國有企業檔案管理信息化建設分析

沈佳艷

［摘 要］互聯網與信息技術的全面發展，使人們的生活方式和工作方式都發生了翻天覆地的變化。作為我國經濟建設的領頭羊，國有企業在生產經營管理中，更應該開展信息化建設。對于國有企業而言，檔案管理工作是日常工作的重要組成部分，在數字技術和信息技術全面發展的大環境下，檔案管理信息化建設是必然趨勢。但從實際情況來看，國有企業檔案管理信息化建設過程中還存在著一些不足之處。基于此，文章結合現實情況，闡述國有企業檔案管理信息化建設的重要性，深刻剖析國有企業檔案管理信息化建設過程中存在的問題，并針對這些問題，提出相應的建議，以期為相關企業提供參考。

［關鍵詞］國有企業；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.062

［中圖分類號］G270.7；F276.1［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）22-0191-03

0? ? ?引 言

檔案是企業的重要財產，是企業發展過程中所積累的重要資料，也是企業的文化遺產。檔案管理是企業管理的重要組成部分，尤其對國有企業而言，檔案是內部管理的基礎。近年來，受我國經濟大環境的影響，國有企業正在進行大刀闊斧的改革，經營體制正在不斷優化和完善中，檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯出來。從現實發展情況來看，國有企業檔案管理工作日益復雜，其中的問題也愈發凸顯。因此，在實際的工作過程中，相關人員應該緊跟時代發展步伐，重視檔案管理信息化建設，不斷優化和創新工作方式，以保證檔案管理工作水平進一步提高。

1? ? ?國有企業檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理是國有企業經營發展中的重要工作，企業檔案管理水平對企業的長遠發展有著重要的影響，所以，在國有企業改革發展的過程中，必須加強檔案管理工作。隨著網絡技術、計算機技術的發展，國有企業檔案管理也應進行相應的創新與變革，將信息化作為主要方式，以提高檔案管理效率。

1.1? ?提高檔案管理水平

檔案是國有企業重要的歷史資料和證明文件，它不僅記錄了企業的發展歷程，還涉及企業的知識產權、財務報表、規章制度等各個方面的內容。因此，對于國有企業而言，保護好檔案是非常重要的。通過信息化建設，檔案管理人員可以利用數字技術進行相關資料的搜集、儲存和管理，同時能夠有效提高檢索效率，保證傳輸的高效性和準確性，從而有效提高檔案管理工作水平［1］。此外，傳統的檔案管理工作是以人力為主，在工作過程中容易出現遺漏或者丟失數據信息的情況，影響檔案管理的精準度。而信息化建設能夠有效避免該類問題的發生，有效保證檔案管理工作質量，提高管理水平，真正發揮出檔案價值。

1.2? ?支持決策與業務發展

檔案管理信息化建設能為國有企業提供全面的檔案信息支持，對決策層的科學決策和業務發展具有重要意義。通過信息化檔案系統，國有企業能夠獲得準確、及時的檔案數據支持，從而更好地把握企業的現狀和動向，為決策層的決策提供依據。首先，信息化檔案系統可以提供全面的檔案信息支持。國有企業擁有大量的檔案資料，包括合同、協議、經營數據、財務報表等，通過搭建信息化檔案系統，這些檔案可以進行電子化存儲，形成全面、完整的檔案數據庫。決策層可以通過系統查詢和檢索相關檔案信息，了解企業各個方面的情況，包括過去的經驗教訓、現有資源狀況以及市場發展趨勢等，從而做出更為明智的決策。其次，信息化檔案系統可以對歷史檔案進行數據分析和挖掘。國有企業業務管理人員利用信息化檔案系統對檔案數據進行統計、分析和挖掘，進而發現其中的規律和預測未來趨勢，為業務發展提供參考。例如，市場部門管理人員可以通過信息化檔案系統分析過去幾年的銷售數據，了解產品的受歡迎程度和市場需求變化，進而調整產品策略和市場定位；或者對過去項目執行情況進行分析，總結成功經驗和汲取失敗教訓，為未來類似項目的開展提供參考。這樣就可以幫助國有企業更好地評估風險、把握機遇，提升業務決策的科學性和準確性［2］。

2? ? ?國有企業檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1? ?技術和設備更新滯后

技術和設備更新滯后是國有企業檔案管理信息化建設中的一個重要問題。這可能導致企業使用的信息化系統功能受限，無法充分發揮應有的效用，影響檔案管理的效率和準確性。首先，資金限制是技術和設備更新滯后的主要原因之一。國有企業有時面臨資金緊張的情況，無法及時將足夠的資金投入信息化建設。新一代的技術和設備通常需要較多的資金，如硬件設備、軟件系統的購置和維護費用極高。如果企業缺乏足夠的資金支持，就難以更新和升級現有的信息化系統，進而會限制檔案管理信息化建設。其次，技術知識和專業人才的匱乏也是技術和設備更新滯后的重要原因。信息技術的發展日新月異，新的技術和系統不斷涌現。然而，由于國有企業缺乏專業的技術人員，無法及時掌握和應用最新的技術。這導致企業在選擇和應用信息化系統時存在困難，無法全面升級系統功能，從而限制檔案管理的效率。

2.2? ?安全性不足

安全性不足是國有企業檔案管理信息化建設的一大問題，這是因為檔案數據通常包含企業的重要信息和數據，如財務記錄、人事檔案等，一旦泄露，可能會給企業帶來巨大的經濟損失和聲譽損害。安全性不足的原因可能是多方面的。首先，一些國有企業可能沒有足夠的安全措施來保護檔案數據。例如，國有企業可能沒有合適的密碼保護機制，或沒有及時更新軟件和操作系統來防范安全漏洞。其次，國有企業內部可能存在安全意識不足的問題，如員工可能沒有受到足夠的安全培訓，沒有足夠的安全意識來維護自己使用的設備和網絡。這可能導致員工采用不安全的行為，如使用弱密碼、將密碼共享給他人等，從而給了黑客入侵企業系統的機會。最后，國有企業也會面臨外部安全威脅，如黑客攻擊和惡意軟件的入侵。

2.3? ?信息技術應用不足

信息技術應用不足是國有企業檔案管理信息化建設中的一個重要問題，對信息化水平的提升有一定影響。雖然部分國有企業開始利用信息技術管理檔案數據，但是一些企業信息技術應用能力不足，仍然缺乏自動化處理的能力，需要大量人工干預來管理和處理檔案數據。例如，一些國有企業可能仍然采用傳統的紙質檔案管理方式，導致信息的處理和查詢效率低下。此外，還有一些國有企業可能沒有建立統一的信息系統來管理和處理檔案數據，不同部門之間無法實現有效的信息共享，導致信息“孤島”的產生。這些問題會導致企業出現檔案管理效率低、成本增加、信息不一致等問題。

3? ? ?國有企業檔案管理信息化建設思路

國有企業在運營過程中，會產生大量的檔案，這些檔案包含了大量的信息資源，對國有企業的發展具有重要的參考價值。隨著計算機技術的不斷發展，檔案管理也發生了巨大的變化。國有企業需要改革和創新傳統的檔案管理模式，積極引進先進的信息技術，實現檔案管理工作更加科學化、信息化、規范化。具體建設思路如下。

3.1? ?深化檔案信息化管理理念

信息化以及數字化、智能化檔案管理是科技進步的必然趨勢，需要有先進的管理理念作為支撐。故此，深化檔案信息化管理理念是十分必要的，并且還要有效完成從理念到實踐的轉化。首先，國有企業領導層和決策人員應該轉變對檔案管理工作的認知，國有企業高層管理者應充分意識到檔案管理工作的重要性以及信息化建設的重要性，保證決策者能夠從企業發展的長遠角度出發，著重關注檔案管理信息化建設工作，以保證相關工作要求能夠得到有效的落實，并且引起中層管理人員和員工的重視，從而為檔案管理信息化建設奠定基礎［3］。其次，國有企業應該樹立全員參與的管理理念。檔案信息化建設不僅是管理者的責任，還是全員共同參與的事業。因此，國有企業需要營造全員參與的管理氛圍，鼓勵各部門和員工參與檔案管理信息化建設，并為他們提供相應的培訓和支持，以提高員工檔案信息化管理的能力和素質。再次，國有企業應該強化信息安全意識。在檔案信息化管理中，信息安全是至關重要的。因此，國有企業需要在全員培訓和日常工作中，加強對員工信息安全意識的培養，制定相應的安全管理制度和措施，建立安全監控和應急預案體系，保證檔案資料的安全性。

3.2? ?優化檔案信息化管理機制

在市場經濟體制的影響下，國有企業正在進行一系列改革，并在此基礎上優化檔案信息化管理機制，以保證檔案管理工作能夠與時俱進，充分發揮在國有企業中的重要作用。結合國有企業的實際情況，優化檔案信息化管理機制可以從以下幾方面入手。首先，建立檔案信息化管理制度和標準，明確檔案管理的流程和規范，規定各個環節的人員職責和權限，以及信息化管理工具的應用方式和標準，以提高檔案管理的效率和質量［4］。同時，相關管理人員應該結合市場發展的實際情況和國家的相關規定，制定合理的標準，保證檔案管理人員在開展工作時能夠有據可依，以保證工作效率和工作質量。其次，加強檔案信息化安全保障，采用多重安全措施，制定相應的安全管理制度和措施，建立安全監控和應急預案體系，確保檔案信息的安全和保密性，保障檔案信息化管理過程的安全性。例如，建立檔案信息備份機制，防止檔案信息丟失；加強檔案信息的權限控制和加密保護，防止檔案信息被非法獲取和利用；加強網絡和設備安全防護，防范網絡攻擊和病毒入侵等安全威脅。

3.3? ?培養專業復合型管理人才

在國有企業檔案信息化建設過程中，培養專業的復合型管理人才是關鍵。檔案管理人員需要具備相關的知識和技能，包括檔案管理、信息化技術應用、信息安全等方面的專業知識，同時還需要具備項目管理、團隊協作、創新思維等綜合能力。針對這些要求，國有企業需要通過多種途徑儲備人才，如內部培訓、外部培訓、派遣學習、引進人才等。此外，還可以建立一套完善的人才梯隊建設體系，分類培養各級崗位的檔案管理人員，逐步提高人員素質和專業能力，確保打造出優質的檔案信息化管理隊伍。同時，企業還應該加強與高校、科研機構的合作，通力培養一批優秀的檔案信息化管理人才，為企業的檔案管理信息化建設提供更多技術和人才支持。另外，在實際工作過程中，企業還應該在招聘時優先錄用具備互聯網信息技術的人才。

3.4? ?加快檔案管理數字化建設

隨著信息化時代的快速發展，數字化檔案管理應運而生。數字化檔案管理是指將傳統的紙質檔案轉換為數字形式，并利用計算機技術和網絡技術進行存儲、管理、查詢和共享。數字化檔案管理的推廣和應用具有重要的現實和歷史意義，有助于實現信息資源的共享與開放，提高檔案資源利用效率，為各行業提供更好的服務［5-6］。國有企業要加快檔案管理數字化建設，需要從以下4個方面著手。首先，加強數字化檔案管理的基礎設施建設。這包括構建數字檔案管理平臺、建設檔案數字化加工中心和檔案數字化庫等，能夠有效提高檔案管理效率和水平，并為用戶提供更加便捷的服務。其次，提升數字化檔案管理的標準化和規范化水平。這包括制定數字化檔案管理的相關標準和規范，明確數字化檔案的內容、格式、存儲和管理等方面的要求，能夠提高檔案管理的質量和可信度。再次，要加強數字化檔案管理人才隊伍建設［7-9］。這包括培養和引進數字化檔案管理的專業人才，建立數字化檔案管理人才隊伍，提高檔案管理人員的數字化素質和能力，確保數字化檔案管理順利進行。

4? ? ?結束語

國有企業檔案管理是企業管理工作的重要組成部分，也是企業運營和發展的重要保障。在信息化時代，加快檔案管理信息化建設已經成為國有企業發展的必然要求。國有企業應該充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，積極推動信息化建設進程，不斷提升檔案管理工作水平，為企業發展注入新的動力，為企業的持續發展奠定堅實的基礎。基于此，國有企業可以通過深化檔案信息化管理理念、優化檔案信息化管理機制、培養專業復合型管理人才、加快檔案管理數字化建設等措施，推動檔案管理信息化建設，從而提高檔案管理效率和水平，為企業的發展和運營提供更好的支持。

主要參考文獻

［1］吳穎婕.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

［J］.城建檔案，2020（6）：25-26.

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［3］顧運.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路［J］.商訊，2020（8）：100，102.

［4］翟財.體制改革后國有發電企業檔案管理的實踐和探索

［J］.辦公室業務，2018（9）：100-101.

［5］湯明英.淺談國有企業中檔案信息化管理出現的問題及對策［J］.辦公室業務，2014（7）：107.

［6］陳果.大數據時代下國有企業檔案信息化管理探究［J］.城建檔案，2020（5）：37-38.

［7］李玨.國有企業檔案管理數字化轉型策略研究［J］.陜西檔案，2021（6）：44-45.

［8］孫銥珩.新形勢下國有企業檔案管理與創新［J］.現代企業文化，2022（30）：16-18.

［9］王勇.大數據背景下企業檔案管理信息化建設策略探索

［J］.蘭臺內外，2022（35）：22-24.