙質檔案管理方式往往需要將文件傳遞給不同的人員進行編輯和審核，這在時間和流程上存在一定的滯后性。信息化建設引入了多人協同編輯和審核功能，多名員工可以同時在線對同一份檔案進行編輯和審核，極大地提高了審批效率。這種實時的協同工作模式有助于減少工作耗時，更好地應對緊急情況［1］。

2? ? ?事業單位檔案管理信息化建設的不足

2.1? ?老舊體制與理念障礙

許多事業單位長期以來習慣于傳統的檔案管理方式，手工操作、紙質存儲是慣常做法。這種慣性思維導致事業單位對信息化建設具有抵觸情緒，很多工作人員難以適應新的管理模式，對信息化建設持懷疑態度，影響了信息化建設的推進速度和效果。員工可能對信息技術的應用了解有限，加之缺乏必要的培訓，導致他們無法充分發揮信息化技術工具的作用，甚至可能擔心自己無法適應新的工作方式。一些事業單位的組織文化和價值觀念可能與信息化的理念存在沖突。信息化建設需要領導層的堅定支持，然而在一些事業單位中，領導層對檔案信息化管理的重要性尚未達成共識。缺乏領導層的積極參與和支持，可能導致檔案管理信息化建設缺乏必要的推動力。另外，信息化建設涉及信息安全、隱私保護等風險問題，一些事業單位會因為風險意識不強或保守的觀念，而擔心信息化建設可能帶來風險。這種擔憂可能使得單位不愿意積極推動檔案管理信息化建設，錯失提高工作效率和服務質量的機會。

2.2? ?技術和設備限制

許多事業單位的技術設備相對陳舊，難以滿足現代化檔案管理信息化建設的需求。老舊的硬件設備無法支持高效的信息處理和存儲，影響系統的性能和響應速度，進而影響了工作效率。信息技術不斷更新換代，但在某些事業單位中，技術更新的速度可能較慢。技術更新滯后意味著事業單位無法獲得最新的安全補丁和功能升級，存在系統安全風險，同時也限制了信息系統的功能拓展。另外，一些事業單位缺乏必要的信息技術基礎設施，如網絡、服務器等。缺乏必要的基礎設施使得信息化建設無法展開，導致信息化程度較低。在一些事業單位，可能已經引入部分信息系統，但這些系統功能不夠完善，無法滿足全面的檔案管理需求。信息系統不完善限制了工作流程的改進和升級。例如，信息系統通常需要不同設備和軟件之間具有良好的兼容性，然而，在一些事業單位中，不同部門使用的設備和軟件不統一，導致數據傳輸、共享不順暢，阻礙了信息流通［2］；又如，一些事業單位使用的軟件已經過時，老舊的軟件會存在安全漏洞和兼容性問題，無法適應信息化建設的要求。

2.3? ?數據標準化和整合困難

不同部門、不同業務往往采用不同的數據格式，數據的統一和標準化成為一項挑戰。這導致數據在不同系統之間難以互通，影響了信息的整合和共享。在缺乏統一的數據標準和整合機制的情況下，事業單位檔案管理容易出現數據冗余和重復錄入的問題。相同或類似的數據在不同部門中重復創建，浪費了時間和資源。數據整合可能涉及不同部門的敏感信息，保護數據安全和隱私成為一項重要任務。然而，數據整合過程可能導致隱私泄露和不良后果。數據標準化和整合的困難使得事業單位難以實現全面的信息互通。不同部門之間的信息流通受限，影響了各部門協作和檔案管理工作效率。

2.4? ?專業人才匱乏

檔案管理信息化建設需要具備相關技術和專業知識的人才作支撐，如系統開發、數據庫管理、網絡安全等。然而，一些事業單位無法招聘到足夠數量的高水平技術人才，即使有一些技術人才，但數量遠遠不夠，導致信息化建設項目進展緩慢。在信息化建設過程中，事業單位還需要培訓員工掌握新的技術和工具。如果培訓不足可能導致員工無法充分發揮信息化技術工具的作用，影響了檔案管理信息化建設的效果。技術人才的需求不僅存在于事業單位，還存在于其他行業。高薪競爭可能使得事業單位難以長期留住優秀的技術人才，影響檔案管理信息化建設的穩定開展。檔案管理信息化建設不僅需要技術人才，還需要具備跨學科的復合型人才，能夠將技術與檔案管理業務知識相結合，這種具有綜合能力的人才往往更為稀缺。

3? ? ?事業單位加強檔案管理信息化建設的措施

3.1? ?加強宣傳與培訓

事業單位在加強檔案管理信息化建設過程中，要積極開展內部宣傳活動，向員工傳達信息化建設的重要性。事業單位可以通過會議、講座、內部通知等方式，引導員工逐步認識到信息化建設對檔案管理工作的現實意義。事業單位還要根據不同崗位和層級的需求，制訂針對性的培訓計劃。培訓內容包括基本的信息技術知識、操作技能，以及信息安全和隱私保護等，確保員工能夠適應檔案信息化管理工作環境。定期組織培訓活動，如通過集中培訓、工作坊、在線培訓等形式進行［3］。培訓內容應當與實際檔案管理工作緊密結合，幫助員工掌握實際操作技能。建立培訓資源庫，提供在線教程、培訓資料、視頻教程等學習資源。員工可以根據自己的時間和需求進行自主學習，提高信息化素養。領導層要起到示范作用，積極參與培訓活動，展示對檔案管理信息化建設的重視。領導的參與和支持能夠為員工樹立榜樣，促進整體信息素養的提升。

3.2? ?投入資金與技術支持

在檔案管理信息化建設過程中，充足的資金和技術支持是保障項目順利進行的基礎。事業單位要根據檔案管理信息化建設的規模和需求，制訂合理的預算計劃。預算需要覆蓋硬件設備、軟件開發、培訓費用、人員成本等方面的支出，確保信息化建設項目有足夠的資金支持［4］。事業單位還可以考慮尋求外部的資金支持，如政府補助、科研項目資助等。與相關機構合作，爭取到外部資金支持，這樣能夠有效緩解資金壓力。如果內部缺乏必要的技術人才，事業單位可以考慮引入專業的技術合作伙伴。技術合作伙伴可以提供系統開發、維護、升級等方面的技術支持，加速信息化建設項目推進。定期更新和升級硬件設備，確保信息系統穩定運行。更新設備可以提高系統性能，支持新的功能和應用，保障檔案信息化管理順利推進。為員工提供系統應用的技術指導，幫助他們熟悉系統的功能和操作。技術指導可以通過培訓課程、在線教程、用戶手冊等方式提供。

3.3? ?建立檔案網站服務平臺

建立檔案網站服務平臺是信息化建設的重要步驟。設計一個直觀、友好的網站界面，使員工能夠輕松瀏覽和使用平臺。界面應當簡潔明了，操作流程清晰。將檔案信息數字化展示，方便用戶在線查閱和瀏覽檔案信息。數字化展示可以提高檔案的可訪問性和利用率。平臺應提供多樣化的查詢功能，包括關鍵詞檢索、分類查詢、時間范圍篩選等。用戶可以快速找到所需的檔案信息［5］。事業單位要通過網站平臺實現檔案信息的共享和下載，這樣一來，經授權的用戶可以將需要的檔案信息下載到計算機上，實現便捷的信息共享和使用。設置平臺權限管理機制，根據用戶身份和需求分配不同的訪問權限，確保敏感信息不被未授權人員訪問。設立在線咨詢和互動功能，用戶可以通過在線聊天、留言等方式與檔案管理人員互動，提出問題和反饋意見。定期更新和維護網站，保持平臺的有效性和活躍度。添加新的檔案信息，修復系統漏洞，更新功能，確保平臺穩定運行，提高用戶體驗感。

3.4? ?做到檔案信息規范化、標準化

在加強事業單位檔案管理信息化建設中，實現檔案信息的規范化和標準化是非常重要的，可以有效提高檔案管理的效率、準確性和一致性。因此，事業單位要制定統一的數據標準，包括命名規則、數據格式、編碼體系等，以確保不同部門的檔案信息能夠統一格式，便于整合和共享。設計統一的檔案分類和目錄體系，不同部門的檔案能夠按照統一的標準分類和歸檔，方便用戶檢索和瀏覽。檔案元數據是檔案的基本描述信息，事業單位應建立規范的元數據管理機制，確保每份檔案都有完整、準確的元數據，方便管理和檢索。在數字化檔案管理過程中，要制定統一的數字化流程和操作規范，包括掃描、文檔格式轉換、元數據錄入等，確保檔案管理質量。

3.5? ?實現信息資源數字化

實現事業單位的信息資源數字化是信息化建設的重要目標之一，這有助于提高信息存儲、管理和利用的效率。將紙質檔案進行掃描和數字化處理，轉化為電子文檔，以方便存儲、檢索和共享。建立數字檔案庫，將數字化的檔案進行有序存儲和管理，同時，員工也可以通過關鍵詞、日期等進行檢索，以快速獲取所需信息。將不同來源的信息資源進行集成，實現多種類型的信息數據在同一個平臺上的統一管理，提高信息的綜合利用價值。

4? ? ?結束語

隨著信息技術的發展和應用，事業單位可以逐步實現檔案信息化管理目標，提升檔案信息的利用率，為實現更好的工作績效奠定堅實的基礎。基于此，事業單位要在檔案管理信息化建設的道路上不斷前行，實現檔案信息化管理，這樣能夠更好地應對日益復雜的發展環境和挑戰，實現可持續發展。

主要參考文獻

［1］郭杰.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究［J］.卷宗，2021（6）：77.

［2］鄒紹楠.淺談提升事業單位檔案管理信息化建設的對策

［J］.建筑工程技術與設計，2021（15）：2642.

［3］馬骉.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題及對策

［J］.電腦愛好者（校園版），2021（3）：321-322.

［4］梁明.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略探究［J］.蘭臺內外，2023（7）：55-57.

［5］靳睿睿.淺談提升事業單位檔案管理信息化建設的方法

［J］.辦公室業務，2021（9）：68-69.