汽車4S店構建內部控制體系的意義與策略

王瑩

【摘 ?要】我國是世界上汽車保有量最多的國家之一，隨著人民生活水平的提升，汽車銷售量的增長趨勢顯著，汽車專業(yè)銷售服務領域的發(fā)展前景廣闊，推動了汽車4S店快速發(fā)展。但是，當前我國市場與經濟運行環(huán)境不穩(wěn)定，汽車市場競爭日趨白熱化，汽車4S店的發(fā)展也面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，提升內部管理有效性成為其穩(wěn)定發(fā)展的關鍵。因此，構建內部控制體系是當前市場經濟環(huán)境下汽車4S店獲得競爭優(yōu)勢、獲取預期經營效益的重要手段。論文明確了汽車4S店構建內部控制體系的重要意義，分析了汽車4S店內部控制中存在的問題，并提出了有效的構建策略，以期為汽車4S店強化內部控制管理提供有效參考。

【關鍵詞】汽車4S店；內部控制；意義；策略

【中圖分類號】F426 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2023）03-0121-03

1 引言

汽車4S店是集整車銷售、零配件供應、售后服務和信息反饋這4項功能于一體的汽車服務企業(yè)。隨著汽車行業(yè)的快速發(fā)展，汽車已經成為人們出行的重要代步工具，汽車4S店經營模式產生并快速發(fā)展。然而，當前我國汽車銷售市場的經濟環(huán)境復雜，既有政府合規(guī)經營、環(huán)境保護政策等政策法規(guī)的影響，同時也面臨著日趨激烈的市場競爭，使得汽車4S店的發(fā)展面臨嚴峻挑戰(zhàn)。汽車4S店內部管理水平的提升成為其獲得競爭優(yōu)勢、實現穩(wěn)定發(fā)展的重要前提。內部控制是強化內部管理的根本保障，汽車4S店加強構建完善的內部控制體系，能夠幫助其提高財務管理效率、增強內部管理規(guī)范性、提升市場競爭力，從而降低汽車4S店發(fā)展中面臨的風險，幫助其獲取更高的利潤，實現經營管理目標。

2 汽車4S店構建內部控制體系的重要意義

2.1 提高汽車4S店財務管理的效率

當前，汽車4S店快速發(fā)展，其規(guī)模不斷擴張，內部資金數額龐大，資金結構復雜，財務管理的難度越來越高。汽車4S店建立內部控制體系，對于提高財務管理效率、保障財務管理有序性具有重要意義。在內部控制管理過程中，要求汽車4S店加強內部資金預算編制，同時，對內部資金流動進行嚴格監(jiān)督管控，從而保證資金效率，降低財務風險，這為提高汽車4S店內部財務管理效率提供了重要保障。例如，汽車4S店通過編制現金流量預算，能夠對業(yè)務部門的銷售活動資金進行有效管控，避免出現加裝、贈送、加油卡等促銷活動管理不到位的情況，出現公司財物被侵占或變賣的風險，提高資金管理控制的有效性，提高公司財務資金的管理與使用效率，促進財務管理效率提升。

2.2 增強汽車4S店內部管理的規(guī)范性

現階段，汽車4S店在內部管理方面存在較多不規(guī)范的問題，如業(yè)務管理不規(guī)范，發(fā)票開具、收款管理不到位；保險理賠管理不規(guī)范，存在較多的索賠、拒賠問題等。這些內部管理問題都在很大程度上影響了汽車4S店的穩(wěn)定發(fā)展，對其業(yè)務開展穩(wěn)定性和安全性帶來隱患風險，同時造成汽車4S店資源浪費嚴重，降低其內部發(fā)展動力。通過構建完善的內部控制體系，能夠對汽車4S店內部各項管理活動加強規(guī)范性控制，對各項業(yè)務管理及操作進行梳理，優(yōu)化管理流程，明確資金流向，促進汽車4S店各項業(yè)務的有序開展，保障其發(fā)展的穩(wěn)定性和安全性。

2.3 提升汽車4S店的市場競爭力

目前，面對復雜的內外部環(huán)境，汽車服務行業(yè)的市場競爭日趨白熱化，汽車4S店要想實現穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，就必須從自身出發(fā)，不斷提升自身的市場競爭力，只有這樣才能在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢、站穩(wěn)腳跟。隨著行業(yè)市場的快速發(fā)展，汽車4S店的整體規(guī)模較大，有效的內部控制所能夠發(fā)揮的作用也更加明顯。汽車4S店通過強化落實內部控制手段，能夠加強對內部各項經濟活動的有效監(jiān)督管控，實現內部資源的優(yōu)化配置與利用率最大化，從而通過內部堅實的管理基礎支持自身參與外部激烈的市場競爭，提高對市場競爭壓力的承受力和市場風險的抵御能力，并且以優(yōu)質的汽車銷售服務獲得客戶的信賴，進而獲取市場競爭優(yōu)勢，實現長期穩(wěn)定發(fā)展。

3 汽車4S店構建內部控制體系存在的問題

3.1 對內部控制缺乏正確的認識

汽車4S店在日常經營管理過程中，部分管理者沒有充分認識到內部控制的重要作用。管理者在實際管理中更關注汽車銷售及服務水平的提升，導致汽車4S店內部管理集中于末端控制，缺乏通過有效的內部控制手段，加強對內部各項管理活動的源頭控制，最終導致汽車4S店內部管理失效，引發(fā)一系列管理問題。近年來，隨著內部控制理念在我國企業(yè)管理中不斷深入滲透，部分汽車4S店管理者開始關注內部控制管理手段，設置了內部控制機制，但由于缺乏工作經驗，相關管理能力不足，加之4S店內員工對內部控制的認識不到位，導致汽車4S店內部控制機制存在形式化問題，內部控制的各項措施條例難以有效落實執(zhí)行。例如，在汽車4S店贈送卡的發(fā)放管理中，雖然制定了贈送卡審批簽字制度，需要財務部門人員及業(yè)務管理者共同審批通過后發(fā)放，但是財務部門通常是收到業(yè)務部門簽字后即發(fā)放，業(yè)務部門管理人員管控不到位，業(yè)務人員提出向客戶贈送卡即可申領，無需提交客戶領卡簽字，導致業(yè)務人員冒用客戶名義領卡的問題時有發(fā)生，造成了汽車4S店的資金損失，客戶未能收到實際的優(yōu)惠，這也降低了客戶對汽車4S店的忠誠度。

3.2 內部審計的先進性和獨立性不足

汽車4S店開展內部控制，必須重視內部審計工作的有效性。但是，當前汽車4S店在內部控制中，雖然建立了內部審計部門，但是多由財務部門人員兼任，其不具備較強的審計專業(yè)能力，導致內部審計工作方法滯后，影響內部審計工作的有效性。例如，汽車4S店雖然每月組織內部審計人員進行一次審計，對賬目情況進行重點審計，并根據內部管理的各項制度執(zhí)行情況進行審計，但是在審計完成后，并不能及時發(fā)現存在的問題，審計人員也沒有對相關部門或責任人進行處罰的權力，提出的相關整改方案也無法具體落實。此外，由于內部審計人員多由財務部門人員兼任，導致內審的獨立性嚴重不足，受審計人員主觀因素影響較大，嚴重影響內部審計結果的科學性和客觀性。

3.3 資金調配不合理

通常來說，汽車4S店以銷售自己的主打品牌汽車為主，并且店內布局需要滿足汽車品牌方的要求，特別是高端汽車品牌，對建店標準及店內裝飾裝修的要求較高，要求符合自身品牌特色以及一定的規(guī)定。因此，汽車4S店的建設成本較高。同時，汽車4S店需要設有汽車展廳、汽車維修、售后服務、客戶休息等區(qū)域，場地面積較大，店面租賃成本較高。此外，在汽車4S店中，為提升需求配適性，滿足客戶對車輛性能及特點的了解需求，需要加大各種技術及資源的投入。因此，在汽車4S店發(fā)展中需要不斷投入資金，現金流量較大。但是，由于汽車4S店內部控制管理的缺陷，導致其資金控制制度不完善，資金管理效率低下，資金調配不合理，影響使用效率，制約了汽車4S店的發(fā)展。

3.4 信息溝通渠道不暢

暢通的信息溝通渠道是落實和執(zhí)行內部控制的重要保障，建立健全的信息溝通機制也是汽車4S店構建完善的內部控制體系的重要內容。但是，在當前汽車4S店的內部管理中，存在較為明顯的內部信息溝通渠道不暢通的問題，且由于未建立暢通的溝通渠道，導致汽車4S店的內部管理呈現分散化情況。例如，在汽車4S店的內部各部門中，財務部門與銷售部、采購部、庫管部的溝通機制不健全，信息溝通渠道不暢通，汽車4S店內部存在信息孤島問題，導致銷售部門的汽車銷售及服務信息不能及時反饋至各部門，各部門不能根據實際運營情況科學合理制定管理規(guī)劃，對4S店的運營效率造成較大的影響。

3.5 風險管控力度不足

汽車4S店是隨著汽車銷售市場快速發(fā)展起來的一種新型的企業(yè)運作模式，相較于內部管理，經營者更重視汽車銷售。因此，雖然汽車4S店建立了內部控制機制，但是在內控管理中，并沒有實施嚴格的風險管控措施，尤其是在成本控制、存貨管理方面存在較大的隨意性，導致企業(yè)資源存在一定的浪費情況，埋下了經營風險。同時，汽車4S店在崗位管理與流程設定方面存在不足之處，一些汽車4S店甚至未落實基本的不相容崗位分離機制。例如，部分汽車4S店為節(jié)約人力成本，將出納與收銀合并設置一人崗，導致極易出現舞弊行為。在收銀過程中，出現利用信用卡套取客戶現金結算款項等情況，損害4S店的利益，導致現金管理監(jiān)督失效，增加資金風險。

4 汽車4S店構建內部控制體系的有效策略

4.1 增強內部控制意識

隨著我國市場經濟大環(huán)境以及汽車行業(yè)市場環(huán)境的復雜變化，汽車4S店要想實現長期穩(wěn)定發(fā)展，就必須提升管理層對內部控制的認識水平與重視程度，加大管理力度，為內部控制創(chuàng)造良好的內部環(huán)境，確保內部控制在4S店內部管理中的有效落實。首先，從管理者角度來說，其應當加強對企業(yè)內部控制管理理論與方法的學習，吸取先進企業(yè)的內控管理經驗，立足自身實際，構建具有較高可行性的、符合自身發(fā)展實際的內部控制機制，發(fā)揮管理帶頭作用，自覺遵守內部控制制度，推動4S店整體形成較強的內部控制意識；其次，在汽車4S店內加強對內部控制的宣傳與教育，通過加強內控宣傳，并開展相應的教育培訓工作，增強全體員工的內部控制意識，指導各部門、各崗位掌握內部控制方法；最后，將內部控制執(zhí)行與員工績效聯系起來，完善內部控制考核，加大內部控制在4S店的落實執(zhí)行力度，確保各崗位員工都能夠自覺執(zhí)行內控制度，接受內控監(jiān)督，有效堵住管理漏洞，提高汽車4S店的運營管理效率。

4.2 優(yōu)化內部審計方法，提高審計獨立性

內部審計是監(jiān)督內部控制管理執(zhí)行、提高內控工作效率的重要保障。汽車4S店需要通過建立獨立的內部審計機構、采取科學先進的內部審計方法，提高內部審計效率，發(fā)揮審計監(jiān)督作用，保障內部控制工作的有效落實。當前，汽車4S店優(yōu)化內部審計方法，可以通過建立定期審計與專項突擊審計相結合的工作方法，提高內部審計的全面性和有效性。通過定期內部審計，實現汽車4S店內部審計的日常化，加強對內控管理日常工作的有效監(jiān)督；通過專項突擊內部審計，可以對重點項目和針對性項目進行專項審計，提高審計的全面性。同時，汽車4S店需要設置專門的審計部門，由投資人或董事層進行直接管理，確保內部審計部門的獨立性。審計部門在日常工作中，以溫和的形象融入各部門當中，為各部門工作中存在的問題提出有效的改善建議；對于存在問題的部門，有權力責令限期整改，并對整改執(zhí)行情況進行復核，促使汽車4S店健康發(fā)展。

4.3 合理安排支出，做好資金計劃

汽車4S店面臨大量的資金投入，必須合理安排支出，做好資金計劃，只有這樣才能達到降低成本、增加利潤的目的。首先，在前期建設投入中，汽車4S店應當在滿足品牌方要求的基礎上，加強對市場需求的調研，分析目標客戶群體的實際需求，通過優(yōu)化店面布局、規(guī)劃細節(jié)功能分區(qū)，使每個區(qū)域都能夠充分發(fā)揮其作用，為客戶帶來良好的進店體驗，增強4S店對客戶的吸引力，最大限度提升資金使用的效率。其次，汽車4S店應當建立完善的資金業(yè)務流程，通過健全收款制度，強化付款流程審批，建立優(yōu)惠授權制度以及優(yōu)惠卡券管理制度等，確保各項資金使用的安全性。根據市場銷售情況，統籌把握車輛及物資的庫存量，控制整車及零部件庫存，避免庫存占用過多資金進而影響資金使用效率等。

4.4 建立健全信息溝通機制

汽車4S店加強內部溝通交流，建立健全信息溝通機制，應當重視對網絡信息技術的應用。隨著現代網絡信息技術的快速發(fā)展，加快汽車4S店信息化建設成為其實現科學管理的重要手段。汽車4S店應當根據自身經營管理特點，搭建適合4S店運營管理的信息系統平臺，加快推進無紙化辦公，在平臺中實現各職能部門的統一管理，如通過建立客戶管理模塊、資產管理模塊、維修服務管理模塊、財務管理模塊及庫存管理模塊等各個功能模塊，幫助業(yè)務部門及財務部門加強信息溝通，及時了解各部門業(yè)務需求，解決業(yè)財信息不對稱問題，提高內部控制相關信息數據的可靠性和真實性，不斷優(yōu)化內部控制方案，全面落實內部控制。此外，汽車4S店應當健全外部信息溝通機制，通過完善DMS系統，及時向廠家反饋相關信息，提出意見建議，優(yōu)化產品，滿足消費者的實際需求。同時，加強與客戶的信息溝通，搭建客戶服務平臺，及時解決客戶疑問，為客戶提供購車指導，向客戶發(fā)送店內優(yōu)惠活動信息等，提高客戶服務水平，增加客戶滿意度。

4.5 合理設置崗位，提高風控能力

當前，汽車4S店應當充分認識到內部控制中存在的崗位設置問題以及其可能帶來的風險損失，增強崗位設置的合理性，提高風險控制能力。在崗位設置中，4S店必須嚴格遵循不相容崗位分離制度，并落實權責一致原則，明確劃分各崗位職權，建立相互制約、相互監(jiān)督的崗位機制，充分發(fā)揮內部崗位的牽制作用，從而規(guī)避在經營管理過程中出現的業(yè)務流程不規(guī)范、客戶權益發(fā)放不到位、4S店財物被侵占等問題，保障自身的財務安全，避免引發(fā)財務資金風險。同時，汽車4S店需要加大內部監(jiān)管力度，定期對各崗位勾稽關系進行審查，檢查業(yè)務開展情況，防范不良行為。

5 結語

內部控制是現代企業(yè)管理的重要手段，對于規(guī)避或控制經營風險發(fā)揮著重要作用。汽車4S店面對愈加復雜的生存環(huán)境，加強內部控制是其實現健康穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。當前，汽車4S店在內部控制中仍然存在較多問題，要求管理者及相關人員重視加強內部控制，立足自身實際情況和經營管理特點，構建完善的內部控制體系，確保內部控制的各項措施得到有效落實和執(zhí)行，從而提高汽車4S店內部管理的效率，增強其發(fā)展是內在動力。

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